ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

___________________________________

(Название документа)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

... ...

Грифы согласования на листе согласования оформляется в соответствии с указанными выше правилами.

При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования располагается на его лицевой стороне ниже реквизита «Заголовок к тексту документа».

Грифы согласования с организациями, подпадающими под действие специальных Положений, следует располагать в предусмотренных этими положениями местах.

Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, осуществляется в следующей очередности:

С подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

С общественными организациями – в случае необходимости или в случаях, предусмотренных законодательством;

С органами, осуществляющими госмежведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный);

С вышестоящими организациями – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Визы – это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «виза» не входит в состав реквизита.

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смиронов

00.00.0000

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными правовыми актами организации и зависят от вида докмента и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние, так и исходящие документы. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экз.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смиронов

00.00.0000

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования.

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смиронов

00.00.0000

Зав. отделом документоведения

Подпись А.В.Сидорцова

00.00.0000

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.В.Боброва

00.00.0000

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

00.00.0000

Главный бухгалтер

Подпись Л.М.Левентова

00.00.0000

Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

С приказом ознакомлен подпись О.Н.Петров

00.00.0000

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров подпись В.И.Гришина

00.00.0000

Экономист планового отдела подпись А.С.Маслова

00.00.0000

Менеджер отдела рекламы подпись С.Н.Рязанов

00.00.0000

Визы располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе.

Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или СП, имеющих право подписания соответствующих документов. Прежде, чем представить проект на подпись, исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется не подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда все исходящие документы подписывает только руководитель учреждения. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники учреждения. По наиболее принципиальным вопросам документы подписывает руководитель или его заместитель в отсутствие руководителя. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями СП в соответствии с их компетенцией. В перечнях также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Такое право делегирования подписи исходящих документов способствует более оперативному движению документов и решению дел.

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Подпись». Без подписи документ будет недействительным, поэтому ее должен иметь каждый документ, независимо от его разновидности, автора, вида материального носителя.

В некоторых законодательных актах прямо указывается на необходимость наличия подписи для придания документу юридической силы. В Законе РБ «О нормативно-правовых актах РБ» записано, что одним из обязательных реквизитов нормативно-правовых актов являются «подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие нормативные акты». Согласно Закону «об электронном документе» одной из «неотъемлемых частей» ЭД является одна или несколько электронных цифровых подписей.

Правила подписания ОРД определены в СТБ 6.38-2004 и Методическими указаниями по его применению. В сотав реквизита «подпись» входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ;

Личная подпись,

Расшифровка личной подписи. Между инициалами и фамилией пробел не делается.

Наименование должности печатается строчными буквами, крме заглавных.

Если наименование должности занимает две и более строки, то личная подпись и ее расшифровка помещаются на уровне последней строки должности.

В наименовании должности лица, подписавшего документ, указывается лишь видовое наименование организации. Указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо лишь в тех случаях, когда документ оформлен не на бланке, как правило на совместных документах.

В научных и учебных организациях в состав реквизита «подпись» могут дополнительно включаться ученые степени и звания.

Директор института

доктор исторических наук

профессор Подпись В.Н.Митин

В некоторых случаях документы могут быть подписаны несколькими лицами. Две или более подписей ставятся на документе в том случае, когда за его содержание несут ответственность несколько лиц. Так, на документах, принимаемых коллегиальными органами, как правило, проставляют две подписи – председателя и секретаря. Две подписи проставляются на совместных документах, гарантийных письмах.

Вместе с тем, согласно Закону «О нормативно-правовых актах РБ» нормативные акты РБ, даже принятые коллегиально (постановления), должны содержать только одну подпись. Это требование не распространяется только на локальные нормативные акты, также на нормативные правовые акты органов местного управления и самоуправления. Такие решения подписываются, как правило, председателем администрации и управляющим делами.

При подписании несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне.

Две подписи имеют документы финансового характера. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителю в соответствии с должностными обязанностями, а второй – гл. бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. Две подписи всегда содержат гарантийные письма.

Личные справки также могут подписываться двумя должностными лицами: руководителем организации и руководителем отдела кадров, руководителем и главным бухгалтером.

В документе, составленном комиссией, в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.

Проект документа представляется на подпись соответствующему лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен (при необходимости).

В деятельности организаций часто возникает ситуация, при которой в проекте подготовленного и уже согласованного документа предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка) и не может его подписать. В этом случае подписание документа осуществляется заместителем или временно исполняющим обязанности, а подпись оформляется по образцу

И.О. директора завода А.С.Каваленя

Зам. Директора завода А.С.Каваленя

Замена аббревиатуры «И.о.», «Зам. директора» знаком «/» или предлогом «за» не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

В целях ускорения подготовки документов, совершенствования организации документооборота, экономии времени руководителя в организацяих рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями.

Делегирование права подписи осуществляется через издание соответствующего приказа руководителем организации. Возможно закрепление этого права и в организационных документах.

Во многих организациях практикуется выдача доверенностей на право подписания документов. Доверенности выдаются, как правило, в негосударственных организациях для подписания коммерческих договоров. Следует обратить внимание, что доверенность не является правовым актом. Она лишь подтверждает факт делегирования права подписи при предъявлении контрагенту (деловому партнеру), поэтому может выдаваться только на основании приказа руководителя о предоставлении права подписи.

При подписании исходящих документов подписывается только первый экз. документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписывается распорядительные документы, то допускается подписание только первых экз., а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экз. документов.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лиц, подписавших документ, не допускается.

Некоторые виды документов подлежат утверждению руководством организации или вышестоящей организации. Как правило, это акты и некоторые виды протоколов. В организации должен быть разработан перечень документов, подлежащих утверждению. Примерный перечень таких документов дан в Инструкции по делопроизводству. Утверждение производится посредством реквизита «Гриф утверждения».

Реквизит «Гриф утверждения» располагают в правом верхнем углу над текстом то 5 ТАВ 100 мм от левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

Подпись А.И.Новиков

00.00.0000

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наименование должност илица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

УТВЕРЖДАЮ

Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись А.В.Ветров

00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Прогресс» Директор ЗАО «Электроника»

Подпись Б.В.Кравцов Подпись А.И.Свиридов

00.00.0000 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, располряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в им.п., его даты и номера.

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

00.00.0000 № 00

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания акционеров

00.00.0000 № 00

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству.

Слова «УТВЕРЖДАНЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов.

11. Документ считается исполненным, если все поставленные в нем вопросы решены.

На исходящих документах оформляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Данный реквизит оформляется на нижнем поле в нижнем левом углу.

Есть три варианта оформления данного реквизита.

1. Если документ не требует ответа:

В дело № 0-0

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

 

 

2. Если ответ дан по телефону

В дело 0-0

Дан ответ по телефону

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

 

3. Если документ требует ответа

В дело 0-0

Дан ответ. Исх. № 0-0/000 от 00.00.0000

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

Срок исполнения документов – дата, до (к) которой, или период времени, в течение которого документ должен быть исполнен.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.