Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера - раздел Образование, Теоретическая часть: Охарактеризуйте документы по классификационным признакам Справка – Это Документ, Содержащий Описание И Подтверждение ...
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.).
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и/или служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).
Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».
Наименование структурного подразделения
| Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
Адамушко В.И.
|
|
СПРАВКА
|
|
________________№________________
|
|
|
Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.)
Начальник отдела
| подпись
| А.Е.Байкулов
|
В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):
Председатель комиссии
Члены комиссии:
| подпись
подпись
подпись
подпись
подпись
| А.Е.Байкулов
О.А.Блискучий
Э.Н.Бурлинова
В.П.Гусаров
С.Е.Докторов
|
Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале исходящей документов.
К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».
Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.
В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.
Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».
При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:
· наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
· полное и сокращенное наименовании организации;
· название вида документа (СПРАВКА);
· дата;
· индекс;
· место составления;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (если оно имеется);
· визы согласования и ознакомления;
· отметка об исполении и направлении документа в дело;
· подпись (подписи)
При необходимости справка может заверяться печатью.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Госгерб РБ
Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
| Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
|
|
|
Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы»
(БелНДІДАС)
| Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела»
(БелНИИДАД)
|
|
|
ДАВЕДКА
| СПРАВКА
|
|
|
________________№________________
|
|
|
|
г.Мінск
| г.Минск
|
Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.
Министру информации
Республики Беларусь
Подгайскому М.В.
или:
Президенту Белорусского
государственного концерна
по нефти и химии
Бамбизе И.М.
При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:
Министерство информации
Республики Беларусь
или:
Белорусский государственный
концерн по нефти и химии
При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Отдел финансирования
и бухгалтерского учета
При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела
финансирования
и бухгалтерского учета
Денежной Т.Г.
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.
Директор института В.В. Федоров
Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:
Директор института В.В. Федоров
Главный бухгалтер М.И. Ткач
Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (например, письма).
Все темы данного раздела:
Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Функция – это ц
Дайте определение понятия «УСОРД». Охарактеризуйте состав УСОРД
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, т.е. оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих комплекс или сист
Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.
Угловой вариант при этом не допустим.Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.
Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Общим признак
Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с вывода
Госгерб РБ
Установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы»
(БелНДІДАС)
Учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут д
Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, пр
Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания).
Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
Важнейшую роль в управлении предприятиями и организациями играют распорядительные документы.Они обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам или организациям. Главным назна
Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
1. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) достаточно обширная группа документов. Создание, установление структуры организации, определение штатной числе
Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.
Доку
Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.
Из определения следует, что осно
Достоинства
Простота в использовании
20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов
Опишите порядок исполнения документов
Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Документы р
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
___________________________________
(Название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
... ...
Грифы согласования на листе согласования оформляется в соответствии с ук
Опишите технику контрольных операций
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальне
Виды НД.
Согласно «Правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений , организаций и предприятий республики Беларусь» различают три вида НД:
· Ти
Принципы построения НД
НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. НД может строиться и по функциональному принципу. Такой принцип построения НД используется, как правило, в учреждениях, где нет
Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
На основании НД структурных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД органи
Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Документы гр
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они форм
Общественной организации) организации
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения (общественной организации)
Опись № _______________
Организация экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству и нормативными документами.
Соста
Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов
Проведение экспертизы ценности документов в архиве
При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях.
Поступившие в архив документы временн
Составьте и оформите письмо-запрос
ГЕРБ
Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь
Министерство образования Республики Беларусь
Составьте и оформите письмо-ответ
Адкрытае акцыянернае таварыства “Газета
“Мінскі кур’ер”
Открытое акционерное общество “Газета “Минский курьер”
&
Составьте и оформите письмо-напоминание
ГЕРБ
Міністэрства сувязі Рэспублікі Беларусь
Министерство связи Республики Беларусь
Составьте и оформите гарантийное письмо
ГЕРБ
Міністэрства замежных спраў
Рэспублікі Беларусь
Министерство иностранных дел
Республики Беларусь
Составьте и оформите письмо-извещение
Адкрытае акцыянернае таварыства “Металпрофіль”
Открытое акционерное общество “Металпрофиль”
Составьте и оформите письмо-приглашение
Таварыства з абмежаванай адказнасцю
“БЕЛЭРУДЫТ”
Общество с ограниченной ответственностью
“БЕЛЭРУДИТ”
Составьте и оформите распоряжение
Закрытое акционерное
общество “Алеся”
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
Открытое акционерное общество “Гранит”
(ОАО “Гранит”)
Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
Минское арендное ремонтно-
строительное предприятие «Минскремстрой»
Составьте и оформите справку личного характера
Дэпартамент па архівах і справаводству
Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Бе
Составьте и оформите справку служебного характера
СПРАВКА
Директору ЗАО «Прамень»
Иванову И.И.
10.02.2008_№_01-18/14
Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
Отдел техники безопасности
Главному инженеру СМУ № 23
Синякову В.С.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Составьте и оформите сопроводительное письмо
ГЕРБ
Міністэрства эканомікі
Рэспублікі Беларусь
Министерство экономики
Республики Беларусь
Составьте и оформите указание
Закрытое акционерное
общество “Заря”
УКАЗАНИЕ
&nbs
Составьте и оформите акт
Общество с ограниченной
отвественностью “Трикотаж”
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Подпись А.Е.Байкулова
19.07.2008
Составьте и оформите протокол краткой формы
Дэпартамент па архівам і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Бела
Составьте и оформите протокол сокращенной формы
Дэпартамент па архівам і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
Департамент по арихвам и делопроизводству Министерства юстиции
Составьте и оформите протокол полной формы
Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции
Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
ГЕРБ
Міністэрства адукацыі
Рэспублікі Беларусь
Министерство образования
Республики Беларусь
Составьте и оформите совместный распорядительный документ
Министерство юстиции Републики Беларусь
Министерство промышленности Республики Беларусь
Новости и инфо для студентов