Организация деятельности руководителя ООО Флагман

Организация деятельности руководителя ООО Флагман. Директор, является важной составной частью коллектива.

Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в нужном направлении в духе сотрудничества и взаимопонимания.

Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива могут быть напрасны. Рабочий кабинет Рабочий кабинет директора имеет площадь 18 м2 и отделен от помещения в котором работают сотрудники деревянной дверью. Свет в кабинет попадает через окно расположенное со спины директора.

Общее освещение комнаты осуществляется при помощи пяти ламп расположенных на потолке одна в центре и четыре по периметру. На оконном проеме установлены жалюзи. Кондиционер в кабинете отсутствует. Комната оклеена в светло-бежевые обои, на стене с лева от директора висит две картины с пейзажем реки и гор. Рабочий стол имеет габариты 1500х630х800. На столе расположены следующие предметы - телефон слева от руководителя - лоток для документов находящихся в процессе работы слева - лоток для документов находящихся на исполнении и контроле справа - ежедневник перед руководителем - канцелярский прибор левее лотка для документов - калькулятор перед канцелярским прибором. Рабочий стол имеет дополнительно тумбочку с ящиками, в которых содержатся некоторая периодическая литература и документы.

На столе-приставке расположены персональный компьютер в центре, принтер справа, факс слева и журнал прайс. На рисунке 8 показана схема рабочего кабинета директора ООО Флагман. Рис. 8. Схема кабинета директора ООО Флагман Организация работы День начинается с оценки положения дел в организации и выявления направлений приложения усилий.

Для этой цели используются так называемые пятиминутки, на которых сотрудники отдела продаж кратко представляют отчет о проделанной работе, возникших трудностях, а затем предлагают свои варианты решения тех или иных проблем. Дополнение к описанным совещаниям два раза в неделю обычно во вторник и четверг один из докладчиков либо руководитель, либо сотрудник делает выступление на 10 - 15минут.

Данные доклады касаются некоторых аспектов работы организации и включают информацию, каким образом улучшить некоторые из данных параметров. В докладе часто приводятся примеры аналогичных ситуаций и способов их решения из практики современного менеджмента российских и зарубежных компаний. Наиболее важным на всех этапах работы директора является процесс коммуникации, так как от его качества зависит скорость передачи информации, ее достоверность, своевременность, релевантность.

Для того чтобы сотрудники не боялись передавать и не искажали информацию, существует строгое правило до 13 00 отчитывать сотрудников строго запрещается. Результат имеет положительную тенденцию, сотрудники более продуктивно стремятся выполнить свою работу, и открыто обсуждают возникающие у них проблемы при выполнении своих обязанностей, что позволяет быстрее и правильнее находить положительные решения. При этом сам процесс выглядит следующим образом, при наличии серьезных отклонений в работе сотрудника его приглашают в кабинет директора, где один на один руководитель указывает на ошибке в работе сотрудника но не переходит на личность, то чем грешат многие топ менеджеры 9, 174-175 . В течение дня в среднем приходиться тратить на различные виды работ приведен не полный перечень 1. Совещания и деловые встречи 45 - 50 2. Планирование работы 5 3. Разговоры по телефону 10 - 12 4. Работа с документами 17 - 20 5. Другие виды работ 18 . Планирование работы Два раза в месяц осуществляется анализ положения дел приблизились или нет к плановым показателям, если нет, то почему и что нужно сделать, чтобы приблизиться.

Один раз в два-три месяца анализируется степень достижения выработанных на год целей, вырабатываются новые целевые установки на следующую перспективу квартал-год. В связи с непредсказуемостью российской экономики горизонт планирования на фирме не превышает трех лет, с корректирующими действиями через каждые 9-12 месяцев.

При планировании рабочего дня я как руководитель стараюсь придерживаться матрицы условно называемой важность-срочность табл. 8 . Для важных и срочных дел отводиться время в период, которого все возмущающие воздействия незапланированные визиты или телефонные переговоры максимально исключаются.

Табл. 8. Ранжирование работы по важности и срочности Важная и срочная Неважная и срочная Срочность работы Встреча с руководителем ОМТС ВостокМеталлургМонтаж-2 Прочитать входящую корреспонденцию Согласовать условия договора с ЧелябинскСтальКонструкцией на поставку товара Отослать коммерческое предложение на запрос Уральского Меридиана, г. Пермь Важная и несрочная Неважная и несрочная Оплатить товар, предоставленный на комиссию Составить анкету для аттестации сотрудников Анализ результатов работы сотрудников Составить бюджет на рекламу в следующем квартале Важность работы Планирование осуществляется аналогично построению древа целей, когда наиболее важные дела устанавливаются на вершине, а от них разветвляются в определенной последовательности те действия, которые необходимо выполнить, чтобы достигнуть требуемых показателей рис. 2 приложение 3 . При этом наиболее важной составляющей планирования является определение необходимого времени для выполнения каждого вида работ и возможных ее резервов в случае возникновения различных возмущающих воздействий рис.3 приложение 4 . 1. Круг на сетевом графике обозначает событие каждое событие соответствует номеру в верхней части круга - событие 1 - информация собрана - событие 2 - анализ рынка и возможностей техники произведен - событие 3 - анализ по поставщикам осуществлен - событие 4 - анализ условий приобретения техники выполнен - событие 5 - решение о покупке техники принято - событие 4 - офисная техника закуплена 2. Работы на сетевом графике обозначены стрелкой продолжительность каждой работы проставляется над соответствующей стрелкой. Работа именуется в терминах выполняемого действия сбор информации, анализ рынка и возможностей техники, принятие решения и т.д 3. Резервы времени проставляются в нижней части круга и определяются путем разности между правой и левой его частью.

Проведение деловых встреч и совещаний О проведении совещания и решаемых на нем вопросах его участники информируются за ранее не менее чем за несколько часов. Это необходимо чтобы каждый участник смог подготовиться к их решению собрал необходимую информацию, подготовил краткий отчет, выработал ряд предложений. В начале совещания директор освещает причину, по которой оно было организованно отклонение от плановых показателей, снижение трудовой дисциплины и т.д Указываются возможные варианты развития ситуации и вероятные последствия.

Далее участники зачитывают отчеты по данным вопросам и выносят на обсуждение свои варианты предложений их решения.

В момент отчета выступающего запрещено прерывать, и все возникающие вопросы отмечаются на заранее приготовленном листе бумаги. Если не один из выработанных вариантов не удовлетворяет решению возникшей проблемы, то совместно осуществляется попытка выработать новое, где директор указывает ориентир, к которому должны прийти в результате положительного решения.

На этих совещаниях директор способен реально оценить эффективность такой важной составляющей как уровень коммуникации в его компании.

Деловые встречи готовятся заранее и включают ряд процедур 1. Предварительная договоренность о встрече, при которой согласовываются день и час встречи, а также место и форма ее проведения.

Деловая встреча возникает либо по личной инициативе директора, либо по инициативе делового или потенциального партнер, но в любом случае предполагает взаимную выгоду. 2. Как правило, встреча назначается в период с 10 до 11 либо с 13 до 15 часов.

Данное время считается как наиболее удобным, так и наиболее работоспособным. 3. В назначенный день осуществляется контрольный звонок, для уточнения, не возникли ли какие-то непредвиденные обстоятельства способные отменить данную встречу.

Если договоренности остаются в силе, встреча проходит по плану. 4. Перед встречей составляется небольшой план, в котором зафиксированы возможные вопросы и выработаны варианты ответов. При возможности выясняются некоторые подробности относительно личности собеседника его интересы, принципы, личностные характеристики. 5. Стиль поведения в деловой беседе выбирается исходя из позиции собеседника его заинтересованности, способности повлиять на развитие или существование кампании и собственных принципов и миссии организации, т.е. необходимо определить границы уступок, за пределы которых вы не переступите ни при каких обстоятельствах.

При этом в любом случае недопустимо принижение или оскорбление собеседника. 6. Завершение встречи. Результат любой встречи должен содержать как минимум вероятность повторной встречи, а как максимум деловое сотрудничество. Для этого необходимо подготовить несколько вариантов завершения встречи компромиссный вариант, наихудший вариант и наилучший вариант. Организация телефонных переговоров С появлением телефона стало возможным многие проблемные ситуации решать оперативно, не выходя из рабочего кабинета.

С другой стороны неэффективное использование данного вида коммуникации способно создать множество проблем, таких как нехватка рабочего времени из-за постоянных телефонных звонков или размывание основной сути при телефонных переговорах. Многие руководители решают подобные проблемы при помощи секретаря, через которого осуществляется все телефонные контакты.

К сожалению, многим небольшим организациям данный способ решения проблемы недоступен. Но это не означает, что невозможно повысить эффективность от использования телефона и в этих организациях. Для этого лишь стоит придерживаться определенных правил. Так во время выполнения наиболее важных дел или проведения деловых бесед телефон следует просто отключать, а поступающие звонки организовать через определенного сотрудника. Объяснив ему предварительно варианты поведения в различных ситуациях.

Другой способ повышения эффективности телефонных переговоров заключается в построении определенной типовой схемы разговора, которая будет охватывать большинство ситуаций. Примером может служить схема, разработанная на фирме ООО Флагман рис. 9 Рис. 9. Типовая схема телефонных переговоров Указывает на следующие действия в случае получения положительной реакции Указывает на следующие действия в случае получения нейтральной реакции Указывает на следующие действия в случае получения отрицательной реакции 2.3.