Тема 8 Інформація і комунікації в менеджменті

1. Поняття і процес комунікації в управлінні.

2. Міжособові та організаційні комунікації.

3. Управління організаційними комунікаціями.

 

Комунікація – це процес обміну інформацією між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.

Основні елементи комунікації:

Відправник - особа, яка генерує інформацію для комунікації, перетворює її у повідомлення і передає його іншій особі або групі осіб.

Одержувач - особа (або група осіб), для якої передається повідомлення.

Повідомлення - закодована за допомогою будь-яких символів і представлена у реально відчутній формі думка призначена для передавання.

Канал комунікації - це засіб, за допомогою якого відбувається переміщення повідомлення від відправника до одержувача.

Перешкоди комунікації ("шум") - це будь-яке втручання в процес комунікації, яке викривлює (спотворює) сутність або зміст повідомлення.

Основні етапи процесу комунікації:

1. Формування концепції комунікації. З¢ясування відправником мети комунікації (навіщо вона здійснюватиметься і чого він намагаєтеся досягти) і визначення смислу того, що він хоче передати (яку саме інформацію зробити предметом комунікації).

2. Кодування - це процес трансформації (перетворення) того, що призначене для передавання, у повідомлення. Процес кодування складається: з вибору певної системи кодових знаків - носіїв інформації (звук, світло, запах, фізичні дії тощо); з організації таких носіїв у певну форму (промова, текст, рисунок, вчинок тощо); з формування повідомлення з певним значенням.

3. Передавання повідомлення по каналу комунікації - являє собою фізичну доставку повідомлення від відправника до одержувача.

4. Декодування - це процес перекладання одержувачем отриманого повідомлення у зрозумілу для нього форму.

5. Інтерпретація та оцінка повідомлення - це процес усвідомлення сутності та змісту повідомлення, а також сприйняття або формування власного ставлення до повідомлення.

6. Зворотний зв’язок - це відповідь одержувача на повідомлення. Фактично - це процес в ході якого відправник і одержувач повідомлення міняються місцями.

 

Рис. 8.1 Модель процесу комунікації

 

 

В залежності від статусу комунікації (санкціонованої або несанкціонованої керівництвом організації) розрізняють формальні та неформальні організаційні комунікації.

Формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікцій необхідних для забезпечення діяльності організації.

Неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціановано керівництвом. Вони співіснують з формальними комунікаціями, підтримують їх, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:

1) надають можливість співробітникам організації задовольнити потреби у соціальній взаємодії ;

2) створюють альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних канали обміну інформацією.

 

 

Рис. 8.2 Усна, письмова і невербальна комунікації

 

 

 

Комунікаційна мережа – це форма (конфігурація) поєднання за допомогою інформаційних потоків індивідуумів, які беруть участь в процесі комунікації.

В теорії управління виділяють такі базові (первинні) типи комунікаційних мереж в групах:

 

Централізовані Децентралізовані

Y Х

"Y-мережа" "Хрест" "Колесо" "Всеканальна"

 

На вибір типу комунікаційної мережі в групі впливають два фактори:

 

1) Ступінь централізації комунікації (централізована-децентралізована);

2) Природа задачі, яку вирішує група (проста задача _ комплексна задача).

Мережі неформальних комунікацій прийнято називати "виноградною лозою".

 

Стиль комунікації – це манера поведінки однієї особи в процесі обміну інформацією з іншою особою (або групою осіб).

Згідно моделі вибору стилю комунікації ця манера залежить від ступеня обізнаності (рівня знань) як однієї, так і другої сторони про інформацію, яка виступає предметом комунікації.

Для підвищення ефективності комунікацій відповідно до цієї моделі використовують дві стратегії:

1. Стратегія “експозиції” (розкриття) – збільшення “поля арени” і, відповідно, зменшення “поля фасаду”, що вимагає від відправника більшої відкритості і чесності у доведенні інформації.

2. Стратегія “зворотного зв’язку” – збільшення “поля арени” і, відповідно, зменшення “поля темної плями”, що вимагає не тільки збільшення “експозиції”, з боку відправника, але й одночасно результативного сприйняття повідомлення з боку одержувача.