Дисциплина СЭДвС ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра «Строительные конструкции»
Дисциплина «СЭДвС»
ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ DOMINO DESIGNER
2013 год СодержаниеВведение
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задачи. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления, он исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Упорядочивание документооборота начинается с составления реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется маршрут движения, от момента возникновения документа до уничтожения или отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа подробно описывается: определяется инициатор, ответственный за выполнение каждого этапа, куратор, список подписывающих, список рассылки.
Такой подход позволяет упорядочить документооборот, исключить дублирующие документы и функции, и как следствие - оптимизировать работу в целом.
Для организации электронного документооборота в настоящее время существует большое количество разнообразных по функциональным возможностям и ценовым характеристикам программных средств. Но зачастую установка системы «под ключ» не приносит желаемого эффекта, поскольку на предприятии существуют некоторые особенности, которые требуют тонкой подстройки готовой системы под нужды управления предприятием. В этом случае следует обратить особое внимание на класс систем, являющихся своеобразной «платформой» для организации документооборота на предприятии. Одной из таких систем является система организации коллективной работы с документами Lotus Notes.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ.
Цель работы
Целью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом и возможностями программного средства Domino Designer, предназначенного для проектирования форм документов.
Теоретические сведения
Основными элементами баз данных Notes являются формы. С их помощью создаются документы с информацией, которая хранится в базе данных. Форма – это… Основными элементами форм являются поля – при создании документов пользователь… Также в формах присутствует некоторая текстовая информация, которую в режиме заполнения формы изменить нельзя. Обычно…Порядок выполнения работы
Создание БД без использования шаблона.
2. В появившемся окне выбрать пункт «Создать новую БД». 3. В появившемся диалоговом окне (рис. 1) присвоить название базе данных,… Название базы данных должно соответствовать варианту задания, полученного от преподавателя, например, «Заявления в…Проектирование элементов форм.
Для создания форм также можно воспользоваться командой меню Создание/Конструктор/Форма. На экране появятся три области: область формы – чистый лист,… Процесс проектирования формы включает следующие основные этапы: 1. Определение атрибутов формы;Определение атрибутов формы.
Рис. 2. Определение свойств формы. На вкладке Сведения о формеможно задать следующие атрибуты:Создание поля.
Подведите курсор к тому месту формы, куда вы планируете разместить поле. Выполните команду Создание/Поле. Откроется диалоговое окно Свойства поля… Рис. 5. Окно для задания свойств поля.Создание подформы.
Создание подформы аналогично созданию формы. Выполните следующие действия: 1. Создание/Конструктор/Подформа. Откроется окно проектирования подформы, для… 2. Задайте атрибуты подформы – Конструктор/Свойства подформы (рис. 9).Создание раздела.
Разделы используются в формах с большим количеством полей и статического текста, затрудняющих просмотр формы на экране. Разделы можно сделать свертываемыми и развертываемыми, что позволяет сделать форму более компактной и удобной для просмотра. Можно создать раздел с ограниченным доступом.
Для создания обычного раздела выполните следующие действия:
1. Откройте нужную форму в текущей базе данных.
2. В форме выделите текст, поля и другие элементы, которые будут входить в раздел.
3. Выполните команду Создание/Раздел/Обычный. В результате создается раздел с заголовком, соответствующим первой строке выбранного фрагмента формы. Если поместить курсор в пустую строку и выполнить ту же команду, будет создан раздел с заголовком «Раздел без имени».
Для редактирования раздела в главном (верхнем) меню появляется пункт «Раздел».
3.3. Создание документа «О базе данных»
Каждая база данных должна содержать документ, позволяющий получить определенные сведения о ней – какого типа информация содержится в базе данных, кому она предназначена, кем разработана. Для создания подобного документа проделайте следующие действия:
- откройте базу данных в Domino Designer;
- в области навигатора выберите Другие/Ресурсы базы данных;
- создайте документ «О базе данных».
При открытии базы данных пользователем Lotus Notes именно этот документ должен отображаться в первую очередь. Для этого в Domino Designer выберите команду Файл/База данных/Свойства (рис. 10).
Рис. 10. Окно свойств базы данных.
Затем на вкладке Запуск выберите из списка «При открытии в клиенте Notes» пункт «Открыть документ «О базе данных».
Создание закладки и значка БД.
Каждая база данных должна иметь значок, который помогает быстро отыскать ее в рабочем пространстве. Для этого служит закладка базы данных. Закладка содержит псевдоним базы данных, который по умолчанию совпадает с ее названием, и значок. Можно отредактировать значок, который присваивается по умолчанию, или создать новый.
Для редактирования существующей закладки проделайте следующие действия:
- щелкните правой кнопкой мыши в области навигатора вашей базы данных и выберите команду «Переименовать закладку…»;
- убедитесь, что название базы данных, имя файла и закладка разные;
- щелкните правой кнопкой мыши в области навигатора вашей базы данных и выберите команду «Сменить значок закладки…»;
- в появившемся окне (рис. 11) вы можете выбрать картинку из предложенного списка, а можете создать свою в GIF-, JPEG- или BMP-формате;
Рис. 11. Окно создания значка базы данных.
- разместите вашу закладку на «Панели закладок», перетащив ее мышкой (область панели закладок – узкая серая полоска – располагается слева от области навигатора).
Заполнение форм (создание документов).
Спроектированные и сохраненные формы предназначены для создания документов пользователями. Заполнение форм возможно только в режиме Lotus Notes при выполнении команды Создание/<Имя формы> (рис. 12).
Рис. 12. Вид документа, заполняемого по спроектированной форме.
Контрольные вопросы.
1. Что такое форма документа?
2. Из каких элементов состоит форма?
3. Где находится область навигатора базы данных в Domino Designer и что она содержит?
4. Какие типы данных могут содержать поля формы?
5. Для чего служит закладка базы данных и где она располагается?
6. Для чего предназначена подформа?
7. Для чего служит раздел в форме?
8. Какими способами можно создавать документы (заполнять формы)?
9. Какие сведения содержит документ «О базе данных»?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2.
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЙ И ПАПОК
Цель работы
Целью работы является изучение особенностей разработки представлений базы данных с использованием программного средства Domino Designer.
Теоретические сведения
В представлениях и папках имеются два главных элемента: 1) строки, отображающие документы и категории; 2) столбцы, отображающие определенную информацию из документов.Порядок выполнения работы
Прежде чем приступить к выполнению лабораторной работы, необходимо создать документы (не менее 5-6) в базе данных, разработанной на предыдущей лабораторной работе.
1. Отредактировать представление «Без имени», созданное в базе данных по умолчанию.
2. Спроектировать 3 новых представления базы данных таким образом, чтобы в них отображалась информация с разных точек зрения.
3. Использовать при разработке представлений разные стили для оформления заголовков и данных.
4. Использовать при разработке представлений сортировки и простые функции Notes. Использовать разные стили для отображения категорий и документов.
5. Разработать 2 папки и поместить в них документы. Удалить один из документов из какой-либо папки.
Определение свойств представления.
3.1.2. Выберите в области навигатора базы данных строчку Представления. На экране появится строчка с параметрами представления, создаваемого в базе… Рис. 13. Представление базы данных по умолчанию.Создание столбцов представления и определение их свойств.
После задания имени представления откроется окно проектирования представления, аналогичное окну проектирования формы. Оно состоит из двух основных… Рис. 15. Окно проектирования представления.Определение содержимого столбцов.
Простая функция – в столбце будет отображаться результат выполнения простой функции Notes. При этом в списке в области конструктора появятся 13… Таблица 1. Простые функции Notes Простая функция Возвращаемый результат Автор(ы) (составное…Задание критериев отбора документов в представление.
При создании представления в нем по умолчанию будут отображаться все документы базы данных. Однако можно задать один или несколько критериев отбора документов для отображения их в представлении. Критерий отбора документов определяется в области конструктора в левом нижнем углу окна проектирования представления – в небольшом окне «Объекты и списки».
Выберите вкладку Объекты, далее – строчку Отбор документов. В правой нижней части области конструктора появится окно *** (Представление): Отбор документов.
Существует два варианта использования этой области для задания критерия отбора документов в представление:
1. Простой поиск. В этом случае на экране внизу появляется кнопка Добавить условие. При нажатии на нее открывается окно диалога, с помощью которого можно задать условия отбора документов (рис. 19).
Рис. 19. Окно задания условий отбора документов.
Например, в представление можно отобрать только документы, созданные по определенной форме. Для этого из списка Условие нужно выбрать вариант По форме и нажать кнопку Добавить.
2. Формула. В этом случае в поле ввода можно задать формулу отбора документов. По умолчанию в этом поле находится формула SELECT @All, в соответствии с которой выбираются все документы. Нужную формулу отбора документов можно выбрать из списка функций и полей в окне «Объекты и списки» на вкладке Списки/@-функции в формуле.
Создание нового представления.
Рис. 20. Окно создания нового представления. Задайте или измените параметры представления:Сортировка и использование категорий.
Если на вкладке Сортировка окна «Столбец» (рис. 17) выбран тип сортировки По группам, то Notes позволяет сгруппировать документы, имеющие в столбце… Например, в базе данных «Практика» можно сгруппировать списки студентов по… Таким образом, может быть получена иерархия категорий до 32 уровней вложенности.Проектирование папок и работа с документами в папках
Основное отличие папок от представлений заключается в отсутствии критерия отбора документов в папку. В начальном состоянии папка пуста, но в любой… Проектирование папок отличается от проектирования представлений только… Для создания новой папки в области навигатора базы данных щелкните мышкой на строчке Папки. Откроется окно с перечнем…Контрольные вопросы.
1. Что такое представление базы данных?
2. В чем отличие представления от папки?
3. Что такое категория?
4. Сколько уровней вложенности может иметь иерархия категорий?
5. Приводит ли к физическому удалению документа удаление его из папки?
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3.
ДЕЙСТВИЯ, ФУНКЦИИ И КОМАНДЫ NOTES
Цель работы
Целью работы является изучение некоторых наиболее распространенных функций и команд Notes, применяемых при разработке базы данных, а также возможностей автоматизации работы пользователей в процессе ведения базы данных.
Теоретические сведения
Функции представляют собой оператор, который определенным образом обрабатывает данные и присваивает значения переменной.
Функции можно объединить в следующие основные группы:
Текстовые - позволяют управлять текстом и преобразовывать данные, представленные в текстовом формате, в другие форматы и наоборот. Позволяют контролировать длину поля, выделять любое количество символов из поля.
Математические - работа с числовыми данными.
Время и дата - действия над значениями времени и даты. Очень полезны для вычислений значений по умолчанию.
Логические - позволяют осуществить выбор. @IF - позволяет строить достаточно сложные логические конструкции, т.к. обладает свойством вложенности.
Функции обработки документов – позволяют проводить статистическую обработку документа (например, сколько присоединений имеет документ).
Как получить информацию о функции или команде.
При разработке в DominoDesigner форм, представлений, агентов в левом нижнем углу экрана появляется область объектов и списков. На вкладке Списки находится выпадающее меню с тремя опциями:
· поля базы данных;
· @-функции в формуле;
· @-команды в формуле.
Открыв нужный список, найдите функцию или команду, укажите на нее мышкой и нажмите F1 или клавишу Справка. Вы получите подробные инструкции на английском языке о синтаксисе команды или функции с примерами ее применения.
Некоторые функции Notes
If(условие1;действие1;условие2;действие2;...;условие99; действие99;иначе_действие)
Оценивает условия: если условие истинно (TRUE), Notes выполняет действие, указанное сразу же после условия. Если же условие не истинно (FALSE), Notes переходит к проверке следующего условия и т.д. Если ни одно из условий не истинно, Notes выполняет "иначе_действие".
Можно указать до 99 условий и соответствующих им действий, и только 1 действие, которое выполняется, если не соблюдается ни одно из указанных условий. Как только находится условие, оцененное как истинное (TRUE), Notes выполняет связанное с ним действие и игнорирует оставшуюся часть выражения.
В своей простейшей форме функция имеет вид: @If(условие; действие; иначе_действие)
Примеры
@If(CostOfGoods>=12.45;"Сверх бюджета";"Соответствует")
Просматривает значения в поле CostOfGoods. Если значение больше или равно 12.45, условие истинно (TRUE), и возвращается строка Сверх бюджета. Если значение меньше 12.45, условие ложно (FALSE) и возвращается строка Соответствует.
@If(CostOfGoods>=12.45;"Сверх бюджета";"")
В этом примере, если CostOfGoods меньше 12.45, возвращается нулевая строка.
@If(CostOfGoods>12.45;"Сверх бюджета";CostOfGoods<12.45;"Соответствует"; "На пределе допустимого")
В этом примере @If просматривает значения в поле CostOfGoods; если значение больше 12.45, возвращается строка Сверх бюджета; если нет, Notes переходит к следующему условию. Второе условие также рассматривает значения в поле CostOfGoods, и, если значение меньше 12.45, условие истинно, и возвращается строка Соответствует. Если же значение равно 12.45, Notes выполняет действие "иначе" и возвращает строку На пределе допустимого.
IsNewDoc
Осуществляет проверку на новизну документа. Если документ новый, возвращается значение TRUE, если документ уже сохранен в базе данных, возвращается FALSE.
Эту функцию можно использовать в сочетании с функцией @If, чтобы задавать заголовок окна создаваемого документа Notes.
Пример
@If(@IsNewDoc;«Новый документ»;ФИО)
В этом случае при создании документа в заголовке окна будет надпись «Новый документ», при сохранении этого документа Notes подставит в заголовок окна содержание поля ФИО.
SetEnvironment(переменная;значение)
Устанавливает или возвращает значение переменной среды в файле NOTES.INI пользователя. @Environment возвращает текстовое значение; чтобы использовать возвращенную строку для арифметических действий, необходимо преобразовать ее в число с помощью функции @TextToNumber. Имя переменой должно заключаться в кавычки. Если указан перечень переменных, Notes возвращает значения всех переменных в перечне.
@Environment удобно использовать для сохранения специфических установок пользователя. Это единственный способ передачи значений из одной макропрограммы в другую. Такая необходимость может возникнуть при заполнении двух форм документов, в каждую из которых требуется ввести одинаковую информацию.
Пример
В базе данных «Рецензии на дипломный проект» содержится 2 формы – «Отзыв рецензента» и «Анкетные данные рецензента». При написании рецензии информация о рецензенте должна появиться в обеих формах, но вводить ее нужно только один раз. Для этого в одной форме, по которой заполняется исходный документ, создается поле изменяемого типа (например, ФИО_рецензента). В другой форме, по которой автоматически заполняется порождаемый документ, создается поле вычисляемого типа (например, ФИО_рецензента_1).
Кроме того, в исходном документе нужно поместить кнопку, при нажатии которой будет происходить автоматическое заполнение порождаемого документа. Кнопка должна содержать следующие команды и функции:
@SetEnvironment("n"; ФИО_рецензента); - присвоение переменной «n» значения поля ФИО_рецензента.
@Command([FileSave]); - команда сохранения исходного документа.
@Command([Compose]; ""; "Анкетные данные рецензента") - команда создания порождаемого документа (форма «Анкетные данные рецензента» должна быть создана заранее).
Каждая команда и функция начинается с новой строки, каждая строка отделяется друг от друга точкой с запятой. После выполнения указанных команд и функций переменная «n» содержится в файле Notes.ini.
В вычисляемом поле порождаемого документа должна находиться следующая формула:
@Environment(«n») - для данных текстового типа.
Эта функция выбирает из файла Notes.ini переменную «n», считывает присвоенное ей значение поля ФИО_рецензента и подставляет в соответствующее поле порождаемого документа.
Порядок выполнения работы.
1. Создать панель действий для формы (использовать как минимум одно системное действие и одно собственное, например, кнопку с командой Сохранить документ (@FileSave)).
2. Создать панель действий для представления (использовать как минимум одно системное действие и одно собственное, например, кнопку с командой Редактировать документ (@EditDocument)).
3. Создать агента для базы данных, который изменял бы значение какого-либо поля в документе или перемещал бы документы из представления в папку.
4. Использовать функцию @If для задания заголовка окна документа и проверки какого-либо условия.
5. Связать два документа в одной базе данных, используя функции и команды Notes и гиперобъект-кнопку.
6. Вложить документ MS Word в документ Notes.
7. Связать два документа из разных баз данных, связать документ с представлением из другой базы данных, связать документ с другой базой данных.
Панель действий для формы.
Панель действий присутствует на экране постоянно, она не прокручивается вместе с текстом документа. Набор действий в панели является специфичным для… Если открыть окно проектирования формы и выполнить команду Вид/Область… Назначение предопределенных действий Notes сведено в таблицу 2.Панель действий для представления.
При проектировании представлений можно создавать действия, расположенные в панели действий представления (рис. 25).
Панель действий представления – это непрокручиваемая область в верхней части окна представления. Для каждого представления разрабатывается свой набор кнопок действий. Следует помнить, что панель действий для представления содержит только те действия, которые можно выполнить над документами, не открытыми в данный момент.
Панель действий представления создается аналогично панели действий формы.
Агенты
Каждая база данных имеет в области навигатора папку «Агенты». В этой папке перечислены агенты, к которым пользователь имеет доступ в соответствии со своим уровнем. Агент – это программа, написанная разработчиком на языке Lotus Script, автоматизирующая выполнение каких-либо действий в базе данных. Они могут служить для модификации полей сразу нескольких документов, отправки почтовых сообщений, поиска специфической информации, архивирования устаревших документов и т.д. Простейшие агенты могут быть созданы любым пользователем Notes.
Агенты могут запускаться:
· из меню;
· из других агентов;
· при нажатии кнопок;
· при выполнении действий;
· в зависимости от наступления определенного заранее события (например, при поступлении новой почты, создании документов);
· по расписанию.
Агенты могут быть личными и общими. Агенты используют те же виды действий, которые применимы к представлениям и формам. Однако, если в случае представлений и форм действия выполняются только в контексте открытого представления или формы, действия агентов распространяются на все документы во всей базе данных.
Создавать агентов можно либо путем копирования и модификации ранее созданных агентов, либо путем использования конструктора агентов.
При создании нового агента нужно в области навигатора базы данных развернуть папку Общий код и щелкнуть мышкой на строчке Агенты или выбрать из меню команду Создание/Конструктор/ Агент. Появится область проектирования агентов (рис. 29), состоящая из двух частей – окна объектов и окна действий, содержащего команды, выполняемые агентом.
Далее нужно проделать следующие действия:
1) В окне свойств агента на вкладке Общие задайте имя агента, стараясь, чтобы оно отражало назначение агента или выполняемые действия.
2) Задайте тип агента – общий или личный. Общих агентов могут создавать пользователи с уровнем доступа не ниже Разработчика. После сохранения агента тип изменить нельзя.
Рис. 29. Область проектирования агентов.
3) В разделе Запуск выберите, когда агент должен запускаться – по наступлению события или по расписанию. Оставьте по умолчанию опцию При выборе из меню Действия. Установите, с какими объектами будет работать этот агент – со всеми документами в базе данных, только с новыми документами и т.д. (выберите из списка возможных объектов).
4) Закройте окно свойств агента и перейдите к описанию действий, которые должен выполнить агент, в окне (Агент): Действия(правая часть области проектирования агента).
Если вы выберете Простые действия, нажмите кнопку Добавить действие и укажите необходимое действие из выпадающего списка предопределенных действий (рис. 30). Можно выбрать только одно из 14 простых действий.
Если вы выберете Формула, то должны будете написать соответствующую формулу с использованием функций и команд Notes, которые можно взять из соответствующих списков окна Объекты (левая часть области проектирования агента).
Рис. 30. Окно добавления действия, выполняемого агентом.
5) Сохраните и закройте агент.
В результате в области навигации базы данных в папке «Агенты» появится запись об агенте, состоящая из нескольких колонок.
Первая колонка содержит флажок для автоматического запуска агентов при наступлении определенных событий.
Во вторую колонку – Имя/Заметки в одну строку заносится имя агента, а в другую – комментарий, поясняющий функцию агента.
Колонка Триггер содержит краткую информацию о триггере – событии, запускающем выполнение агента. Возможны следующие варианты значений триггеров (табл. 3):
Таблица 3
| Триггер | Назначение |
| Меню | Агент запускается из меню командами Действия |
| Скрытый | Агент запускается либо из папки «Агенты», либо из @-формулы |
| Модифицированные | Агент обрабатывает либо новые документы, либо документы, модифицированные с момента предыдущего запуска агента. |
| Новая почта | Агент запускается при доставке в базу почтовых сообщений |
| Вставленные | Агент запускается при вставке документов в базу из буфера обмена |
| По расписанию | Агент запускается по расписанию, и для него определен интервал запуска (от 30 минут до 1 месяца). |
Колонка Владелец содержит либо слово «общий», либо имя автора, если агент является личным.
Создание кнопок в форме (задание 5)
Кнопки, так же как действия и агенты, позволяют автоматически выполнять набор действий, определенный разработчиком.
Разница между кнопкой и действием заключается в способе использования – действия имеет смысл применять, когда необходимые операции должны выполняться над всем документом и запускаться независимо от того, какой фрагмент документа находится на экране. Если же надо определить операции над полем или фрагментом формы, целесообразнее использовать кнопки.
При выполнении задания №5 используйте пример №3 из раздела «Некоторые функции Notes».
Для создания кнопки выполните следующие действия:
1) Поместите курсор в форме там, где вы планируете разместить кнопку, и выполните команду Создание/Гиперобъект/Кнопка. Откроется окно «Кнопка» со свойствами этого объекта (рис. 31).
Рис. 31. Окно свойств гиперобъекта-кнопки.
2) Задайте параметры кнопки – имя, атрибуты текста и т.д.
3) Определите, какие действия будут выполняться в результате нажатия на кнопку. Для этого в области конструктора для кнопки выберите один из способов – Простые действия или Формула.
4) Дальнейшие шаги по созданию гиперобъекта-кнопки аналогичны шагам, выполняемым при создании агентов.
Есть некоторые особенности запуска простых действий. Все действия Запустить агента происходят в первую очередь. Действие Отправить аннотацию выполняется в самую последнюю очередь и один раз для всей совокупности документов. Остальные действия выполняются в промежутке между этими двумя, причем сначала выполняются все действия для одного документа, затем – все для второго и т.д. Действие Копировать в базу данных выполняется всегда раньше действий, связанных с отправкой почтовых сообщений и модификацией полей документа. Действие Удалить из базы данных выполняется в конце.
Обмен информацией с другими приложениями.
При создании документа Notes может понадобиться обращение к дополнительной информации, хранящейся либо в базах Notes, либо во внешнем источнике информации.
Если нужная информация содержится в другом документе Notes, можно предоставить возможность пользователю просмотреть ее, читая подготовленный вами документ. Если информация содержится в файле, можно вложить файл в документ таким образом, чтобы читатель документа мог просмотреть содержимое файла или скопировать его.
Способы обмена информации, поддерживаемые Notes:
· копирование данных в документ Notes;
· вложение файла в документ Notes;
· импорт файла в документ Notes;
· экспорт документа Notes в файл;
· внедрение данных в документ Notes и связывание документа Notes с данными из других приложений.
Выбор того или иного способа определяется как возможностями, так и преследуемыми целями.
Вложение файла (задание 6)
Технология вложения файла используется тогда, когда:
· Вы не хотите, чтобы данные становились частью документа Notes.
· Файл данных сжат или является системным.
· Пользователи могут предпочесть использовать файл с приложением-источником, а не с Notes.
· Приложение-источник не поддерживает OLE-технологию.
Чтобы вложить один или несколько файлов, нужно выполнить следующие действия:
1) Установить курсор в любое место формы в режиме проектирования и выбрать Создание/Вложение. На экране появится окно диалога «Создание вложения».
2) В окне отобразится список файлов. Выбрать нужный файл (если несколько, использовать клавишу Ctrl).
3) Notes вставит в документ соответствующие пиктограммы по одному на каждый присоединяемый файл.
Теперь при работе с каждым документом, созданным по этой форме, пользователю Lotus Notes будет доступно вложение либо в режиме просмотра, либо в режиме редактирования.
Связывание (задание 7).
Создавая связь в документе Notes, вы тем самым вставляете указатель на информацию во внешнем файле. Поскольку связь указывает на оригинальные данные, любые изменения в связанном файле отражаются в документе Notes.
Связывание имеет смысл в следующих случаях:
· Вы хотите централизовать хранение конкретной информации, которой могли бы пользоваться другие.
· Исходный файл не будет перемещаться или удаляться (иначе связь придется переустанавливать).
· Все пользователи, которым потребуется редактировать информацию, будут иметь доступ к приложению-серверу и исходному файлу на файл-сервере.