Жизненный цикл проекта - раздел Менеджмент, Тема 1 Основные понятия проекта и управления проектами Естественно, Что У Проектов Тоже Есть Свое Начало И Завершение. Кроме Того, У...
Естественно, что у проектов тоже есть свое начало и завершение. Кроме того, у них бывают периоды роста, то есть этапы, когда потребление финансов и других ресурсов увеличивается. Они сменяются периодами стабильности, а затем спада, во время которых объем используемых ресурсов тоже изменяется. Активность нарастает с незначительного уровня на начальном этапе, достигает максимума, сокращается и сходит на нет. В простейшем случае жизненный цикл проекта включает в себя начальную, промежуточную и заключительную фазы (рис. 1.3). Когда мы говорим о жизненном цикле применительно к людям, то из названий различных этапов мам понятно, что происходит в каждый из них, например, детство, юность, зрелость, старость.
Названия этапов, которые мы будем использовать применительно к жизненному циклу проекта, тоже будут со всей очевидностью говорить о предпринимаемых на их протяжении действиях.
На этапе технико-экономического обоснования формулируется сама идея проекта, в общем плане определяются его задачи, анализируется осуществимость, составляется первичная смета расходов, намечаются конкретные способы реализации и сроки. По завершении данного этапа мы сравниваем наш находящийся пока еще в зачаточном состоянии проект с другими проектами или же оцениваем его с точки зрения установленных правил. Предстоит принять решение - да или нет, приступать или не приступать к проекту. Положительное решение приведет к следующему этапу жизненного цикла - планированию и разработке, в то время как отрицательное решение заставит отложить проект до лучших времен и, возможно, обратиться к нему вновь тогда, когда будут выделены новые денежные средства.
Рис. 1.3 Основные этапы проекта
Этап планирования и разработки включает дальнейшее прорабатывание деталей проекта и определение его конечных результатов, распределение обязанностей и утверждение сроков, уточнение объема расходов и временных рамок. По завершении данного этапа должны быть приняты решения относительно того, кто получит главные контракты на проведение работ по проекту. Уровень активности на этапе планирования и разработки тем не менее по-прежнему остается довольно низким.
Производственный этап принимает на себя главный пик активности, когда осуществляется основная часть запланированных мероприятий - налаживание эффективного контроля и проверки. С их помощью менеджер сможет определить. что сделано или не сделано, что должно быть сделано или задействовано и что нужно будет сделать или использовать в оставшееся время. По завершении данного этапа конечные результаты проекта практически достигнуты и готовы к передаче пользователям.
Заключительный этап по этап, когда проект подвергают проверке и анализу, а команду, работавшую над ним, распускают.
Как мы можем видеть, уровень активности на разных этапах реализации проекта меняется и приводит к тому, что потребность в различных ресурсах тоже бывает неодинакова. В большинстве проектов основная потребность в ресурсах ощущается во время производственного этапа, когда основной акцент делается на проведение намеченных мероприятий.
У каждого проекта есть свой жизненный цикл, т.е.временной период от момента фиксации деловой идеи до момента окончания срока окупаемости всех совокупных затрат, произведенных в связи с разработкой и реализацией проекта, скорректированных через дисконтирование в зависимости от изменения ценности вложенного в проект капитала в его денежной форме (рис. 1.4).
Проект во временном пространстве проходит через разные этапы его экономического существования:
- этап, в течение которого вынужденно осуществляются лишь затраты, связанные с подготовкой тех обязательных условий, при наличии которых только и возможно производство того товара, продукта, услуги, которые составляют суть фиксируемой деловой идеи;
- этап сдачи—приемки проектного объекта. Этот момент служит водоразделом между такими различными блоками действий, как подготовка условий для начала производства и моментом начала самого производства;
- этап эксплуатации проектного объекта до момента окончания срока окупаемости проекта, т.е. до момента 100%-ного возврата вложенного в проект капитала с учетом изменения ценности денег, этот этап называется компенсационным периодом коммерческой эксплуатации проекта;
- этап прибыльного функционирования проектного объекта, т.е. та стадия эксплуатации, на протяжении которой проектный объект начинает приносить экономическую прибыль (если деятельность действительно носит не убыточный или бесприбыльный характер), т.е. начинается так называемая "стрижка купонов", что, по существу, является следствием ранее предпринятого усилия, т.е. рискового вложения капитала — инвестирования в проект.
Правда, сам по себе жизненный цикл проекта может структурироваться по-разному — в зависимости от того, с позиций какого конкретного субъекта проектного процесса осуществляется осмысление жизненного цикла.
Так, с точки зрения проект-менеджера или организации, от имени которой осуществляется проектная деятельность, структурирование жизненного цикла проекта представляется следующим образом:
- фиксация деловой идеи, ее осмысление, экспертная оценка (некоторые специалисты трактуют этот шаг как замысел);
- прикидка, т.е. формирование представления о целесообразности детальной разработки идеи на основе грубых оценок, без осуществления точных расчетов и без "добывания" точной информации;
- принятие решения о разработке идеи;
- профессиональная разработка идеи через использование принципов и методов делового проектирования;
- сведение итогов детальной проработки идеи в бизнес-план или ТЭО и подготовка проектной документации;
- экспертная оценка бизнес-плана или ТЭО;
- принятие проектного решения;
- управление процедурой реализации проекта;
- сдача—приемка проектного объекта;
- начало коммерческой эксплуатации проекта до момента окончания срока эксплуатации проекта*.
С точки же зрения финансистов или финансового интереса жизненный цикл проекта включает три основных фазы (стадии):
- предынвестиционную;
- инвестиционную;
- эксплуатационную.
При этом сама предынвестиционная фаза включает три отдельных этапа:
- изучение инвестиционных возможностей проекта;
- предпроектные исследования;
- оценка осуществимости инвестиционного проекта*.
Если исходить из практики Всемирного банка, то жизненный цикл проекта включает такие стадии, как:
определение или идентификация деловой идеи и предполагаемого проекта, включая фиксацию и определение задач проекта в контексте целей экономического развития, подготовку предварительного ТЭО на основе эскизной проработки идеи, определения ее осуществимости или реализуемости на фоне других альтернативных идей, вся эта работа завершается подготовкой резюме, т.е. отчета о проведении этого этапа работы и выводов, отчет подписывается предполагаемыми кредитором и заемщиком;
разработка — заемщик или представители специального агентства (организации) изучают технико-экономические, финансовые, институциональные аспекты проекта, разрабатывают более детальное ТЭО и фиксируют вывод о реализуемости рассматриваемого проекта в конкретных условиях;
экспертиза — детальная проработка и осмысление всех основных характеристик и аспектов проекта, его жизнеспособности, значимости со всех точек зрения, последствий и коммерческого эффекта. Особому анализу подвергаются все свойственные проекту выгоды и затраты, воздействие на окружающую среду и т.д.;
финансирование или финансовое обеспечение проекта —на этой стадии осуществляется поиск инвесторов, выработка и принятие условий финансирования, подготовка кредитных соглашений, их подписание и реальная выдача кредитов;
реализация, т.е. осуществление всех запланированных проектных действий и работ, мониторинг хода реализации проекта, согласование изменений и завершение работ;
эксплуатация, т.е. контроль за ходом производительного процесса и управлением этим процессом;
завершающая оценка — фиксация фактических результатов эксплуатации проекта и их сопоставление с ожидаемыми или прогнозными результатами.
Все темы данного раздела:
Все проекты сопряжены с изменениями.
В процессе их реализации создается нечто новое и иногда уничтожается старое. Изменения могут быть большими или маленькими, могут никак не сказаться на нашей жизни или же наоборот возыметь серьезные
Рамки проекта
Одна из наиболее очевидных характеристик проекта - его конечный результат. Многие впадают в заблуждение и считают конечный результат единственной его характеристикой, как, например, в случае с прое
Роли при управлении проектом
Множество людей либо непосредственно участвуют в проекте, либо претендуют на часть его результатов. Такие люди называются дольщиками. Основными дольщиками в большинстве проектов являются:
Лидер проекта
Лидера проекта также называют менеджером проекта. Однако при совместном подходе к управлению проектом его основная роль — лидерство, поэтому в дальнейшем мы будем говорить о нем как о лидере проект
Член команды проекта
Член команды проекта является одним из важнейших факторов успеха проекта. Член команды должен:
• обеспечивать техническую экспертизу;
• предлагать идеи, которые могут помочь коман
Спонсор
Спонсор — это кто-то из руководства компании, назначенный для контроля над проектом. Он должен убедиться в том, что проект будет удовлетворять как потребностям заказчика, так и потребностям организ
Заказчик проекта
Проект создается для того, чтобы удовлетворить потребности заказчика. Заказчик проекта — это получатель основного результата проекта, называемого конечным продуктом. Чтобы убедиться в том, что коне
Менеджер по ресурсам (функциональный менеджер)
Менеджер по ресурсам, или функциональный менеджер, обычно отвечает за контроль ресурсов (главным образом человеческих), которые могут потребоваться для воплощения проекта. Люди, работающие над прое
Формирование команды проекта и этапы ее жизненного цикла
Понятие «команда проекта» может рассматриваться в двух ракурсах - как персонал, управляющий проектом, и как мера «сработанности» этого персонала. Первый аспект предполагает решение всех вопросов, с
Позитивная атмосфера в коллективе
Позитивная атмосфера в коллективе способствует росту взаимного доверия и уважения членов коллектива. Кроме того, прививая людям навыки более продуктивной работы, позитивная атмосфера повышает произ
Нормы поведения
Нормы поведения — это четко сформулированные ожидания, касающиеся поведения и ценностей проектной команды. Четкое формулирование этих ожиданий позволяет решить три задачи.
1. Члены
Индивидуальность и неповторимость формируемого коллектива
Задача, типичная для всех временных коллективов: каждого из членов такого коллектива необходимо убедить в том, что, пока он находится в этом коллективе, для него не может быть более важной цели, че
Рекомендации относительно умения активно слушать
Слушая других людей — в разговоре с глазу на глаз или во время совещания, — применяйте перечисленные ниже методы, чтобы лучше уяснить мысли, которые пытается изложить ваш собеседник.
1. По
Проведение совещаний
Продуктивные совещания демонстрируют все характеристики высокоэффективной проектной команды и приносят результат, которого не мог бы достичь ни один из членов этой проектной команды, работая самост
В ходе совещания
1. Совещание следует начинать точно в назначенное время. Пунктуальность следует всемерно поощрять.
2. Кратко изложите процедуру, которой вы намерены придерживаться. Если необходимо, устано
Способность к совместному решению задач
Уже указывалось на то, что проектные команды решают определенную совокупность задач и что членам проектных команд приходится учиться работать вместе над решением этих задач. Способность к совместно
Анализ проблем
Когда речь идет о самостоятельном анализе проблем, каждый из нас применяет собственные подходы и использует собственные способности. Когда же речь идет о коллективном анализе проблем, такое разнооб
Способы принятия решений
В распоряжении каждой группы, принимающей те или иные решения, имеется множество способов принятия решений. Консенсус, который зачастую трактуется как наилучший из способов, — лишь один из множеств
Управление конфликтными ситуациями
Конфликт является неизбежным результатом группового принятия решений. Если при выполнении того или иного проекта двум или нескольким людям приходится принимать решения, рано или поздно в ходе таког
Причины конфликтов, связанные с организацией работы.
1. Распределение ресурсов.
2. Взаимозависимость задач.
3. Различия в целях.
4. Различия в представлениях и ценностях.
5. Различия в манере поведения и жизненном
Разрешение конфликта
Сама по себе интерпретация конфликта — т.е. расхождения членов проектной команды во мнениях — как источника позитивной творческой энергии вовсе не облегчает этот конфликт и не превращает его
Правила участия сотрудников в проекте
Время, выделяемое для участия в проекте
Форма участия
Права и обязанности участников команды проекта
Оплата за участие в проекте
Цели проекта
Сравнение функций традиционного (функционального) и проектного менеджмента
Функциональный менеджмент
Проектный менеджмент
Ответственность за поддержание "статус-кво"
Ответственность за в
Методика структуризации целей проекта
Методика структуризации целей проекта реорганизации бизнес-процессов состоит из шагов, представленных на рис. 3.1.
Рис. 3
Методика определения целей проекта на основе существующих проблем
Методика определения целей проекта на основе существующих проблем представлена на рис. 3.2.
На первом этапе руководитель ставит задачу следующим образом: «Повысить эффективность бизнес-про
Организация проекта
Чтобы организовать работу, первым делом необходимо разделить конечный результат проекта на управляемые рабочие задания, каждое из которых будет представлять ту часть работы, с которой может справит
Создание подпроектов
После того как определены промежуточные продукты, необходимо поручить создание каждого из них (подпроект) одному из подразделений, работающих над проектом. Напомним, что подпроект — это часть основ
Оценка навыков
Теперь, когда подпроекты исвязанные с ними промежуточные результаты работы определены, нужно еще раз просмотреть состав команды, чтобы убедиться, что ее члены подходят для выполнен
Оценка уровня представительства интересов дольщиков в проекте
После того как вы убедитесь, что члены вашей команды обладают всеми навыками, необходимыми для выполнения работы, также необходимо удостовериться и в том, что в команде представлены интересы всех д
Внесение изменений в состав команды
Теперь у вас в руках должен находиться полный список постоянных и специально привлекаемых членов команды. Если этот список отличается от первоначального состава команды, то нужно утвердить новый сп
Передача полномочий команде
Организация проекта и распределение ответственности за каждый из подпроектов и продуктов — это один из способов, который поможет вам передать полномочия команде. Преимущество передачи полномочий за
Собрание, посвященное оценке рисков
Очень важно правильно подобрать людей для участия в собрании, посвященном оценке рисков. Не приглашайте только лишь членов команды. Пригласите на собрание всех, кто сможет помочь вам определить или
Первый этап — выявление рисков
Первый этап — выявление рисков — начинается с процесса «мозгового штурма». Попросите группу высказывать все приходящие в голову идеи по поводу того, какие проблемы могут возникнуть при реализации п
Вероятность риска
Для начала необходимо оценить вероятность того, что сбой может произойти, воспользовавшись шкалой: нулевая, низкая, средняя или высокая вероятность (табл. 4.4).
Достигнув согласия относите
Влияние риска
Затем попросите группу определить уровень возможных потерь для каждого риска, выявленного в результате «мозгового штурма». Запишите этот уровень — нулевой, низкий, средний или высокий — в нижнем пр
Третий этап — разработка и анализ контрмер
Для всех рисков, которые находятся в «средних» или «высоких» секторах матрицы, найдите способы исключить риск или хотя бы снизить его вероятность и/или уровень потерь.
Выпишите все контрме
Составление графика работ
График работ определяет, что и к какому времени должно быть сделано. При работе над большинством проектов требуются два вида графиков: этапный график и график сдачи конечных продуктов.
Оценка занятости персонала при получении продукта
Фактическое рабочее время в часах или неделях, необходимое для получения конечного продукта, называется временными затратами персонала или просто занятостью.
Большинство людей работает над
Создание сетки графика
Для подготовки к собранию по созданию графика сдачи продуктов нужно зарезервировать просторное помещение с пустыми стенами. Прикрепите к стене лист ватмана длиной как минимум 3 метра. Начертите на
Перенос данных о взаимозависимостях на график
Чтобы определить срок сдачи продукта, сначала необходимо просчитать его предшествующие продукты. Начните с листочков, расположенных слева; именно эти продукты будут получены в первую очередь. Для к
Преимущества метода разработки графика работ вручную
Составление графика работ с помощью листа ватмана и клейких листочков имеет ряд преимуществ по сравнению со способом, когда лидер проекта сидит за своим компьютером и разрабатывает график работ с п
Резервное время
Начертив график Ганта, вы, вероятно, заметите, что между некоторыми парами продуктов на графике нет пустого места. Между другими парами продуктов вы обнаружите незанятые промежутки времени. Такие п
Определение критического пути
Линия, проходящая через весь график и соединяющая продукты, между которыми отсутствует резервное время, называется критическим путем. Критический путь — это самая длинная линия на графике; именно о
Затраты на работу персонала
Все проекты требуют вложения денежных ресурсов, даже если за пределами организации средства не расходуются. Расходы внутри организации необходимы, так как люди, вовлеченные в проект, работают над н
Трудовые затраты на управление проектом
Трудовые затраты на управление проектом — это время, которое требуется для планирования и управления проектом. Попросите каждого члена команды оценить время, которое он тратит на действия по управл
Завершение оценки затрат
Помимо оценки трудовых затрат вам, возможно, придется оценить и другие внутренние затраты:
• любые перекрестные расчеты между отделами;
• любые накладные издержки проекта.
Точность оценки
Оценка — это только оценка, не более того. Какая-то более точна, а какая-то — менее, поэтому вы должны определить точность оценки и довести ее до сведения спонсора и других дольщиков проекта. Сдела
Форма проектного плана
Для того чтобы документально оформить оценку затрат, вам, возможно, понадобится заполнить соответствующую форму, приведенную на рис. 4.20. Внесите в форму значения затрат, точность и диапазон оценк
Планирование процесса управления изменениями
Поскольку в уже утвержденный план проекта, возможно, понадобится внести некоторые изменения, то вам потребуется спланировать процесс управления изменениями. Без формального процесса управления изме
Процесс управления изменениями
Существуют два основных способа управления изменениями: с помощью блок-схемы и/или с помощью описания предпринимаемых шагов.
Шаги, типичные для процесса управления изменениями, приведены в
Журнал изменений
Лидеру проекта необходимо как-то следить за работой по каждому запросу на изменение. Для тех проектов, где число изменений невелико, это не представляет особой трудности. Однако некоторые проекты п
Составление проектного плана
Теперь у вас есть все документы, необходимые для того, чтобы составить основную часть плана проекта. Изучите табл. 4.7 и проверьте, не упустили ли вы что-нибудь.
Вам нужно будет добавить к
Тема 5 Реализация проекта
После того как проектный план одобрен, пора приступать к созданию конечного продукта. Чаще всего члены основной команды или команды, работающей над подпроектом, расходятся и приступают к работе по
Повестка дня для собрания команды
Каждый раз, встречаясь с командой на собрании, вы будете в той или иной мере касаться одних и тех же вопросов. Ниже приведен пример повестки дня для собраний команды на этапе выполнения проекта:
Мониторинг потенциальных проблем
Хотя вы и постарались спрогнозировать этап выполнения проекта, но вряд ли вы обладаете экстрасенсорными способностями, следовательно, вам потребуется непрерывно отслеживать как внутренние, так и вн
Обзор отчета о состоянии работы
Анализ текущего состояния работы над проектом дает возможность установить, насколько результаты работы соответствуют проектному плану. Это означает, что вы должны сравнить результаты, полученные на
График работ
При мониторинге графика работ нужно ответить на следующие вопросы: «Было ли выполнено вовремя все то, что предполагалось завершить к этому моменту? Считаете ли вы, что сможете выполнить в срок оста
Трудовые затраты и финансовые расходы
Если вы включили в проектный план трудовые затраты и финансовые расходы, то вам потребуется регулярно сравнивать реальные затраты рабочего времени ифинансовые расходы с плановыми п
Обзор запросов на внесение изменений
Если вы установили, что не в состоянии выполнить все, что наметили в проектном плане, или если один из ключевых дольщиков проекта требует внести в план изменения, например добавить новые особенност
Обзор и обновление списка рассматриваемых проблем
Проанализируйте список рассматриваемых проблем вместе с членами команды. Обсудите решения проблем, которые но графику должны быть рассмотрены на данном собрании команды. Запишите все данные о том,
Завершение отчета о состоянии работ
Вы сможете закончить отчет о состоянии работ над проектом сразу же, как только обсудите результаты работы совместно с командой. К этому моменту ваш отчет будет уже почти завершен. Последний раздел
Обзорные собрания с заказчиком и спонсором проекта
Помимо проведения собраний команды нужно время от времени устраивать совещания с заказчиком и спонсором проекта, чтобы вместе с ними анализировать состояние дел по проекту. Не стоит проводить такие
Передача конечного продукта заказчику
Продолжайте мониторинг результатов работы вместе с командой и следите за прогрессом вместе со спонсором и заказчиком до тех пор, пока конечный продукт не будет полностью готов и передан заказчику.
Оценка проекта заказчиком
После того как готовый продукт будет передан заказчикам, можно предложить им дать оценку проекта. Для этого удобно использовать специально разработанную форму оценки. Она должна содержать утвержден
Беседа с заказчиком
После того как форма опенки будет заполнена заказчиком, можно пригласить его на очное интервью. Присутствие спонсора проекта на этой встрече тоже не будет лишним. Во время беседы нужно обязательно
Итоговый отчет о результатах работы
Получив от заказчика оценку проекта, вы можете приступить к составлению итогового отчета о результатах проекта (рис. 6.2). Он строится по той же схеме, что и промежуточные отчеты о состоянии работ,
Оценка проекта спонсором
Предложите спонсору оценить проект с помощью тех же методов, которые вы применяли для получения оценки заказчика. Для начала попросите его заполнить форму для оценки проекта, а затем проведите с ни
Оценка проекта другими заинтересованными сторонами
Полезно установить обратную связь и с другими дольщиками проекта, например с менеджерами, отвечающими за обеспечение ресурсами. Чтобы не беседовать с каждым из них, объедините форму плюс/дельта с ф
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В Китае говорят, «Не дай Вам бог, жить в эпоху перемен». Однако современная деловая жизнь показывает нам, что будущая (в зарубежных странах уже давно настоящая) деятельность предприятий и организац
Новости и инфо для студентов