Достоинства

Простота в использовании

20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после его подписи), он не может быть использован в управленческой деятельности. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

В результате регистрации присваивается регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми данными.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный и состоит из ряда элементов:

Индекса структурного подразделения,

Номера дела по НД,

Порядкового номера документа.

Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по НД отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной НД.

 

03-18/248

	Индекс структурного подразделения		Номер дела по НД		Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации

 

 

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по НД, в котором будет храниться копия исходящего документа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в СДОУ для регистрации. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по НД

Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Например:

512/1 – 29

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года, независимо оттого, каким СП подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Такой регистрационный индекс характерен для распорядительных документов (приказы, постановления, решения, указания, распоряжения), а также актов, протоколов.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является ли документ ответным или инициативным. Исходящие письма-ответы рекомендуется регистрировать в тех же карточках, что и письма-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о письме-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

После исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Если же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства, на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы. Однако, в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по НД и порядкового регистрационного номера исходящего документа.

В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) «отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «в дело» с добавлением индекса дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экз. РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экз. РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывается составитель на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после его подписи), он не может быть использован в управленческой деятельности. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

В результате регистрации присваивается регистрационный индекс – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми данными.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный и состоит из ряда элементов:

Индекса структурного подразделения,

Номера дела по НД,

Порядкового номера документа.

Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по НД отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной НД.

 

03-18/248

	Индекс структурного подразделения		Номер дела по НД		Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации

 

Правила регистрации внутренних документов отличаются в зависимости от вида документа.

Организационные и справочно-информационные документы регистрируются в организации в том же порядке, что и исходящие документы.

Внутренние документы, так же, как и исходящие документы, могут регистрироваться на РКК, либо в журнале. Во втором случае для регистрации внутренних документов может вестись отдельный журнал, либо, при небольшом количестве, эти документы могут регистрироваться в одном журнале с исходящими документами.

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении

 

В организации может вестись один журнал для регистрации внутренних документов. Вместе с тем, при небольшом количестве создаваемых в организации документов одного конкретного вида может вестись специальный журнал регистрации именно данного вида.

Аналогичным образом осуществляется регистрация организационных документов.

В отличие организационных и справочно-информационных документов, распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам и разновидностям. Приказы, издаваемые в организации, регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по ОД регистрируются отдельно от приказов по ЛС.

Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Наиболее распространенной является журнальная форма регистрации приказов.

Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов по ОД, по ЛС (75 хранения), приказов по ЛС (3 года хранения), по административно-хозяйственной деятельности.

Специально формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами РБ не установлено. Однако, учитывая, что приказы являются внутренними документами организации, для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная Инструкцией по делопроизводству.

Другие распорядительные документы регистрируются по тем же правилам, что и приказы. Они регистрируются на РКК или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

В Инструкции по делопроизводству установлено, что регистрационный индекс докладной записки, справки и других аналогичных документов, формулируется так же, как и индекс исходящего документа. Это означает, что регистрационный индекс указанных документов будет иметь сложную структуру и будет состоять из индекса дело по НД и порядкового номера документа в пределах делопроизводственного года.

Возможен также вариант, при котором регистрационный индекс внутреннего документа будет состоять только из порядкового номера документа (акты, протоколы, организационные документы – должностные инструкции работникам, положения об СП и др. ), присвоенного ему в пределах делопроизводственного года. Эта ситуация возможна в том случае, если для регистрации документов данного вида ведется отдельный журнал и в организации ведется только одно дело, в которое формируются документы данного вида.

Регистрационным индексом приказа является его порядковый номер в пределах делопроизводственного года, который в зависимости от вида приказа может быть дополнен условным буквенным обозначением.

Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.

При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две группы: приказы по ОД и по ЛС. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по ЛС, в свою очередь, делятся на две подгруппы:

о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании рабрников, длительных и зарубежных командировках;

о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы имеют различные сроки хранения:

по ОД – пост. или 10 лет (для организаций, не передающих документы на хранение в госархив, за исключением негосударственных);

по ЛС (прием, перевод, увольнение) – 75 лет;

по ЛС (отпуска, взыскания) – 3 года после проведения налоговой проверки;

по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет после проведения налоговой проверки.

В связи с эти все указанные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела. В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с 1.

В результате в каждой организации в течение года будет издано как минимум три приказа под номерами «1», «2», «3». Для того, что избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по ЛС необходимо через дефис прибавлять литеру «К» или «Л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках, присвоении квалификационных разрядов, категорий, званий будут иметь в индексе литеру «К». К номерам приказов от предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи следует прибавлять литеру «Л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по ЛС закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству.

Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственным вопросам – к их порядковым номерам добавляются соответствующие литеры, отличающие их от приказов других групп. Например «ад» или «ахд».

К регистрационным номерам приказов по ОД, в отличие от приказов по ЛС и по административно-хозяйственной деятельности, дополнительные поисковые признаки (литеры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы сокращений типа «ОД» является излишним. Лишь в организациях, имеющих сложную структуру и издающих большое количество приказов по ОД, возможно ведение отдельной регистрации приказов разных видов (могут выделяться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы об организации проверок) и, соответственно, добавление их к порядковым регистрационным номерам дополнительных обозначений.

№ 1 – приказ по ОД;

№ 1-к – приказ по ЛС 75-летнего срока хранения;

№ 1-л – приказ по ЛС 3-летнего срока хранения;

№ 1-ад – приказ по административно-хозяйственной деятельности.

22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек

На каждый документ составляют не менее чем 2 экз. карточки. Одна из них помещается в справочную картотеку в СДОУ, а другая вместе с документом передается в СП.

Если документ подлежит специальному контролю исполнения, то 2-й (или 3-й) экз. карточки помещается в контрольную картотеку. Вместе с тем в организациях могут создаваться и другие картотеки, требующие дополнительных экз. карточек.

В организациях с небольшим объемом документооборота и централизованной системой регистрации, регистрационные карточки могут составляться в 1 экз. и храниться в СДОУ для учетных и справочных целей.

Регистрационные карточки служат основой для создания учетно-информационного аппарата организации. Это достигается путем группировки карточек в картотеки по определенным признакам. Карточка помещается в картотеку после того, как документ будет зарегистрирован, и на нее будут нанесены необходимые сведения.

Каждое учреждение с карточной системой регистрации документов имеет справочную картотеку, которая делится на две части: исполненные и неисполненные документы.

Первая часть картотеки (на неисполненные документы) служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам (наиболее эффективный вариант), по исполнителям.

Разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов или СП (исполнителей).

Вторая часть картотеки строится с учетом использования ее для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

Разделы второй части картотеки соответствуют разделам и индексам сводной НД организации.

Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками об исполнении перемещаются в соответствующий раздел второй части картотеки.

По принципу построения картотеки могут быть следующими:

v Регистрационная (валовая), карточки в которой располагаются в порядке возрастания регистрационных номеров документов. На разделителях рубрик могут быть указаны названия месяцев. Такая картотека целесообразна для постановлений, распоряжений, приказов;

v Вопросная картотека, которая составляется на такие документы, как распоряжения, приказы, переписка с вышестоящими органами, т.е. на документы пост. хранения;

v Корреспондентская картотека, в которой на разделителях рубрик пишут названия корреспондентов или их индексы. Рубрика каждого корреспондента в свою очередь может делиться на исполненные и неисполненные документы;

v Картотека, построенная по НД, имеет названиями рубрик названия дел по НД или их индексы. Она составляется только на исполненные документы.

В учреждениях с большим объемом распорядительных документов могут быть кодификационные картотеки, в которых документы систематизируются по ряду признаков: действующие, отмененные распорядительные документы; исполненные и находящиеся на исполнении.

Регистрационные картотеки используются и при регистрации исходящих документов. В картотеке на исходящие документы карточки располагаются в соответствии с валовой нумерацией, а рубриками могут быть названия СП организации.

Перечень картотек велик, и каждая организация вправе создавать любые картотеки, исходя из принципа целесообразности.

СДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того, чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода ИПС. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. ИП работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и ИП работа организуется с помощью справочных картотек.

Кол-во справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

v По корреспондентскому – рубриками являеются названия пост. корреспондентов;

v По географическому – рубриками являются названия области, города, место рождения;

v По предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) – рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

v Структурному – рубриками служат названия СП организации;

v По номинальному – рубриками являются наименования видов документов;

v По алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом пост. корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется в построении кодификационных тематических картотек (БД по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может составляться несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в СДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в БД (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признакпостроения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых проводилась в пределах одного вида. Как правило, это внутренние документы самой организации и распорядительный документы других организаций.

Алфавитный признакпостроения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

10. Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. При чем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в СДОУ и СП зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме всегда стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

1-й и 2-й экз. РКК вместе с документом отправляются исполнителю;

1-й экз. с распиской исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации СДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которой являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основой (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экз. РКК;

2-й экз. РКК остается в СП и устанавливается в картотеку СП организации;

3-й экз. передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю за исполнением) и устанавливается там в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения;

4-й и 5-й экз. РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения СДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.

Все карточки хранятся по месту их формирования после окончания делопроиозводственного года еще 1-2 года.

Карточная система регистрации документов дает возможность организовывать рациональную систему поиска документов путем создания различного рода картотек, позволяет организовывать контроль исполнения без дополнительных записей, используя лишний экз. РКК.

23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

v Проверка правильности оформления и комплектность отправления. Документ, отправляемый из организации, должен быть зарегистрирован и иметь регистрационный номер и дату. Документ обязательно должен иметь реквизиты «Подпись», «Заголовок», если он оформлен на формате А4.

v Проверка правильности адресования. При адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. В случае адресования постоянному корреспонденту на документе указывается только название организации, т.к. адрес корреспондента имеется в экспедиции.

v Проверка комплектности отправления. В ходе данной операции проверяется наличие всех листов документа и необходимого количества экземпляров и листов приложения. Данная операция проводится в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением технических средств (факсом или e-mail). Неправильно оформленные или некомплектные документы возвращаются исполнителям.

v Сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. В случае отправления постоянным корреспондентам документы сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.

v Адресование конвертов, т.е. надписание на конвертах адресов. Данная операция осуществляется до вкладывания документов в конверт. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее подготовленные конверты с нанесенными на них адресами. Это можно сделать с помощью средств оргтехники или типографским способом. При отправлении документов разовым корреспондентам целесообразно использовать конверты с прозрачным окном. Их можно использовать и для постоянных корреспондентов, но на самом документе в данном случае должен всегда указываться полный адрес постоянного корреспондента.

v Фальцевание (складывание) документов. Особо важные документы, документы, направляемые в высшие органы власти и управления не фальцуют и отправляют их в конвертах соответствующего формата.

v Конвертирование (вкладка отправления в конверт).

v Заклеивание конвертов. Производится либо ручным способом, либо при помощи средств оргтехники. Также используются и самоклеящиеся конверты.

v Взвешивание корреспонденции. Осуществляется при помощи почтовых весов для определения стоимости отправления.

v Проставление стоимости отправления, даты отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.

v Составление описи на заказную корреспонденцию.

v Доставка корреспонденции в почтовое отделение. Все документы, доставляемые в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в тот же день или не позднее следующего дня.

Оформление исходящих документов по всем вида отправлений и их сдача в почтовое отделение связи должно осуществляться в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Отправка ЭД на машинных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Вся сопроводительная документация к ЭД проходит все операции обработки отправляемых документов как и документы на бумажных носителях.

В связи с прогрессом средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) кол-во документов, отправляемых почтой, сокращается. Все большее развитие получают компьютерные сети и программы электронной почта. Использование электронной почты сокращает время доставки, исключает утерю информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от места их расположения.

Но существует проблема наличия программы «электронной цифровой подписи». При помощи данной программы вопрос достоверности подписи на документе.

Системы электронной почты бывают двух типов:

Глобальные;

Ведомственные.

При подключении к глобальной службе электронной почты пользователь подключается к уже существующей сети передачи данных. Данная сеть охватывает большие территории, оснащены мощным оборудованием. Кроме того, данная сеть позволяет пользователю обмениваться информацией не только внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.

Ведомственные системы электронной почты создаются для обеспечения внутреннего документооборота. Это эффективно при наличии большого количества филиалов.

Ведомственная электронная почта состоит из нескольких ПК, объединенных в локальную сеть. Наиболее мощный компьютер выполняет управленческую функцию и называется сервером. Другие ПК называют рабочие станции. При этом внутри сети каждый пользователь имеет доступ к информационным ресурсам и периферийным устройствам.

Для ускорения процесса обработкой отправляемой корреспонденции используются различные технические средства:

сортировальные устройства;

фальцевальная машина;

конвертозаклеиватель;

факс;

ПК.

Технологическая схема обработки отправляемой корреспонденции