Структура, язык и стиль служебного письма - раздел Менеджмент, Методическое пособие по дисциплине Документационное обеспечение управления специальность 030504 Право и организация социального Бесспорно, Огромную Роль В Документах Всех Типов И Видов, Будь То Приказ Или ...
Бесспорно, огромную роль в документах всех типов и видов, будь то приказ или протокол, распоряжение или должностная инструкция, играет лексически и орфографически грамотно составленное содержание самого документа.
Как правило, в документах, используемых в современном делопроизводстве, используется официально-деловой стиль оформления. Это означает, что содержание всех документов создается с использованием языка управленческих документов, деловой переписки и делового этикета.
Для языка всех управленческих документов характерны 4 основных свойства:
- Четкость- позволяет отражать информацию в достоверном виде, без двусмысленностей и расплывчивости.
- Оперативность- информации, позволяет оперативно принимать решения по возникшим вопросам.
- Объемность- позволяет отображать информацию в документе в полном объеме.
- Рациональность- информация воспринимается адресатом в удобном для него виде.
В оформлении служебных писем, так же как и во всех остальных документах - используются различные шаблоны и клише, также большое распространение получили всевозможные аббревиатуры, термины (отраслевая и общая терминология) и сокращения. Поэтому структура служебного письма и любого другого документа схожи.
Служебные письма оформляются на формате А4 и А5 и утверждаются руководителем организации или каким-либо другим компетентным лицом. Оформление содержания служебного письма производится по всем правилам официально-делового стиля: представления ведется обычно от первого лица множественного числа (например: «...Обязываем...») или первого числа единственного числа («...Предлагаю...»), в структуре содержания преобладает четкость, последовательность, корректность и отсутствие эмоциональной окраски (нейтральный тон).
Структуру служебных писем можно разбить на три части:
- Форма обращения;
- Основная часть;
- Заключение.
В форме обращения указываются служебные реквизиты (фамилия, имя, отчество, должность и т. д.) и, как правило, вежливая (уважительная) форма приветствия: «Уважаемый господин/госпожа (фамилия)», «Уважаемый господин/госпожа (должность)», «Уважаемые коллеги/господа». Вежливая форма приветствия должна всегда заканчивать документ фразой «С уважением...»
В основной части указывается описание и суть рассматриваемого вопроса, предпосылки его возникновения и т. д.
В заключении отображается какая-либо информация распорядительного или организационного характера, предлагающая методы и способы решения вопроса, рассматриваемого в основной части данного письма.
Вносить какие-либо изменения или исправления в уже законченное, утвержденное и подписанное письмо нельзя.
Документы делового характера, помимо оформления в официально-деловом стиле, должны соответствовать этикету делового общения. Под этикетом делового общения понимается свод правил поведения в сфере управления, да и во всем деловом мире. Данный порядок устанавливает несколько непреложных правил:
- Будь краток, четок, убедителен и последователен.
- Требуй уважения и доверия, но и сам оказывай уважение и доверие.
- Будь вежлив и рассудителен как к партнеру, так и к конкуренту.
- Аргументируя свое мнение, подтверждай его неоспоримыми фактами, а не умозаключениями и догадками.
- Соблюдай деловую дистанцию (между сотрудниками разных должностей и положений).
- Объективно относись к чужому мнению, даже если оно и не совпадает с твоим.
- Не допускай бесполезных и бессмысленных споров, дебатов и дискуссий.
Телеграмма, телефонограмма (определение, реквизиты, правила оформления)
Телеграмма- документ, передаваемый по телеграфной сети.
Телеграмма содержит следующие реквизиты:служебный заголовок, указание категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование отправителя, регистрационный номер и дату регистрации.
В телеграмме указывают точный адрес (без индекса), который печатают прописными буквами. Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала; абзацный отступ допускается только в начале текста. Между словами делают пропуск в два пробела.
Пишут телеграмму особым телеграфным языком (по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания). Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают буквенными сокращениями: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки: - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), № (номер) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), т.к. пробел между цифрами не ставят.
Телефонограмма- документ, передаваемый устно по каналам телеграфной связи.
Телефонограмма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов.
Обязательные реквизиты телефонограммы:исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, отчества отправителя, а также подпись лица, принявшего телефонограмму.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Входящая телефонограмма регистрируется и хранится как обычная входящая корреспонденция. Срок хранения телефонограмм - 1 год. После истечения этого срока телефонограммы подлежат уничтожению.
Докладная записка (определение, реквизиты, правила оформления),
служебная, объяснительная записка (определение, реквизиты, правила оформления)
Докладная записка- документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка- документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка- документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка- документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.
Внутренняя докладная запискасоставляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
Внешняя докладная запискасоставляется на общем бланке организации, внутренняя- на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Докладная (служебная) записка должна иметь:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой докладной записки является дата подписания ее автором.
докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос «о чем?».
Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
В вводной части текстауказывается факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текстасодержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние - автором.
Объяснительная записка- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
среднего профессионального образования... Новокуйбышевский государственный гуманитарно технологический колледж...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Структура, язык и стиль служебного письма
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Пояснительная записка
Методическое пособие по дисциплине«Документационное обеспечение управления» дляспециальность и «Право и организация социального обеспечения»
Данное пособие
Тематический план
Наименование разделов и тем
Всего
Из них практических
занятий
Тема 1.
Исходные понятия делопроизводства
Делопроизводство и его становление в России
Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
Часть делопроизв
Документ и его функции
Документоведение- это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разраба
Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация
Унификация. Унифицированные системы документации
Унификация- это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к многообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, об
Стандартизация. Государственные стандарты
Стандартизация- это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленно
Проверка усвоения материала
1. Дайте определение понятия «делопроизводство». Какие виды деятельности охватываются этим понятием?
2. Что такое документ и каковы его функции?
3. Какие этапы своего становления
Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов.
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В,С.
Ряд А является основным; В и С –
Размеры полей деловых документов
ГОСТ Р 6.30 – 97 устанавливает определённые требования касающиеся размеров полей документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, м
Способы оформления дат в документах
Применяются два способа оформления дат - цифровой и словесно - цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания
Сокращение слов и словосочетаний в тексте
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Широко применяются следующие виды сокращений:
1) Единицы измерения
Оформление названий документов органов власти.
- С прописной буквыпишутся:
Федеральный закон (пример), Указ Президента Российской Федерации (пример), Кодекс Российской Федерации об администра
Проверка усвоения материала
1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
2. Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-97?
3. Как оф
Организационно-распорядительные документы и их виды
Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
Бланки документов
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланко
Проверка усвоения материала
1. Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» и приведите классификацию этого вида документа.
2. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продольным распо
Углового и продольного штампов
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
01.Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
Государств
Поле документа
13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату
Требования к тексту документа
Текст -главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-97 пункт 3.19, посвященный тексту документа, начинает с указания на язык текста. Докуме
Проверка усвоения материала
1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?
2. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «наименование организации».
3. Что
Положение
Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов(таковы общие
Требования к оформлению документов
Положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или
Должностная инструкция
Должностная инструкция- нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция - это один
Указание
Указание—распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связа
Решение
Решение— документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух часте
Распоряжение
Распоряжение- правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера
Приказ по основной деятельности и выписка из приказа
Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.
Подготовка п
Разновидности служебных писем
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, испо
Проверка усвоения материала
1. Перечислите виды организационных документов. Изложите особенности их оформления.
2. Назовите виды распорядительных документов. Укажите особенности их оформления. Опишите структуру прик
Последовательность документирования при поступлении на работу
Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.
Офор
Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
Трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, прора
Учет и хранение трудовых книжек
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
Оформление отпусков
Все работники предприятий, организаций в соответствии с трудовым законодательством пользуются в течение года отпуском продолжительностью 28 рабочих дней с сохранением средней заработной платы.
Состав документации, используемый при увольнении работника
Увольнение работников производится по основаниям, предусмотренным главой 13 ТК РФ. Нужно отметить, что ТК РФ значительно расширил полномочия работодателя по расторжению трудовых договоров с работни
Выплаты при увольнении.
Работнику при увольнении должны быть выплачены:
заработная плата за время, фактически отработанное в месяце увольнения;
компенсация за неиспользованный отпуск
Проверка усвоения материала
1. Приведите классификацию документации по оформлению трудовых правоотношений (по личному составу).
2. Каковы последовательность оформления и состав документации при поступлении на работу?
Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организаци
Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документа
Приём, передача и доставка документов
Приём и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также докуме
Прохождение исходящих документов
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложения адресата, и инициативные письма самой ши
Прохождение внутренних документов
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и
Сроки рассмотрения обращений
Общий срок для письменного обращения определен в один месяц. Для обращения, не требующего дополнительного изучения и проверки такой срок не должен превышать 15 дней. Если для решения вопроса, поста
Проверка усвоения материала
1. Что такое документооборот и каковы принципы его организации?
2. Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?
3. Каков порядок прохождения и исполнен
Формы и порядок регистрации документов
Приложение 1
Форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступивших доку
Индексация документов
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хра
Организация справочно-информационной работы
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой р
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу постав
Формирование текущих дел
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствие с номенклатуры дел и систематизации документов внутри дела.
Формирование
Оперативное хранение документов
До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии ( у секретаря – референта) на хранении.
Документы, на
Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом дело производственного процесса не включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформлен
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе под
Средства для составления документов
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На пра
Системный подход к управлению электронными документами.
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры сознания, хранения, манипулирования и пересылки элек
Словарь терминов
Автор документа- физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат-
1. получатель документа.
2. Реквизит документа, включающ
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов