Составление индивидуального документа - раздел Образование, Кузнецов С.Л В Управленческой Деятельности Встречаются Ситуации, Когда Требуется Составить...
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении такого документа.
Как известно, первый этап подготовки документа – изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоёмких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические материалы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов[18].
Недорогие банки данных могут представлять собой ограниченную тематическую подборку документов на компакт-диске, а наиболее полные профессиональные системы типа «Гарант», «КонсультантПлюс» и т.п. – предусматривать периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки – таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и т.п. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт, или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости – распечатать подобранные материалы.
В последнее время важным и легкодоступным источником необходимой информации становится Internet. Сегодня в Internet можно получить самые разнообразные сведения: от расписания авиарейсов и погоды на завтра до состояния товарных запасов на складе вашего поставщика на сегодняшний день. Но для этого необходимо отыскать именно ту информацию, которая вам нужна. Для поиска можно воспользоваться поисковыми системами. Среди поисковых систем можно выделить каталоги ресурсов и собственно поисковые системы.
Поисковые системы, такие как русскоязычные www.aport.ru, www.yandex.ru, www.rambler.ru или международные www.yahoo.com, позволяют искать необходимую информацию во всём Интернете, просто задав слово или несколько слов, по которым будет вестись поиск. В простой форме, понимаемой всеми поисковыми системами, это одно слово. Однако результатом такого запроса могут быть тысячи и даже десятки тысяч ссылок. Для расширенного поиска могут задаваться специальные правила – например, наличие определённого словосочетания, нескольких слов на одной странице, в одном абзаце, использоваться логические операторы «И», «ИЛИ», «НЕ» и т.п. Если результатом запроса стали тысячи и даже десятки тысяч ссылок, значит запрос необходимо уточнить. Поисковые системы используют различные способы формирования запросов, поэтому для каждой поисковой системы следует уточнять правила написания запросов. Некоторые системы позволяют уточнить запрос, ведя поиск в уже найденном. Если необходимая информация не найдена с помощью одной поисковой системы – можно попробовать другую.
Каталоги ресурсов, такие как www.atrus.ru, www.stars.ru, www.list.ru имеют иерархическую структуру, в которой все ресурсы классифицированы по темам, т.е. представляют собой упорядоченные каталоги, в которых поиск ведётся путём выбора подходящей рубрики, внутри неё – подрубрики и т.д. Некоторые системы имеют встроенный поиск, позволяющий быстро найти нужную рубрику. Однако следует учитывать, что как правило каталоги содержат краткие описания и ссылки только на те сайты, создатели которых сочли необходимым их зарегистрировать в данном каталоге. Кроме того, распределение по рубрикам может производиться не всегда корректно.
Для поиска в русскоязычной части Internet лучше пользоваться отечественными поисковыми системами, учитывающими морфологию русского языка.[19]
Многие ресурсы в Internet имеют в своём составе ссылки на сайты аналогичной тематики. Таким образом, найдя один сервер по интересующей вас теме, дальше уже можно двигаться по имеющимся ссылкам.
Другой источник информации – тематические телеконференции (newsgroups).
Второй этап подготовки к составлению документа – изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам в вашей и вышестоящей организации. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость, полноту, исключает дублирование в готовящемся документе. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был практически невозможен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран всю необходимую информацию.
Третий этап подготовки документа – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.
Один из наиболее распространённых методов сбора информации – это поиск в Internet. Например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедрённые в него аудио, видео и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой Объект в меню Вставка.
Все темы данного раздела:
Кузнецов С.Л.
Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве)
Издание 3-е, переработанное и дополненное.
В книге рассматриваются
Установка формата бумаги и размеров полей
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.
Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (
Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под
Дата документа
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяц
Регистрационный номер документа
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельно
Заголовок
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Симво
Гриф ограничения доступа
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (о
Адресование
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа д
С.Н.Мягкову
В состав реквизита «Адресат» может входить по
Согласование.
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа.
Утверждаю
Исполнительный директор
Личная подпись Е.П.Султанов
24.02.2000
Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается п
Утверждено
протоколом заседания Совета директоров
23.03.2000 № 3
Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остал
Подписание
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы тексто
Пометы на документе
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником,
Трафаретные тексты
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пр
Запись макроса
Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Се
Таблицы
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска
Диаграммы
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовк
Оформление текста
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками тек
Циркулярная рассылка
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массов
Приём-передача документов
Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и ф
Автоматизированные системы регистрации документов
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остат
Технология регистрации документов
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих н
Регистрация входящих документов
Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) част
Регистрация исходящих и внутренних документов
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
Указывается название подразделения, подготовившего документ.
Ис
Контроль исполнения документов
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
Информационно-справочная работа
В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.
Современные СУБД (системы управлен
Командировать
Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наимен
Размещение документов
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных докуме
Сканирование документов
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекст
Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности до
Просмотр изображения документа в Lotus Notes
Собственно все прикладные пак
Выбор программного обеспечения.
Выбор программного обеспечения определяе
Выбор конфигурации компьютера
Возможности компьютера опреде
Выбор принтера
Электронные документы получают все большее ра
Выбор сканера
Сканирование документов сегод
Выбор факс-модема.
Значительную часть работы сек
Выбор монитора
Монитор является одним из наи
Соотношение между точечным элементом и разрешающей способностью
Размер
Наибольшая разрешающая способность
Точечный элемент
14"
800 x 600
0.28 мм
Выбор устройства архивации данных
Обеспечение сохранности инфор
Выбор типа сети и сетевой платы
Деятельность сотрудников офис
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиск
Статья 2. Термины, используемые в настоящем федеральном законе, их определения
В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:
информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Статья 3. Обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации
1. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратег
Статья 4. Основы правового режима информационных ресурсов
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
2
Статья 5. Документирование информации
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государст
Статья 6. Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности
1. Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуп
Статья 7. Государственные информационные ресурсы
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
федеральные информационные ресурсы;
информационные ресурсы, наход
Статья 8. Обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов
1. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответств
Статья 10. Информационные ресурсы по категориям доступа
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного
Статья 12. Реализация права на доступ к информации из информационных ресурсов
1. Пользователи— граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения — обладают равными правами на доступ к государственным информационны
Статья 13. Гарантии предоставления информации
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а так
Статья 14. Доступ граждан и организаций к информации о них
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких ц
Статья 16. Разработка и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения
1. Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной
Статья 17. Право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения
1. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут быть объектами собственности физических и юридических лиц государства.
2. Собственником информационной системы, технол
Статья 20. Цели защиты
Целями защиты являются:
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
предотв
Статья 21. Защита информации
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
Режим защиты информации
Статья 22. Права и обязанности субъектов в области защиты информации
1. Собственник документов, массива документов, информационных систем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федеральным законом устанавливают порядок предоставления пользователю инфо
Статья 23. Защита прав субъектов в сфере информационных процессов и информатизации
1. Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ресурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производства и применения информационных систем, технологий и средств их об
Статья 24. Защита права на доступ к информации
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Неисполнение или ненадлежащее исполнен
Статья 25. Вступление в силу настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом
Фирмы, предлагающие программные средства для автоматизации делопроизводства
1С
123056, Москва, а/я 64
Отдел продаж: Москва, Селезневская ул. 21 (м. “Новослободская”)
Тел: 737-9257 (многоканальный)
Факс: 281-4407
E-mail: admin1c@
Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95
Если Вы хотите что-либо сделать с какой-то частью документа (словом, абзацем, таблицей и т.п.), прежде всего Вы должны выделить эту часть документа, т.е. указать, к чему будут относиться ваши дальн
Функциональные клавиши MS Word
Клавиша
Shift+
Ctrl+
Ctrl+Shift+
Alt+
Alt+ Shift+
F1– Вызвать справку
Быстрый выбор элементов таблицы в Word
Надо выбрать
Сделайте следующее
Любой текстовый фрагмент
Щелкните кнопкой мыши и пометьте этот фрагмент
Быстрые клавиши в Microsoft Office 2000
Access 2000
Копирование
CTRL+C
Access 2000
Вывод окна базы данных на экран
F11
Acc
Стандарты на мониторы
Выделяют две основные группы стандартов и рекомендаций – по безопасности и эргономике.
К первой группе относятся стандарты UL, CSA, DHHS, CE, скандинавские SEMRO, DEMKO, NEMKO и FIMKO, а т
Мониторы с диагональю 17-19 дюймов
Модель
Трубка
Частоты разверток
Разрешение (гор. х верт. * частота Hz.)
Video Band width, MHz
Стандарт на
Optiquest
Q71
17"
/.28
30-70
50-120
1280x1024*
1280x1024*87
MPR II
Philips
107S
17"
.24/.28
30-69
50-120
1280x1024*60
1024x768*85
MPR II
Uml; BNC – наличие 5 BNC разъёмов (коаксиальных коннекторов) для подключения видеокабеля.
¨ MM - Multimedia, встроенные колонки, микрофон
¨ n/a (н/д) - не доступно (сведения не доступны или не указаны)
¨ DynaFlat, P
Новости и инфо для студентов