Анализ системы управления персоналом

Анализ системы управления персоналом. ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ было создано 1 апреля 2003 года. Управление является специализированным генподрядным управлением по строительству инженерных сетей и крупнопанельных жилых домов.

Собственными силами управление выполняет весь комплекс внутриквартальных и внеквартальных сетей, трансформаторных подстанций, технических блоков, ГРП и насосных, благоустройство и озеленение, установку мачт освещения, привлекает внешние и внутренние субподрядные организации для выполнения специализированных работ, снос и высвобождение площадок под строительство зданий, сетей и дорог, а также разборку строений, линий электропередач и связи, вырубку зеленых насаждений, а также ограждение стройплощадок и бытовых городков согласно ППР. Сантехнические разводки магистралей отопления, холодного и горячего водоснабжения, циркуляционные трубопроводы, монтаж узлов управления с подключением их к сетям, повысительные установки и ЦТП с гидравлическим испытанием.

Сантехнические работы по установке теплосчетчиков на системах отопления и горячего водоснабжения, осуществляет их сдачу эксплуатирующим организациям, обустройство помещений для установки приборов учета тепла.

Наряду с заказами УКСа МГИ выполняются работы по прямым договорам с различными предприятиями и организациями города Минска. Организационная структура предприятия представлена в Приложении 4. Организационную структуру ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ можно классифицировать по двум основным направлениям по виду департаменизации по виду передаваемых полномочий.

По виду департаментизации в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ применяется функциональная департаментизация функциональная структура управления - это процесс разделения на группы видов деятельности и ресурсов внутри организаций таким образом, чтобы служащие, исполняющие одинаковые или сходные виды деятельности, были объединены в один отдел. Это наиболее приемлемая структура, т.к. это обусловлено небольшим размером фирмы и узкой сферой деятельности. Основными преимуществами являются - сосредоточение на одной функциональной области стимулирует становление служащих как специалистов в своем деле - наблюдение и координация упрощается, т.к. руководителю помнить и интегрировать только узкий круг функциональных видов мастерства - функциональная структура хорошо подходит к стабильным ситуациям.

Недостатки данной структуры - служащие упускают из вида цели организации, потому что они концентрируют внимание лишь на своем отделе и своей специализации - время для принятия всеобщих решений увеличивается из-за необходимости принятия решений в каждой области - возникают конфликты между узкими специалистами разных отделов - могут возникнуть проблемы при переходе работы одного отдела к другому.

По виду передаваемых полномочий ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ структура управления является линейной. Данная структура характерна тем, что существует передача задач и полномочий от руководителя к подчиненному и далее к другим подчиненным и при этом образовались уровни управления. Основной характеристикой данной структуры является сосредоточение всех полномочий и всей информации в руках руководителя каждого уровня.

Эта особенность линейной структуры определяет ее преимущество быстрота принятия управленческих решений легкость контроля и недостатки высокий уровень требований компетенции руководителя. Данная структура является плоской линейной структурой, характеризующейся большим диапазоном управления и соответственно большим количеством уровней управления. Непосредственно начальнику ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ подчиняются заместители начальника управления, главный инженер и главный бухгалтер.

Экономическая служба предприятия представлена главным бухгалтером и подчиненными ему бухгалтерией, планово-производственным отделом и отделом кадров и заработной платы. Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. В подчинении у гл. бухгалтера находятся бухгалтера.

Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками. Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета и подготавливает их к счетной обработке.

Отражают в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств. Таким образом, одними из важнейших направлений работы экономической службы являются - эффективная закупочная и сбытовая деятельность - изучение и выход на новые рынки - ускорение денежной наличности - получение информации об исследовании рынка - изучение отношений к новой продукции. Данная служба отвечает также за статистическую и финансовую отчетность предприятия.

В целом же в состав управления входят четыре участка три по общестроительным работам, один - по санитарно- техническим работам, отдел охраны. Кадровой службой работа ведется по следующим направлениям профотбор и профподготовка персонала, социальная адаптация новых работников формирование и подготовка резерва руководящих кадров охрана труда, обеспечение необходимых условий для работы и отдыха на производстве повышение качества трудовой жизни, социальная защита работников, членов их семей, пенсионеров предприятия организация в коллективе информационно-воспитательной работы, спортивно-оздоровительной, культурно-просветительской работы и досуга повышение мотивации труда путем совершенствования оплаты труда, материального и морального поощрения обеспечение надлежащего уровня соблюдения трудовой дисциплины и др. санитарно-техническим работам, отдел охраны.

Но при этом В ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ возникают серьезные проблемы в области психологии и организации управления вообще и персоналом, в частности.

Для устранения этих проблем в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ были разработаны и опробованы конкретные рекомендации в области совершенствования управления персоналом, которые можно подразделить на основные группы организационные, формальные, психологические и вспомогательные. Организационные рекомендации. Организационные рекомендации, связанные с построением организации ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ и налаживанием ее работы. Их можно разделить на структурные связанные со стимулированием персонала, и коммуникационные.

Структурные рекомендации. В ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ должна быть гибкая система отпусков для всего персонала, а не только для руководителя. При добросовестном и преданном отношении к работе и фирме никто не позволит себе задерживаться на долго. Обязательно надо делать исключения для отпусков по уважительным причинам. Для успешного функционирования ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ необходимо осмысленное неподчинение специалистов. В этом случае снижается риск принятия и, что главное, выполнения сотрудниками неправильных и непродуманных решений, в том числе и решений руководителя.

Каждый сотрудник должен иметь право отстаивать свою точку зрения по поводу решения вплоть до резких мер увольнение по собственному желанию. Рекомендации по стимулированию персонала. Изучение практической деятельности ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ позволяет нам выделить общие характеристики эффективной системы стимулирования труда и участия в прибылях - непосредственная и тесная связь с достигнутыми успехами в работе в виде дохода от роста прибыли, выраженного в процентах для каждого работника - заранее согласованные принципы, вознаграждения за перевыполнение плана, внесенные в систему бухгалтерского учета - жесткая схема начисления премий, включающая только три категории оценок результатов работы для каждого работника хорошо, удовлетворительно, плохо, рейтинг работы - каждая премия вручается непосредственным начальником и сопровождается беседой и поздравлениями с работниками, не получившими премии, беседа по поводу основания для лишения премии проводится обязательно и наедине - не должно быть никаких выплат, независящих от результатов работы лучше не премировать вообще никого - в фирме не должно быть никаких секретных или излишних накладных расходов, отрицательно влияющих на премиальную систему.

Помимо премиальной системы в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ должна существовать система регулярного пересмотра зарплат в два этапа на первом - заплаты пересматривает коллектив, на втором - руководитель. При желании последнего и с согласия коллектива этапы можно поменять местами.

Когда нужно повысить сотрудника в должности, часто кажется, что в организации нет человека, способного занять вакантный пост. В таком случае, следует найти такого, который соответствовал бы требованиям только на 50 и дать ему эту работу.

Через некоторое время он достигнет 100 к всеобщему удовлетворению. Но брать человека со стороны неэффективно, даже если он подходит на 110 , так как даже через длительный промежуток времени он все еще будет знакомиться с секретами деятельности предприятия.

Также не стоит назначать на более высокую должность работников предприятия, имеющих большой потенциал, но низкие результаты труда потенциал располагает к лени и много шансов за то, что работник провалит порученное дело. Если решено последовать правилу 50 , то из имеющихся кандидатур старайтесь выбрать лидера формального или неформального, так как именно ему обеспечена поддержка коллектива в случае провала. Обязательно должен существовать регулярный контроль результатов деятельности всех работников в любой форме, приемлемой и руководителем и подчиненными, с основной целью - предотвращением ошибок или их исправлением на самой ранней стадии возникновения 14, c.247 . Формальные рекомендации.

Все решения в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ должны приниматься на возможно низшем уровне, исходя из необходимости быстро и без особых затрат исправлять принятое решение. Психологические рекомендации.

Самые большие ошибки обычно совершаются руководителем именно в той области, где он чувствует себя непревзойденным, так как не было провалов. Высокомерие и самомнение в бизнесе - верный путь к разорению. Большинство работников, занятых творческим трудом в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ маркетинговые исследования, реклама и др должно иметь право на ненормированный рабочий день. Это позволит им приспособить свой рабочий ритм к обмену веществ в своем организме и выдавать гораздо более эффективные результаты, нежели при обычной занятости.

Руководителю ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ следует обязательно избегать оправданий сотрудников в случае ошибок и неудач. Им должна быть предложена помощь в процессе решения проблем, а не при исправлении сделанного. Это заставит подчиненных проявлять самостоятельность и улучшит качество работы. Первоочередное внимание должно быть обращено на состояние личной дисциплины каждого и коллектива в целом. При найме на работу особо пристальное внимание следует обратить на мотивацию каждого претендента.

Необходимо постоянно прилюдно отмечать ценность для коллектива конкретного работника, но никогда - его никчемность. При оценке подчеркивается не заложенный потенциал, а достигнутые результаты. Установление духа коллективизма, семейственности и корпоративности в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ приведет к улучшению производственных результатов и укреплению искренних дружеских отношений, уважения и преданности фирме. При этом должны соблюдаться нормы этики в общении с персоналом и поведении в обществе.

Отношения в коллективе должны быть налажены с самого начала, а не с момента возникновения неприятностей. Для этого, прежде всего, необходимо научиться принимать в расчет чужие точки зрения, исключить из всех взаимоотношений зависть, стараться никогда и никого не обвинять, быть всегда благодарным за привязанность к вам сослуживцев - она защищает от непоправимых ошибок и поддерживает в критических ситуациях. На коллектив, как и на клиентов, необходимо произвести благоприятное первое впечатление, так как второй возможности может не представиться.

Работа для всех сотрудников должна стать предметом гордости, тогда они отплатят фирме преданностью. Рекомендации по мотивационному управлению. Мотивация один из самых важных факторов успешной деятельности сотрудников. Успех деятельности ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ , а в частности мотивация зависит от специалистов. Их надо искать проводить маркетинг кадров, привлекать и поощрять.

Необходимо использовать различные тестирования, испытательные сроки и другие альтернативные подходы. Важно взращивать профессионалов самим, и они не подведут. Нужно всеми доступными средствами поддерживать заинтересованность работника в труде. В данном случае необходимо материальное и психологическое поощрение. Необходимо предоставлять работнику свободу в действиях, не ограничивать его в определенные рамки, т.е. если работа интересная и приносящая ему удовлетворение, то качество исполнения соответственно будет высоким.

Необходима оптимизированная система оплаты пруда платить за труд в меру не недоплачивать и не переплачивать. Сделать ее намного проще, понятную людям, так же можно ввести индивидуальную систему оплаты и премирования, при этом работник должен знать, за что и почему произошли надбавки, чтобы все сотрудники могли убедиться, что эффективный труд, инициатива, стремление работника принести пользу всемерно поощряется руководством необходим постоянный поиск новых альтернативных форм и методов поощрения труда - премия не должна начисляться за результаты и деятельность работников, являющихся обязательными и оплачиваемые в рамках постоянной части заработка.

Также необходимо давать понять работнику, что премия - это не привычная форма доплат, которая не может стимулировать работника, а доплата за эффективный труд, инициативу и т.п необходимо заботится о моральном состоянии работника - признание труда сотрудников, добившихся значительных результатов с целью дальнейшего их стимулирования, проводить популяризацию результатов труда отдельных работников, получивших признание 14, c.259 . Перестройка мотивации коллектива позволит форсировать процесс нововведений, поможет улучшить положение предприятия на рынке, более эффективно задействовать возможности сотрудников выступающих в качестве сплоченной команды единомышленников.

В этом случае способность устоять перед неблагоприятным воздействием изменений внешней сферы возрастает многократно.

Так как в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ существует проблема текучести кадров, то необходимо разрабатывать и осуществлять мероприятия по снижению текучести кадров. Разработка и внедрение мероприятий по снижению текучести кадров направлены на предупреждение причин текучести, связанных в первую очередь с неудовлетворенностью работников условиями труда и быта. Управление текучестью кадров в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ заключается прежде всего в сведении к минимуму противоречий между потребностями и интересами работников и конкретными возможностями их удовлетворения.

В зависимости от характера причин текучести кадров в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ проводятся следующие мероприятия - технико-экономическими улучшение условий труда совершенствование системы материального стимулирования, организации и нормирования труда и т. д организационными совершенствование процедур приема и увольнения работников, системы профессионального продвижения работа с молодежью и т. д социально-психологическими совершенствование стиля и методов руководства, взаимоотношений в коллективе, системы морального поощрения и т. д культурно-бытовыми улучшение бытового обслуживания и общественного питания, культурно-массовой и спортивной работы, увеличение обеспеченности жильем, детскими учреждениями, базами и домами отдыха и т. д При разработке конкретных мероприятий в ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ руководствуются результатами анализа процесса текучести, социологических и социально-психологических исследований.

В организационном отношении основными путями формирования стабильных коллективов являются - забота о постоянных источниках комплектования ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ кадрами - постоянное совершенствование процессов адаптации молодежи в трудовых коллективах - определение перспектив трудового пути каждого работника, разработка индивидуальных планов повышения квалификационного и общеобразовательного уровня, организация мобильности кадров внутри ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ - внедрение подсистемы АСУ Кадры. Кроме того, чтобы создать на предприятии систему, позволяющую эффективно использовать потенциал каждого сотрудника и повысить его квалификацию необходимо предусмотреть должность менеджера по персоналу на полставки, который будет подчинятся директору.

Согласно Общегосударственному классификатору Республики Беларусь Профессии рабочих и должности служащих, утвержденным приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. 234 на менеджера по персоналу возлагаются следующие функции 1 организация работы по формированию, использованию и развитию персонала 2 участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития 3 организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников 4 контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом 5 оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом 6 ведение кадровой документации.

Для выполнения возложенных на него функций менеджер по персоналу осуществляет следующие обязанности 1. организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников 2. обеспечивает укомплектование организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации 3. определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами 4. организует подбор кадров, проводит собеседование с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений с целью комплектования штата работников 5. организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры 6. обеспечивает доведение информации по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников 7. организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей 8. совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников 9. разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного уровня 10. консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом 11. принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешения трудовых споров и конфликтов 12. организует составление и оформление трудовых договоров контрактов, ведение личных дел работников и другой кадровой документации.

Эффективность введения должности менеджера по персоналу на ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ будет также выражаться и в удовлетворенности коллективом своей работой, снижении текучести кадров и простоев оборудования, повышении не только производительности, но и качества производимой продукции, что отразится на её сбыте.

Вместе с тем, благодаря работе менеджера по персоналу руководство ИП БЕЛСТРОЙТРАНСГАЗ сможет своевременно принимать решения по стимулированию персонала, улучшению условий работы, разрешению конфликтных ситуаций.

Все это позволит многократно увеличить прибыль предприятия.

Планируется, что в результате найма менеджера по персоналу прирост прибыли составит не менее 1 в год, то есть примерно 6 млн.руб. При этом затраты на найм менеджера по персоналу составят примерно 9000 тыс.руб. в год, из расчета, что зарплата составит 700 тыс.руб. месяц, расходы на канцелярские принадлежности и обслуживание дополнительного рабочего места составят 600 тыс.руб. При этом затраты будут включены в себестоимость работ.

Таким образом, для совершенствования управления персоналом могут быть применены организационные, формальные, психологические и вспомогательные мероприятия, а также произведена автоматизация рабочих мест руководителей, специалистов управленческого персонала предприятия 3.