Контроль за исполнением документов - раздел Менеджмент, Методическое пособие по дисциплине Документационное обеспечение управления специальность 030504 Право и организация социального Контроль За Исполнением Документов И Принятых Решений - Важная Функция Управл...
Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Различают три стороны контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов и контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь - референт, третью – делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляется секретарь – референт.
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирования хода и анализа результатов исполнения документов.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставление статистической и финансовой отчётности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполнятся в течение 10 дней.
Руководитель указывает в резолюции срок исполнения только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем конкретно указанного срока вышестоящей организаций.
Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущей, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.
Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока.
Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нём вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнение. В регистрационную карточку при этом вносят сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, которое подшит исполненный документ.
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительной дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т.п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнение в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».
Текущий контроль осуществляется путём вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата») специальной программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и вводиться на компьютер руководителем.
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения организации в целом.
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перезагрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения» (см. рис. 10.3).
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.
Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работу отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.
Проверка усвоения материала
Все темы данного раздела:
Пояснительная записка
Методическое пособие по дисциплине«Документационное обеспечение управления» дляспециальность и «Право и организация социального обеспечения»
Данное пособие
Тематический план
Наименование разделов и тем
Всего
Из них практических
занятий
Тема 1.
Исходные понятия делопроизводства
Делопроизводство и его становление в России
Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
Часть делопроизв
Документ и его функции
Документоведение- это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разраба
Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация
Унификация. Унифицированные системы документации
Унификация- это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к многообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, об
Стандартизация. Государственные стандарты
Стандартизация- это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленно
Проверка усвоения материала
1. Дайте определение понятия «делопроизводство». Какие виды деятельности охватываются этим понятием?
2. Что такое документ и каковы его функции?
3. Какие этапы своего становления
Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов.
ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В,С.
Ряд А является основным; В и С –
Размеры полей деловых документов
ГОСТ Р 6.30 – 97 устанавливает определённые требования касающиеся размеров полей документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, м
Способы оформления дат в документах
Применяются два способа оформления дат - цифровой и словесно - цифровой.
Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания
Сокращение слов и словосочетаний в тексте
В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
Широко применяются следующие виды сокращений:
1) Единицы измерения
Оформление названий документов органов власти.
- С прописной буквыпишутся:
Федеральный закон (пример), Указ Президента Российской Федерации (пример), Кодекс Российской Федерации об администра
Проверка усвоения материала
1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
2. Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р 6.30-97?
3. Как оф
Организационно-распорядительные документы и их виды
Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
Бланки документов
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланко
Проверка усвоения материала
1. Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» и приведите классификацию этого вида документа.
2. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продольным распо
Углового и продольного штампов
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
01.Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
Государств
Поле документа
13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату
Требование к оформлению реквизитов на служебном поле документа
18. Реквизит "Заголовок к тексту"
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документ
Требования к тексту документа
Текст -главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ Р 6.30-97 пункт 3.19, посвященный тексту документа, начинает с указания на язык текста. Докуме
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых,уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, ег
Проверка усвоения материала
1. Каков порядок использования и оформления герба и эмблемы на бланках документов?
2. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «наименование организации».
3. Что
Положение
Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов(таковы общие
Требования к оформлению документов
Положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или
Должностная инструкция
Должностная инструкция- нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция - это один
Указание
Указание—распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связа
Решение
Решение— документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух часте
Распоряжение
Распоряжение- правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера
Приказ по основной деятельности и выписка из приказа
Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.
Подготовка п
Разновидности служебных писем
Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, испо
Структура, язык и стиль служебного письма
Бесспорно, огромную роль в документах всех типов и видов, будь то приказ или протокол, распоряжение или должностная инструкция, играет лексически и орфографически грамотно составленное содержание с
Проверка усвоения материала
1. Перечислите виды организационных документов. Изложите особенности их оформления.
2. Назовите виды распорядительных документов. Укажите особенности их оформления. Опишите структуру прик
Последовательность документирования при поступлении на работу
Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.
Офор
Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
Трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, прора
Учет и хранение трудовых книжек
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
Оформление отпусков
Все работники предприятий, организаций в соответствии с трудовым законодательством пользуются в течение года отпуском продолжительностью 28 рабочих дней с сохранением средней заработной платы.
Состав документации, используемый при увольнении работника
Увольнение работников производится по основаниям, предусмотренным главой 13 ТК РФ. Нужно отметить, что ТК РФ значительно расширил полномочия работодателя по расторжению трудовых договоров с работни
Выплаты при увольнении.
Работнику при увольнении должны быть выплачены:
заработная плата за время, фактически отработанное в месяце увольнения;
компенсация за неиспользованный отпуск
Проверка усвоения материала
1. Приведите классификацию документации по оформлению трудовых правоотношений (по личному составу).
2. Каковы последовательность оформления и состав документации при поступлении на работу?
Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организаци
Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документа
Приём, передача и доставка документов
Приём и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также докуме
Использование и обработка подготовки конфиденциальных документов. Формирование, хранение дел и уничтожение конфиденциальных документов.
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Работ
Прохождение исходящих документов
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложения адресата, и инициативные письма самой ши
Прохождение внутренних документов
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и
Виды обращений и их характеристика. Порядок работы с обращениями граждан. Журнал регистрации обращений граждан
Письменные обращения граждан регистрируются службой ДОУ в регистрационно-контрольной карточке, либо в журнале или компьютере в день их поступления.
В зависимости от того, по какому поводу
Сроки рассмотрения обращений
Общий срок для письменного обращения определен в один месяц. Для обращения, не требующего дополнительного изучения и проверки такой срок не должен превышать 15 дней. Если для решения вопроса, поста
Проверка усвоения материала
1. Что такое документооборот и каковы принципы его организации?
2. Какие потоки документации можно выделить в документообороте предприятия?
3. Каков порядок прохождения и исполнен
Формы и порядок регистрации документов
Приложение 1
Форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа
Корреспондент, дата и индекс поступивших доку
Форма регистрационной карточки
Приложение 2
Лицевая сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1
Индексация документов
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хра
Организация справочно-информационной работы
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой р
Цель:изучив тему, вы будете уметь составлять и формировать номенклатуру дел.
Составление номенклатуры дел
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив испо
Формирование текущих дел
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствие с номенклатуры дел и систематизации документов внутри дела.
Формирование
Оперативное хранение документов
До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии ( у секретаря – референта) на хранении.
Документы, на
Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом дело производственного процесса не включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформлен
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе под
Средства для составления документов
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На пра
Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DЕС - совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 — ДВК-4) и IBM С
Системный подход к управлению электронными документами.
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры сознания, хранения, манипулирования и пересылки элек
Словарь терминов
Автор документа- физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат-
1. получатель документа.
2. Реквизит документа, включающ
Новости и инфо для студентов