Бланк-заказ на производство аудио- видеопродукции

Заказ № _________ от___________________ 200 __ года

Заказчик__________________________________________

Предмет производства:

— Статичная компьютерная заставка

— Озвученная компьютерная заставка

— Аудиоролик

— Видеоролик

— Съемки на выезде у клиента

— Перемонтаж

— Наложение адресного плана

— Другое

Параметры производства:
Хронометраж ____ сек

 

Исходный материал/ответственность	Заказчик	Агентство
Видеоматериал (только SVHS, BETACAM-SP)
Статичные изображения (фото, слайды и др.)
Аудиоматериал (только CD или мини-диск)

Номер лицензии/информация о сертификации _________

(Сценарный план с подробным описанием аудио- и видеоряда составляется отдельно и, после согласования с заказчиком, явля­ется неотъемлемой частью данного заказа).

Стоимость производства заказа (без налогов) ___________

Стоимость с учетом налогов _________________________

Срок исполнения заказа (с момента согласования сценария и
внесения предоплаты) рабочих дней ____________________

 

Согласовано и утверждено:________________________

Клиент-менеджер:________________________________

Примечание:_____________________________________

 

Бланки заказа сопровождают производство рекламных продуктов при их путешествии по разным отделам РА, помогают избежать ошибок, недоразумений.

Итак, рекламный продукт готов, услуги оказаны и на­ступает последний этап сотрудничества рекламодателя с РА или с рекламным отделом СМИ — завершение отно­шений в системе «рекламодатель — РА». Документом, по­дытоживающим сотрудничество РА (СМИ) и рекламода­теля, закрывающим договор, является акт сдачи-при­ема работ.Он должен быть подписан обеими сторонами. В случае несогласия заказчика, подкрепленного реальны­ми аргументами (например, несоответствие по какому-то параметру продукции согласованным образцам), состав­ляется с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения.

Акт сдачи-приема работ

к Договору № ___ от «___ » _______ 2003 г.

г.Ростов-на-Дону «__ »_______ 2003 г.

ОАО N, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Гене­рального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и PA S, именуемое в даль­нейшем «Исполнитель», в лице директора Яковлева Якова Яков­левича, действующего на основании Устава, с другой стороны, составили настоящий акт о том, что Заказчик принял, а Испол­нитель сдал услуги по:

 

1. Разработке фирменного стиля Заказчика

2. Разработке и реализации рекламной кампании

3. Разработке и производству рекламных продуктов

и пришли к соглашению о том, что предусмотренные Договором

№__ работы выполнены в полном объеме и надлежащем виде.

Договорная цена выполненных работ составляет________

рублей.

Претензий со стороны Заказчика по выполнению работ нет.

Представитель Заказчика________________________

Представитель Исполнителя_____________________

Если результатом сотрудничества с РА является про­изводство каких-либо материальных ценностей (проспек­тов, буклетов, сувенирной продукции и т.д.), рекламода­телю для того, чтобы забрать рекламные продукты, нуж­но оформить накладную (см. образец 5).

Если лицо, которому предстоит забрать продукцию, не имеет права подписи, ему выдают доверенность(см. об­разец 6) на получение продукции.

Все документы, связанные с обслуживанием того или иного клиента, должны быть упорядочены. Они хранятся как в РА, так и у рекламодателя.

Договор и/или счет с описанием работы и условий ее

выполнения.

Бланки-заказы на производство и размещение рекла­мы.

Брифы.

Сценарии, рекламные тексты, макеты (с подписями кли­ента).

Графики размещения рекламных материалов.

Календарный график рекламной кампании.

Утвержденный бюджет.

Эфирная справка (выдается клиенту по требованию и служит подтверждением реального размещения реклам­ных материалов в теле- или радиоэфире). Акт сдачи-приема работ и/или накладная. Доверенность на право получения продукции и/или под­писания Акта сдачи-приема.

Платежное поручение, которым Заказчик оплатил работу по «безналу» и/или приходный ордер, зафиксировавший оплату наличными деньгами.

Не всякий рекламный заказ сопровождается составле­нием всех перечисленных документов. Приведенные в спис­ке документы обслуживают достаточно большие комплекс­ные рекламные кампании. При небольших заказах, на­пример изготовление визиток, можно ориентироваться на минимальную документацию — счет, бланк-заказ, дове­ренность, платежное поручение или приходный ордер.

Желательно, чтобы все указанные документы были ори­гиналами (кроме платежного поручения заказчика). Оформ­ление документов производится до начала проведения рек­ламной кампании, во время проведения рекламной кампа­нии и завершается сразу же после окончания рекламной кампании.

Кроме документов, обслуживающих взаимодействие с клиентами, большое значение имеют так называемые до­кументы внутреннего пользования. Бухгалтерская доку­ментация не является предметом описания. Представим лишь те документы, которые находятся в ведении специ­алиста по рекламе. Финансовая справка является доку­ментом внутреннего пользования и позволяет точно, по факту, представить реальное движение денежных пото­ков в ходе проведения рекламной кампании.

Финансовая справка рекламной кампании _____________

Клиент-менеджер________________________________

Клиент ___________________________________________

Название рекламной кампании _______________________

В обязанности менеджера по рекламе входит составление фи­нансового отчета за месяц. Эта процедура помогает не только упорядочить финансовые поступления, но и обобщить информацию о клиентах.

 

Финансовый отчет за месяц

Месяц________________

Клиент-менеджер_________________

 

 

для внутреннего пользования используется и рапорт о ходе и результатах рекламной кампании. В качестве воз­можного варианта авторы А.Курилина и В.А.Курнатовская приводят следующий текст [12, с. 64]:

Клиент-менеджер: Мария Иванова

Клиент магазин: «Светлячок» (одежда и обувь для детей и подростков)

Контактное лицо: (ФИО представителя клиента) Рекламируемый продукт /услуга: 20 % скидка на детскую де­мисезонную обувь; распродажа демисезонной одежды

Период действия торгового предложения клиента: сентябрь-октябрь 2000 года

Период проведения рекламной кампании: 21.08.2000 - 30.10.2000

Предложения для клиента по проведению рекламной кампании:

1. Разработаны следующие варианты рабочих слоганов дан­
ной рекламной кампании:

a. Файл либо тексты всех предложенных клиенту слоганов (с
указание автора, даты, когда они были презентованы клиенту)

b. Вариант слогана, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент)

2. Производство и размещение на канале 3 информационных
сюжетов: отказ клиента

a. Описание предложения (основная идея, формат, сроки, ав­
тор сюжетов)

b. Причина отказа (указать аргументы клиента).

3. Производство слайд-фильма:

a. Файл либо ссылка на файл с вариантами сценариев слайд-
фильма (с указание даты презентации сценариев и т.д.)

b. Вариант сценария, принятый клиентом

c. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи
работы по плану

d. Дата сдачи слайд-фильма клиенту

e. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

4. Разработка графика размещения рекламных материалов:

a. Дата оформления и номер внутренней заявки, сроки сдачи
работы по плану

b. Вариант графика, принятый клиентом

c. Обратная связь с клиентом (укажите, что сказал клиент).

5. Размещение строчной информации в «бегущей строке» на
канале:

а. Утвержденные тексты объявлений, сроки выхода объявле­ний в эфир

Описание проблем (коротко, если таковые были), возникших в процессе работы над рекламной кампанией:

Результаты рекламной кампании: оценка результатов клиент-менеджером.

 

В РА четко разграничиваются обязанности, назнача­ются приказом ответственные за составление тех или иных документов сотрудники в области подготовки документов, устанавливаются лица, которые обладают правом подпи­си, создается жесткая технология документооборота, где каждый документ «привязан» ко времени, к выполняе­мой работе и к конкретным сотрудникам.

В конце каждого квартала проводится сверка докумен­тов, чтобы до сдачи квартального баланса все бумаги были в порядке.

Эти несложные правила во многом помогут упорядо­чить работу в РА, избежать путаницы, претензий как со стороны клиентов, так и со стороны контролирующих ор­ганов.