Таблицы - раздел Образование, Кузнецов С.Л Таблица Является Лучшей Формой Для Наглядности И Удобства Сопоставления Инфор...
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска, список), перечень сведений, числовых данных, приведённых в определенную систему и разнесённых по графам; сводка, ведомость[20]. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92[21].
Гост называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (таблица 1)
Таблица 1
Тематический заголовок (может и не быть)
 Головка
|
| Заголовки граф
|
|
|
| Подзаголовки граф
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Строки (горизонтальные ряды)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Боковик (графа для заголовков)
| Графы (колонки)
|
|
| | | | | | | | | | |
Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями»[22].
В соответствии с п. 4.5.2. ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и вначале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы производить после создания всего документа и обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.
При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или если графы пронумерованы – номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после неё вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.
MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически будет повторен на второй и последующих страницах.
Таблица 1
| Субъекты федерации
| Распределение населения
|
|
| работающих
| Пенсионеров
|
Таблица 2
| Отрасли промышленности
| 1990-1994 гг.
| 1995-1998 гг.
|
| Число предприятий
| Количество работающих
| Число предприятий
| Количество работающих
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (Таблица 3).
Таблица 3
| Наименование показателя
| Значение
|
| 1 Книги
|
|
| 2 Журналы
|
|
| 3 Периодические издания
|
|
| 4 Информационно-справочные материалы
|
|
Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок и др. продукции порядковые номера не проставляют.
Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.
ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.
Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Ещё больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.
При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).
Таблица 4
| Наименование показателя
| 1995 г.
| 1996 г.
| 1997 г.
|
| Доход от личного подсобного хозяйства, млрд. руб.
|
|
|
|
| Доход из других источников
(поступления от родственников, за разовую работу, алименты и др.), млрд. руб.
| 93.4
|
| –
|
Значение показателя, приведённое в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.
Правила заполнения показателей представлены в Таблице 5
Таблица 5
| Наименование показателя
| Пояснения по заполнению показателя
|
| Высшее и среднее специальное учебное заведение
| Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенно «им.»
|
| Специальность
| Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию
|
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 6).
Таблица 6
| Работающая молодежь в возрасте
| 1985 г.
| 1990 г.
| 1995 г.
|
| От 16 до 17 включительно
|
|
|
|
| « 18 « 20 «
|
|
|
|
| « 21 « 25 «
|
|
|
|
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 7).
Таблица 7
| Наименование должности
| Квалификационные требования
|
| Старший инженер
| Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти лет
|
| Старший механик
| То же
|
| Старший технолог
| «
|
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 8).
Таблица 8
|
| Пол
| Количество
|
| Руководители подразделений
| Мужчины Женщины
|
|
| Менеджеры
| Мужчины Женщины
| 6 13
|
| Продавцы-консультанты
| Мужчины Женщины
| 2 26
|
Облегчает восприятие таблицы её цветовое оформление.
Таблица 9
| |
| |
| | 1 кв.
| 2 кв.
| 3 кв.
| 4 кв.
| |
| | Янв
| Фев
| Мар
| Апр
| Май
| Июн
| Июл
| Авг
| Сен
| Окт
| Ноя
| Дек
|
| 1 отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2 отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3 отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4 отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | | | |
Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространённым примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.
Для лучшего сопоставления текстовой информации она может располагаться в несколько колонок. Фиксированное расположение частей текста на странице относительно друг друга достигается путем его расположения в таблице с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст (меню Таблица, команда Преобразовать в текст).
В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается просто автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.
Все темы данного раздела:
Кузнецов С.Л.
Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве)
Издание 3-е, переработанное и дополненное.
В книге рассматриваются
Установка формата бумаги и размеров полей
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.
Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (
Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под
Дата документа
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяц
Регистрационный номер документа
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельно
Заголовок
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Симво
Гриф ограничения доступа
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (о
Адресование
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа д
С.Н.Мягкову
В состав реквизита «Адресат» может входить по
Согласование.
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа.
Утверждаю
Исполнительный директор
Личная подпись Е.П.Султанов
24.02.2000
Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается п
Утверждено
протоколом заседания Совета директоров
23.03.2000 № 3
Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остал
Подписание
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы тексто
Пометы на документе
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником,
Трафаретные тексты
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пр
Запись макроса
Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Се
Составление индивидуального документа
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении т
Диаграммы
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовк
Оформление текста
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками тек
Циркулярная рассылка
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массов
Приём-передача документов
Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и ф
Автоматизированные системы регистрации документов
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остат
Технология регистрации документов
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих н
Регистрация входящих документов
Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) част
Регистрация исходящих и внутренних документов
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
Указывается название подразделения, подготовившего документ.
Ис
Контроль исполнения документов
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
Информационно-справочная работа
В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.
Современные СУБД (системы управлен
Командировать
Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наимен
Размещение документов
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных докуме
Сканирование документов
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекст
Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности до
Просмотр изображения документа в Lotus Notes
Собственно все прикладные пак
Выбор программного обеспечения.
Выбор программного обеспечения определяе
Выбор конфигурации компьютера
Возможности компьютера опреде
Выбор принтера
Электронные документы получают все большее ра
Выбор сканера
Сканирование документов сегод
Выбор факс-модема.
Значительную часть работы сек
Выбор монитора
Монитор является одним из наи
Соотношение между точечным элементом и разрешающей способностью
Размер
Наибольшая разрешающая способность
Точечный элемент
14"
800 x 600
0.28 мм
Выбор устройства архивации данных
Обеспечение сохранности инфор
Выбор типа сети и сетевой платы
Деятельность сотрудников офис
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиск
Статья 2. Термины, используемые в настоящем федеральном законе, их определения
В настоящем Федеральном законе используются следующие понятия:
информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Статья 3. Обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации
1. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратег
Статья 4. Основы правового режима информационных ресурсов
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
2
Статья 5. Документирование информации
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государст
Статья 6. Информационные ресурсы как элемент состава имущества и объект права собственности
1. Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуп
Статья 7. Государственные информационные ресурсы
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
федеральные информационные ресурсы;
информационные ресурсы, наход
Статья 8. Обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов
1. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответств
Статья 10. Информационные ресурсы по категориям доступа
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного
Статья 12. Реализация права на доступ к информации из информационных ресурсов
1. Пользователи— граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения — обладают равными правами на доступ к государственным информационны
Статья 13. Гарантии предоставления информации
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а так
Статья 14. Доступ граждан и организаций к информации о них
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких ц
Статья 16. Разработка и производство информационных систем, технологий и средств их обеспечения
1. Все виды производства информационных систем и сетей, технологий и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной
Статья 17. Право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения
1. Информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут быть объектами собственности физических и юридических лиц государства.
2. Собственником информационной системы, технол
Статья 20. Цели защиты
Целями защиты являются:
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
предотв
Статья 21. Защита информации
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
Режим защиты информации
Статья 22. Права и обязанности субъектов в области защиты информации
1. Собственник документов, массива документов, информационных систем или уполномоченные им лица в соответствии с настоящим Федеральным законом устанавливают порядок предоставления пользователю инфо
Статья 23. Защита прав субъектов в сфере информационных процессов и информатизации
1. Защита прав субъектов в сфере формирования информационных ресурсов, пользования информационными ресурсами, разработки, производства и применения информационных систем, технологий и средств их об
Статья 24. Защита права на доступ к информации
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Неисполнение или ненадлежащее исполнен
Статья 25. Вступление в силу настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом
Фирмы, предлагающие программные средства для автоматизации делопроизводства
1С
123056, Москва, а/я 64
Отдел продаж: Москва, Селезневская ул. 21 (м. “Новослободская”)
Тел: 737-9257 (многоканальный)
Факс: 281-4407
E-mail: admin1c@
Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95
Если Вы хотите что-либо сделать с какой-то частью документа (словом, абзацем, таблицей и т.п.), прежде всего Вы должны выделить эту часть документа, т.е. указать, к чему будут относиться ваши дальн
Функциональные клавиши MS Word
Клавиша
Shift+
Ctrl+
Ctrl+Shift+
Alt+
Alt+ Shift+
F1– Вызвать справку
Быстрый выбор элементов таблицы в Word
Надо выбрать
Сделайте следующее
Любой текстовый фрагмент
Щелкните кнопкой мыши и пометьте этот фрагмент
Быстрые клавиши в Microsoft Office 2000
Access 2000
Копирование
CTRL+C
Access 2000
Вывод окна базы данных на экран
F11
Acc
Стандарты на мониторы
Выделяют две основные группы стандартов и рекомендаций – по безопасности и эргономике.
К первой группе относятся стандарты UL, CSA, DHHS, CE, скандинавские SEMRO, DEMKO, NEMKO и FIMKO, а т
Мониторы с диагональю 17-19 дюймов
Модель
Трубка
Частоты разверток
Разрешение (гор. х верт. * частота Hz.)
Video Band width, MHz
Стандарт на
Optiquest
Q71
17"
/.28
30-70
50-120
1280x1024*
1280x1024*87
MPR II
Philips
107S
17"
.24/.28
30-69
50-120
1280x1024*60
1024x768*85
MPR II
Uml; BNC – наличие 5 BNC разъёмов (коаксиальных коннекторов) для подключения видеокабеля.
¨ MM - Multimedia, встроенные колонки, микрофон
¨ n/a (н/д) - не доступно (сведения не доступны или не указаны)
¨ DynaFlat, P
Новости и инфо для студентов