Хранение документов - раздел Образование, Понятие хозяйственного учёта, его виды
Первичные Учетные Документы После Их Обработки И Совершения У...
Первичные учетные документы после их обработки и совершения учетных записей в регистры должны быть сохранены, потому что они могут потребоваться для проведении всякого рода справок, для проверки законности совершаемых хозяйственных операций, правильности самого учета и т.п.
Обработанные учетные документы систематизируют по видам операций (касса, расчетный счет и т.п.) и подписывают в папках в хронологическом порядке, т.е. по времени совершения операций. Документы в папках номеруются, на обложке папки указывают количество подшитых документов, и к какому периоду работы организации они относятся.
Существуют общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:
- первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
- каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического учета, номера документов и количество листов;
- кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документам, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего года переплетены.
Документы хранят в специальных архивах, обеспечивающих их сохранность. Архивы бывают текущие и постоянные:
- текущий архив бухгалтерии до 1 года;
- текущий архив организации до 5 лет;
- постоянный областной архив.
В текущем архиве бухгалтерии хранят документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии, он находится непосредственно в помещении бухгалтерии организации. Документы хранятся в запирающихся шкафах.
В текущем архиве организации хранят бухгалтерские документы, учетные регистры, отчеты, балансы за прошедшие годы. Сюда же сдают на хранение свои дела и другие отделы. Основные требования к организации архива сводятся к обеспечению сохранности документации и возможности легко отыскать необходимые документы. За сохранность архива учетных документов отвечает руководитель организации и главный бухгалтер.
Сроки хранения различных видов документов устанавливает Федеральная архивная служба. В соответствии с правилами организации государственного архивного дела и внесенными изменениями 27 июня 1996 года в большинстве срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых - более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет. Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.
Папки, в которых хранятся документы, называются делами. Каждое дело должно быть снабжено заголовком.
Оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел.
Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:
- Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов.
- Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)
- Плановая (сметная) и отчетная документация
- Учетные регистры
- Первичные документы
- Переписка
Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.
Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
Для того чтобы работ организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
По истечении установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, сдают в государственные архивы, а остальные уничтожают (или используют как макулатуру) с составлением акта о выбытии документов из бухгалтерского архива по истечении сроков их хранения, делают отметку в архивной книге.
Все темы данного раздела:
Понятие хозяйственного учёта, его виды.
Управление хозяйственной деятельностью организаций предполагает ряд последовательных процессов - получение учетной информации об управляемом объекте, принятие решений, их выполнении
Функции бухгалтерского учёта.
Изменения условий хозяйствования организаций, либерализации российской экономики, сопровождаемая образованием организаций с иностранными инвестициями, привели к пересмотру методолог
История развития бухгалтерского учёта.
Учёт возник в глубокой древности. Его возникновение и развитие обуславливались материальным производством общества. Археологами и историками установлено, что письменный учёт существовал в XIII в до
Связь бухгалтерского учёта с другими дисциплинами.
Связь бухгалтерского учета.Исторически и логически необходимость бухгалтерского учета первую очередь обоснована рядом фундаментальных наук, во вторых он лежит в основе появления но
Законодательное и нормативное регулирование бухгалтерского учёта.
Предпосылки нормативного регулирования бухгалтерского учёта.С развитием рыночных отношений в России осуществляется работа по установлению сопоставимой с. международ
Основные правила (принципы) бухгалтерского учёта, их сущность и значение.
Определение бухгалтерского учёта.Бухгалтерский учёт представляет собой упорядоченную систему отбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имущ
Принципы бухгалтерского учёта.
1. Принцип самостоятельности (единицы учёта). В законодательных актах России этот принцип сформулирован как принцип имущественной обособленности организации, что означает разделенность имущества ор
Сущность предмета бухгалтерского учёта.
Предмет бухгалтерского учёта.Предметом бухгалтерского учёта в обобщенном виде выступает хозяйственная жизнь организации, элементами которой являются активы (имущест
Хозяйственная деятельность организации
Активы
Объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность
Объекты, составляющие хозяйственную деятельность
Строение и структура баланса
Основой построения бухгалтерского баланса послужила двойственная группировка средств (ценностей) организации - по их функциональной роли в процессе хозяйственной жизни и источникам
По формам собственности
- государственных организаций, акционерных обществ, общественных организаций, хозяйственного товарищества, совместных и т. д.
6. По объекту отражения:
-са
Изменения в балансе под влиянием хозяйственных операций
Предпосылки изменения статей баланса. При осуществлении хозяйственной жизни в составе хозяйственных средств и их источников, следовательно, в активе и пассиве бухга
Типы изменений
Тип
изменений
Актив
(А)
Пассив (П)
Сумма изменений (С)
I Активный
Увеличение
Понятие о счетах бухгалтерского учёта, их строение и назначение.
Бухгалтерский баланс на определённую дату отражает состояние активов и источников их формирования. Однако в каждой организации ежедневно совершается большое количество хозяйственных
Сущность и значение двойной записи на счетах
Двойственное отражение. Основной особенностью всех происходящих изменений в средствах состоит в том, что изменения, вызываемые хозяйственными операциями являются двойными и заимосв
Корреспонденция счетов, её значение.
Понятие корреспонденции счетов. Счета, затрагиваемые в одной хозяйственной операции методом двойной записи называются корреспондирующими счетами, а связь между счетами, хозяйственн
Синтетический и аналитический учёт
Предпосылки синтетического и аналитического учета.Рассмотренные счета, на которых отражается информация о движении средств (активов) и источников их образования носит обобщённый ха
План счетов бухгалтерского учета.
Назначение плана счетов. План счетов бухгалтерского учета является логическим завершением и практическим применением классификации счетов.
Это один из важнейших нормативны
Понятие кругооборота средств организации
Предпосылки кругооборота средств организации.Взаимосвязь между отдельными видами средств и источниками их формирования осуществляется посредством хозяйственных опер
Текущий учет приобретения материальных ценностей (процесс заготовления).
Процесс приобретения. Начальным процессом хозяйственной деятельности организации является процесс заготовления (приобретения). Это процесс:
а) приобретения предметов труда
Текущий учет затрат на производство (процесс производства)
Процесс производства.Процесс производства является основным и центральным в деятельности организации. В этом процессе формируется себестоимость продукции, работ, услуг, которая пря
Текущий учет продажи продукции (процесс сбыта).
Процесс сбыта (продажи).Процесс сбыта носит двойственный характер, состоящий в том, что с одной стороны продажа – это передача товаров, продукции, работ, услуг потребителю, а с дру
Первичный учет, функции и принципы первичного учета
Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся по времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизаци
Роль и значение документов
Предпосылки документирования. Одной из особенностей бухгалтерского учета в отличие от других видов учета является его документированность. Каждая хозяйственная опер
Реквизиты документов
В каждом документе содержатся сведения о характере совершенного факта хозяйственной жизни. Эти сведения называются реквизитами документа.
В зависимости от отражаемо
Формы документов
Понятие формы. Под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов. Состав реквизитов (т.е. сведения) определяется характером
Требования, предъявляемые к составлению документов
1. Первичные учетные документы должны составляться своевременно.
2. При заполнении строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа.
3. Построение форм д
Бухгалтерская обработка документов
Поступившие первичные учетные документы в бухгалтерию подлежат обработке.
Проверка документов. Каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счет
Инвентаризация и ее значение
Важнейшее требование, предъявляемое к бухгалтерскому учету – точность и достоверность информации о состоянии и движении хозяйственных средств организации.
Все записи в бухгалтерском учете
Порядок проведения инвентаризации
Нормативное регулирование. Для проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации применяются:
1. Приказ (распоряжение) о проведении и
Оформление и выявление результатов инвентаризации
Фактические остатки по каждому наименованию ценностей инвентаризационная комиссия вносит в инвентаризационные описи (ведомости), по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в у
Формы и виды учётных регистров
Для отражения хозяйственных операций по данным первичных учётных документов в бухгалтерском учёте используют различные учётные регистры.
Сущность учётных регистров. Учёт
Порядок и техника записей в учётные регистры
Регистрация информации в учётные регистры на основании первичных учётных документов называется счётной записью.
В соответствии с требованиями, предъявляемыми к учетным записям (документаль
Исправление ошибок в счетных записях
3.1. Типы ошибок и их причины.Одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является точность и достоверность учетной информации. Реализация этих требований о
Сущность форм бухгалтерского учета и их историческое значение
Формы бухгалтерского учета. Существует несколько трактовок форм бухгалтерского учета.
1. Форма есть процедура трансформации первичных учетных документов в
Мемориально-ордерная форма учета
Сущность формы.Мемориально-ордерная форма учета характеризуется использованием книг для ведения
синтетического учета и карточек - для ведения аналитического учета. Она раз
Условные обозначения: запись
сверка
Схема10. Документооборот при форме Журнал-Главная
Особенностью этой формы учета является сочетание в одной книге синтетических и аналитичес
Журнально-ордерная форма счетоводств
Сущность. Журнально-ордерная форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетически
Главная книга
В конце месяца дебетовый оборот по каждому главному счету переносится в главную книгу, В главной книге обороты по дебету каждого счета отражают в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов,
Машинно-ориентированная форма учета (компьютерная форма)
Мащинно-ориентиррванная (таблично-автоматизированная) форма учета получила развитие с таблично-перфокарточной формы, разработанной в 1955 г. В.И. Исаковым и развитие
Упрощенная форма бухгалтерского учета
Предпосылки. С развитием в России предпринимательства и образованием организаций, ведущих простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ,
Разновидности форм
1. Простая форма бухгалтерского учета без использования регистров бухгалтерского учета.
2. Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета.
3. Без испол
Книга учета хозяйственных операций
Регистрация операций
Сумма
Наличие и движение средств организации
№ п/п
Дата и номер документа
Основная процедура бухгалтерского учета.
Бухгалтерская процедура есть последовательность решения учетных задач путем квалификации фактов хозяйственной жизни, т.е. их регистрации, группировки и интерпретации (анализа).
Сущность и значение отчетности
В бухгалтерском учете новая информация создается путем обобщения и соизмерения данных, полученных в процессе первичного наблюдения за хозяйственной жизнью.
Текущий учет информации, сгруппи
Принципы и требования, предъявляемые к отчетности
При составлении годового отчета организации руководствуются следующими основными принципами бухгалтерского учета и отчетности:
- соблюдение в течение отчетного года принятой учетной полити
Состав бухгалтерской отчетности
Состав отчетности. В соответствии с Законом “О бухгалтерском учете” бухгалтерская отчетность организации включает:
- бухгалтерский баланс;
- отчет о прибылях и уб
Подготовительная работа перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
Подготовительная работа. Составлению годовой отчетности предшествует следующая подготовительная работа:
1. Сверка итогов аналитического и синтетического учета. Подтвержден
Нормативное регулирование учетной политики
Необходимость формирования учетной политики у организаций возникает в двух основных случаях. Во-первых, когда законодательными актами предусмотрено несколько вариантов способов бухг
Формирование учетной политики
Допущения.Согласно п. 5 ПБУ 1/2008 учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Норма законодательства нак
Раскрытие учетной политики
Организация должна раскрывать принятые при формировании учетной политики способы бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересов
Бухгалтерская профессия
Слово "бухгалтер" пришло к нам из немецкого языка вместе с реформами Петра I. По-русски это означает книговод, и на многих языках эта профессия так и называется.
Первоочередной з
Профессиональная этика бухгалтера
Учет в организации ведет, как правило, бухгалтерская служба, возглавляемая главным бухгалтером. Бухгалтерия является необходимым и самостоятельным подразделением организации, ведет
Честность, объективность, безошибочность.
В соответствии с принципом честности и объективности, базой для деятельности, выводов и рекомендаций члена ИПБ могут быть только исходная и собранная информация в достаточном объеме и результаты ее
Международные и национальные профессиональные организации
Современная мировая экономика все в большей степени приобретает черты интернациональной сферы. Интернационализация бизнеса проявляется в создании совместных производств продукции, деятельности на м
Реформирование бухгалтерского учета в России
В марте 1998 г. Правительство РФ приняло решение о реформировании бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Направленность реформирован
Новости и инфо для студентов