Свод главных цифровых показателей работы.

В отчёте должно найти отражение выполнения контрольных показателей МОБ (ЦБС) по количеству читателей, книговыдаче, запланированным на год и выполненным в % соотношении к годовому плану, посещениям.

Даётся анализ выполнения библиотеками плановых заданий года. Необходимо указать только реально обоснованные причины их изменения или нестабильности.

Наличие аналитической обработки цифровых показателей в информационном (текстовом) отчёте является кардинальным отличием от статистического отчёта.

 

3.Мероприятия по привлечению читателей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки.

Отражает мероприятия по расширению видов услуг, по введению новых форм обслуживания, инновации в работе и меры по формированию привлекательного образа библиотеки.

 

Организация библиотечного обслуживания.

В этом разделе отчета следует осветить следующие аспекты деятельности:

· формы библиотечного обслуживания (наличие «ночного абонемента», открытый доступ , библиотечные пункты выдачи, выездные читальные залы и т. д.);

· наличие профилированных филиалов, новых структурных подразделений, центров (особенности их работы в отчетный период, услуги, которые оказываются этими структурными подразделениями);

· рекламная деятельность, связь с общественными организациями, учреждениями, учебными заведениями (реклама библиотеки в СМИ, связь библиотеки с местной администрацией, предпринимателями, некоммерческими организациями, обществами и т. д. Какие совместные акции были проведены, в каких мероприятиях, и в каком качестве участвовали представители различных организаций и частные лица. Можно указать какие публикации в прессе принадлежат сотрудникам библиотеки, а какие упоминания в СМИ инициированы их представителями).

 

Содержание и организация работы с читателями.

Указываются цели проведения библиотечных мероприятий и их результаты. Из текста отчета должно быть ясно – для чего проводится именно это мероприятие и каковы основания для выбора именно такой формы его проведения.

Циклы мероприятий, и тем более каждое мероприятие, не стоит подробно описывать, но можно остановиться на наиболее крупных, тех, которые являлись наиболее актуальными с точки зрения поставленных перед библиотекой задач.

Кратко анализируется содержание по основным направлениям работы, выделяются приоритетные темы и полученные результаты, обосновываются достижения или раскрываются причины неудач проделанной работы.

Можно охарактеризовать читательские группы, на которые были рассчитаны программы чтения, сколько читателей привлечено в библиотеку, к чтению и выводы от полученных результатов по продвижению чтения.

 

4.Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам.

Схема годового отчета о методической работе совпадает со схемой годового плана организационно – методической деятельности.

Необходимо отразить в отчете, какие задачи были поставлены перед методическим руководством и какие в них были внесены изменения; дается общая оценка того, насколько справился отдел с поставленными задачами.

Далее в отчете отражаются достигнутые результаты, трудности, с которыми пришлось столкнуться и пути их преодоления. Полагается отразить, как был выявлен и как внедрялся передовой опыт, каковы его результаты по объединению.

Желательно не только указывать мероприятия, проведенные отделом, перечислять выпущенные методические материалы, но и объяснить, почему именно проведение этих мероприятий и выпуск именно этих материалов был приоритетным.

Важно проследить, каким образом рекомендации методистов используются в филиалах.

Если в отчете упомянуто какое – либо социологическое исследование, проводившееся в библиотеке, то следует обозначить не только цели проведения, но и то, каким образом были использованы его результаты в работе библиотеки.

 

5. Проектное развитие библиотеки.

Следует осветить работу библиотеки по участию в целевых комплексных программах, проектах, описать вариант составленного и поданного на конкурс проекта, его результативность и дальнейшие планы по совершенствованию этой деятельности.

 

6. Издательская деятельность.

Что удалось издать библиотеке в отчетном году, какие материалы составлены и изготовлены библиотекой, а какие выпущены типографским способом, почему именно эти материалы, каково их значение для повседневной практики библиотек.

 

7. Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате

Обязательно раскрываются мероприятия по обеспечению сохранности книжного фонда (проверка, переплет, контроль за выносом изданий из библиотеки, мероприятия по санитарно – гигиенической защите фонда, противопожарная защита фонда), существуют ли проблемы с сохранностью библиотечных фондов в МОБ, какие это проблемы, много ли документов выбывает из библиотек по этим причинам, причины решения этих проблем.

В отчете отражается поступление и выбытие документов по отраслям, в % соотношении к фонду, указываются причины выбытия. Приводится анализ данных по обновляемости фонда, книгообеспеченности, читаемости.

Указываются меры по восполнению книжного фонда, предпринятые библиотекой, проведённые акции поддержки; следует назвать количество полученных книг в дар от читателей и из областной библиотеки.

Отражаются мероприятия по переводу фондов на новые технологии и организация электронного каталога, создание электронной базы данных.

В этом же разделе желательно проследить вопрос распределения поступившей литературы по отделам библиотеки.

 

Раскрываются вопросы изучения тематического и видового состава фонда, уточняется профиль комплектования, развития и использования фонда, отражаются источники комплектования,

В этом разделе желательно проследить следующее:

· каким образом определяются приоритетные направления комплектования, что это за направления,

· как решается вопрос о распределении поступившей литературы, что является определяющим фактором в распределении книг в ту или иную библиотеку МОБ.

 

8. Развитие материально – технической базы

Раскрываются мероприятия по приобретению библиотечного оборудования, библиотечной техники, технических средств, транспортных средств, по ремонту и переоборудованию зданий и помещений.

 

9.Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы.

Указывается поступление средств в библиотеку (всего и источники поступления), использование поступивших средств по статьям сметы расходов, анализируются статьи финансирования (заработная плата, ремонтные работы, приобретение литературы и т.д.)

 

10. Социальное развитие коллектива.

Вопросы улучшения условий труда, решения проблем материального, бытового устройства, различных видов социальной поддержки членов коллектива, проведения оздоровительных мероприятий освещаются в этом разделе .

 

11.Меры по совершенствованию управления библиотекой.

Указывается штат, число вакансий, число работников со средним специальным, с высшим специальным образованием, число работников с образованием не по специальности.

Отмечаются возможности повышения квалификации (мероприятия методического отдела, учебные заведения, работа с молодыми специалистами).

 

 

P R – деятельность учреждения культуры.

Аналитика и планирование PR – кампании

Кампания в сфере паблик рилейшнз ( PR ) – комплексное и многократное использование PR – средств в рамках единой концепции и общего плана воздействия на мнения и отношения людей в целях поддержания репутации, создании и популяризации имиджа.

PR – кампания – это логическая последовательность действий, состоящая из 4 этапов :

¨ исследовательской (аналитической) работы;

¨ планирования (плюс подготовка);

¨ реализации;

¨ оценка эффективности.

 

Аналитический этап PR – кампании

На аналитическом этапе PR – кампании происходит сбор, обработка, анализ всей информации, необходимой для проведения задуманной акции. Структура аналитической части PR – кампании содержит подробный перечень негативных и позитивных факторов, действующих в рамках ситуации (что работает в пользу данной PR – кампании, а что противодействует её реализации).

Оценка ситуации.Первый этап начинается с оценки ситуации и определения оснований для проведения PR – акции, а именно оценки проблем и возможностей учреждения. К примеру, перед учреждением культуры может стоять проблема несоответствия существующего имиджа стратегическим планам учреждения или иметь место кризисная ситуация, негативно влияющая на отношения с целевыми группами общественности. При этом

 

среди возможностей, которые открываются перед учреждением

культуры, можно назвать увеличение финансового, кадрового,

производственного потенциала, выход на новые целевые аудитории

и рынки, создание новых конкурентных преимуществ, рост уровня

доходов.

Определение целей. После того как определены и сформулированы проблемы и возможности наступает этап постановки целей и задач PR – кампании. Собственно говоря, определение цели представляет собой перевёрнутую формулировку проблем и возможностей.

К примеру, если проблема учреждения культуры формулируется как отсутствие у массовой аудитории представления о такой его услуге как фитнес – клуб, то и основную цель PR – кампании можно сформулировать следующим образом: «Сформировать у массовой аудитории представление о возможностях, которые предоставляет новое оздоровительное объединение – фитнес – клуб».

Цели можно классифицировать следующим образом:

¨ простейшая цель – установка начальных отношений общения между

инициаторами PR –кампании и целевой аудиторией;

¨ промежуточная цель – укрепление доверия к PR – обращению, инициаторам

PR - кампании и целевой аудиторией ;

¨ главная цель – изменение поведения и побуждение целевой аудитории

к практическим действиям в рамках PR – кампании.

Анализ элементов коммуникации. На аналитическом этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации источников сообщений, целевых аудиторий, самих сообщений (информационных посланий) и каналов их распространения.

Изучение источников сообщений (информаторов) представляет собой выявление тех сотрудников в учреждении культуры, которые будут наиболее эффективными коммуникаторами для решения целей конкретной PR – кампании. Эта эффективность может быть определена по следующим критериям :

¨ степень влиятельности источника сообщения (способность добиваться понимания целевой аудиторией того, что он может изменить ситуацию, поскольку облечён властью принимать решения);

¨ умение вызывать доверие (способность добиваться оценки сообщения получателем как истинного или правдоподобного);

¨ привлекательность (соответствие таким характеристикам как сходство

(подобие) с представителями целевой аудитории, узнаваемость (известность),

физическая привлекательность).

Такими эффективными коммуникаторами могут быть первые лица организации – директор и его заместители, руководители наиболее важных для целевых аудиторий служб и отделов, а также ключевые информационные фигуры организации – руководитель и сотрудники отдела по связям с общественностью, отдела стратегического планирования, пресс – секретарь. Необходимо выявить их коммуникативную компетентность, адаптивность к аудитории, психологическую готовность к работе с внешней средой, в т. ч. в условиях её агрессивности и давления.

 

Процесс исследования сообщений – это изучение содержания

(что сказать? ) и формы (как сказать?) тех PR – материалов,

которые в ходе кампании учреждение культуры адресует

целевым аудиториям.

При анализе сообщений выявляются их жанровые особенности, сила и действенность используемых выразительных средств, соответствие лексики культурно – образовательному уровню целевых аудиторий и в целом – сильные и слабые стороны, усиливающие или ослабевающие воздействие. Исследование каналов заключается в выборе средств, с помощью которых сообщения доставляются до целевых аудиторий.

Анализ целевых аудиторий предполагает определение групп, которые являются получателями PR – сообщений, поскольку именно на формирование или изменение сознания этих аудиторий, собственно, и направлена PR – кампания.

В качестве целевых аудиторий могут выступать персонал и менеджмент самого учреждения культуры (внутренняя общественность); журналисты; политическая и культурная элита; лидеры мнений; спонсоры; представители органов государственной власти и местного самоуправления; деловые партнёры, потребители и клиенты (специальная общественность); массовая публика.

Исследование целевых аудиторий является одним из наиболее важных компонентов аналитического этапа процесса разработки и реализации PR – кампании, поскольку неточная, неполная или неправильная информация об аудитории не позволит достичь ожидаемого эффекта запланированных PR – действий.

При этом, как правило, есть необходимость в преодолении различных помех, которые мешают нормальному протеканию процесса: барьера недоверия, незапланированного вмешательства среды, искажений, приводящих к изменению исходного сообщения.

Информация, соответствующим образом действуя на объект (целевую аудиторию или общественность в целом), оказывает на него влияние, изменяет его состояние. Весь процесс протекает на фоне конкретной обстановки, а реакция общественности изучается с помощью обратной связи. Сведения об этом передаются по каналам обратной связи и используются для корректировки замысла и последующих действий.

Определение каналов распространения информации. В процессе реализации PR – кампании важное значение приобретает способ доставки PR – обращения: любой канал распространения информации при всех достоинствах всегда имеет свои технические лимиты и ограничения. К числу возможных каналов относятся средства массовой информации, визуальные средства (например, наружная реклама), Интернет, специальные мероприятия (круглые столы, конференции, презентации, праздничные акции), распространение информации через предмет (например, сувениры с фирменной символикой). Необходимо использовать и такое средство коммуникации как личный канал (например, телефонные переговоры, личные встречи).

 

СМИ в настоящее время – это самый массовый канал,

охватывающий громадную аудиторию. Поэтому большинство

учреждений культуры стремятся сотрудничать со СМИ. Масс –

медиа со своей стороны тоже проявляют интерес к культуре.

Учреждениям культуры не только нужно сообщить о себе общественности, сам смысл существования их информационных служб – добывание новостей. Обычно выделяют три основные задачи лица, ответственного за связь с прессой:

¨ предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

¨ отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги;

¨ следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты;

¨ принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

Специалист паблик рилейшнз должен уметь написать текст, способный заинтересовать издание. Чтобы визуальные послания были эффективны, они должны чётко отвечать на три вопроса: что? кому? и где?

Приведём наиболее распространенные формы подачи информации в СМИ и на пресс – конференциях.

Пресс – справка – информация о текущих мероприятиях (о том, что не является сенсацией), например о ходе реставрации, программы чтения на лето, лекционных циклах, финансовый отчет. Информация посылается регулярно, желательно в одни и те же дни, для поддержания непрерывного её потока, исходящего от учреждения.

 

Рассчитывать, что на основе пресс – справки появятся публикации,

не следует. Смысл этой формы работы в другом – стабильный поток

сведений позиционирует учреждение культуры как надёжного

информационного партнёра, способствует налаживанию личных и

деловых отношений. Главное здесь строгая периодичность и

непрерывность.

 

Пресс – релиз (анонс или новостной) – сообщение, содержащее важную новость, например, о предстоящей презентации, премьере или вернисаже. Он готовится в таком виде, чтобы его можно было целиком или фрагментарно опубликовать. Рассылается за некоторое время до события или раздаётся во время пресс – конференции. Пресс – релиз создаётся по канонам журналистики, поэтому его автор должен знать, какие новости будут приняты СМИ ( газетой, журналом, ТВ, радио и т.д.), а какие отвергнуты.

Пресс – пакет (медиа – кит, пресс – кит) – подборка ряда материалов с приложениями и фотографиями. Пресс – пакеты готовятся по поводу очень крупных событий ( победа в республиканском конкурсе, круглая юбилейная дата и т.п.), когда учреждение культуры может рассчитывать на пристальное внимание СМИ с боковыми сюжетами и досье.

К пресс – пакету помимо главной новости можно приложить самые разные материалы исторического и архивного характера, досье, рассказ о судьбах действующих лиц, забавные случаи, отклики «сильных мира сего», статистику, финансовые выкладки. Подборка может быть весьма внушительной, чтобы редакция могла подробно и увлекательно рассказать о событии.

Пресс – тур – форма подачи информационно – новостных материалов, когда журналисты приглашаются в гости (на выезд) для знакомства с учреждением культуры.

Бекграундер – информация базового характера, не являющаяся новостью или сенсацией : описание профиля деятельности (миссии), планов, история учреждения; изложение содержания документов; статистические данные и т.д.

Бекграундер обычно раздаётся журналистам непосредственно на новостном мероприятии. Он содержит информацию, дополняющую короткий новостной пресс – релиз, и помогает журналисту подготовить нужный материал для своего издания, избежав ошибок и искажений.

Пресс– дайджест содержит сокращённую перепечатку главнейших публикаций из разных газет и журналов за определённый период времени (неделя, месяц).

Комментировать дайджест составителями не принято, своё

отношение к публикациям они демонстрируют чисто техническими

приёмами: отбором материалов, расположением (очерёдностью) их

в папке пресс – дайджеста, желанием сократить информацию без

искажения смысла.

Заявление – краткий документ, призванный объявить или объяснить позицию учреждения культуры по какому – либо вопросу. Может носить наступательный, оборонительный характер или служить для предупреждения нежелательных событий.

Информационные сборники документов предлагаются в виде экспресс – изданий

всего комплекса основных правовых актов, официальных отчётов учреждения за длительные промежутки времени (полгода, год).

Особое мнение вносит оттенок плюрализма в официальные заявления, обращения и другие документы, характеризующие позицию учреждения культуры по спорным, дискуссионным вопросам.

Опровержение публикуется вслед за оглашением заявлений, неверно толкующих позицию, точку зрения рассуждений представителей учреждения.

Информационный бюллетень содержит изложение (перечисление) главных событий в деятельности учреждения. Его объём лимитируется самим потоком новостей. По периодичности подготовки бюллетень может выходить ежедневно, раз в неделю, месяц, год. По адресной направленности бюллетень предназначается журналистам внутри страны (города), представителям зарубежных СМИ, региональным изданиям и т.д.

Экспресс – обзоры печати, выступлений по ТВ и радио носят в большей или меньшей мере аналитический характер. Специалисты (эксперты) прослеживают по группе материалов СМИ причины и тенденции развития общественной проблемы, высказывают прогноз дальнейшего хода событий, определяют возможные последствия данной проблемной ситуации.

Досье проблемы, как правило, носит тематический характер. В простейшем виде это подборка материалов прессы (газетных вырезок по определённому вопросу). Досье позволяет проследить в динамике позицию организаций, редакций СМИ относительно какой – либо социальной проблемы.

Биография – опорная фактическая информация о конкретном человеке, предназначенная для оперативного использования при возникновении соответствующего повода. Это может быть инициатива, принадлежащая какому – либо лицу, неожиданное назначение, отставка, смерть и пр.

 

Работа со СМИ даёт результаты только в том случае, если она

ведётся последовательно и объёмно, и чем активнее

используется в коммуникационном процессе обратная связь,

тем он эффективнее.

Примеры других способов распространения информации:

¨ личный канал – устное слово нередко считают наиболее универсальным средством PR;

¨ визуальный канал - всё, что человек воспринимает глазами: плакаты, вывески, схемы, указатели;

¨ Интернет.

В последнем случае важно иметь очень чёткий ответ на вопрос, кто будет потенциальным потребителем информации. От этого зависит не только внешний вид и содержание самого продукта – дизайн, уровень сложности, длина текстов и т.д. (понятно, что для интеллектуала и обычного человека, подростка и взрослого они будут разными), но и последующие шаги. К примеру, выбор сервера для размещения (стоит обратить внимание на его посещаемость, профильность, аудиторию, качество канала).

 

 

Сочетая различные способы доставки PR – обращения (т.е. каналы

распространения информации), можно сформировать и реализовать

грамотную коммуникационную политику учреждения культуры.

 

Если учреждение культуры хочет оповестить «паутину» в целом, то имеет смысл разместить ссылки на общих поисковых серверах. Обращаясь к более узкой аудитории, например, ценителям прекрасного, стоит воспользоваться специальными web –порталами, а также разместить кнопки, ссылки и баннеры своей страницы (в т.ч. и наградные) на близких по содержанию ресурсах.

Несмотря на то, что баннеры не дают массового притока Интернет – визитёров, они могут оказаться полезными в том случае, когда необходимо «отловить» узкую аудиторию. Например, членов бизнес – клуба, про которых известно, что они регулярно пользуются конкретным сайтом.

Можно воспользоваться специализированными списками рассылки. В качестве списка – рассылки можно использовать и свою адресную книгу.

Ещё один способ оповещения пользователей – рассылка пресс – релизов по электронным изданиям. Составляется текст небольшого объёма (примерно абзац) и в таком виде, чтобы «на том конце провода» им могли воспользоваться без доработки. Для этого имеет смысл внимательно ознакомиться с требованиями издания и его спецификой. Одну и ту же новость для интернет – периодики с разной направленностью нужно интерпретировать по – разному, делать акценты на те аспекты своего сообщения, которые интересны именно этому изданию.

Как вариант возможно и распространение информации через предмет (всё, что человек может унести с собой, купить в подарок и что в дальнейшем будет служить напоминанием и рекламой).

Таким образом, сочетая различные способы доставки PR – обращения (т.е. каналы распространения информации), можно сформировать и реализовать грамотную коммуникационную политику учреждения культуры.

Планирование PR – кампании.

После того как определены цели PR – кампании и целевые аудитории, выбраны источники коммуникации и каналы, можно переходить к этапу планирования, на котором:

¨ формируется объединённая программа, при надлежащем исполнении которой общие усилия приводят к достижению конкретных целей;

¨ обеспечивается содействие менеджмента и всех подразделений учреждения культуры, от которых зависит успех PR – кампании;

¨ создаётся возможность для активной деятельности.

Планирование позволяет увидеть ситуацию в целом, оптимизировать ресурсы и бюджеты. На этом этапе закладываются критерии для оценки эффективности PR – кампании. Поэтому необходимо максимально точно определить качественные и количественные цели для каждого мероприятия и действия, включённого в план.

Можно использовать различные виды планов PR – кампании:

¨ стратегический;

¨ оперативный;

¨ ситуативный;

¨ текущий план – график.

Стратегический или долгосрочный план предусматривает мероприятия на длительную перспективу (несколько лет) и содержит перечень целей воздействия на публику, на общественное сознание, на мнение целевой аудитории. Такой целью может быть, например, постоянное поддержание в общественном мнении представления о готовности учреждения культуры к постоянному, неуклонному обновлению ассортимента своих услуг. Кроме того,

стратегический план намечает средства эффективного достижения поставленных целей (начать издание «фирменного» буклета, участвовать в долгосрочных благотворительных программах, устраивать ежегодные акции поддержки муниципальных библиотек, ежегодные встречи творческих коллективов библиотек области, устраивать актуальные выставки – экспозиции с приглашением средств СМИ и пр.).

Оперативный план охватывает мероприятия годового цикла. Годовые PR – кампании – основной вид планомерного воздействия на общественное мнение и общественные отношения.

Ситуативный план PR – кампании решает локальные задачи, возникающие в связи с преодолением проблемной ситуации, неудачей отдельных мероприятий годового плана и помогает найти способы решения новых, впервые поставленных задач.

Каждая из позиций оперативного (годового) плана PR – кампании получает детальную разработку в виде текущего плана – графика. Предмет плана – графика – конкретная PR – акция, расписанная по временному циклу, по конкретным исполнителям и взятая в связке с перечнем материалов в средствах массовой информации.

Если PR – кампания направлена на несколько групп общественности, то имеет смысл составить план для каждой из целевых аудиторий.

К основным видам затрат на PR – кампанию относят:

¨ затраты на предварительный анализ и исследование;

¨ организацию событий;

¨ рекламную поддержку.

Главная цель бюджетного планирования PR – кампании – сделать её наименее финансово рискованной, т.е. с большой вероятностью добиться при помощи вкладываемых средств реализации промежуточных и главных целей.

Важная фаза этапа планирования – сведение всех составляющих в единый документ,

являющийся официальным и легитимным планом PR – кампании. Он должен быть завизирован соответствующими службами, подписан руководителем или заказчиком соответствующих документов ( при этом достигается эффект «разделения ответственности» за судьбу PR – кампании).

 

Реализация и оценка эффективности PR – кампании

С момента одобрения общего плана PR – кампании появляется возможность приступить к следующим её этапам: реализации – практическому воплощению разработок, сделанных на первых двух этапах; оценке эффективности – анализу соответствия достигнутых результатов тем задачам, которые были определены на этапе планирования PR – кампании.

 

Реализация PR – кампании

Основой реализации кампании выступает то, что принято называть акциями и мероприятиями, задача которых – напомнить, сообщить об учреждении культуры максимальному числу потребителей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его товаров и услуг. Однако нужно помнить, что

человеческая память имеет особенность – в ней запечатлеваются только

по – настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

Среди основных PR – мероприятий можно выделить:

¨ презентации;

¨ конференции;

¨ круглые столы;

¨ дни открытых дверей;

¨ приемы;

¨ промоушн – акции.

Презентация – представление учреждением себя, своего подразделения, какого – либо лица, услуги или продукции широкой общественности.

Поводом для презентации может стать рождение нового субъекта общественных отношений – нового (или перепрофилированного) учреждения культуры, его структурного подразделения и т.п.

Также поводом для презентации являются неординарные результаты деятельности учреждения или его официальных, творческих структур, подразделений : новая программа деятельности, новые правила взаимодействия, выставка, отчётное мероприятие, открытие благотворительного аукциона и т.д.

Действующими лицами презентации являются руководитель, официальные представители учреждения или его подразделений, в т.ч. PR – специалисты, ответственные за проведение данной презентации, которые поддерживают связь с общественностью, внедряются в деловой мир, приглашённые гости (журналисты, коллеги, друзья, потенциальные клиенты), технический персонал, обслуживающий площадку.

Важный элемент подготовки презентации – составление списка приглашённых

лиц. На презентации должны присутствовать потенциальные клиенты, деловые

партнёры, посредники, поставщики, а также представители администрации

города (района) и области, известные предприниматели, деятели науки и

искусства, другие известные люди, религиозные деятели, представители СМИ.

Заметим также, что:

¨ приглашение на презентацию знаменитых людей может сопровождаться выплатой им гонораров за участие в церемонии и вручением ценных подарков;

¨ презентации, как правило, проводятся во второй половине дня.

Триединство целей презентации – это:

¨ оповещение аудитории, результатом чего становится абстрактное знание о событии, достойном внимания, хотя и не всегда связанном с интересами всех людей;

¨ приобщение аудитории, при котором планируется, что она примет идеи презентации,

включит их в круг своих интересов и предпочтений;

¨ содействие аудитории достижению целей и задач учреждения; планируемый результат – конкретные её действия, соответствующие идеям презентации, замыслу PR – обращения.

Презентация может преследовать и второстепенные цели: развлечь участников и гостей, понравиться публике, удивить аудиторию и т.п., но главная её цель – достижение единства вышеперечисленных оповещения, приобщения и содействия.

По виду презентации могут быть внутренними и внешними. Первые проводятся в рамках одного учреждения (один из сотрудников обращается к своим коллегам) и могут быть восходящими, когда подчинённые представляют что – либо коллегам, стоящим на более высокой ступеньке служебной лестницы, и нисходящими, подразумевающими выступление руководства перед коллективом. Вторые подаются целевой аудитории вне учреждения. Их представляет коммуникатор, и они требуют гораздо более тщательного планирования, чем внутренние презентации.

По стилю презентации могут быть проактивными и интерактивными. Поскольку аудитория может быть большой, средней или маленькой, в зависимости от этого выбирается стиль проведения презентации.

В случае проактивной презентации главное действующее лицо – ведущий или выступающий, который предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Всё зависит от заранее принятых решений, а не от спонтанного развития ситуации. Этот стиль предпочтителен для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

В случае же интерактивной презентации докладчик и аудитория взаимодействуют на равных: происходит обмен информацией. Соответственно ситуация по ходу дела может корректироваться в зависимости от выдвигаемых аудиторией предложений, идей, её реакции. Этот стиль презентации хорош для маленьких аудиторий.

Что же касается численности аудитории, то здесь можно привести следующую градацию.

Большая аудитория – более 200 человек. Чем многочисленнее аудитория, тем больше она обращает внимания на личность и меньше – на предмет презентации (поэтому в данном случае необходимо красиво одеться, хорошо держаться, владеть ораторским искусством и т. д.). Презентация в такой аудитории требует официальности, максимума чёткости, минимума вопросов, то есть предполагает минимальное участие аудитории.

Маленькая аудитория – до 15 человек, наоборот требует минимума официальности,

а, следовательно, предполагает множество вопросов и ответов. На такой презентации требуется максимум знаний о предмете и навыки общения с визуальными средствами при допустимом минимуме ораторских навыков.

В средней аудитории допустим некий средний вариант, но здесь требуется умело корректировать свои действия в зависимости от качественного состава аудитории.

Во всех перечисленных случаях желательно выявить как можно больше характеристик аудитории: возраст, степень заинтересованности в предмете презентации, а также уровень образования, род деятельности и примерный доход основной её части.

Потребуется также продумать, каким образом организовать обратную связь, чтобы узнать, были ли достигнуты поставленные цели. Можно в конце презентации задать прямой вопрос, ответ на который и продемонстрирует, насколько организаторы были убедительны, а предоставленная ими информация – интересна.

Важно также определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации. В зависимости от того, что важнее в каждом конкретном случае – общение между гостями или внимание к коммуникатору, нужно соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест в зале.

Возможны следующие варианты:

¨ традиционный «театральный» стиль расположения кресел колоннами и рядами, без столиков, предпочтителен для проактивной презентации в большой аудитории;

¨ широкая и неглубокая форма расположения кресел – если предполагается достаточно много вопросов и ответов;

¨ узкая и глубокая – если необходимо минимизировать общение с аудиторией;

¨ планировка в стиле «классной комнаты» уместна, если главной целью презентации

(как проактивной так и интерактивной) является обучение;

¨ отдельные либо соединённые в виде буквы «Т» столики подойдут для презентаций с небольшим количеством приглашённых.

На самом деле вариантов может быть огромное количество, и в принципе здесь нет никаких особых премудростей: всё подчиняется в данном случае здравому смыслу.

Главное – помнить, что приглашённым людям должно быть максимально удобно делать то, что им предлагают организаторы.

 

Конференция – средство общения, обсуждения и решения проблем в научных, профессиональных и политических сообществах. Вместе с тем это и средство делового общения в целях повышения активности деятельности.

Учреждениям культуры конференции помогают реализовать те или иные идеи, продвигать услуги, создавать благоприятную для них ситуацию в обществе и бизнесе.

Конференции могут быть внутренними (участники – члены коллектива учреждения культуры) и внешними (участники – представители различных учреждений).

Различают научные, практические и научно – практические конференции. Также различают конференции, проводимые на постоянной основе, и разовые. Наибольший, с точки зрения PR интерес, представляют внешние научно – практические конференции, проводимые на постоянной основе.

Конференции могут проводиться:

¨ по проблемам организации и управления учреждением;

¨ вопросам сотрудничества учреждений;

¨ проблемам политики, экономики, образования и собственно культуры.

Тема конференции должна быть прямо или косвенно связана с направлением деятельности учреждения – организатора. Уровень конференции определяется количеством и качеством приглашённых участников, а также территориальным охватом ( региональная, межрегиональная, республиканская, международная и т. д.)

Для проведения конференции создаётся оргкомитет, в который должны войти работники учреждения культуры, а также специалисты и учёные из других организаций. Кроме основных мероприятий могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий, коктейль – вечера и т.п.

Задолго до начала конференции должна быть разработана, утверждена и разослана всем участникам программа конференции. Специалисты PR, отвечающие за подготовку и проведение конференции, должны также заранее подготовить и разослать журналистам медиа – кит конференции, куда должны войти :

¨ программа;

¨ информация об учреждении – организаторе (название, виды деятельности, структура, краткая историческая справка, перспективы) ;

¨ список участников (с указанием их регалий);

¨ тезисы наиболее важных для общественности докладов;

¨ пресс – релиз.

Круглый стол – один из способов обсуждения проблемы, выработки стратегии и тактики деловой политики учреждения культуры. Участниками круглого стола обычно являются руководители или авторитетные специалисты в профессиональной области деятельности.

Участие в круглом столе представителей учреждения культуры не только позволит решить часть проблем, но и получить достаточно широкую известность в кругах деловой общественности.

Обычно количество участников круглого стола не должно превышать 10 – 15 человек.

Работу круглого стола организует ведущий, который может заранее согласовать с его участниками сценарий, перечень и последовательность обсуждаемых вопросов и выступлений.

 

Дни открытых дверей. Для проведения такого мероприятия необходимо заранее подготовить детальный сценарий с назначением ответственного за каждую позицию.

О дне открытых дверей общественность должна быть заранее оповещена через СМИ или посредством собственных объявлений учреждения – организатора. Проведение дня открытых дверей должно широко освещаться в СМИ.

В помещениях, где будут присутствовать гости, следует разместить стенды с информацией о работе рекламируемого учреждения культуры, различный иллюстративный материал. В определённое (указанное в приглашении) время гости приглашаются в конференц – зал, где перед ними выступает руководитель учреждения.

Он даёт информацию о деятельности организации и отвечает на вопросы журналистов.

Затем слово предоставляется руководителям подразделений данного учреждения культуры. После этого, как правило, проводится экскурсия по учреждению. В завершении для избранных гостей могут быть организованы фуршет или дегустация.

 

Выставки. Учреждение культуры может либо принять участие в выставках, организуемых каким – либо выставочным комитетом (где обычно бывает представлено множество фирм), либо организовать собственную выставку, на которой оно будет представлено в единственном числе.

Целью выставки может быть продвижение учреждением своих услуг, исследование рынка и т. п.

При организации выставки нужно уделить особое внимание оформлению павильона или стенда, подготовке рекламных материалов, проспектов, прайс – листов,не забыть о сувенирах.

Приём организуется для совместного проведения времени с гостями и сочетает отдых и развлечения с деловым общением. Он может проводиться как самостоятельно, так и совместно с деловым мероприятием, например, с презентацией.

Обычно приёмы организуются в случаях:

¨ празднование торжественной даты или юбилея учреждения культуры;

¨ посещение его делегацией партнёров или другими важными лицами;

¨ проведение акции, имеющей важное значение.

Подготовка к приёму включает в себя следующие мероприятия:

¨ определение целей приёма,

¨ выбор формы организации;

¨ определение состава участников;

¨ разработку сценария приёма;

¨ рассылку приглашений;

¨ составление меню, сервировку стола;

¨ составление плана рассадки гостей за столом, порядка обслуживания гостей;

¨ написание тостов и речей.

Приёмы делятся на деловые, светские, официальные ( к которым тщательно готовятся и приглашающие, и приглашённые) и неофициальные ( которые проводятся экспромтом в рабочей или дружеской обстановке). Различают также дневные и вечерние приёмы.

