Методы аудита

В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:

- аудит деятельности подразделений, обследуя все процессы в которых оно задействовано. Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы менеджмента.

- аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации. Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии подразделений в рамках процессов. Недостатком данного метода является необходимость дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.)

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

Обследование объекта аудита проводится по одной из следующих схем:

- прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки;

- прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу;

- частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

2.3 Контрольные вопросы и задания

1 Какие виды аудитов Вы знаете?

2 Что такое внутренний аудит и кто и в каких целях его проводит?

3 Что такое внешний аудит и кто и в каких целях его проводит?

4 Какие аудиты относятся к внутреннему аудиту?

5 Какие аудиты относятся к внешнему аудиту?

6 Что такое аудит первой стороной?

7 Что такое аудит второй стороной?

8 Что такое аудит третей стороной?

9 Расскажите о преимуществах и недостатках проведения вешнего аудита.

10 Что входит в проверку адекватности?

11 Что такое проверка соответствия?

12 Перечислите объекты аудита.

13 Какие методы аудита Вы знаете?

 

Лекция 3
Принципы аудита. Внутренний аудит

3.1 Принципы аудита

При подготовке и проведении аудита необходимо руководствоваться определёнными принципами. Приверженность этим принципам является необходимым условием получения достаточной, достоверной и объективной информации по результатам аудита. В ISO 19011:2002 представлены принципы, относящиеся к аудиторам и к процессу проверки.

К принципам, которыми должны руководствоваться аудиторы относятся:

Этичное поведение – основа профессионализма.

Добросовестное изложение – обязательство правдиво и точно представлять отчет.

Должное профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита.

Позитивный подход – в ходе определения соответствия, стремление и нацеленность принести заказчику результатами аудита добавленную стоимость в процессе.

Принципы, относящиеся к процессу проверки:

1) независимость – основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита.

Для обеспечения объективности результатов аудита аудиторы должны быть независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов;

2) подход, базирующийся на доказательствах – рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита.

Только проверенная информация может стать свидетельством аудита, поэтому для получения достоверной информации аудитор должен стараться использовать различные методы сбора информации и несколько источников информации.

Кроме вышеуказанных принципов необходимо отметить некоторые организационные принципы аудита:

1) принцип единообразия означает, что аудит осуществляется в соответствии с процедурой, официально установленной руководством организации с тем, чтобы обеспечить его объективность, сопоставимость и прослеживаемость. Использование в организации единых форм представления результатов аудита облегчает анализ данных, полученных в ходе серии аудитов;

2) принцип системности означает, что планирование и проведение аудитов по различным процессам системы менеджмента должны осуществляться с учетом их взаимосвязи;

3) принцип документированности означает, что проведение каждого конкретного аудита строго документируется с тем, чтобы обеспечить объективность аудита, сохранность информации о фактическом состоянии объекта аудита, а также возможность дальнейшего анализа результатов аудита.

4) принцип открытости означает, что каждый конкретный аудит планируется, и аудитируемое подразделение (должностное лицо) заранее уведомляется о времени проведения аудита с тем, чтобы исключить возможность уклонения персонала от предоставления требуемых данных или отсутствия сотрудников на рабочих местах в момент проверки.

5) принцип регулярности означает, что аудиты проводятся с установленной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения организации были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства. Интервалы между аудитами организация устанавливает сама с учётом статуса и важности проверяемых процессов, результатов предыдущих аудитов, а также динамики развития организации.

3.2 Назначение внутреннего аудита

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет:

а) обеспечить соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта и требованиям, установленным самой организацией в документированных процедурах, стандартах предприятия, инструкциях и другой нормативно-технической документации;

б) предоставить уверенность руководству и заинтересованным сторонам в результативности системы менеджмента: внутренний аудит обеспечивает обратную связь, представляя руководству объективную информацию о том, как функционирует система.

в) выявить оперативные проблемы: во время проведения проверки любой системы, аудитор имеет благоприятную возможность для того, чтобы заметить сложности в исполнении системой требований, или проблемы в самой системе, или в процедурах;

г) обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий: в ходе внутреннего аудита выявляются несоответствия установленным требованиям, затем разрабатываются и осуществляются корректирующие действия для устранения причин выявленных несоответствий;

д) внутренний аудит является действенным инструментом отладки системы на стадии ее внедрения: проведение аудитов на стадии внедрения и подготовки системы менеджмента к сертификации помогает «запустить» систему и выявить, где система даёт сбои.

Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание виновных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, поскольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведения, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной информации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем.

3.3 Контрольные вопросы и задания

1 Перечислите принципы, которыми должны руководствоваться аудиторы при проведении аудита.

2 Какие принципы относятся к процессу поверки?

3 Что обеспечивает регулярное проведение внутренних аудитов?

4 Какова цель проведения внутренних аудитов?

 

Лекция 4
Менеджмент программы аудита

4.1 Программа аудита

Программа аудита (рис. 4.1) может включать один или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки. Однако программа аудита представляет собой не просто годовой график аудитов, а все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов, а также предоставления ресурсов, обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.

Рисунок 4.1 – Определение программа аудита по требованиям ISO 19011:2002

В программе аудита должны быть определены:

- цели и объём программы,

- ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам,

- процедуры, в соответствии с которыми должны проводиться аудиты.

Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита, и предоставить им полномочия необходимые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.

В ответственность лиц, осуществляющих менеджмент программы аудита, входит:

- определение целей и объема программы аудита, а также процедур, в соответствии с которыми должен осуществляться внутренний аудит;

- определение ответственности при проведении аудитов (руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажёров и технических экспертов);

- обеспечение ресурсами, необходимыми для планирования, реализации, мониторинга и улучшения программы аудитов;

- обеспечение выполнения программы аудита и ведения соответствующих записей по программе аудита;

- мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Рисунок 4.2 иллюстрирует применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита.

Рисунок 4.2 ‑ Применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита

В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения системы менеджмента целесообразно предусмотреть создание службы внутреннего аудита. Создание такой службы отвечает интересам организации и является свидетельством понимания руководством организации значения аудита системы.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обучение.

Функции, ответственность и полномочия сотрудников устанавливаются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.

4.2 Планирование программы аудитов

На стадии планирования лица, ответственные за менеджмент программы аудита, определяют цели и объём программы аудита, а также ответственность, ресурсы и процедуры по программе.

Рисунок 4.3 – Определение программы аудитов

Цели программы аудита – это не цели конкретных аудитов, а цели серии аудитов, т.е. программы в целом. Для внутреннего аудита целями программы аудитов могут быть, например: «определить соответствие системы менеджмента требованиям стандарта (законодательным требованиям)» или «определить области возможного улучшения деятельности».

Объём программы аудита, т.е. какие конкретно процессы и подразделения и в какие сроки будут подвергаться проверке. Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.

Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкретные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.

Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнительные проверки. На необходимость дополнительных проверок могут указывать:

- результаты анализа предыдущей программы аудита

- несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов, что требует проведения внеочередной проверки для подтверждения результативности предпринятых корректирующих действий,

- существенные изменения в структуре или деятельности организации. В случаях реорганизации предприятия, внедрения новых технологических или административных процессов, новых процедур необходимо предусмотреть дополнительные аудиты для проверки соответствия новых видов или способов деятельности установленным требованиям.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

- действующие программы, проекты, контракты;

- вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешнему аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю проверку организации.

- результаты анализа данных, указывающие на возможность потенциальных проблем.

Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.

При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также возможность присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые перемещения сотрудников и др.

4.3 Ресурсы по программе аудита

Входные и выходные потоки, управляющие воздействия и ресурсы модели процесса «Аудит» приведены на рис. 4.4.

Организация должна на стадии планирования аудитов определять, какие потребуются ресурсы по программе аудита и обеспечить их выделение.

Рисунок 4.4 ‑ Входные и выходные потоки, управляющие воздействия и ресурсы модели процесса «Аудит»

При определении ресурсов необходимо учитывать.

Персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в небольших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.

Ресурсы для обеспечения аудиторов методическими пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистрации информации.

Ресурсы для обеспечения командировочных расходов.

Ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.

4.4 Процедура по программе аудита

Организация должна разработать процедуру, определяющую:

- порядок планирования аудитов и формирования аудиторских групп;

- деятельность по оценке и обеспечению компетентности аудиторов;

- порядок проведения аудитов, в том числе проведения проверки устранения выявленных несоответствий и результативности предпринятых корректирующих действий;

- мониторинг исполнения и анализ результативности программы аудита.

Обязательным условием эффективной работы службы внутреннего аудита является наличие в ней надлежащих организационных, нормативных и методических документов.

Использование при подготовке и проведении аудитов методических документов позволяет:

- обеспечить методическое единство в подходах трактовках и оценках аудиторов

- упростить работу аудиторов при проведении опросов, протоколирования результатов наблюдений, оформления отчетов и др.

- сократить потери рабочего времени при аудите.

Таким образом, внедрение программы аудита должно охватывать следующее:

- доведение программы аудита до соответствующих сторон;

- координирование и календарное планирование аудитов;

- оценивание и постоянное профессиональное развития аудиторов;

- обеспечение подбора групп по аудиту;

- предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

- проведение аудитов в соответствии с программой аудита;

- обеспечение управления записями по аудиту;

- анализ, утверждение и рассылку отчетов по результатам аудита;

- обеспечение последующих аудитов, при необходимости.

4.5 Записи по программе аудита

Необходимо вести отчетные документы (записи) о планировании, проведении и результатах внутреннего аудита. Записи по результатам внедрения программы аудита должны включать в себя следующее:

- записи, относящиеся к отдельным аудитам:

а) планы аудита;

б) отчеты по результатам аудита;

в) отчеты о несоответствиях;

г) отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

д) отчеты по последующим аудитам, при необходимости.

- записи, относящиеся к персоналу по аудиту, и освещающие такие вопросы, как:

а) оценка компетентности аудитора и его работы;

б) выбор группы аудиторов;

в) поддержание и повышение компетентности.

Кроме того, поскольку менеджмент программы аудита следует осуществлять в соответствии с циклом PDCA, лица, осуществляющие менеджмент программы аудита, должны проводить мониторинг, анализ результативность и обеспечить улучшение программы аудита, а также вести записи по результатам анализа программы аудита.

4.6 Мониторинг и анализ программы аудита

Мониторинг процесса аудита осуществляется с целью контроля за выполнением запланированных мероприятий и оценки степени достижения целей программы аудита рис. 4.5. Поскольку процесс аудита нельзя измерить инструментально, необходимо установить индикаторы процесса, позволяющие проводить мониторинг и оценивать результативность выполнения программы аудита.

Рисунок 4.5 – Схема процесса «Мониторинг, анализ и улучшение программы аудита»

Индикаторы необходимо установить таким образом, чтобы они позволяли:

- контролировать соответствие деятельности программе и графикам аудитов (например, в соответствующих документах предусмотреть графы для отметок о выполнении запланированных мероприятий, даты их выполнения и подписи ответственного лица);

- оценивать способность аудиторских групп реализовать план аудита (в качестве индикаторов здесь могут использоваться: выполнение/невыполнение плана конкретного аудита, соответствие/несоответствие деятельности аудиторов процедурам по программе аудита, соблюдение/несоблюдение сроков сдачи отчёта по аудиту и т.д.).

Организация должна осуществлять анализ данных, полученных в ходе мониторинга программы аудита. В результате такого анализа лица, ответственные за менеджмент программы аудита должны выявлять возможности и предпринимать действия по улучшению программы аудита, в том числе корректирующие и предупреждающие действия.

Отметим, что здесь речь идёт не о корректирующих действиях для устранения причин несоответствий, выявленных в ходе конкретных аудитов, а о корректирующих действиях по отношению к самой программе аудита. Например, в результате анализа может быть установлено, что частота аудитов недостаточна для поддержания системы менеджмента в рабочем состоянии или аудиторы не обладают необходимой компетентностью и т.д.

4.7 Контрольные вопросы и задания

1 Сколько аудитов включает в себя программа аудита?

2 Какой международный стандарт дает определение программы аудита?

3 Что должно быть определено в программе аудита?

4 Как цикл PDCA можно применить к менеджменту программы аудита?

5 Перечистите этапы определения программы аудитов.

6 Перечислите выходные потоки процесса «аудит».

7 Перечислите ресурсы программы аудита.

8 Что необходимо учитывать при определении ресурсов программы аудита?

9 Что такое процедура по программе аудита?

10 Что должны включать в себя записи по результатам внедрения программы аудита?

11 С какой целью осуществляется мониторинг процесса аудита?