рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Организационные формы работы с документами

Организационные формы работы с документами - Конспект Лекций, раздел Менеджмент, Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления) Делопроизводство Может Быть Организовано В Централизованной, Децентрализованн...

Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или сек­ретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.7.3. Типовые организационные структуры службы делопроизвод­ства

Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:

Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие функции:

ü предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

ü подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

ü организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

ü бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).

Инспекция при министре выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных до­кументов органов власти, приказов министра.

Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

ü прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

ü доставку документов в структурные подразделения;

ü обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

ü количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:

ü регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

ü формирование и ведение справочно-информационного массива;

ü контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов

ü II Т.Д.).

Группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет:

ü контроль за сроками исполнения документов;

ü контроль за сроками исполнения устных распоряжений руково­дителя;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Отдел (бюро) по работе с обращениями граждан создается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан. Он выполняет следующие функции:

ü регистрацию обращений;

ü контроль за сроками исполнения;

ü анализ исполнительской дисциплины;

ü информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;

ü формирование дел;

ü подготовку и передачу документов в архив организации.

Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов. В его задачи входит:

ü перепечатка документов с черновиков;

ü считка и правка текстов документов;

ü учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро специализируется на размножении документов. Его задачи:

ü копирование текстов;

ü тиражирование текстов документов;

ü подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архив является структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства). Основные функции архива:

ü прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

ü учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

ü контроль за соблюдением правил формирования, хранения и и пользования дел в структурных подразделениях;

ü подготовка дел к передаче на государственное хранение.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа):

· по приему и обработке поступающих и отправляемых документов;

· по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов;

· по работе с обращениями граждан;

· по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр);

· копировально-множительное бюро;

· архив.

Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой - за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Неза­висимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольный отдел (группа) - создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следу­ющие функции:

ü подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

ü анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

ü организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

ü прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) осуществляет:

ü прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

ü подготовку обращений к рассмотрению руководством;

ü контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;

ü извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

ü формирование и хранение дел с документами по обращениям;

ü анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

ü организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.1[9]

Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления)

ФГОУ СПО Екатеринбургский колледж транспортного.. Конспект лекций по ДОУ Субботина Н А Документационное..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организационные формы работы с документами

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Субботина Н.А.
Преподаватель дисциплины «Документационное обеспечение управления»   Екатеринбург Содержание Введение.. 4 Тема №1. Краткая характеристи

Тема №1. Краткая характеристика современного делопроизводства
Краткая история делопроизводства. Современное делопроизводство: цель, функции и принципы. Система делопроизводства Концепции офисных технологий   Т

Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства:(от лат. функция – «исполнение, осуществление») Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия докуме

Система делопроизводства
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопро

Концепции офисных технологий
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использова

Офис как информационная система
С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате упр

Офис как коммуникативная система
Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление

Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления
Понятие нормативно-методической основы ДП Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства Инструкция по ДП организации   Систе

Законы и подзаконные акты РФ
Важнейший для делопроизводителя документ Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.)

Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв Приказом Главархива

Государственные и отраслевые инструкции
Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводст

Локальные акты предприятия
К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести: · Правила внутреннего распорядка; · Пол

Задачи и функции службы делопроизводства.
Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­

Должностной состав службы делопроизводства
Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопрои

Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления
Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст» Управленческая деятельность и её документирование Классификация документо

Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: орг

Основные направления совершенствования документации
Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификациейпони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единооб

Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов. Унификация документов предполагает: ·

Унифицированная система документации
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор

Состав управленческих документов на предприятии
Основные группы документов: · организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инс

Основные группы управленческой документации на предприятии в составе УСОРД
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) 2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения) 3. Документация по ликвидации предприятия

Организация службы документационного обеспечения в банке
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке. Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения. Взаимодействие службы д

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.

Унифицированная система банковской документации
1. Платежная документация по безналичным расчетам через банки 2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков 3. Документация по кредитным операциям банков

Тема № 6. Общие правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. В разных

Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1

Обязательные реквизиты
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «

Формуляр-образец ОРД
Формуляр -совокупность реквизитов, из которых состоит документ. Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа

Конструкционная сетка
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки. Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вер

Нулевое положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: ü наименование организации; ü справочные данные об организа­ции; ü наименование вида доку

Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными. К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на докуме

Перечень документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.) Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Довереннос

Тема № 7. Организационно-распорядительная документация
7.1. Организационные документы 7.2. Распорядительные документы 7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо  

Организационные документы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных по

Положения
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа

Инструкция
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. - а

Должностная инструкция
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. Должностная инструк

Распорядительные документы
(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение) Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону. Стадии подготовки распорядител

Распоряжение
Распоряжение– это правовой акт, документ, издаваемый руководством предприятия для разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной д

Решение
Решение– документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам

Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо в

Справка
Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов. Справки бывают двух основных видов: Ø справки, подтверждающие

Доверенность
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли предст

Докладная и служебная записки
Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Телеграмма
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей

Телефонограмма
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для опера

Понятие и реквизиты служебных писем
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом

Виды служебных писем
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату осно

Тема № 8. Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами
При составлении писем деловым иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам, т.к. существуют международные стандарты на основные коммерческие документы. Делово

Договор
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Заключение конкретного контракта обычно начинае

За недопоставку и убытки
  Сумма претензии ____ руб.   Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________________

Претензия
Согласно договору от 01.02.2005 № 17/а ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» взяло на себя обязательство по изготовлению, доставке и установке 4 деревянных, покрытых дубовым шпоном, дверей. Согласно п.п. 4.3,

За недопоставку и убытки
  Сумма претензии ____ _______ руб.   Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить _______________________

Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты: - о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято; - об удовлетворении претензии полнос

Исковые заявления
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия. В заголовочной части заявления указываютс

И оплате за время вынужденного прогула
  00.00.2006     Я, ФИО, работал (а) _____________________________________________________________________ (должность, выполняемая работа

Повреждением здоровья
00.00.2006     Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________ (наименование предприятия, учреждения, органи

Ущерба, причиненного работодателю
  ________________________ _____________ работает ___________________________________ (ФИО ответчика) (указать место работы и должность) С ним заключен договор о пол

О взыскании заработной платы
00.00.2006   Я, _____________________________________________________________________________, работаю ФИО _________________________________________________

О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукции Цена иска _______ руб.   Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению),

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги