Концепция электронного офиса

Концепция электронного офиса. Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления.

Осуществление документационных процессов связано с созданием/хранением, передачей и использованием боль­ших массивов документированной информации. Сокращение трудо­затрат, связанных с этими процессами, и повышение качества рабо­ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроиз­водственной деятельности офиса технических средств информаци­онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники). Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.

Послед­няя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит техниче­ский и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры.

При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель. Средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда называются средствами организацион­ной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособле­ний, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой.

В настоящее время данное опре­деление не соответствует действительному положению вещей, по­скольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис­пользуемые индивидуально. По современной классификации к та­ким средствам можно отнести персональные компьютеры и их пери­ферийные устройства, копировальную технику индивидуального ис­пользования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обра­ботки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора тех­нических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора: объем документооборота; временные характеристики документопотоков; объем документов, передаваемый и принимаемый по техничес­ким каналам связи; способ организации эксплуатации технических средств; объем копируемых документов как первичный, так и вторич­ный; технологические и эксплуатационные характеристики оборудо­вания; фирма-производитель данной техники; стоимость техники; стоимость расходных материалов, частота их замены; стоимость эксплуатации и т.п. Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах приме­няются для выполнения различных операций по обработке докумен­тированной информации или же связанных с организацией управ­ленческого или иного труда.

Поэтому классификация всей номенк­латуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед­рять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной си­стемы будет осуществляться с помощью электронных коммуникаци­онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять це­лый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д. Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективно­сти деятельности персонала офиса считается концепция так называ­емого электронного (автоматизированного) офиса.

В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обра­ботка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача ин­формации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным прежде всего благодаря повсеместному распрост­ранению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office), а также всевозможных высокоэффек­тивных средств оргтехники.

Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офи­сов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ объединяются по­средством коммуникационных средств в единую систему (сеть), име­ющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам дан­ных, а также к внешним источникам информации.

При этом значи­тельно ускоряется возможность информационного обмена между пользователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, связанные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по каналам связи.

Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос­ти дополнительными устройствами, расширяющими его функцио­нальные возможности, и периферийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабочее место ос­нащается соответствующей оргтехникой применительно к функци­ям, выполняемым на данном рабочем месте.

Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированное на выполне­ние конкретных функций управления.

Такая ориентация реализует­ся посредством выбора и установки соответствующего программного обеспечения.

Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пожалуй, первым компонентом электронного офиса, по­скольку проблема обработки текста и его преобразования является одной из основополагающих задач делопроизводства. Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компьютера функцию информационного обмена, прису­щую системе телефонной и почтово-телеграфной связи. Таким ком­понентом стала система электронной почты для обмена информаци­ей между пользователями на многопользовательских компьютерах, а затем и в сетях. Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (своеобразных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже названные табличными процессорами) для выпол­нения различных (иногда очень сложных) расчетов.

В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, необходимые для наглядности выполняемых офисных про­цедур. Все перечисленные компоненты служебной деятельности персо­нала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназ­наченным для комплексной автоматизации упомянутых функций.

Одним из таких пакетов является офисная система Microsoft Office. Все программные продукты этой системы не только унифицирова­ны, но и интегрированы между собой, что позволяет в рамках реше­ния какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный обмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете. Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: скани­рующие устройства, факс-модемные платы, копировальные много­функциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принте­ры и др. Практическая реализация концепции электронного офиса по­степенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пе­ресмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроиз­водственных операций. В то же время внедрение электронных офисов имеет и некото­рые негативные последствия.

Основным из них является отрицатель­ное воздействие на организм человека электронной техники, интен­сивно используемая на рабочих местах.

Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе. Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются квалификаци­онные требования к персоналу, что может создать конфликтные си­туации.

Новые технические средства и информационные технологии призваны обеспечить повышение производительности труда в офис­ной и административной деятельности. И все-таки очевидно, что тех­нические средства и компьютерные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущности вспомогательные рабо­ты, связанные с обработкой информационных массивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, благо­даря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса вы­свобождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше вре­мени аналитическим процессам. 3.2.