Одножильний ланцюг

2) ланцюг „пліткаря”

3) „імовірнісний” ланцюг

4) кластерний ланцюг використовується найчастіше. При цьому повідомлення надсипають одним особам і обходять інших. Кластерні ланцюги (аналогічно до математики, математичної статистики, факторного аналізу) характеризують вибірковість комунікацій і забезпечують оперативність передавання інформації.

 

Комунікації поділяються на два великих класи: письмові та. усні. Письмові комунікації виступають у формі планової та звітної документації, пам'ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо. Переваги таких комунікацій:

Ø добре збереження інформації;

Ø можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

Ø ґрунтовність підготовки;

Ø можливість доведення до багатьох працівників.

Недоліки письмових комунікацій:

Ø складність поновлення;

Ø об'ємність інформації (особливо знизу вгору).

Усні комунікації - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо). Позитивним аспектом таких ко­мунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння.

Вдосконалення письмових й усних комунікацій можна забезпе­чити використанням контрольного переліку „П'ять „С” комунікації”, який приводиться Р.Фалмером. Якщо повідомлення високо оцінюється за кожною з наступних категорій, то воно успішно перене­се ідеї від відправника до отримувача:

1. Ясність.

2. Повнота.

3. Лаконічність.

4. Конкретність.

5. Коректність

„П'ять „С” комунікації” корисні при оцінюванні будь-якого пові­домлення, і досвідчені менеджери вміло реалізують ці вимоги.

 

3. Документація та діловодство.

Для побудови ефективної комунікаційної мережі обов'язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу та праці.

Інформація - основа процесу управління. Без неї неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити пробле­му, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконан­ня.

Джерелами інформації є передбачені або встановлені законо­давством носії інформації: документи та інші носії, що є матеріальними об'єктами, які зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Документ - засіб закріплення різними спо­собами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності. Відповідно до згаданого Закону України, документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинний документ містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Діяльність, пов'язану із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління, називають діловодством. На підприємствах застосовують три системи діловодства:

Ø централізовану (всі операції, пов'язані з документацією, зосеред­жуються в єдиному підрозділі: у секретаря директора, в канцелярії):

Ø децентралізовану (операції, пов'язані з документацією, зосеред­жуються в окремих структурних підрозділах підприємства);

Ø змішану (найпоширеніша, в основному, на великих і середніх під­приємствах).

Документообігом називається рух документів між ланками управління з моменту їх отримання або створення до виконання або відсилання. Документообіг складається із сукупності різноспрямованих документальних потоків. Під терміном "документопотік" розу­міють спрямований рух документів між структурними підрозділами.

4. Бар’єри комунікацій.

Деформація комунікаційного процесу, викликана

різними причинами, може приводити до неадекватних дій адресата. В окремих випадках комунікації розриваються. До комунікаційних бар'єрів належать:

1. Конкуренція між повідомленнями. У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає пере­вагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим.

2. Сприйняття повідомлення адресатом. Сприйняття в теорії комунікації розглядається як погляд індивідуума на реальність. Управлінська практика свідчить, що проблеми комунікації найчастіше пов'язані із сприйняттям. Немає двох однакових людей, які б сприй­мали речі ідентично.

3. Мова, логіка, абстракції. Мова є основою для більшості ко­мунікацій. Практика управління підтверджує, що менеджер повинен пристосовувати свої повідомлення до рівня аудиторії, вміло добирати словник, конструкцію своїх повідомлень і пропозицій.

4. Статус особи, яка надсилає повідомлення. Статус – це сукупність ознак, які ранжують і співвідносять членів організації. Управлінська практика підтверджує, що статус особи - відправника інформації впливає на сприйняття повідомлення адресатом.

5. Опір змінам. Практикою доведено, що люди, як правило, чи­нять опір змінам. Персонал організації може різними шляхами про­тидіяти змінам, боячись реорганізації, звільнення (ухилення та відмова від виконання вказівок, свідоме перекручення повідомлення тощо). Менеджери повинні знати, що опір змінам неминучий, і завданням кожного керівника є його подолання шляхом пояснення працівникам організації доцільності запланованих змін.

