Эволюция модели - Дипломный Проект, раздел Программирование, Система компьютерного ведения документации Эволюция Модели. Предложенная Модель Документооборота Не Является Застывшим О...
Эволюция модели. Предложенная модель документооборота не является застывшим образованием, данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели рисунок 6 , она претерпела три основные фазы своей эволюции.
Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Рассмотрим пример на станцию Товарная пришел вагон с сырьем или согласно статистическим данным на рынке ощущается острая нехватка товаров для среднего класса. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси рисунок 7 . Рисунок 7. Первая фаза эволюции документооборота.
Точка на этой оси - это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента которого можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия операция. Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес-процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик атрибутов. На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок.
После возникновения привязки к конкретным бизнес-процессам дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный скачок к новой фазе. Фаза вторая - полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления графики, таблицы, видео и т.п. Возникает новая ось - полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации рисунок 8 . Рисунок 8. Вторая фаза эволюции документооборота.
Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска.
Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это не что иное, как электронный архив. Движение по оси полнотекстовые документы предполагает наращивание атрибутивных возможностей разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархию хранения, классификация. Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п. На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов.
Доступ к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности. Если, например, говорить о точке А рисунок 8 , то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных площадках.
Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных. Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно - необходим новый скачок к очередной фазе. Фаза третья - регламентирующая.
Нормальный документооборот в масштабах корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы. Если ранее, на второй фазе плоскость негласно присутствовал лишь один, простейший регламент нулевая точка - каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому работнику помещалось индивидуальное задание иначе говоря, было известно только, что документ существует, то сейчас этого недостаточно.
Требуется уже интегральная оценка. Необходим, например, контроль за тем, как работник выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного процесса своего согласования. Рисунок 9. Третья фаза эволюции документооборота. Третья ось в пространстве документооборота предприятия, как и две другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением атрибутов, отвечающих за регламент, например оплатить до, действителен для. Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого - появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента.
При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления проектом. Теперь документ в системе документооборота становится вторичным - первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес-процедур, оставляющий после себя документы. 10.2.
Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика… Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе… Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная…
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Эволюция модели
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Концепция построения систем автоматизации документооборота
Концепция построения систем автоматизации документооборота. Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие.
Информация бывает
История развития систем документооборота
История развития систем документооборота. Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шп
Что есть документ
Что есть документ. Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя.
Устная речь позволяет
Взаимосвязи документов
Взаимосвязи документов. Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.
Наиболее типичный случай - вход
Немного из практики работы канцелярии
Немного из практики работы канцелярии. Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими документами рассмотрим процессы их обработки.
Основным процессом канцелярии является
Что такое документооборот
Что такое документооборот. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по тип
Стоимость время поиска необходимой информации
Стоимость время поиска необходимой информации. определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количест
Основы организации документооборота
Основы организации документооборота. Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации.
Все они изложены в литературе и известны пра
Канцелярия и архив организации
Канцелярия и архив организации. Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов рисунок 3 . Все документ
Канцелярия и документооборот уровня отдела
Канцелярия и документооборот уровня отдела. Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.
Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборот
Психология документооборота
Психология документооборота. Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информацион
Масштабируемость
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощность
Модульность
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач
Организация хранения электронных документов
Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризу
Принципы управления хранением
Принципы управления хранением. Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управления хранением.
Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более чем
Организация поиска документов
Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать.
Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективност
Поддержка коллективной работы с документом
Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на c редактирования,
Поддержка составных документов
Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов.
Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой д
Перевод бумажных документов в электронную форму
Перевод бумажных документов в электронную форму. Данная проблема подразделяется на два основных класса Персональный ввод бумажных документов.
Ввод небольшого количества разнотипных бумажных
Обработка документа
Обработка документа. Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов является предварительная подготовка документов для сканирования.
Перед сканированием необходимо от
Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения
Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения. При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оп
Системы электронной почты
Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность.
Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, ч
О стандартах
О стандартах. Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.
Проблема 1. Архивная система долж
Модель и типы собственности
Модель и типы собственности. Оси F и D определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты R пространства модели документооборота.
При этом модель н
Что же из всего этого следует
Что же из всего этого следует. Координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота, должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно одинаковы - соответствовать дру
Один пример из жизни предприятия
Один пример из жизни предприятия. Два завода отгружают продукцию друг другу, например, руду вагонами.
От поставщика приходят счета фактуры, которые попадают в канцелярию потребителя, откуда
Пример построения документооборота на основе программы Staffware
Пример построения документооборота на основе программы Staffware. Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow представляет собой автоматизированный процесс
Возможности настройки
Возможности настройки. Сам по себе пакет Staffware - это интегрированный набор инструментальных средств, не зависящих от конкретной прикладной области.
Одна из главных целей, которую преслед
Описание бизнес-процедур
Описание бизнес-процедур. Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры, для каждого из которых задается его цель, исходные данные и порядок действий пользователя. На рисунке 11 представле
Конструкторы
Конструкторы. Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор Построитель Процедур GWD , позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов, отражающих р
Взаимодействие с внешним миром
Взаимодействие с внешним миром. Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней средой - можно найти очень мало примеров, когда компания представляет только вещь в себе. Поэто
Организационные проблемы
Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура причем - не всегда оптимальная, формируются свои, характерные только для нее,
Психологические проблемы
Психологические проблемы. Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД представляется как панацея от
Проблема кадров
Проблема кадров. Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере.
Это так и есть в молодых, относительно недавно с
Делать самим или использовать готовые системы
Делать самим или использовать готовые системы. Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы документооборота - делать самим или использовать готовые программные продукты? Рассмотрев
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов