Применение субсчетов 57/2 и 57/3 см. в теме «Учет денежных средств на валютных счетах».

Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные нужды осуществляется из касс организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации по письменному разрешению обслуживаемого банка. Выдача средств под отчет на служебные командировки, производится в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов по найму жилья по установленным в РБ нормам.

Основанием для выдачи денег на служебные командировки являются приказ руководителя организации и командировочное удостоверение, выдаваемое командированному работнику. Работнику также выдается задание на время командировки.

Время пребывания в командировке устанавливается по отметкам на командировочном удостоверении. Суточные устанавливаются по фактическому числу дней командировки (в т.ч. дни отдыха, выходные и праздничные). Размер суточных по нормам, утвержденным Минфином, составляет:

• по однодневным командировкам – 22 000 бел. р.;

• по многодневным командировкам – 44 000 бел. р.

Выдача денег под отчет из кассы оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам. Расходовать аванс допускается только на цели, на которые он выдан. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.

2. По приезду из командировки (осуществлению хозяйственных расходов) подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию организации не позднее трех дней по истечении срока, на который был выдан аванс, авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих расход денег (проездных билетов, товарных чеков, отрывных талонов, квитанций об оплате гостиничных счетов и т.п.), вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасход аванса. Невозвращенный в срок остаток неиспользованного аванса может быть удержан из заработной платы подотчетного лица и подлежит обложению подоходным налогом.

Авансовый отчет с приложенными оправдательными документами передается в бухгалтерию, где он проверяется, утверждается главным бухгалтером и руководителем организации и обрабатывается (проставляется дебетуемый счет против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете; указываются проводки по суммам, выданным из кассы и израсходованным подотчетным суммам, делается группировка сумм). Израсходованные подотчетные суммы списываются на себестоимость (затраты, издержки) в пределах установленных норм только после утверждения авансового отчета.

В случае непредставления в установленные сроки авансовых отчетов или невозврата в кассу неиспользованных сумм бухгалтерия может удержать подотчетные суммы из заработной платы работников.

3.Синтетический учет подотчетных сумм ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается начисление дебиторской задолженности подотчетных лиц перед организацией, а по кредиту — ее погашение (списание израсходованных подотчетных сумм и внесение неиспользованного аванса в кассу организации). Сальдо, как правило, дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности на счете на 1 число каждого месяца. Кредитовое сальдо (в отдельных случаях) показывает о наличии кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

В учете по учету расчетов с подотчетными лицами делаются записи:

• Д71 К50 - выданы денежные средства под отчет из кассы по РКО; возмещен перерасход подотчетных сумм;

• Д10,41 К71 - приобретены товарно-материальные ценности из подотчетных сумм согласно авансового отчета и товарного чека;

• Д44 К71 - списаны по нормам расходы на служебные командировки по утвержденным авансовым отчетам;

• Д50 К71 - приобретены почтовые марки, талоны, абонементы с оплатой из подотчетных сумм;

• Д50 К71 - возвращены в кассу остатки неиспользованных денежных авансов по ПКО;

• Д92 К71 - списаны командировочные расходы сверх установленных норм;

• Д94 К71 - списаны невозвращенные в установленный срок неиспользованные денежные авансы и суммы, по которым не предоставлены авансовые отчеты;

• Д73 К94 -удержаны из заработной платы списанные подотчетные суммы;