Что есть документ - Дипломный Проект, раздел Программирование, Система компьютерного ведения документации Что Есть Документ. Документ - Слабоструктурированная Совокупность Блоков Или ...
Что есть документ. Документ - слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя.
Устная речь позволяет ускорить процесс передачи информации, но повышает степень неопределенности. С другой стороны, не следует и излишне фетишизировать документ, называя его интегрирующим звеном в работе корпорации. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем корпорации не решает - первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением проектом. Бюрократическая технология - это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации.
Не будет технологии - возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота. Собственно документооборот может быть двух типов универсальный - автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации.
Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом операционный - ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация. Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.
Если учесть, что сегодня, в период конкуренции и активной борьбы за рынки сбыта, ошибки в деятельности корпорации могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству то, как говорится лучше два раза вспотеть, чем один раз покрыться инеем. В этом смысле современная ситуация мало чем отличается от атмосферы, царившей в режимных почтовых ящиках.
Одним из методов были нравоучения типа так делать нельзя, однако сложившаяся сегодня этика и относительно доброжелательная атмосфера в компаниях не всегда согласуется с применением подчас грубых методов обучения. Выход может быть только один - установление и соблюдение регламента работы для каждого сотрудника, что вполне реально сегодня при органичном внедрении систем автоматизации с учетом бизнес - процессов предприятия.
Практически на всех предприятиях и во всех организациях существуют канцелярии. Их название варьируется - это может быть общий отдел, управление делопроизводства и т. д но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия. Основная задача, которую выполняет данное подразделение это регистрация всех входящих документов и контроль за их исполнением. Кроме центрального документооборота крупного предприятия существуют специализированные документооборот в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т. д. Несмотря на общность подходов к автоматизации системы документооборота на каждом предприятии, специализирующимся на своем конкретном бизнесе, имеется определенная специфика, без учета которой трудно реализовать и внедрить оптимальное решение.
Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много - на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600. В то же время, с точки зрения канцелярии, основных типов документов бывает весьма немного - всего три Входящие.
Это документы от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.
Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов, например запросы в сторонние организации типа Прошу дать справку по вопросу в срок до. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Иногда для входящих документов используется однозначная их нумерация по исходящим номерам контрагент, номер исходящего у контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться системой автоматически. Атрибуты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически у всех партнеров.
К общим можно отнести Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. Источник документа контрагент - указывает на источник получения документа. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.
Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ для исходящих и внутренних. Исполнитель документа всегда только один. В конкретных организациях атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Это накладывает достаточно жесткое требование на систему автоматизации деятельности общего отдела - быть легко настраиваемой на различные системы классификации документов. 3.1.
Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика… Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе… Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная…
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Что есть документ
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Концепция построения систем автоматизации документооборота
Концепция построения систем автоматизации документооборота. Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие.
Информация бывает
История развития систем документооборота
История развития систем документооборота. Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шп
Взаимосвязи документов
Взаимосвязи документов. Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.
Наиболее типичный случай - вход
Немного из практики работы канцелярии
Немного из практики работы канцелярии. Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими документами рассмотрим процессы их обработки.
Основным процессом канцелярии является
Что такое документооборот
Что такое документооборот. Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по тип
Стоимость время поиска необходимой информации
Стоимость время поиска необходимой информации. определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количест
Основы организации документооборота
Основы организации документооборота. Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации.
Все они изложены в литературе и известны пра
Канцелярия и архив организации
Канцелярия и архив организации. Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов рисунок 3 . Все документ
Канцелярия и документооборот уровня отдела
Канцелярия и документооборот уровня отдела. Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией.
Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборот
Психология документооборота
Психология документооборота. Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информацион
Масштабируемость
Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощность
Модульность
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач
Организация хранения электронных документов
Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях. Носители электронных документов характеризу
Принципы управления хранением
Принципы управления хранением. Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управления хранением.
Данные находятся в сохранности только тогда, когда они хранятся более чем
Организация поиска документов
Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать.
Если со скоростью поиска все понятно, то для пояснения понятия эффективност
Поддержка коллективной работы с документом
Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на c редактирования,
Поддержка составных документов
Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов.
Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой д
Перевод бумажных документов в электронную форму
Перевод бумажных документов в электронную форму. Данная проблема подразделяется на два основных класса Персональный ввод бумажных документов.
Ввод небольшого количества разнотипных бумажных
Обработка документа
Обработка документа. Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов является предварительная подготовка документов для сканирования.
Перед сканированием необходимо от
Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения
Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения. При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оп
Системы электронной почты
Системы электронной почты. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность.
Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, ч
О стандартах
О стандартах. Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.
Проблема 1. Архивная система долж
Эволюция модели
Эволюция модели. Предложенная модель документооборота не является застывшим образованием, данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели рисунок
Модель и типы собственности
Модель и типы собственности. Оси F и D определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты R пространства модели документооборота.
При этом модель н
Что же из всего этого следует
Что же из всего этого следует. Координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота, должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно одинаковы - соответствовать дру
Один пример из жизни предприятия
Один пример из жизни предприятия. Два завода отгружают продукцию друг другу, например, руду вагонами.
От поставщика приходят счета фактуры, которые попадают в канцелярию потребителя, откуда
Пример построения документооборота на основе программы Staffware
Пример построения документооборота на основе программы Staffware. Электронный документооборот, реализуемый с помощью программных систем класса workflow представляет собой автоматизированный процесс
Возможности настройки
Возможности настройки. Сам по себе пакет Staffware - это интегрированный набор инструментальных средств, не зависящих от конкретной прикладной области.
Одна из главных целей, которую преслед
Описание бизнес-процедур
Описание бизнес-процедур. Процесс описания включает спецификацию шагов процедуры, для каждого из которых задается его цель, исходные данные и порядок действий пользователя. На рисунке 11 представле
Конструкторы
Конструкторы. Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор Построитель Процедур GWD , позволяющий анализировать и описывать сценарии реальных бизнес-процессов, отражающих р
Взаимодействие с внешним миром
Взаимодействие с внешним миром. Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней средой - можно найти очень мало примеров, когда компания представляет только вещь в себе. Поэто
Организационные проблемы
Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура причем - не всегда оптимальная, формируются свои, характерные только для нее,
Психологические проблемы
Психологические проблемы. Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД представляется как панацея от
Проблема кадров
Проблема кадров. Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере.
Это так и есть в молодых, относительно недавно с
Делать самим или использовать готовые системы
Делать самим или использовать готовые системы. Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы документооборота - делать самим или использовать готовые программные продукты? Рассмотрев
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов