Оформление деловой документации

Оформление деловой документации. Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.

Письма сопровождают материальные ценности в пути и так далее. [9, с. 9] Несмотря на наличие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и тому подобного объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.

Авторы, изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов.

Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил также было главным требованием средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались точность формулировок, доскональное соблюдение формы, иначе документ терял юридическую силу». Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции делового американского письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и так далее, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Деловые письма, как правило, имеют свой набор реквизитов. Реквизитами делового письма являются: государственный герб (для государственных предприятий); эмблема организации; код документа (если он есть); наименование организации (полное или сокращенное); почтовый и телеграфный адреса; номер телефона; номер факса, телетайпа; номер счета в банке; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись; фамилия и телефон исполнителя.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. (Приложение 7) Официальное деловое письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка». Современные информационные технологии активно использу­ют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут.

Эта идея в систе­мах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов.

Шаблон — это документ специального типа, который со­держит разнообразную информацию о стилях форматирования час­тей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, Нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохранен­ным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в об­щем случае, план текста, графики документа и набор способов фор­матирования отдельных его частей. Концепция использования шаб­лона для подготовки определенного типа документов как нельзя луч­ше соответствует целям современного делопроизводства: стандарти­зации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда.

Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприя­тие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых кон­тактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и кра­сиво оформленным, шаблон определенного типа документа позво­ляет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необ­ходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.

В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат­ся обширные библиотеки готовых стилей, однако, как показывает практика, в ре­альном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовы­ми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходи­мо выполнить определенную последовательность шагов: а) установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей); б) поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова­ниям государственного стандарта или международных правил оформ­ления документов.

При этом используются все возможности кон­кретной программы СПТД, например: вставка графических изобра­жений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атри­бутов оформления абзацев основной и заголовочной части докумен­та и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глосса­рий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов; в) сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используется всеми сотрудниками учреждения, что приводит к единообразию оформления документов учреждения и уменьшает время изготовления конкретного документа. Глава 3.