Регистрация входящих документов - раздел Образование, Кузнецов С.Л Регистрация Может Производиться Централизованно: В Канцелярии В Группе Регист...
Регистрация может производиться централизованно: в канцелярии в группе регистрации или в небольшой организации – секретарем-референтом. В больших организациях департаменты (управления, отделы) часто получают и отправляют документы самостоятельно. В этом случае регистрация ведется в этих подразделениях. Недостатком децентрализованной регистрации до недавнего времени была сложность получения сведений о документообороте организации в целом и необходимость многократной регистрации при передаче документа из подразделения в подразделение. При наличии компьютерной сети эта проблема снимается.
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку должны быть включены следующие сведения:
1) дата получения (регистрации) документа;
2) номер регистрируемого документа (регистрационный индекс, присваиваемый получателем);
3) корреспондент;
4) дата документа;
5) номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
6) краткое содержание;
7) автор резолюции;
8) текст резолюции;
9) исполнители;
10)срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
11)ход исполнения;
12)дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);
13)№ дела (в которое подшит исполненный документ);
Для удобства поиска документов, статистического учёта в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14)вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
15)название структурного подразделения;
16)количество листов в документе;
17)количество листов приложений;
18)связанные документы.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с её спецификой.
Разработка регистрационной формы и создание базы данных о документах организации в целом, также как и процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Одно из преимуществ использования электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит как поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. Но для того, чтобы воспользоваться таким преимуществом, необходимо первоначально ввести в память машины эти списки.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
– вид документа – так как количество видов документов ограничено;
– автор резолюции – список руководящих лиц организации;
– структурное подразделение – список структурных подразделений;
– исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей – названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях.
– № дела – связан с номенклатурой дел организации.
– связанные документы – в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
В случае использования в организации систем комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине, соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Также вводится в компьютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов:
В различных программах можно увидеть и совершенно другие формы карточек. Например, регистрационная карточка в программе LanDocs2 фирмы Ланит выглядит так:
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. Отличие состоит в том, что поля, содержащие повторяющиеся показатели (вид документа, автор резолюции, исполнитель, подразделение-получатель документа, корреспондент/автор документа), не заполняются каждый раз вручную, а их значение может выбираться из открывающегося списка.
При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:
– Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
– Поле «Регистрационный № документа» содержит валовый порядковый номер регистрируемого документа. Нумерация ведётся в течение года, с 1 января по 31 декабря. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
– Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
– В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
– Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
– Номер документа (вводится номер, указанный на поступившем документе).
– Количество листов (страниц) документа.
– При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений = 0.
– Вид полученного документа (из раскрывающегося списка выбирается вид документа).
– В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие+предмет), например: приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.
Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации, фирме руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передаётся в подразделения и конкретным сотрудникам согласно распределению обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.
Пример раздела «Сведения о движении документа»
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:
· Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции – значение «Передан руководству»
· После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе – значение «На исполнении»
· Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю – значение «На исполнении»
Если в ходе исполнения документ может быть временно передан внешней организации – предусматривается значение «У внешней организации»
· Документ исполнен – значение «Исполнен»
В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым и этот исполнитель первым заносится в список исполнителей в регистрационную форму либо указывается в отдельной графе «Ответственный исполнитель».
Если документ временно передан внешней организации, за своевременное возвращение документа отвечает лицо, указанное в текущем поле «Исполнитель».
В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Если срок исполнения указан в самом поступившем документе, то дата берется из документа, если нет – поле заполняется на основании срока исполнения, указанного в резолюции руководителя. Если срок исполнения в резолюции тоже не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения на аналогичные документы в организации. (Типовые сроки исполнения документов обычно даются в инструкции по делопроизводству данной организации).
Дата, вводимая в поле «Контрольная дата», не может быть меньше текущей даты.
Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель», «Контрольная дата».
Если документ передается руководству, поля «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата» заполняются после принятия руководителем решения по документу.
Учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, чтобы предотвратить утерю документа и для фиксации факта передачи документа исполнителю, выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.
При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:
Вид документа
Дата и № документа
Исполнитель
Личная подпись
Дата передачи
Приказ
15.06.2000 № 127
Сидоров В.П.
16.06.2000
Письмо
09.06.2000 № 01-04/856
Сидоров В.П.
16.06.2000
Все документы передаются исполнителю под расписку в вышеуказанной форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа».
В этом же поле фиксируется и конечный результат исполнения документа.
В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен».
Чаще всего исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.
Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения.
Предисловие к му изданию... Глава Оформление документов...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Регистрация входящих документов
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Кузнецов С.Л.
Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве)
Издание 3-е, переработанное и дополненное.
В книге рассматриваются
Установка формата бумаги и размеров полей
Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов.
Как известно, у нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (
Конструирование бланка организации
Большинство документов организации, в том числе все исходящие документы, оформляется на бланке. Поэтому целесообразно начинать создание шаблонов с разработки бланка организации.
Обычно под
Дата документа
В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяц
Регистрационный номер документа
На одном уровне с датой располагают регистрационный номер документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельно
Заголовок
Угловые рамки под изображением бланка документа ограничивают место для заголовка. Они могут быть вставлены в бланк документа выбором соответствующих символов « é» и «ù » в окне «Симво
Гриф ограничения доступа
На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Закон Российской Федерации «О государственной тайне» (о
Адресование
Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа д
С.Н.Мягкову
В состав реквизита «Адресат» может входить по
Согласование.
В ходе подготовки многие документы подлежат согласованию со всеми заинтересованными сторонами, прежде всего с организациями и подразделениями, которые будут задействованы при выполнении документа.
Утверждаю
Исполнительный директор
Личная подпись Е.П.Султанов
24.02.2000
Если документ утверждается руководителем вышестоящей организации, в наименование должности включается п
Утверждено
протоколом заседания Совета директоров
23.03.2000 № 3
Слова Утверждено (Утверждаю) печатаются прописными буквами и располагаются у верхнего поля с полуторным интервалом. Остал
Подписание
Реквизит «Подпись» состоит из указания должности (полной или сокращённой), непосредственно росписи и её расшифровки. Наименование должности оформляется без абзацного отступа от левой границы тексто
Пометы на документе
К оформительским реквизитам относится указание на фамилию, имя и отчество исполнителя и номер его телефона. Это делается для того, чтобы при необходимости можно было быстро связаться с сотрудником,
Трафаретные тексты
Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пр
Запись макроса
Установите указатель на надпись "ЗАП" в строке состояния и дважды нажмите кнопку мыши. На экране появится окно диалога Запись макроса. Другой способ открытия этого окна диалога: в меню Се
Составление индивидуального документа
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию. Компьютер поможет и при составлении т
Таблицы
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица – (польск. tablica, от лат. tabula – доска
Диаграммы
Значительно улучшает восприятие информации и прежде всего представленной в числовом выражении, её графическое оформление – т.е. в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовк
Оформление текста
Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками тек
Циркулярная рассылка
Часто возникает необходимость разослать документ с одинаковой информацией нескольким или даже большой группе адресатов. Выше уже рассматривалось создание шаблонов документов. Однако в случае массов
Приём-передача документов
Коренные изменения происходят сегодня в процедуре получения и отправки документов. Если еще недавно основным средством сообщения была почта, то сегодня с распространением факсимильных аппаратов и ф
Автоматизированные системы регистрации документов
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможна только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены. Ни один требующий ответа документ не должен остат
Технология регистрации документов
Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию, фирму по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих н
Регистрация исходящих и внутренних документов
Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем:
Указывается название подразделения, подготовившего документ.
Ис
Контроль исполнения документов
Формируемая в процессе регистрации база данных используется прежде всего для ведения контроля за исполнением документов.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
Информационно-справочная работа
В процессе регистрации создается база данных, дающая возможность вести информационно-справочную работу по всем документам организации, учреждения, фирмы.
Современные СУБД (системы управлен
Командировать
Фамилия Имя Отчество полностью, название должности, наименование структурного подразделения с00.00.00 сроком на 00 рабочих дней в наимен
Размещение документов
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных докуме
Сканирование документов
Несмотря на возрастание доли документов, передаваемой в электронной форме, в ближайшие годы в делопроизводстве сохранится значительный процент бумажных документов, ввод которых в систему полнотекст
Архивное хранение
Документы, откладывающиеся в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы имеют различную ценность в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности до
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиск
Статья 4. Основы правового режима информационных ресурсов
1. Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами.
2
Статья 5. Документирование информации
1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государст
Статья 7. Государственные информационные ресурсы
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:
федеральные информационные ресурсы;
информационные ресурсы, наход
Статья 10. Информационные ресурсы по категориям доступа
1. Государственные информационные ресурсы Российской Федерации являются открытыми и общедоступными. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законом к категории ограниченного
Статья 13. Гарантии предоставления информации
1. Органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, а так
Статья 14. Доступ граждан и организаций к информации о них
1. Граждане и организации имеют право на доступ к документированной информации о них, на уточнение этой информации в целях обеспечения ее полноты и достоверности, имеют право знать, кто и в каких ц
Статья 20. Цели защиты
Целями защиты являются:
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;
предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;
предотв
Статья 21. Защита информации
1. Защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.
Режим защиты информации
Статья 24. Защита права на доступ к информации
1. Отказ в доступе к открытой информации или предоставление пользователям заведомо недостоверной информации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Неисполнение или ненадлежащее исполнен
Статья 25. Вступление в силу настоящего Федерального закона
1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
2. Предложить Президенту Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом
Часто употребляемые сочетания клавиш при работе в Word 95
Если Вы хотите что-либо сделать с какой-то частью документа (словом, абзацем, таблицей и т.п.), прежде всего Вы должны выделить эту часть документа, т.е. указать, к чему будут относиться ваши дальн
Стандарты на мониторы
Выделяют две основные группы стандартов и рекомендаций – по безопасности и эргономике.
К первой группе относятся стандарты UL, CSA, DHHS, CE, скандинавские SEMRO, DEMKO, NEMKO и FIMKO, а т
Мониторы с диагональю 17-19 дюймов
Модель
Трубка
Частоты разверток
Разрешение (гор. х верт. * частота Hz.)
Video Band width, MHz
Стандарт на
Optiquest
Q71
17"
/.28
30-70
50-120
1280x1024*
1280x1024*87
MPR II
Philips
107S
17"
.24/.28
30-69
50-120
1280x1024*60
1024x768*85
MPR II
Новости и инфо для студентов