Как видим, по Файолю, первым элементом управления является предвидение (прогнозирование, планирование).

Файоль отмечает, что элементы управления будут занимать значительное место в деятельности высшего управленческого персонала и значительно меньшее (или вообще отсутствовать) в деятельности персонала, непосредственно занятого в производстве, или младшего управленческого персонала.

Вспомним, что еще недавно Адам Смит подчеркивал значение управления, но никак не дифференцировал управленческие функции. Единственная функция предпринимателя по Смиту – инвестиция капитала в приобретение рабочей силы и оборудования. Тейлор пошел чуть дальше, введя функцию планирования. Он назначил специального инструктора и выделил из общей системы управления специальное плановое бюро. Он также говорил о том, что самостоятельными действиями управленца являются контроль и организация, предвидение и координирование, но никогда не говорил об этих действиях как о важных функциях менеджера, особенно высшего звена управления и тем более в систематизированном виде.

Файоль не только перечислил основные функции, он еще и заложил основы особого направления – структурно-функционального подхода в менеджменте. Он называется так потому, что все функции расписаны по уровням управления – каждому свои и в разном объеме. Существовавшую до него линейную структуру управления предприятием Файоль дополнил функциональными службами.

Организационное проектирование Файоль начинает с простейшей организации. В ней руководитель сочетает функции и руководителя и исполнителя. В более сложной организации с несколькими рабочими руководитель уже практически освобожден от исполнительской функции. По мере расширения организации и увеличения числа работников между руководителем и непосредственными исполнителями появляется все больше и больше посредников. Так, сначала становится необходимым наличие мастеров. Наличие нескольких мастеров ведет к созданию должности заведующего мастерской. Наличие нескольких заведующих вынуждает создать должность начальника отдела и т.д.

У Тейлора была одна функция (планирование) и одно структурное подразделение (плановое бюро), у Файоля - 5 функций и целая система функциональных служб, которые составляют штат организации. Тем самым он стал родоначальником самой распространенной системы – линейно-штабной структуры.

По представлению Файоля, управление означает взгляд вперед, который делает процесс предвидения и планирования (по-французски «прозорливость») центральным в предпринимательской деятельности. «Менеджер должен оценивать будущее и предвидеть его».

Идеальный план работ должен сочетать в себе целостность (то есть общий план работ должен поддерживаться частными планами отдельных организационных структур), непрерывность (планируемые действия должны рассматриваться как элементы непрерывного плана развития), гибкость (возможность учета непредвиденных обстоятельств), и, наконец, точность (он должен быть, по возможности, максимально точным).

Сущность планирования состоит в том, чтобы предоставить возможность оптимального использования ресурсов. Кроме того, план включает возможность случайностей, которые могут произойти, и указывает методы их преодоления. План защищает предприятие от нежелательных изменений или отклонений от выбранных направлений деятельности. Необходимо участие в планировании руководителей всех отделов и всех уровней, но наибольшее внимание следует уделять планированию на нижнем уровне менеджеров, ведь именно они будут выполнять то, что запланировано.

Принципам планирования Файоля соответствовала и его теория прогнозирования, требовавшая подготовки однодневных, недельных, месячных, годичных, пяти-, десятилетних прогнозов, которые должны были корректироваться с учетом реально существующих обстоятельств. Акцент Файоля на планировании и прогнозировании был уникальным для своего времени. Он сохраняет свою актуальность и поныне.