Описи документів постійного і тимчасового зберігання
Описи документів постійного і тимчасового зберігання - раздел Философия, ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З дисципліни Офісний менеджмент За Результатами Експертизи Цінності Документів Складаються Описи Справ Постій...
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Складання описів справ постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: « документи за ___ роки».
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).
У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду. У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою(додаток 9).
Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. Наприклад – описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу №5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2012 році, будуть мати номери: 5П-12; 5Т-12; 5О/С-12; графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи.
Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, № _____».
4.3.4. Опис справ структурного підрозділу:
• складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий – залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі;
• підписується укладачем із зазначенням його посади;
• погоджується з керівником канцелярії;
• затверджується керівником структурного підрозділу;
• за наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
За наявності у структурному підрозділі ЕК опис справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.
Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ підприємства, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається організації. Відповідно до затверджених описів підприємство (установа, організація) зобов’язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.
Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2009 рік передаються в архівний підрозділ у 2012 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.
Сутність та види офісів
Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слі
Стильові концепції інтер’єру сучасного офісу
Офіси також розрізняються за стилями планування й оформлення інтер’єру. Спеціалісти розрізняють принаймні три чинника, що впливають на стиль офісу:
· смак і можливості підпри
Офісний Фен-шуй
Термін «фен-шуй» перекладається як наука про енергію вітру і води, і, відповідно до неї, століттями створювався стародавній китайський спосіб життя в гармонії з енергіями живої землі. Це своєрідне
Розвиток апаратних засобів
Впровадження інформаційних технологій зробило колосальний вплив на організацію бізнесу відіграло вирішальну роль в забезпеченні управління всіма підрозділами підприємства.
У міру розвитку
Розвиток програмних засобів
Сучасний офіс також важко уявити без програмного забезпечення колективного користування. У цьому разі створюються умови, які забезпечують можливість обміну інформацією співробітників без часових аб
Microsoft Word 2010
Новіші версії офісних програм, такі як «Word 2010», характеризуються новітніми параметрами і фу
Альтернативні офісні пакети
Оскільки за кількістю споживачів ринок офісних пакетів є одним з наймасовіших, очевидно, що у Microsoft були і залишаються конкуренти – компанії, що пропонують альтернативні офісні продукти.
Віртуальній офіс
Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Віртуальний офіс: група людей, що працюют
Тема 3.
Лекція 3, 4. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
3.1. Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
3.2. Організація роботи приймальної (кан
Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпе
Організація роботи приймальної офісу
Організація роботи приймальної залежить від організаційної структури підприємства, територіального розміщення його головного офісу, специфіки бізнесу, документопотоку тощо. Переважна частина викону
Загальні положення роботи з документами
Від правильної організації діловодства, рівня механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надій
Види бланків документів
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними межами й о
Основні вимоги до складання та оформлення документів
У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами.
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
•
Реквізит «Текст ділового документа».
Текст — розкриває основний зміст документа і складається з логічно побудованих частин: вступу, доказу, висновку.
У вступі адресатом вказується мотив, що приз
Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції
Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль викон
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:
• складання проекту документа;
• погодження проекту документа
Організація контролю за виконанням документів
Організація контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, канцелярії, спеціально уповноважених працівників. Відповідальність за стан виконавської дисципліни несу
Складання номенклатури справ
Номенклатура справ– це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Формування справ
Формування справ– це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
• групув
Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізован
Експертиза цінності документів
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасо
Передача справ до архівного підрозділу
Архів –це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.
Передача справ в архі
Природа і бар’єри комунікаційного процесу
Одним з найдавніших джерел, в якому висвітлено роль спілкування в процесі спільної діяльності людей є Біблія. У біблейській легенді про Вавилонське Стовпотворіння розповідається про те, як люди вир
Особисті та психологічні якості гарного комунікатора
Сприйняття та розуміння один одного відбувається на основі таких психологічних механізмів, як ідентифікація, емпатія та рефлексія.
Якщо у звичайному спілкуванні ці механізми діють спонтанн
Поєднання вербальних і невербальних засобів спілкування
Поряд з перцептивною складовою спілкування невід’ємною частиною спілкування є комунікація (від лат. communico – роблю спільним, зв»язую, спілкуюсь), тобто обмін інформацією між учасниками спілкуван
Мистецтво ставити запитання
В комунікативній практиці розрізняються декілька різновидів запитань. По-перше, існують так звані закриті і відкриті запитання.
Закриті питання – це такі, що передбача
Ділові розмови по телефону
Використання телефону має багато переваг. Головна з них, – це швидкість передачі інформації, в результаті чого можна одержати необхідні дані не відкладаючи яку-небудь іншу справу і тим самим отрима
Етика ділових взаємин у трудовому колективі
Виконання професійних обов’язків у будь-якій сфері діяльності вимагає від людини високих моральних якостей. Ці вимоги значно підсилюються, коли йдеться про професії, пов’язані з організацією колект
Стратегії (стилі) поведінки в конфліктних ситуаціях
Конфліктом називається зіткнення думок, поглядів, позицій, учинків і стосунків, що виникають між окремими людьми або групами при вирішенні різних питань, що стосуються виробничого,
Роль сучасного етикету в професійній діяльності
Успішність сучасної ділової людини будь-якої професії, реалізація її творчого потенціалу значною мірою залежить від того, наскільки вона володіє методами й прийомами сучасного етикету. На жаль, на
Вітання
Першим вітається чоловік з жінкою, більш молодий – зі старшим, минаючий – з тим, хто стоїть на місці. Першою вітає жінка, що йде разом з чоловіком, жінку, що йде на самоті або з іншою жінкою.
Етикет проведення офіційних прийомів
Діяльність сучасних організацій характеризується все більшим розширенням контактів, у тому числі й із закордонними партнерами. Міжнародною практикою ділового етикету в таких випадках передбачене пр
Додаток 1
Кваліфікаційна характеристика менеджера офісу (секретаря)*
Завдання та обов’язки.Виконує функції, що включають організаційно-технічне забе
Додаток 2
Кваліфікаційна характеристика завідувача канцелярії*
Завдання та обов’язки.Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасне оброблення кореспонденції,
Класифікація документів
№ поряд.
Ознаки класифікації
Характеристика
За назвою виду документа
Заява, лист, ста
Примірний перелік документів, що підлягають
затвердженню*
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
Завдання (на проекту
Додаток 7
Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка*
Акти (прийому закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
на ____________ рік_________________ № _________(місце складання)
______________________________________________________________
Додаток 10
Кваліфікаційна характеристика завідувача архіву*
Завдання та обов’язки.Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі,
Форма замовлення на видавання справ
(формат А5, 148 х 210мм)
(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ до читального залу
ДОЗВОЛЯЮ
видавання справ
Kepiвник ус
КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ
у робочі приміщення підприємства
Почата____________________________
Закінчена__________________________
————————————————————————————————
————————————————————————
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов