Государственные и отраслевые инструкции - Конспект Лекций, раздел Менеджмент, Конспект лекций по ДОУ (Документационное обеспечение управления) Типовая Инструкция По Делопроизводству В Федеральных Органах Исполнит...
Типовая Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68, которая содержит общие требования к функционированию служб делопроизводства (ДОУ), документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Положения данной инструкции могут применяться в целях осуществления делопроизводства в других органах власти, а также на предприятиях с учетом специфики их деятельности при разработке соответствующих внутренних ОРД (инструкций по ДП (ДОУ)
Утвержденная Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, многие её положения можно использовать в любой организации и на её основе можно разрабатывать инструкцию конкретной организации. Она включает все вопросы организации ДП от получения документов до передачи их в архив:
Ø общие требования к составлению и оформлению документов;
Ø особенности оформления отдельных документов;
Ø правила регистрации документов;
Ø правила контроля за док;
Ø работы с номенклатурой дел;
Ø формирование дел;
Ø их оформление и т.д.
Типовая инструкция снабжена приложениями, в которых даны формы номенклатуры дел, описей и др.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Названная Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Для организации документационного обеспечения важное значение имеют положения Типовой инструкции об обязательном утверждении в каждой организации индивидуальных инструкций по делопроизводству, которые формулируются в соответствии с законодательством и названной Типовой инструкцией.
В рассматриваемой Типовой инструкции сформулированы основные положения процедур документирования и документооборота, в том числе оформление реквизитов документов, организация обработки и передачи отправляемых документов, работа исполнителей с документами, составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, организация оперативного хранения документов, экспертиза ценности документов, подготовка и передача документов в архив и др.
Структура и положения Типовой инструкции используются также негосударственными организациями при подготовке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству.
Основные правила работы архивов организации. – 2002 г. предназначены в основном для надлежащей организации деятельности архивов предприятий. Здесь рассмотрены вопросы хранения документов в ДП и в архивах организацией. Установлены требования к номенклатуре дел в организациях, правила формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дела к передаче в архив.
Основным типовым перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 – устанавливает сроки хранения документов. Они могут быть типовыми или ведомственными. Устанавливают сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия (типовой или ведомственный).
Типовое Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Квалификационный справочник должностей служащих (1998 г, с изм. и доп. 1999-2002 гг.) - предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства. На основе характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства. Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в т.ч. для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности (н-р, не делопроизводителя а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями).
Санитарные нормы и правила Сан Пин 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы» - направлены на предотвращение неблагоприятного влияния на здоровье человека вредных факторов производственной среды и трудового процесса при работе с ПЭВМ. В указанном документе конкретизированы требования к помещениям с ПЭВМ, их микроклимату, уровням электромагнитного излучения, шумов, вибрации и освещенности рабочих мест
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по ДОУ (1995 г.) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах делопроизводства (ДОУ). На основе данного документа производится определение трудоемкости работ, численного и квалификационного состава соответствующих структурных подразделений. В нормативной части документа представлены данные о затратах времени на производство отдельных операций в составе работ по делопроизводству, а в Приложении – примерный расчет трудоемкости работ и численности работников соответствующей квалификации.
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов» (1998 г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов. Унификация позволяет упорядочить состав унифицированной документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных на использовании документированной информации
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (2003г.) предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава ОРД предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации по основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Метод рекомендаций освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.) предназначена для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству, других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства предприятия.
Все темы данного раздела:
Субботина Н.А.
Преподаватель дисциплины
«Документационное обеспечение управления»
Екатеринбург
Содержание
Введение.. 4
Тема №1. Краткая характеристи
Тема №1. Краткая характеристика современного делопроизводства
Краткая история делопроизводства.
Современное делопроизводство: цель, функции и принципы.
Система делопроизводства
Концепции офисных технологий
Т
Основные функции и принципы делопроизводства
Основные функции делопроизводства:(от лат. функция – «исполнение, осуществление»)
Ø обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия докуме
Система делопроизводства
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопро
Концепции офисных технологий
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые – можно добывать, перерабатывать, использова
Офис как информационная система
С этой точки зрения офис рассматривается только как производственная система, основной продукт которой – информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате упр
Офис как коммуникативная система
Анализ учрежденческой деятельности показывает, что значительную часть времени сотрудники уделяют коммуникациям (общению), т.е. действиям, результатом которых напрямую не является составление
Тема № 2. Нормативно-правовая база ДОУ как основа технологии процессов управления
Понятие нормативно-методической основы ДП Виды нормативных документов, регулирующих вопросы делопроизводства Инструкция по ДП организации
Систе
Законы и подзаконные акты РФ
Важнейший для делопроизводителя документ
Ø Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ(с изм. от 10 января 2003 г.)
Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв Приказом Главархива
Локальные акты предприятия
К числу основных нормативных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления осуществления ДОУ, следует отнести:
· Правила внутреннего распорядка;
· Пол
Задачи и функции службы делопроизводства.
Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже
Организационные формы работы с документами
Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.
Централизованная форма — это выполнение всех технологически
Должностной состав службы делопроизводства
Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику[10], по характеру труда работники службы делопрои
Документ и система документации. Понятие о документационном обеспечении управления
Понятие «документ», «информация», «документирование», «документационное обеспечение управления» и «текст»
Управленческая деятельность и её документирование
Классификация документо
Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: орг
Основные направления совершенствования документации
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификациейпонимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единооб
Унификация и стандартизация
В документоведении унификация и стандартизация – это процесс установления единообразия при создании и оформлении документов.
Унификация документов предполагает:
·
Унифицированная система документации
В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор
Состав управленческих документов на предприятии
Основные группы документов:
· организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инс
Основные группы управленческой документации на предприятии в составе УСОРД
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения)
2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения)
3. Документация по ликвидации предприятия
Организация службы документационного обеспечения в банке
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения.
Взаимодействие службы д
Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке
Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.
Унифицированная система банковской документации
1. Платежная документация по безналичным расчетам через банки
2. Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков
3. Документация по кредитным операциям банков
Тема № 6. Общие правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
В разных
Состав реквизитов. Правила оформления реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1
Обязательные реквизиты
Требования к минимальному составу информационных элементов (реквизитов) для любого документа определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «
Формуляр-образец ОРД
Формуляр -совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа
Конструкционная сетка
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка- эта сетка, состоящая из горизонтальных и вер
Нулевое положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты:
ü наименование организации;
ü справочные данные об организации;
ü наименование вида доку
Постоянные и временные реквизиты
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на докуме
Перечень документов, на которых ставится печать
Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.)
Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
Довереннос
Тема № 7. Организационно-распорядительная документация
7.1. Организационные документы
7.2. Распорядительные документы
7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо
Организационные документы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных по
Положения
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа
Инструкция
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
- а
Должностная инструкция
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструк
Распорядительные документы
(постановления, распоряжения, решения, приказы, указание, поручение)
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.
Стадии подготовки распорядител
Распоряжение
Распоряжение– это правовой акт, документ, издаваемый руководством предприятия для разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной д
Решение
Решение– документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам
Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол составляется при проведении особо в
Справка
Справка– это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов.
Справки бывают двух основных видов:
Ø справки, подтверждающие
Доверенность
Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Осуществление доверяемых полномочий зависит от воли предст
Докладная и служебная записки
Докладная записка – документ, адресованный руководству (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Телеграмма
Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей
Телефонограмма
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Она используется для опера
Понятие и реквизиты служебных писем
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом
Виды служебных писем
В ряде случаев составляются сопроводительные письма – часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов, когда направляемый адресату осно
Тема № 8. Правила и формы коммерческой переписки с деловыми партнерами
При составлении писем деловым иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам, т.к. существуют международные стандарты на основные коммерческие документы. Делово
Договор
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Заключение конкретного контракта обычно начинае
За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ руб.
Согласно договору (контракту) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить
_______________________________
Претензия
Согласно договору от 01.02.2005 № 17/а ЗАО «СЕЗАМ-ПЛЮС» взяло на себя обязательство по изготовлению, доставке и установке 4 деревянных, покрытых дубовым шпоном, дверей.
Согласно п.п. 4.3,
За недопоставку и убытки
Сумма претензии ____ _______ руб.
Согласно договора (контракта) от 01.02.2005 № ____ Ваша организация должна была поставить
_______________________
Ответ на претензию
Ответ на претензию может содержать следующие варианты:
- о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;
- об удовлетворении претензии полнос
Исковые заявления
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях работника и предприятия. В заголовочной части заявления указываютс
И оплате за время вынужденного прогула
00.00.2006
Я, ФИО, работал (а) _____________________________________________________________________
(должность, выполняемая работа
Повреждением здоровья
00.00.2006
Я, ФИО, работал (а) на (в) _______________________________________________________________
(наименование предприятия, учреждения, органи
Ущерба, причиненного работодателю
________________________ _____________ работает ___________________________________
(ФИО ответчика) (указать место работы и должность)
С ним заключен договор о пол
О взыскании заработной платы
00.00.2006
Я, _____________________________________________________________________________, работаю
ФИО
_________________________________________________
О взыскании неустойки за недопоставку
(просрочку поставки) продукции
Цена иска _______ руб.
Согласно договору, заключенному между нашими предприятиями (заказу, принятому к исполнению),
Новости и инфо для студентов