Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:

прямоточности,

непрерывности,

ритмичности,

параллельности,

пропорциональности.

Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы перемещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию (приложение 2,3,4). Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

Необходимо учитывать также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

Принцип непрерывностизаключаетсянепрерывной подаче документов на тот уровень, гед по ним принимается решение. Для исполнения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

Этот принцип предполагает равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.

Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

Одним из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного перемещения документа содержащуюся в нем информацию передают по телефону или другими средствами связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению.

Структура и функции предприятия, формы и методы управленческой деятельности оказывают значительное влияние на документооборот.

18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции

 

1. В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

Специальное подразделение СДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

Работник СДОУ , например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре СДОУ нет экспедиции);

Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).

Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

организовать работу с применением различных средств оргтехники;

обеспечить своевременную, в день поступления, обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;

проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.

Работники экспедиции привозят корреспонденцию из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступившей корреспонденции должна быть завершена в первой половине дня, поскольку во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки адресату.

Для эффективной работы в экспедиции должен быть разработан четкий план работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работу. Поскольку работа экспедиции является работой технического характера, то ее можно механизировать и автоматизировать.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие операции:

v Проверка правильности доставки корреспонденции и целостности упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

v Сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. В случае наличия на конверте или бандероли отметки «лично», адресования корреспонденции общественным организациям, наличия в поступлении документов на машинных носителях корреспонденция не вскрывается. На конверте проставляется отметка о получении, затем она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) вскрывается. Если объем документооборота большой, то используются конвертовскрывающие машины.

v Определение необходимости сохранения упаковки. Это происходит в случаях:

ü Если получена доплатная корреспонденция;

ü Если на документах нет обратного адреса;

ü Если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;

ü Если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почовых штемпелях;

ü Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов.

v Проверка целостности и правильности вложения каждой упаковки. После вскрытия уделяется особое внимание корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. На данном этапе проверяется комплексность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, кол-во страниц, налачие приложений, проверяется дата документа, ее соответствие текущей дате. Провераяется также правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, которые подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостаки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству СДОУ.

После вышеперечисленных операций производится фиксация факта получения корреспонденции. Она производится путем проставления на документе «Отметки о поступлении».

Реквизит «Отметка о поступлении» оформляется в виде штампа, размеры которого 16мм x 42 мм. «Отметка о поступлении» содержит следующую информацию: Полное (сокращенное) наименование организации-получателя, дата регистрации и индекс документа. Проставляется регистрационный штамп на нижнем поле в правом углу первого листа документа. На невскрываемой корреспонденции штамп проставляется на самом конверте.

Порядковый номер на штампе может использоваться одновременно и для количественного учета документов и как составная часть индекса документа (остальные части добавляются после исполнения документа).

Следует отметить, что проставление данного штампа не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы для учета документооборота и фиксации факта получения.

После фиксации факта получения документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Различаются документы, регистрируемые СДОУ и другими подразделениями организации. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации СДОУ. Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных СП. Так, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, печатные издания – в библиотеке, наряды, заявки, разнарядки – технических отделах или службах материально-технического обеспечения. При составлении перечня нерегистрируемых документов используются два метода: выявление документов, не требующих ответа и выявление видов документов, регистрируемых в СП. Т.о. в перечень включаются только те документы, которые нуждаются в учете. По этим документам СДОУ справок не наводит, как правило, это специальная документация.

Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного СП. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо СП, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в СДОУ, как и документы, адресованные руководителю или его заместителям.

На завершающем этапе организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители СП в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы в экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.