Промоушн – акция – комплекс мероприятий, имеющих целью воздействие на конечного потребителя, эффективное средство продвижения товаров и услуг.

Этот вид презентации условно можно разделить на следующие две основные категории (исключая специальные нестандартные акции).

Первая – распространение листовок (иногда образцов продукции). При кажущейся «мимолётности» контакта подобная акция должна быть яркой, запоминающейся ( яркая униформа промоутеров, красивые рекламные материалы), вызвать интерес, сформировать позитивное восприятие продвигаемого продукта. В этом случае соотношение расходов и результатов зачастую себя оправдывает.

Вторая – акция- мероприятие. Она организуется как специальное мероприятие и может быть достаточно широкомасштабной, что требует анонсирования и PR – поддержки в СМИ.

В учреждениях культуры наиболее приемлем игровой промоушн – продвижение продукции игровыми методами (лотереи, конкурсы, розыгрыши призов).

Он проводится как в самом учреждении, так и на улицах, с организацией концертов, праздников и т.п. Для более широкого вовлечения целевой аудитории в проводимое мероприятие полезно использовать СМИ.

Отметим три самые важные аксиомы успеха промоушн – акции, зная которые можно обезопасить свой рекламный бюджет и провести для своего учреждения (подразделения, конкретной услуги) эффективный PR:

¨ правильно подобранные люди, творческие коллективы (очень многое зависит от того, кто будет осуществлять промоушн – акцию);

¨ тщательно проработанные идея и стратегия промоушн – акции;

¨ качественное исполнение.

 

Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что любая мелочь может сыграть свою роль – как положительную, так и отрицательную.

 

Концептуальная модель PR – кампании

Несомненно приведенный перечень PR - мероприятий далеко не полон. В целом специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения внимания СМИ. Если содержание организованных событий, масштабы, состав их участников и приглашённых гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то, несомненно, СМИ не смогут обойти их молчанием.

Таким образом, концепция PR – кампании соединяет в едином замысле постановку целей и задач, формулировку основной проблемы, а также принципиальный способ решения проблемы и средства реализации планов действий (ближайших, перспективных, стратегических)

 

Оценка эффективности PR – деятельности

Спецификой PR – кампании в деятельности учреждения культуры является сложность оценки её результатов из – за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. Возможно применение следующих форм оценки эффективности PR – кампании.

При оценке по принципу «план – факт» результативность рассматривается с точки зрения всех запланированных мероприятий, акций, коммуникаций. Грамотно и качественно составленный план с достаточной степенью точности отражает достижение запланированных результатов.

Оценка по принципу «от достигнутого», как правило, применяется при достаточно регулярных акциях одного типа (например, ежегодный день открытых дверей) и позволяет сравнивать планируемые показатели сходных мероприятий, выделяя

достижение или их отсутствие, учитывая бюджет каждого из сравниваемых мероприятий.

В случае оценки по принципу «цель – конечный результат» эффективность PR – кампании оценивается как реализация поставленных целей, естественно, с учётом временных и финансовых соответствий плану.

Другими словами, к числу основных параметров, которые необходимо учитывать при анализе эффективности PR – кампании, могут быть отнесены :

¨ степень информированности общественности, способствующая продвижению новых идей и проектов;

¨ уровень развития мотивации специалистов учреждения культуры, способствующий укреплению сплочённости коллектива;

¨ наличие признаков установления взаимопонимания между учреждением и его социальной средой, исключающих неприятные неожиданности;

¨ наличие новых идей и проектов, открывающих новые перспективы развития и роста учреждения культуры;

¨ выход на новые рынки и новые целевые аудитории;

¨ преодоление изоляционизма и замкнутости в менеджменте, сотрудничество с профильными учреждениями и организациями;

¨ обеспечение и развитие роста, диверсификации и прогресса учреждения культуры;

¨ осознание и поддержание социальной ответственности.

Publik Relations – как технология взаимодействия с обществом и способ влияния на общественное мнение – очень важна для государственных учреждений культуры, успешная деятельность и даже само существование которых напрямую зависит от того, насколько они востребованы и признаны обществом.

 

Список использованных источников:

1.Ашервуд Б.Азбука общения или Public relations библиотеки. – М. Либерия, 1995. – 174 с.

 

2.Ашервуд Б. Видимая библиотека: практическое руководство по паблик рилейшнз (связям с общественностью для работы публичных библиотек ) /Б. Ашервуд; пер. с англ. – М., 1992. – 51 с.

 

3.Козлова Т. В.PR – деятельность учреждения культуры /Т. В. Козлова. – Справочник руководителя учреждения культуры. – 2006. -№ 12. – С.50 – 57.

 

4. Козлова Т. В.PR – деятельность учреждения культуры /Т. В. Козлова. – Справочник руководителя учреждения культуры. – 2007. -№ 2. – С.42 – 49