Лекция 5 Проведение аудита

Блок-схема процесса аудита от инициирования аудита до начала аудита «на месте» показана на рис. 5.1.

Рисунок 5.1 ‑ Этапы проведения аудита от его инициирования до начала аудита «на месте»

Любой аудит проводится в ограниченное время и с ограниченными ресурсами. Проверки используют как время проверяющего, так и время проверяемых. Аудитор нарушает производственный процесс, отвлекая сотрудников при проведении совещаний, опросов и т.д., следовательно, для эффективного проведения проверки каждый аудит должен быть тщательно подготовлен. Поэтому проведению проверки на местах предшествуют три подготовительных этапа: «начало аудита», «проведение анализа документов» и «подготовка к проверке на местах».

5.1 Инициирование аудита

В начале конкретного аудита необходимо предпринять следующие шаги:

а) Определить цели, объём и критерии аудита.

б) Сформировать аудиторскую группу.

Если компетентность членов аудиторской группы по отношению к специфике деятельности проверяемого подразделения или процесса недостаточна, то целесообразно включить в состав группы технических экспертов.

Подбор аудиторской группы должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить независимость аудиторской группы от проверяемой деятельности и исключить возможность конфликта интересов или конфликта между членами группы, при этом необходимо учесть и мнение проверяемого подразделения.

в) Согласовать с проверяемым подразделением сроки аудита.

Лица, ответственные за менеджмент программы аудита, или руководитель аудиторской группы должны заранее связаться с проверяемым подразделением для согласования сроков аудита и, при необходимости, состава аудиторской группы.

5.2 Проведение анализа документов

Проведение анализа документов – очень важный этап подготовки к аудиту, особенно на стадии внедрения и опытной апробации системы менеджмента. Поэтому при подготовке к проверке на местах внутренние аудиторы должны тщательно проанализировать документацию, имеющую отношение к критериям аудита. При анализе необходимо обращать внимание на:

а) Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.

б) Возможные противоречия в распределении ответственности. Например, может оказаться, что в общесистемном Руководстве определена ответственность за какой-то процесс, в процедуре по этому процессу в качестве ответственных названы другие лица, а в их должностных инструкциях вообще нет упоминания об этой ответственности.

в) Применение «общих фраз» при описании деятельности. Такие места в тексте документа часто служат сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён, или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность,

Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом ответственному за менеджмент программы аудита и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.

5.3 Подготовка к проведению аудита на местах.

На этом этапе необходимо предпринять следующие шаги:

1) Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита.

План аудита должен включать:

а) цели и критерии аудита;

б) объем аудита, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;

в) дату и место проведения аудита.

г) время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.

Пример формы плана проведения внутреннего аудита приведён на рис. 5.2.

План должен быть утверждён ответственным за менеджмент программы аудита и представлен проверяемому подразделению до начала проведения аудита на местах.

Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, руководством проверяемого подразделения и ответственным за менеджмент программы аудита.

Руководитель аудиторской группы должен распределить обязанности между членами аудиторской группы с учётом особенностей различных областей проверки и личных качеств, знаний, умений и опыта аудиторов.

Рисунок 5.2 ‑ Пример формы плана проведения внутреннего аудита

Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие документы,включающие:

а) контрольные листы ‑ вопросники;

б) формы для регистрации информации, такой как свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний.

Ключевой частью в подготовке проверки является составление вопросника. Вопросник составляются с целью определить, выполняются ли должным образом те виды деятельности, которые проверяет аудитор.

Лист-вопросник– это контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к сотрудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.

Лист-вопросник можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

На рис. 5.3 приведён пример формы листа-вопросника. Предпочтительно, чтобы в каждом листе-вопроснике содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в лист-вопросник, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита.

Лист-вопросник, должен быть составлен таким образом, чтобы в проверку были включены:

- Все, что является критической характеристикой в отношении объекта проверки. К критическим характеристикам может относиться то, что оказывает влияние на удовлетворённость потребителя, окружающую среду, безопасность, а так же те характеристики, которые составляют для организации серьезный экономический риск.

- Периодически повторяющиеся проблемы.

- Проблемы, выявленные в результате оценок системы менеджмента со стороны внешних организаций.

- Проблемы, выявленные в ходе предшествующих внутренних проверок, в том числе в других подразделениях.

- Аудитор может заранее продумать формулировки вопросов, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в вопроснике.

