Документальне оформлення господарських операцій.

Діяльність підприємств громадського харчування включає три взаємопов'язані процеси:

• формування сировинної бази;

• випуск продукції власного виробництва;

• реалізацію придбаних товарів і продукції власного виробництва покупцям.

Розглянемо документальне оформлення господарських операцій в цих процесах.

Типові форми первинних документів з обліку в сфері громадського харчування наведено в Методичних рекомендаціях щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені ми наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції Украй від 17 червня 2003 р. № 157.

Документальне оформлення виробництва та реалізації продукції.

Сировину оприбутковують на підставі накладної на відпуск товарів з комори, товарно-транспортної накладної та інших документів. Оприбуткування здійснюють за кількістю і вартістю. Облік сировини на виробництві ведеться матеріально відповідальними особами у вартісному вираженні.

На підприємствах громадського харчування планується випуск продукції у певному асортименті та кількості. Щоденно напередодні дня приготування їжі завідувач виробництва складає план-меню, що являє собою план роботи кухні підприємства громадського харчування па день. В ньому вказуються найменування і номери страв за збірником рецептур, характеристика прав і гарнірів, а також кількість страв, намічених до випуску наступного дня. План-меню є підставою для складання меню для споживачів і вимоги до комори на одержання сировини.

Страви в плані-меню записуються в такій послідовності: холодні закуски, перші страви, другі страви, треті страви, комплексні обіди. При розробці плану­ меню враховують наявність сировини, попит покупців, виробничі можливості підприємства громадського харчування. На підставі затвердженого плану-меню відповідальна особа (шеф-кухар, бригадир, начальник) виписує вимогу або накладну на отримання сировини з комори.

План-меню виписується в одному примірнику і підписується завідувачем виробництва або директором. Оскільки план-меню діє один день, то наступного дня його передають до бухгалтерії.

У меню на відпуск харчування за безготівковим розрахунком вказується вартість реалізованої продукції в цінах реалізації. У накладних, забірних листах відпуск готової продукції підрозділам підприємства відображають за цінами про­дажу і в облікових цінах виробництва, з якого відпущено продукцію.

Приготовлена на кухні продукція власного виробництва відпускається на реалізацію на підставі денних забірних листів. Документи на відпуск виписуються в двох примірниках, перший з яких залишається у завідувача виробництва, а другий — у працівника (покупця), який отримав продукцію.

Денні забірні картки підприємство громадського харчування оформляє щодня, напередодні дня торгівлі, окремо на кожну матеріально відповідальну особу у двох примірниках. Бланки денних забірних карток нумеруються бухгалтерією підприємства і видаються кожній матеріально відповідальній особі під розписку в спеціальному журналі. У кожному примірнику забірної картки бухгалтерія зазначає суму ліміту денного відпуску продуктів цій матеріально відповідальній особі.

Після закінчення роботи перший примірник забірної картки матеріально відповідальні особи (бармени, буфетники, продавці) здають з товарним звітом до бухгалтерії підприємства. Другі примірники цих документів надходять до бухга­лтерії від завідувача виробництва при звіті про рух продуктів і тари на кухні. Повернення нереалізованої продукції з буфетів, дрібнороздрібної мережі на виробництво (кухню) відображається в окремій графі забірної картки.

Після закінчення робочого дня (зміни) визначаються підсумки натуральних показників і вартість відпущеної продукції за забірною карткою, які взаємно звіряються.

Своєю чергою, відпуск страв і кулінарних виробів у буфети, філіали і дрібнороздрібну мережу може оформлятися не лише денними забірними картками, а й накладними на відпуск кулінарних виробів.

Акт про реалізацію і відпуск виробу кухні застосовується у всіх ресторанах, кафе, інших підприємствах громадського харчування, де діє така форма розрахунку зі споживачами, яка дозволяє отримати дані про реалізацію виробів кухні за найменуваннями, кількістю і їх вартістю. Акт про реалізацію і відпуск виробів кухні складає щодня завідувач виробництва на підставі касових чеків, абонементів, талонів та інших документів.

Реалізовані й відпущені вироби групуються в акті за видами готової продукції. Порційні страви виділяються в окрему групу. Акт є додатком до звіту завідувача виробництва про рух продуктів на кухні.

Якщо форма розрахунків зі споживачами не дозволяє отримати дані про реалізацію виробів кухні за їх найменуванням, кількістю і вартістю, то на підприємстві може застосовуватися акт про продаж і відпуск виробів кухні. Він складається комісією на підставі касових чеків, контрольних листів, вимог-накладних, денних забірних карк та інших документів на реалізацію і відпуск виробів кухні і додається до звіту кухні.

Матеріально відповідальні особи дрібнороздрібної торговельної мережі після реалізації першої партії готових виробів повинні здати виручку до каси підприємства за прибутковим касовим ордером, в якому зазначається номер денного забірного листа. Акт про реалізацію і відпуск виробів кухні за готівку містить інформацію щодо обсягів реалізації за готівку за видами. Загальна сума реалізовані продукції у звіті повинна збігатися з показниками реалізації в касовому апараті

Роздрібну ціну на кухонну продукцію розраховують окремо на кожен виріб калькуляційній картці. У калькуляційній картці зазначають найменування страви, номер за збірником рецептур, вихід у грамах. Для точнішого визначення роздрібної ціни однієї страви калькуляцію складають з розрахунку вартості сировинного набору на 100 порцій. Крім того, в калькуляційну картку, відповідно до Збірника рецептур страв, записують найменування продуктів, передбачених Збірником, і їх кількість на 100 порцій. Потім проставляють роздрібні ціни сировини за одиницю маси або штуку.

Особливість обліку у виробництві (кухні) на підприємствах громадського харчування полягає в тому, що продукти і товари оприбутковуються за вагою необробленої сировини (брутто), а списуються за обліковими даними відпуску і реалізації готових страв, виробів, напівфабрикатів. Оскільки страви складаються з компонентів (продуктів), то для обліку руху продуктів, з яких вони були приготовлені, на підставі калькуляційних карток вартість страв, реалізованих покупцям, розкладається на вартості продуктів, з яких ці страви були приготовлені. Таким чином визначається, яка кількість продуктів і на яку суму підлягає списанню з виробництва (кухні).

Калькуляційна картка призначається для встановлення ціни окремо на кожну страву (виріб) кухні. Калькуляційні картки реєструються в спеціальному реєстрі.

Прибуткова частина звіту заповнюється згідно зданими прибуткових документів на одержання товарів і сировини з комори, а також від постачальників за обліковими цінами виробництва. Видаткова частина звіту заповнюється згідно з даними документів про відпуск і реалізацію готових виробів: актами про реалізацію за готівку, денними забірними листами, меню на відпуск харчування за безготівковим розрахунком, актами на псування, накладними на повернення товарів до комори та іншими первинними документами.

Крім того, для контролю за рухом продуктів і товарів на кухні та руху купованих товарів у барі по кожному з цих підрозділів матеріально відповідальними особами в терміни, встановлені підприємством, можуть складатися накопичувальні реєстри і відомості довільної форми (наприклад, реєстри товарообороту, реалізованих страв, обліку продуктів на кухні, обліку купованих товарів у барі; відомості обліку продуктів на кухні та в барі), а також товарні звіти.

Акт про зняття залишків продуктів, напівфабрикатів і готових виробів кухні призначений для обліку на кухні залишків продуктів, напівфабрикатів і нереалізованих готових виробів. Залишки напівфабрикатів і готових виробів перераховуються в сировину за нормами рецептур, які були передбачені при складанні калькуляцій на ці напівфабрикати або готові вироби. Акт складає комісія під час інвентаризації і під час зміни бригади, якщо робота кухні відбувається у дві і більше зміни.

Акт про передання товарів і тари під час зміни матеріально відповідальної особи застосовується для оформлення передання товарів і тари під час зміни матеріально відповідальних осіб у їдальні, буфеті. Акт складається у трьох примірниках: один залишається у матеріально відповідальної особи, що здає товар і тару, другий — в особи, що приймає товар (тару), третій — передається до бухгалтерії (обліково-контрольної групи) зі звітом.

Реалізація товарів у таких структурних підрозділах, як буфети, магазини кулінарних виробів, дрібнороздрібна торговельна мережа здійснюється за готівку з обов'язковим використанням реєстраторів розрахункових операцій. Відповідаль­ність за збереження грошових коштів, товарів кухні несуть матеріально відпові­дальні особи, а саме: буфетники, продавці або бригади продавців. Надходження товарів до буфетів і дрібнороздрібної торговельної мережі оформлюють накладними, продукції кухні — денними забірними листами або накладними № М-20.

Передача товарів і продукції від однієї матеріально відповідальної особи до іншої при їх змінній роботі оформлюється актом про передачу товару і тари під час зміни матеріально відповідальної особи, який складається у трьох примірниках (перший примірник залишається в особи, що передає товари, другий — у особи, що одержує товари, а третій примірник передається до бухгалтерії разом із звітом).

Матеріально відповідальні особи буфетів, магазинів кулінарних виробів, дрібнороздрібної торговельної мережі складають товарний звіт, який разом з прибутковими і видатковими документами подають до бухгалтерії в установлений термін.

У разі використання журнальної форми обліку облік товарів і сировини виробництві ведуть у журналі 5 і 5 А, а малі підприємства — у Відомості обліку витрат на виробництво — В-3.

Для обліку доходів від реалізації товарів і продукції використовують журнал 6 і Відомість В-6 — для малих підприємств.