ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ЭТАПОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЛИНГА В ОРГАНИЗАЦИИ

Результаты анализа теоретической и эмпирической базы контрол­линга свидетельствуют, что разработка системы контроллинга явля­ется предметом планирования (метапланирование) в организации. В ходе этого процесса определяются вид и число подсистем или разделов системы, их содержательные и временные взаимосвязи. При формировании системы контроллинга в организации исходят из понимания организации как центра деловой активности или как целеориентированной структуры потенциала, процессов и объектов. При этом должны учитываться специфические требования и воз­можности каждой организации. Кроме этого, необходимо учиты­вать влияние внешней среды, а также влияние результатов деятель­ности организации на окружающую среду. Планы и отчеты должны образовывать в совокупности пирамидальную структуру, обладать концентрированной, дифференцированной по уровням управления информативностью, эшелонироваться по срокам разработки (крат­косрочные, среднесрочные и долгосрочные). Система контроллинга должна строиться по принципу кибернетического контура регули­рования и образовывать систему информационно-аналитической и методической поддержки руководителей и сотрудников в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих реше­ний по всем функциональным сферам деятельности организации.

Несмотря на широкие возможности использования современных средств автоматизированной поддержки принятия управленческих решений, наиболее важным и требующим глубоких профессиональных знаний этапом формирования процесса контроллинга в организации является адекватное описание существующей предметной области, формулировка целей и задач желаемого состояния объекта.

Важным инструментом эффективной реализации этих решений яв­ляются определение последовательности действий и состав конкрет­ной проектной документации на каждом этапе.

Следует учитывать, что отсутствие понимания организации как системы, сути процессного подхода влечет за собой как следствие некорректную постановку задачи описания и неэффективное ис­пользование самих моделей.

Необходимо выделить две фазы проектирования процесса кон­троллинга: организационную и эксплуатационную.

Организационная фазасостоит из следующих этапов:

I. интенсивная подготовка персонала;

II. планирование;

III. оценка;

IV. проектирование;

V. внедрение и тестирование.

Эксплуатационная фазаделится на:

I. мониторинг деятельности процесса;

II. корректировка на основе взаимосвязи «план—факт—откло­нение».

Перечисленные этапы в свою очередь могут делиться на под-этапы.

I. Интенсивная подготовка персоналав рамках проекта реформиро­вания организационной структуры организации начинается на са­мом раннем этапе. Привлечение персонала для участия в процессе уже в фазе организации дает определенный эффект обучения. Од­нако этого явно недостаточно. Внедрение контроллинга означает, как правило, отход от традиционной организации труда. Даже при максимально благоприятной обстановке использования новых под­ходов в управлении необходима интенсивная подготовка персонала (по меньшей мере менеджеров процесса контроллинга — контрол­леров), которая в первую очередь должна касаться двух основных вопросов: понимания процесса в целом в условиях компьютерной реализации и применения прикладного программного обеспечения, необходимого для обработки задач.

II. Этап планированиязаключается в том, что на базе действующей организации бизнес-процессов анализируются сильные и слабые стороны организации, что создает основу для формулирования целей и последующей организации процесса контроллинга. Цели касают­ся прежде всего сроков, производительности, качества и издержек.

Дается общее описание бизнес-процессов организации без учета специфики внедрения. В результате приблизительно моделируется процесс контроллинга с акцентом на взаимодействие между бизнес-процессами. Затем вводные данные уточняются и конкретизируются с учетом условий внедрения до тех пор, пока информационный по­ток и процедура обработки не будут отрегулированы во всех деталях.

Результаты окончательного планирования (в зависимости от инстру­ментария) заключаются, как правило, в следующем:

1) детальном определении организации процесса (уровень про­цесса) — последовательность работ, участники, последовательные и параллельные процедуры, условия делегирования и замещения функций;

2) увязке средств обработки (функциональный уровень) с про­цессом (например, обработка текстов, составление таблиц, графи­ков, программ для баз данных и т. п.);

3) точном определении информационных потоков (уровень дан­ных) — при этом подлежат установлению источники и адресаты до­кументов, контрольные данные и т. п. Поток данных организуется так, чтобы они в идеале автоматически поступали на соответствую­щий инструментарий обработки, а по завершении задачи следовали по заданному маршруту;

4) установлении сфер соприкосновения с внешней средой (уро­вень системного окружения);

5) определении сфер соприкосновения сотрудника с компью­терными сетями.

Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответ­ствующей информационной структуры — интегрированной управленческо-информационной системы (УИС).

III. Этап оценкизаключается в анализе и собственно оценке вари­антов контроллинга. При этом используют возможности произ­водственного менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а в случае надобности — их приближение к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ.

Затем дается оценка вариантов процесса на производительность, преимущества и недостатки, издержки и прибыль. Это может быть анализ размера прибыли или простой баланс аргументов «за» и «про­тив». Если найден вариант, отвечающий поставленным целям, то приступают к проектированию.

IV. Этап проектированияхарактеризуется прежде всего, результиру­ющей рабочей документацией первого и второго этапов процесса формирования контроллинга.

К такой документации относятся тех­нико-экономическое обоснование (ТЭО) и задание на проектирова­ние, состав которых определяется в соответствии с общеизвестной методикой оргпроектирования процессов управления. ТЭОвключа­ет следующиеразделы: