ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ.

В результате будет получена информационно-логическая модель данных, представленная на рисунке19.

Рисунок 20

Архитектура MS Access

Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В отличие от других СУБД, где термин БД обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные, в Access БД включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые используются для автоматизации работы с базой данных.

Основные объекты СУБД MS Access.

ТаблицаОбъект, используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о предметах или субъектах определенного типа. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

Запрос Объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для определения запроса можно использовать бланк QBE или написать инструкцию SQL. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Форма Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных таблиц или наборов записей запросов. С помощью форм можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру VBA.

Отчет Объект, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.

Макрос Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на некоторое событие. Например, можно определить макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных в нем действий. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов.

Модуль Объект, содержащий программы на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими процедуры, вызываемые из любого места приложения, или непосредственно привязанными к формам или отчетам для реакции на те или иные события.

В стартовом окне базы данных все перечисленные объекты представлены вкладками. Кроме вкладок окно содержит три командные кнопки: Открыть, Конструктор и Создать.

Кнопка Открыть открывает избранный объект. Если открыта таблица, то ее можно просмотреть, добавить новые записи, изменить данные, введенные ранее. Если открыта форма, можно просматривать и редактирование данные с помощью формы. Если выбрана вкладка Запросы, режим открытия позволяет просматривать и в некоторых случаях редактировать данные, отобранные запросом. Если выбран запрос на изменение, нажатие этой кнопки запускает его.

Кнопка Конструктор открывает структуру выбранного объекта и позволяет исправлять ее. Этот режим, как правило, является инструментом разработчика, а не пользователя.

Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Этот элемент также предназначен для проектировщиков БД. Создание объектов может быть выполнено разными способами: вручную, автоматически или с помощью Мастера.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. С чего начинается проектирование базы данных?

2. Для чего предназначен ключ отношения?

3. Какие виды зависимостей существуют между отношениями?

4. Что означает вид связи многие-ко-многим?

5. Что такое схема данных?

6. Перечислить и кратко охарактеризуйте основные объекты Ms Access.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ.

1. Создать базу данных Сессия, выполнив следующие действия:

· загрузить MS Ассеss, в появившемся окне выбрать пункт Новая база данных, затем щелкнуть по кнопке ОК;

· в окне Файл новой базы данных задать имя (пункт Имя файла) и выбрать папку (пункт Папка), в которой база будет храниться. По умолчанию Ассеss предлагает имя базы db1, а тип файла — Базы данных Ассеss. Задать имя Дека­нат, тип файла оставить прежним;

· щелкнуть по кнопке Создать.

2. Создать структуру таблицы Студенты. Для этого:

· в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем щелкнуть по кнопке Создать;

· в окне «Новая таблица» выбрать пункт Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы;

· определить поля таблицы в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1

Для определения полей таблицы:

· ввести в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код студента;

· в столбце «Тип данных» щелкнуть по кнопке списка и выбрать тип данных Числовой. Поля вкладки Общие оставить такими, как предлагает Ассеss.

Для определения всех остальных полей таблицы Студенты выполнить действия, аналогичные указанным выше.

· в качестве ключевого поля задать «Код студента». Для этого щелкнуть по полю «Код студента» и по кнопке ключевое поле на панели инструментов или выполнить команду Правка/Ключевое ноле.

3. Создать структуру таблицы Дисциплины аналогично п. 2 в соответствии с таблицей 2.

Таблица 2

· В качестве ключевого поля задать «Код дисциплины».

· Закрыть таблицу, задав ей имя Дисциплины.

4. Создать структуру таблицы Оценки аналогично п. 2 в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3

· Задать ключ таблицы. В этой таблице ключ составной и состоит из полей “Код студента” и “Код дисциплины”.

· Закрыть таблицу, задав ей имя Оценки.

5. Создать структуру таблицы Преподаватели аналогично п. 2 в соответствии с таблицей 4.

Таблица 4

6. Ввести ограничения на данные в таблице Преподаватели. В режиме конструктора задать следующие свойства поля Должность:

· значение по умолчанию: доцент;

· условие на значение: профессор OR доцент OR ассистент;

· сообщение об ошибке: неверно введена должность;

· обязательное поле: да;

· Задать ключ таблицы: “код преподавателя”;

· Закрыть таблицу, присвоив ей имя Преподаватели.

7. Разработать схему данных, т.е. создать связи между таблицами. Для этого:

· щелкнуть по кнопке Схема данных на панели инструментов или выполнить команду Сер­вис/Схема данных. На экране появится окно «Схема данных»;

· щелкнуть по кнопке Добавить таблицу на панели инструментов или выполнить команду Свя­зи/Добавить таблицу;

· в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкнуть по кнопке Добавить;

· перевести выделение на имя следующей таблицы и щелкнуть по кнопке Добавить. Аналогично добавить оставшиеся две таблицы;

· закрыть окно, щелкнув по кнопке 3акрыть;

· создать связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, щелкнуть левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащить курсор на поле «Код дис­циплины» в таблицу Оценки, а затем отпустить кнопку мыши. На экране откро­ется окно «Связи»;

· установить флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему;

· установить флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскад­ное удаление связанных записей,