Таблиця 3.2. Типові функції менеджера офісу - раздел Философия, ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З дисципліни Офісний менеджмент Узагальнений Графік Роботи
Характерист...
Узагальнений графік роботи
Характеристака типових завдань менеджера
(адміністратора) офісу
9.00 – 9.30
Розстановка пріоритетів та узгодження з керівником плану роботи на день, прийняття до виконання розпоряджень та доручень. При необхідності — оперативно скорегувати план особистої роботи, та роботи приймальної (офісу) на день. Проконтролювати якість прибирання приміщень офісу, стан техніки безпеки, зробити необхідні записи в контрольній документації офісу.
9.30 – 11.00
(на 10 годину
можуть
призначатись
наради)
Проведення інструктажу (ранкової наради) завідувача приймальної, секретарів, охорони, водіїв, що убувають у рейс. Контролювання видачі необхідних документів (службові посвідчення, доручень, пропусків тощо). Розгляд заявок на усунення недоліків у роботі офісного обладнання, організування контролю за виконанням заявок щодо забезпечення необхідного інвентаря, канцелярських приладь. Отримання кореспонденції, розглянуту напередодні керівником підприємства, визначення відповідальних осіб за виконання документів відповідно до резолюцій і передавання документів на виконання й організування контролю за виконанням термінових та найбільш важливих з них.
10.00 – 11.00,
Участь у нарадах керівництва підприємства та організація підготовки проведення нарад з працівниками апарату управління.
11.00 – 12.00
Робота з документами, що надійшли та підготовлені відповідно до вказівок і доручень керівника підприємства. Документи, виконані в повній відповідності з установленими вимогами передаються до відповідального секретаря (завідувача діловодної служби) чи до папки для доповіді керівнику підприємства, або для подальшого руху (реєстрації, тиражування, доведення до і посадових осіб, у справу тощо). Документи, що не відповідають установленим вимогам, повертаються на доопрацювання виконавцям із вказівкою строку усунення недоліків.
12.00 – 12.30
Проведення службових переговорів телефоном, підготовка проектів документів, записок і інших документів. Передавання документів на технічне виконання.
12.30 – 13.00
В окремих випадках менеджер може запланувати зустрічі з посадовими особами підрозділів підприємства для вирішення поточних питань роботи офісу. Важливо передбачити резерв часу для непередбачених питань, незаявлених відвідувачів (гостей) в інтересах підприємства.
На час обіду
При необхідності офіс/менеджером можуть бути заплановані неформальні зустрічі з посадовими особами підприємства, у ході яких може бути проведено (у ряді випадків – продовжене) обговорення поточних питань роботи офісу (бізнес-ланч).
14.00 – 17.30
Контролює хід виконання завдань дня в підрозділах (на самостійних ділянках роботи) апарату управління При необхідності він у робочому порядку віддає начальникам відповідних підрозділів додаткові розпорядження. Вирішує поточні питання, що виникають, планує план роботи щодо виконання пріоритетних та важливих завдань.
Значна частина діловодства виконується безпосередньо на робочому місці секретаря (секретаря референта) для малого підприємства, чи працівників у приймальній (канцелярії) офісу, що характерно для великих та середніх підприємств.
Схематичне представлення взаємозв’язків менеджера та документопотоків в організації ілюструє рис. 3.1.
Документопотік (вхідний та вихідний) повинен бути прямоточним, тобто виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.
Галузь діяльності, що охоплює питання документування та організації роботи з документами (документального забезпечення) у процесі виконання управлінських дій, має назву діловодство.
Подібна централізація дозволяє здійснювати всі операції з документами кваліфіковано, широко застосовувати для однотипних робіт засоби оргтехніки.
Основа правильної організації роботи офісу повинна відповідати з одного боку принципам правильного прийому відвідувачів (клієнтів,), а з іншого − обігу документів, їх розподілу за виконавцями та чіткому розмежуванню обов’язків між працівниками офісу (підприємства). Відповідний розподіл праці у таких випадках закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов’язках. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця. Обробляти документи слід на основі паралельного виконання різних операцій над ними, що значно прискорює оперативність роботи.
Документування в управлінні організацією охоплює всі процеси діяльності, які фіксуються на різних носіях і мають бути оформлені за встановленими правилами, мають усталені вимоги щодо їх укладання як базового процесу в реалізації всіх управлінських функцій.
Якщо менеджер офісу поєднує одночасно функції керівника діловодної служби, то за характером діяльності він взаємодіє:
• з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
• з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
• із службами кадрів, праці і заробітної плати – з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
• із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування – з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
• контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
• доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
• вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;
• вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
• підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
• бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.
На менеджера офісу як керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
• забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами офісу;
• виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці офісного персоналу;
• дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі офісу.
Якщо в організації окрім посади менеджера офісу створено підрозділ діловодної служби, то важливо розмежувати посадові функції контролю за організацію виконання та контролю діловодства й організаційними та господарськими функціями, що притаманно для адміністратора офіса. Наприклад, основні функції керівника діловодної служби установ (організацій) виконує завідувач канцелярії. (зразок характеристики професії подано у додатку 2).
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ... МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ ТЕРНОПІЛЬСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ІВАНА ПУЛЮЯ...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Таблиця 3.2. Типові функції менеджера офісу
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Сутність та види офісів
Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слі
Стильові концепції інтер’єру сучасного офісу
Офіси також розрізняються за стилями планування й оформлення інтер’єру. Спеціалісти розрізняють принаймні три чинника, що впливають на стиль офісу:
· смак і можливості підпри
Офісний Фен-шуй
Термін «фен-шуй» перекладається як наука про енергію вітру і води, і, відповідно до неї, століттями створювався стародавній китайський спосіб життя в гармонії з енергіями живої землі. Це своєрідне
Розвиток апаратних засобів
Впровадження інформаційних технологій зробило колосальний вплив на організацію бізнесу відіграло вирішальну роль в забезпеченні управління всіма підрозділами підприємства.
У міру розвитку
Розвиток програмних засобів
Сучасний офіс також важко уявити без програмного забезпечення колективного користування. У цьому разі створюються умови, які забезпечують можливість обміну інформацією співробітників без часових аб
Microsoft Word 2010
Новіші версії офісних програм, такі як «Word 2010», характеризуються новітніми параметрами і фу
Альтернативні офісні пакети
Оскільки за кількістю споживачів ринок офісних пакетів є одним з наймасовіших, очевидно, що у Microsoft були і залишаються конкуренти – компанії, що пропонують альтернативні офісні продукти.
Віртуальній офіс
Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Віртуальний офіс: група людей, що працюют
Тема 3.
Лекція 3, 4. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
3.1. Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
3.2. Організація роботи приймальної (кан
Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпе
Організація роботи приймальної офісу
Організація роботи приймальної залежить від організаційної структури підприємства, територіального розміщення його головного офісу, специфіки бізнесу, документопотоку тощо. Переважна частина викону
Загальні положення роботи з документами
Від правильної організації діловодства, рівня механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надій
Види бланків документів
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними межами й о
Основні вимоги до складання та оформлення документів
У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами.
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
•
Реквізит «Текст ділового документа».
Текст — розкриває основний зміст документа і складається з логічно побудованих частин: вступу, доказу, висновку.
У вступі адресатом вказується мотив, що приз
Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції
Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль викон
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:
• складання проекту документа;
• погодження проекту документа
Організація контролю за виконанням документів
Організація контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, канцелярії, спеціально уповноважених працівників. Відповідальність за стан виконавської дисципліни несу
Складання номенклатури справ
Номенклатура справ– це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Формування справ
Формування справ– це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
• групув
Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізован
Експертиза цінності документів
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасо
Описи документів постійного і тимчасового зберігання
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Складання описів справ постійного і тривалого строків зберіганн
Передача справ до архівного підрозділу
Архів –це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.
Передача справ в архі
Природа і бар’єри комунікаційного процесу
Одним з найдавніших джерел, в якому висвітлено роль спілкування в процесі спільної діяльності людей є Біблія. У біблейській легенді про Вавилонське Стовпотворіння розповідається про те, як люди вир
Особисті та психологічні якості гарного комунікатора
Сприйняття та розуміння один одного відбувається на основі таких психологічних механізмів, як ідентифікація, емпатія та рефлексія.
Якщо у звичайному спілкуванні ці механізми діють спонтанн
Поєднання вербальних і невербальних засобів спілкування
Поряд з перцептивною складовою спілкування невід’ємною частиною спілкування є комунікація (від лат. communico – роблю спільним, зв»язую, спілкуюсь), тобто обмін інформацією між учасниками спілкуван
Мистецтво ставити запитання
В комунікативній практиці розрізняються декілька різновидів запитань. По-перше, існують так звані закриті і відкриті запитання.
Закриті питання – це такі, що передбача
Ділові розмови по телефону
Використання телефону має багато переваг. Головна з них, – це швидкість передачі інформації, в результаті чого можна одержати необхідні дані не відкладаючи яку-небудь іншу справу і тим самим отрима
Етика ділових взаємин у трудовому колективі
Виконання професійних обов’язків у будь-якій сфері діяльності вимагає від людини високих моральних якостей. Ці вимоги значно підсилюються, коли йдеться про професії, пов’язані з організацією колект
Стратегії (стилі) поведінки в конфліктних ситуаціях
Конфліктом називається зіткнення думок, поглядів, позицій, учинків і стосунків, що виникають між окремими людьми або групами при вирішенні різних питань, що стосуються виробничого,
Роль сучасного етикету в професійній діяльності
Успішність сучасної ділової людини будь-якої професії, реалізація її творчого потенціалу значною мірою залежить від того, наскільки вона володіє методами й прийомами сучасного етикету. На жаль, на
Вітання
Першим вітається чоловік з жінкою, більш молодий – зі старшим, минаючий – з тим, хто стоїть на місці. Першою вітає жінка, що йде разом з чоловіком, жінку, що йде на самоті або з іншою жінкою.
Етикет проведення офіційних прийомів
Діяльність сучасних організацій характеризується все більшим розширенням контактів, у тому числі й із закордонними партнерами. Міжнародною практикою ділового етикету в таких випадках передбачене пр
Додаток 1
Кваліфікаційна характеристика менеджера офісу (секретаря)*
Завдання та обов’язки.Виконує функції, що включають організаційно-технічне забе
Додаток 2
Кваліфікаційна характеристика завідувача канцелярії*
Завдання та обов’язки.Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасне оброблення кореспонденції,
Класифікація документів
№ поряд.
Ознаки класифікації
Характеристика
За назвою виду документа
Заява, лист, ста
Примірний перелік документів, що підлягають
затвердженню*
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
Завдання (на проекту
Додаток 7
Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка*
Акти (прийому закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
на ____________ рік_________________ № _________(місце складання)
______________________________________________________________
Додаток 10
Кваліфікаційна характеристика завідувача архіву*
Завдання та обов’язки.Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі,
Форма замовлення на видавання справ
(формат А5, 148 х 210мм)
(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ до читального залу
ДОЗВОЛЯЮ
видавання справ
Kepiвник ус
КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ
у робочі приміщення підприємства
Почата____________________________
Закінчена__________________________
————————————————————————————————
————————————————————————
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов