Трафаретные тексты - раздел Образование, Кузнецов С.Л Процесс Создания Трафаретных Текстов Был Разработан Ещё На Стадии Традиционно...
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.
Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.
Например:
Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.
Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.
С уважением
| Старший менеджер
| И.П.Сидоров
|
или
Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 № 000000-00 «О поставках … ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платёжного поручения по факсу (095) 123 45 67.
С уважением
| Вице-президент
| С.И.Иванов
|
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.
Например:
«Уважаемый господин (госпожа)»,
«Многоуважаемые господа»,
«Благодарим Вас за письмо от ... »,
«Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ... »,
«В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…»,
«В подтверждение нашего факса сообщаем»,
«В дополнение к нашему письму от … »,
«Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.
Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов – так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.
Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Важный этап настройки шаблона – создание такого набора элементов – менюВставка, команда Автотекст. (в Word 95 – в меню Правка). Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и т.п.) и нажав F3. Например, нажатие всего на три клавиши: Р, Ф, F3 может вводить часто употребляющееся словосочетание «Российской Федерации», «Fond» – «The International foundation for socio-economic and political studies (The Gorbachev foundation)»и т.п. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. Word 97/2000 включает в себя специальную панель инструментов Автотекст и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам: приветствие, прощание, подпись, указания. Word 97/2000 имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста. Достаточно набрать несколько первых букв и заложенное в память машины выражение появится на экране в виде «всплывающей подсказки». Достаточно нажать Enter и текст будет вставлен в документ. Особенно удобна функция «Автозаполнения» для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний.
Эта возможность не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Упрощают создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Например, из нижеприведенного списка выбирается вид документа.
Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и т.п.) и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта, он же выполняет создание шаблонов документов.
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.
Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу[17].
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создаётся шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом все элементы оформления и всё содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.
Если работа сотрудника связана с созданием однотипных документов на базе небольшого количества шаблонов (например, выписка наличного и безналичного счёта; оформление 3-4 типовых договоров и т.п.), то имеет смысл вынести кнопки быстрого запуска этих шаблонов либо на панель инструментов MS Word, либо непосредственно на рабочий стол Windows. Проще всего поместить соответствующие шаблоны путём перетаскивания непосредственно на рабочий стол (как правило, шаблоны документов располагаются в директории MSOfficeШаблоны).
Для создания новой кнопки, вызывающий новый документ на базе конкретного шаблона придётся написать небольшой макрос типа
Sub MAIN
FileNew .Template = "C:MSOfficeШаблоны Имя шаблона.dot", .NewTemplate = 0
End Sub
Все темы данного раздела:
Кузнецов С.Л.
Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве)
Издание 3-е, переработанное и дополненное.
В книге рассматриваются
Установка формата бумаги и размеров полей
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.
Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (
Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под
Дата документа
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяц
Регистрационный номер документа
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельно
Заголовок
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Симво
Гриф ограничения доступа
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (о
Адресование
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа д
С.Н.Мягкову
В состав реквизита «Адресат» может входить по
Согласование.
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа.
Утверждаю
Исполнительный директор
Личная подпись Е.П.Султанов
24.02.2000
Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается п
Утверждено
протоколом заседания Совета директоров
23.03.2000 № 3
Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остал
Подписание
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы тексто
Пометы на документе
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником,
Запись макроса
Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Се
Составление индивидуального документа
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении т
Таблицы
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска
Диаграммы
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовк
Оформление текста
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками тек
Циркулярная рассылка
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массов
Приём-передача документов
Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и ф
Автоматизированные системы регистрации документов
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остат
Технология регистрации документов
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих н
Регистрация входящих документов
Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) част
Регистрация исходящих и внутренних документов
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
Указывается название подразделения, подготовившего документ.
Ис
Контроль исполнения документов
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
Информационно-справочная работа
В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.
Современные СУБД (системы управлен
Командировать
Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наимен
Размещение документов
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных докуме
Сканирование документов
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекст
Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности до
Просмотр изображения документа в Lotus Notes
Собственно все прикладные пак
Выбор программного обеспечения.
Выбор программного обеспечения определяе
Выбор конфигурации компьютера
Возможности компьютера опреде
Выбор принтера
Электронные документы получают все большее ра
Выбор сканера
Сканирование документов сегод
Выбор факс-модема.
Значительную часть работы сек
Выбор монитора
Монитор является одним из наи
Соотношение между точечным элементом и разрешающей способностью
Размер
Наибольшая разрешающая способность
Точечный элемент
14"
800 x 600
0.28 мм
Выбор устройства архивации данных
Обеспечение сохранности инфор
Выбор типа сети и сетевой платы
Деятельность сотрудников офис
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиск
Статья 2. Термины, используемые в настоящем федеральном законе, их определения
В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:
информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Статья 3. Обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации
1. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратег
Статья 4. Основы правового режима информационных ресурсов
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
2
Статья 5. Документирование информации
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государст
Статья 6. Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности
1. Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуп
Статья 7. Государственные информационные ресурсы
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
федеральные информационные ресурсы;
информационные ресурсы, наход
Статья 8. Обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов
1. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответств
Статья 10. Информационные ресурсы по категориям доступа
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного
Статья 12. Реализация права на доступ к информации из информационных ресурсов
1. Пользователи— граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения — обладают равными правами на доступ к государственным информационны
Статья 13. Гарантии предоставления информации
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а так
Статья 14. Доступ граждан и организаций к информации о них
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких ц
Статья 16. Разработка и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения
1. Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной
Статья 17. Право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения
1. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут быть объектами собственности физических и юридических лиц государства.
2. Собственником информационной системы, технол
Статья 20. Цели защиты
Целями защиты являются:
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
предотв
Статья 21. Защита информации
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
Режим защиты информации
Статья 22. Права и обязанности субъектов в области защиты информации
1. Собственник документов, массива документов, информационных систем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федеральным законом устанавливают порядок предоставления пользователю инфо
Статья 23. Защита прав субъектов в сфере информационных процессов и информатизации
1. Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ресурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производства и применения информационных систем, технологий и средств их об
Статья 24. Защита права на доступ к информации
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Неисполнение или ненадлежащее исполнен
Статья 25. Вступление в силу настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом
Фирмы, предлагающие программные средства для автоматизации делопроизводства
1С
123056, Москва, а/я 64
Отдел продаж: Москва, Селезневская ул. 21 (м. “Новослободская”)
Тел: 737-9257 (многоканальный)
Факс: 281-4407
E-mail: admin1c@
Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95
Если Вы хотите что-либо сделать с какой-то частью документа (словом, абзацем, таблицей и т.п.), прежде всего Вы должны выделить эту часть документа, т.е. указать, к чему будут относиться ваши дальн
Функциональные клавиши MS Word
Клавиша
Shift+
Ctrl+
Ctrl+Shift+
Alt+
Alt+ Shift+
F1– Вызвать справку
Быстрый выбор элементов таблицы в Word
Надо выбрать
Сделайте следующее
Любой текстовый фрагмент
Щелкните кнопкой мыши и пометьте этот фрагмент
Быстрые клавиши в Microsoft Office 2000
Access 2000
Копирование
CTRL+C
Access 2000
Вывод окна базы данных на экран
F11
Acc
Стандарты на мониторы
Выделяют две основные группы стандартов и рекомендаций – по безопасности и эргономике.
К первой группе относятся стандарты UL, CSA, DHHS, CE, скандинавские SEMRO, DEMKO, NEMKO и FIMKO, а т
Мониторы с диагональю 17-19 дюймов
Модель
Трубка
Частоты разверток
Разрешение (гор. х верт. * частота Hz.)
Video Band width, MHz
Стандарт на
Optiquest
Q71
17"
/.28
30-70
50-120
1280x1024*
1280x1024*87
MPR II
Philips
107S
17"
.24/.28
30-69
50-120
1280x1024*60
1024x768*85
MPR II
Uml; BNC – наличие 5 BNC разъёмов (коаксиальных коннекторов) для подключения видеокабеля.
¨ MM - Multimedia, встроенные колонки, микрофон
¨ n/a (н/д) - не доступно (сведения не доступны или не указаны)
¨ DynaFlat, P
Новости и инфо для студентов