 

5. Забезпечення ефективності комунікацій

У спрощеній формі комунікації відбуваються за такою схемою: ХТОСЬ здійснює ЩОСЬ у напрямі КОГОСЬ із ПЕВНИМ ЕФЕКТОМ. Ефективність будь-яких комунікацій залежить від кількох елементів, зокрема:

Ø того, хто спілкується, або від джерела;

Ø суті повідомлення, або повідомлення;

Ø того, хто отримує, або аудиторії;

Ø як передається повідомлення, або каналів і засобів комунікацій.

Джерело. Арістотель вказував, що для успішного спілкування людина повинна володіти здоровим глуздом, справжнім бажанням та істинними моральними якостями. Протягом тривалого часу більшість досліджень у даній сфері була сконцентрована на елементах правди­вості, достовірності інформації. Згодом дослідники дійшли висновку, що ефективність того. хто спілкується, залежить від:

Ø правдивості (достовірності);

Ø динамізму;

Ø соціалізації:

Ø авторитарних рис;

Ø надійності;

Ø особистої привабливості.

Окремі дослідження свідчать про залежність ефективності ко­мунікацій від соціального статусу, віку відправника інформації, зов­нішнього вигляду, манери спілкування тощо.

Повідомлення. При виборі шляхів ефективних комунікацій відправник інформації стикається з рядом проблем:

Ø порядком викладу аргументів

Ø першочерговістю

Ø однобічністю чи двобічністю

Ø спрощеним чи ускладненим викладом висновків

Ø особистими якостями

Аудиторія. Ефективність спілкування суттєво залежить від ау­диторії. До чинників ефективності належать:

Ø рівень підготовленості, здатність зрозуміти повідомлення;

Ø якості особистості (передусім самоповага, догматизм, авторитаризм);

Ø загальномотиваційні риси (побоювання і ускладнення тощо).

Канали комунікацій. Ефективність будь-якого спілкування за­лежить від того, як воно здійснюється, через який канал. Канадський вчений Маршал МакЛюен вказував, що "засіб є повідомлення". Най­частіше дослідники зосереджують увагу на мові, яка є вищою формою спілкування. Вербальний (словесний) компонент будь-якого людсько­го повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести того, хто надсилає повідомлення, і того, хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі:

1. Розуміння потреб і настроїв підлеглих.

2. Вдосконалення персональних стосунків.

3. Використання зрозумілої мови та повторів.

4. Правильний вибір засобів комунікацій.

5. Забезпечення довіри у підлеглих.

6. Розвиток вміння слухати.

7. Забезпечення активності слухача.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом ре­алізації таких кроків:

1. Об'єктивна оцінка трудомісткості кожної управлінської функції.

2. Вдосконалення інформаційних потоків і діловодства.

3. Перегляд організаційної структури управління організацією.

4. Застосування сучасних інформаційних технологій.

 

6. Методи поширення інформації про діяльність організації

Ефективна діяльність будь-якої організації вимагає поширення інформації про її функціонування та досягнення. Менеджери, які прагнуть ефективно здійснювати цей комунікаційний процес, повинні відповідно спланувати йо­го, тобто розробити план комунікацій. Для цього необхідно взяти до уваги наступні ситуаційні чинники, що впливають на подальші дії:

1. Цілі комунікацій. Найважливішим є перший крок, коли ви­значаються цілі комунікацій, які необхідні для:

Ø інформування чи збору інформації;

Ø впливу на ставлення аудиторії до організації;

Ø впливу на поведінку аудиторії.

2. Аудиторія. Аналіз аудиторії включає дослідження її струк­тури та визначення профілю (профілів) аудиторії. Аналіз аудиторії ви­магає визначення:

Ø первинної аудиторії (людей, які приймають рішення або діють, спи­раючись на, факти, що містяться у повідомленні);

Ø вторинної аудиторії (людей, на яких впливають ці рішення чи дії);

Ø безпосередньої аудиторії (людей, які безпосередньо скеровують пе­редачу повідомлення).

3. Аналіз управлінської ситуації. Наведемо ряд чинників, які повинні бути у центрі уваги:

Ø стиль лідерства (наприклад, в установі, де діє автократичний стиль керівництва і централізовано приймаються рішення, ди­ректор е первинною аудиторією незалежно від того, кому адресо­ване повідомлення і який його зміст, стиль, тон тощо);

Ø політична атмосфера (наприклад, у високо політизованій ситу­ації досить важливими є нюанси у словах і тон);

Ø організаційний клімат (наприклад, повідомлення, що надси­лається у секретний відділ, потребуватиме більше часу для то­го, щоб потрапити до адресата, і повинно бути викладене так, щоб задовольнити якомога більшу кількість тих осіб, які будуть його переглядати);

Ø організаційний стан (наприклад, упродовж критичної ситуації здатність організації отримувати та інтерпретувати повідомлення швидко зменшується, тому ми повинні мати підготовлений критичний план комунікацій, який передбачав би процедуру комунікацій і в умовах критичної ситуації);

Ø організаційна культура (наприклад, ступінь офіційності, фор­малізації організації передбачає відповідний стиль спілкування, який відрізнятиметься, скажімо, в міністерстві оборони та в міністерстві культури).

4. Відправник повідомлення. Останній ситуаційний чинник передбачає ідентифікацію особи (організації), від імені кого надси­лається повідомлення. Вона повинна проаналізувати свої характери­стики для визначення певного, підсвідоме сприйнятного засобу ко­мунікацій, домагаючись власних переваг.

 

7. Розвиток технічної бази комунікацій

Застосування технічних засобів дає можливість підвищити продуктивність праці управлінського персоналу, скоротити час обробки інформації, підвищити ефективність, оперативність та обґрунтованість управлінських рішень, культуру управлінської праці. Технічні засоби дають змогу вирішувати нові складні завдання, які практично неможливо виконати без застосу­вання обчислювальної техніки.

Технічні засоби управління поділяють на три групи: прості при­строї та знаряддя праці, організаційна техніка, обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярсь­ке приладдя, засоби обчислення, а також різні прості пристрої та при­лади, що застосовуються для полегшення управлінської праці.

Засоби оргтехніки охоплюють великий перелік пристроїв: за­соби складання документів, їх копіювання та розмноження, засоби обробки документів та їх зберігання, пошуку і транспортування, засо­би і системи передавання та відтворення даних (засоби управлінського зв'язку), обладнання для службових приміщень.

Обчислювальні машини класифікують за способом дії, при­значенням тощо.

Важливим етапом автоматизації управлінської праці є створен­ня автоматизованих робочих місць (АРМ) керівника підприємства та різних категорій спеціалістів. АРМ керівника чи спеціаліста - це ро­боче місце, обладнане засобами, що забезпечують виконання людиною функцій, які автоматизуються, інших завдань і робіт у взаємодії з ЕОМ. Оснащення такого АРМ охоплює технічні та програмні засоби, інформаційну базу, інструктивно-методичні матеріали, які дають мож­ливість автоматизовано обробляти інформацію на ЕОМ.

Поряд з виконанням організаційно-методичних і контрольно-аналітичних функцій, які вимагають професійних знань, спеціаліст на АРМ самостійно вводить в ЕОМ за допомогою клавіатури первинні облікові та інші дані, виправляє помилки в документах, які зберіга­ються в пам'яті ЕОМ, дає завдання на виконання певних програм, щоб одержати вихідну інформацію. На АРМ спеціаліст повинен вводити в ЕОМ лише таку первинну інформацію, яку не може доручити вводити іншим працівникам, що не мають професійних знань з комерційної діяльності, планування, бухгалтерського обліку, і в обсягах, що виклю­чають перетворення спеціалістів на технічних працівників. Масові, однотипні, прості облікові операції, які дають змогу застосовувати певний програмний контроль, може виконувати на АРМ оператор.

Важливою умовою розробки ефективних АРМ є створення інформаційної бази, яка поєднує в собі якості централізованих баз, пов'язує інтереси і потреби різних функціональних служб (підсистем) і проблемно-орієнтованих підбаз, для зручності вирішення на відпо­відних АРМ облікових, планових, комерційних та інших завдань. При цьому повинно забезпечуватись одноразове введення в ЕОМ первинної інформації.

 

Контрольні запитання

1. Яке місце в менеджменті займають управлінська інформація та комунікації.

2. Яка причина зростання актуальності процесу комунікацій в управлінні у наша час.

3. Чи є шкідливими неформальні комунікації в організації.

4. Як подолати бар’єр „мова, логіка, абстракція”.

5. Чому процес комунікації не виділяють у менеджменті в окрему функції.

6. Як правильно обрати засіб (канал) комунікації.

7. Чи потрібна сьогодні автоматизація інформаційних потоків на кожному підприємстві.

 

ТЕМА 5. ПЛАНУВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНА ФУНКЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