Виды служебных писем - Конспект Лекций, раздел Менеджмент, Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления) В Ряде Случаев Составляются Сопроводительные Письма – Час...
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения к приложенным документам. Например: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (н-р, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов.
В сопроводительном письме указывается:
Ø с какой целью направляется основной документ;
Ø что с ним необходимо сделать;
Ø в какие сроки.
Если же сопроводительное письмо не несет нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем».
Пример:
Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2004г.
Приложение на 24 л. в 1 экз.
Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Например:
Просим выслать прейскуранты в 3-х экземплярах на производимое Вашей фабрикой оборудование.
Письма-приглашенияпредлагают адресату принять участие в каком-либо проводим мероприятии.Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Пример:
17-18 июня 2001 г. Фирма «Метатехнология» и издательский дом «Открытой системы» проводит семинар «Информационные технологии в проектировании систем и управления бизнесом». Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 долл. (в рубля по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам:
Президент Личная подпись М.Н. Каменкова
Информационное письмосообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Пример:
ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез» подготовила к изданию книгу «Делопроизводство в бухгалтерии». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-92-61.
Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляемого конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «Извещаем….. », «Сообщаем … », «Ставим в известность … » и т.п., далее излагаются какие-либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указывается фамилия, имя, отчетов того, которому оно посылается.
Пример:
Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.2004 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2005 г. Точные даты отправки партий будут сообщены дополнительно.
Письмо-подтверждениесодержит подтверждение о получении какого-либо отправлении (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (н-р, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправления позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний..
Начинается эта разновидность письма словами, образовательными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их оправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и предотвращает отправку писем-напоминаний.
Например:
С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.
В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим дополнительно.
Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Пример
Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в соответствии с письмом № 027-64 от 02.06.2004 истек 01.09. 2007.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.В нем адресату обычногарантируется оплата или предоставление чего-либо (место работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма имеют обычно две подписи – руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.
Например:
Просим Вас провести модернизацию компьютера университета с объединением в сеть с выделением файл-сервером.
Оплата гарантируется со счета № __________в Мосбизнесбанке.
Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариант положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.
Пример:
Для планируемого увеличения выпечки хлебобулочных изделий для жителей муниципального округа «Ясенево» с 1 до 5 тонн в сутки и расширения ассортимента необходимо большее помещение площадью не менее 300 кв. м.
Просим Вас оказать содействие в аренде подходящего помещения достаточной площади.
Письмо-приглашениепредлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Например:
Уважаемый Андрей Васильевич!
16 апреля 2008 г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу:
Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л., в 1 экз.
Письма-ответы (отказы) по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса:принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Логическая схема письма-ответа следующая:
· повторение просьбы, на которую составляется ответ;
· обоснование причины-отказа;
· констатация отказа.
Пример:
На № 07/64-25 от 28.02.2004
О качестве продукции
Предлагаемая Вами магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию в государственном сертификационном центре и признана соответствующей всем требованиям.
Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. Копия.
или
Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Лев Толстой» нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Договорное письмоявляется разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора. Например:
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор № ____ от 00.00.2007 г., а также техническую документацию установки, которую просим считать неотъемлемой частью договора.
Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц при заключении и выполнении коммерческой сделки.
По своему назначению это может быть:
· запрос и ответ на него – покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок;
· оферта (предложение) и ответ на неё – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанныйв ней срок действия;
· рекламация и ответ на неё – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков.Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и др. условий заключенного договора;
· кредитное письмо(L /C - Letter of сredit) – используется при заключении контрактов с иностранными партнерами, где продавец просит предоставить гарантийное письмо из бланка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантийного банка оплаты покупателем товаров и услуг.
ФГОУ СПО Екатеринбургский колледж транспортного... Конспект лекций по ДОУ Субботина Н А Документационное...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Виды служебных писем
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства:(от лат. функция – «исполнение, осуществление»)
Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия докуме
Система делопроизводства
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопро
Концепции офисных технологий
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использова
Офис как информационная система
С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате упр
Офис как коммуникативная система
Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление
Законы и подзаконные акты РФ
Важнейший для делопроизводителя документ
Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.)
Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв Приказом Главархива
Государственные и отраслевые инструкции
Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводст
Локальные акты предприятия
К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести:
· Правила внутреннего распорядка;
· Пол
Задачи и функции службы делопроизводства.
Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже
Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
Централизованная форма — это выполнение всех технологически
Должностной состав службы делопроизводства
Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопрои
Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: орг
Основные направления совершенствования документации
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификациейпонимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единооб
Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов.
Унификация документов предполагает:
·
Унифицированная система документации
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор
Состав управленческих документов на предприятии
Основные группы документов:
· организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инс
Организация службы документационного обеспечения в банке
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения.
Взаимодействие службы д
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.
Унифицированная система банковской документации
1. Платежная документация по безналичным расчетам через банки
2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков
3. Документация по кредитным операциям банков
Тема № 6. Общие правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
В разных
Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1
Обязательные реквизиты
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «
Формуляр-образец ОРД
Формуляр -совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа
Конструкционная сетка
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонтальных и вер
Нулевое положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты:
ü наименование организации;
ü справочные данные об организации;
ü наименование вида доку
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на докуме
Перечень документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.)
Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
Довереннос
Организационные документы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных по
Положения
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа
Инструкция
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
- а
Должностная инструкция
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструк
Распорядительные документы
(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение)
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.
Стадии подготовки распорядител
Распоряжение
Распоряжение– это правовой акт, документ, издаваемый руководством предприятия для разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной д
Решение
Решение– документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам
Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо в
Справка
Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов.
Справки бывают двух основных видов:
Ø справки, подтверждающие
Доверенность
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли предст
Докладная и служебная записки
Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Телеграмма
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей
Телефонограмма
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для опера
Понятие и реквизиты служебных писем
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом
Договор
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Заключение конкретного контракта обычно начинае
За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ руб.
Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить
_______________________________
Претензия
Согласно договору от 01.02.2005 № 17/а ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» взяло на себя обязательство по изготовлению, доставке и установке 4 деревянных, покрытых дубовым шпоном, дверей.
Согласно п.п. 4.3,
За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ _______ руб.
Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить
_______________________
Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
- об удовлетворении претензии полнос
Исковые заявления
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия. В заголовочной части заявления указываютс
И оплате за время вынужденного прогула
00.00.2006
Я, ФИО, работал (а) _____________________________________________________________________
(должность, выполняемая работа
Повреждением здоровья
00.00.2006
Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________
(наименование предприятия, учреждения, органи
Ущерба, причиненного работодателю
________________________ _____________ работает ___________________________________
(ФИО ответчика) (указать место работы и должность)
С ним заключен договор о пол
О взыскании заработной платы
00.00.2006
Я, _____________________________________________________________________________, работаю
ФИО
_________________________________________________
О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукции
Цена иска _______ руб.
Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению),
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов