Канцелярия и нотариат

Словом "канцелярия" в обычном смысле этого слова называют отдел управления, ведающий движением документов в составе организации или учреждения; канцелярия может быть государственной, министерской, заводской и т.д. и т.п. Канцелярия, в данном смысле слова, представляет собой специальный отдел какой-либо организации, на который возложена обязанность приема, отправления деловых бумаг. Канцелярия ведает также контролем за движением документов и деловых бумаг, их временным хранением, размножает деловые бумаги и следит за исполнением правил репродукции документов и их подлинностью.

Если документы касаются не учреждения, а частных лиц или отдельных юридических лиц, часть функций, присущих канцелярии, берет на себя нотариат. Нотариат удостоверяет подлинность документов, производит их репродукцию. По доверенности частных лиц нотариат может брать на себя соответствующие операции по временному хранению документов и управлению деловой перепиской и документообмену между отдельными лицами, ведет экспертизу документов. Таким образом, нотариат воплощает канцелярские функции относительно частных лиц или отдельных юридических лиц, а не относительно учреждений.

Главная функция канцелярии воплощается в делопроизводстве. Делопроизводство представляет собой особую область деятельности, основные правила которой вырабатывались многовековой практикой и закреплены в соответствующих руководствах.

Типичный состав структурных разделов руководств по делопроизводству обычно включает: характеристику состава и классификацию документов; формуляр каждого из выделенных классов документов; учение о языке и стиле документов; правила организации документооборота, правила построения учета документов и контроля за движением документов; правила систематизации документов и формирования дел; правила упорядочения и хранения исполненной документации: нормы и правила организации труда работников канцелярии и, наконец, описание современных средств механизации и автоматизации процесса делопроизводства. Все эти основные разделы составляют существо норм обращения с текстами в канцелярии.

Знание истории канцелярии чрезвычайно важно для филологии в двух отношениях: во-первых, знание конкретных правил делопроизводства позволяет правильно произвести палеографический и дипломатический анализ письменного текста; во-вторых, канцелярия нормирует язык и стиль документа. Поэтому текстологический анализ документа невозможен без знания языковых и стилевых норм, устанавливаемых канцелярией.

В истории литературных языков канцелярия формирует так называемый деловой стиль речи, который нередко лежит в основании многих норм литературного языка. Примером может служить важная роль канцелярии в формировании немецкого языка. Детальной разработанностью делового стиля русского языка отличалась приказная канцелярия Русского государства в XVII в.

Разнообразие канцелярий и их история составляют особый предмет исторического исследования. Но в целом деятельность канцелярии сводится к следующему:

— прием и отправление корреспонденции;

— ознакомление с текстом поступающих и отправляемых документов, проверка правильности их адресования и оформления;

—, распределение поступивших документов (для доклада, для обработки и исполнения);

— регистрация и учет документов и в этой связи фиксация в учетных формах всех стадий прохождения и исполнения документов;

— контроль за своевременным исполнением документов;

— группировка документов в дела, оформление и описание дел с исполненными документами; хранение дел до сдачи в архив;

— обеспечение документационного обслуживания, включая справки о ходе дел, подбор документов для решения дел, размножение документов и информирование об их содержании [73].

Сообразно этому устанавливается:

а) описание видов документов вплоть до типовых образцов; s,

б) правила классификации документов как по жанрам, так ипо прохождению дел (входящие, исходящие и др.);

в) правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

г) правила формирования документов в дела по отраслям деятельности или иным признакам; ^v

д) правила систематизации документов для архивного хранения.

В дополнение к этим основным внешним правилам словесности в сфере документооборота добавляются правила технического характера, касающиеся верификации документов, размножения и пользования курьерской службой.

Надо отметить, что эти внешние правила словесности существенным образом влияют на основное содержание текстов. Документальный текст создается и понимается как текст предметно-практической речи, предельно соответствующий

■■ . юг

действительности и деятельности людей. Соответственно разрабатываются язык и стиль документов. Но это уже внутренние правила словесности, рассматриваемые в учении о формуляре документов.

Как видно из перечня основных функций канцелярии, свойственных ей в разных культурах с глубокой древности вплоть до нашего времени, она не должна касаться содержания рассматриваемых в документах вопросов. Ее роль сводится только к устройству документооборота во всех формах. Канцелярии, как общественному институту письменной словесности, свойственны чисто посреднические задачи: нужно, чтобы определенная разновидность рукописного текста — документы — совершала оборот, при котором бы всякий правильно адресованный и доставленный текст был принят, понят и обусловливал соответствующую реакцию в виде репродукции, умолчания или принципиально нового по содержанию текста.

С устройством канцелярии возникают структурно оформленные получатели и производители текстов. Если в устной речи производитель и получатель как часть речевого общения слиты с физической сущностью человека, то канцелярия формально отделяет производителя и получателя текста и создает различие между исполнителем речевых функций и юридическим лицом в текстовом обмене. Тем самым канцелярия как бы персонифицирует речевой обмен как таковой.

В условиях рукописной речи производитель и получатель могут выступать в двух качествах: как индивид и как коллектив. Канцелярия представляет собой коллективного получателя текстов —-юридическое лицо, замещающее индивида в текстовом обмене.

Такое качество канцелярии связано с характером рукописного текста, который, с одной стороны, индивидуализирует создателя текста, не допуская совместного получения и создания текста, а с другой стороны, благодаря возможности многократного прочтения одного и того же текста, объединяет людей, играющих разные социальные роли по отношению к тексту, в одно структурное целое.

Использование рукописного текста, в том числе и документов, смысл которых как будто бы исчерпывается вместе с реализацией затронутых в них вопросов или вместе с признанием нецелесообразности такой реализации, продолжается и после завершения прямого обмена текстами.