 

Лист-вопросник №........
Номер и название пункта применимого стандарта.	Перечень контрольных вопросов (требований)	Соответствие требованию (да, нет)	№ акта о несоот-ветствии	Приме-чания

Рисунок 5.3 ‑ Форма Листа-вопросника по аудиту

При подготовке листов-вопросников рекомендуется учитывать принцип Парето рис. 5.4, который применительно к проведению проверок можно сформулировать следующим образом:

«…Существует небольшое число (приблизительно 20%) важнейших характеристик в деятельности отдела или в работе системы, которые могут вызвать большинство (приблизительно 80%) проблем. Остальные аспекты (приблизительно 80%) приводят к небольшому числу проблем».

Принцип Парето позволяет составить такой Лист-вопросник, когда должное внимание и основные усилия уделяются нескольким областям, имеющим важнейшее значение, а к «многим незначительным» областям, если это представляется возможным, применяются методы выборочной проверки. Такая система позволяет наиболее эффективно и экономно использовать ограниченные ресурсы проверки.

Для случаев проверки соответствия деятельности процедурам, распространяющимся на все подразделения организации (например, процедуре по управлению внутренними документами), могут быть разработаны единые Листы-вопросники, которыми будут пользоваться все аудиторы.

Для проверки специфических видов деятельности подразделений аудиторы должны подготовить отдельные листы-вопросники с учётом результатов анализа документов.

Рисунок 5.4 ‑ Принцип Парето

Необходимо помнить, что листы-вопросники является лишь памяткой для аудитора, помогающей ему полностью выполнить объём аудита, не забыть проверить, какой-нибудь важный аспект. Листы-вопросники не должен ограничивать действия аудитора, если собранная при аудите информация указывает на необходимость расширить проверку, задать дополнительные вопросы.

Аудиторы не должны ограничиваться рамками конкретного проверяемого участка, если вопрос касается соответствия всей системы. В этом смысле проверка системы контроля в цехе может привести к вопросам по системе контроля калибровки для измерительных приборов и оснастки.

Возможно, что аудитор сочтет возможным использовать отдельный блокнот или записную книжку для записи тех наблюдений, которые не вошли в состав листа-опросника.

5.4 Вступительное совещание

Вступительное совещание проводится, чтобы:

- познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения;

- согласовать (подтвердить) план аудита;

- определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита;

- убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица;

- ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудиторской группы в проверяемое подразделение и до начала аудита. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита.

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.

Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роли сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности

При проведении аудита в небольшой организации нет нужды знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.

Рассмотрим процесс аудита от сбора данных до принятия заключений аудита. Блок-схема данного процесса приведена на рис. 5.5.

Рисунок 5.5 ‑ Блок-схема процесс аудита от сбора данных до принятия заключений аудита

5.5 Сбор и проверка информации

Рисунок 5.6 иллюстрирует процесс сбора проверки и анализа информации.

Аудитор, используя различные источники информации, осуществляет сбор информации, которая после проверки становится свидетельствомаудита.

В результате оценки свидетельстваудита относительно критериеваудита образуются наблюденияаудита, указывающие на соответствие, несоответствиеили возможность улучшения.

На основе анализа наблюденийаудита составляется заключениепо результатам аудита, которое может указывать на необходимость корректирующих и предупреждающих действийили на области возможных улучшений.

Рисунок 5.6 ‑ Процесс сбора проверки и анализа информации

5.6 Формирование наблюдений аудита

Наблюдения аудита должны быть документированы и доведены до сведения персонала, ответственного за проверяемую область деятельности.

Если аудит длится несколько дней, то рекомендуется, чтобы группа аудиторов в конце рабочего дня собиралась вместе для подведения итогов и в начале следующего дня устно сообщала проверяемым предварительные результаты.

Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен его зафиксировать так, как это определено процедурой по внутреннему аудиту (например, делается соответствующая отметка в листе-вопроснике и составляется акт о несоответствии).

Аудитор должен исходить только из обнаруженных фактов и отнести их к определенному пункту требований. Он также должен обсудить ситуацию с представителем подразделения (или с сопровождающим) для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Это подтверждается подписью представителя подразделения или сопровождающего на акте о несоответствии для того, чтобы удостоверить, что данный факт действительно имеет место.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита. В данном случае важно избежать последующих обсуждений. Если не удаётся достичь согласия с представителем проверяемого подразделения, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы согласно процедуре по внутреннему аудиту.

Обычно в этом случае вопрос выносится на рассмотрение руководителю группы аудиторов, и далее, ответственному за менеджмент программы аудита или руководству организации.

Каждая организация разрабатывает свою форму акта о несоответствиях применительно к своим особенностям.

Пример формы акта о несоответствии приведён на рис. 5.7.

В небольших организациях может оказаться более целесообразным ведение общего журнала, в котором фиксируются несоответствия и замечания, выявленные в ходе внутреннего аудита, а в соответствующих графах указываются корректирующие действия и вносятся пометки об их выполнении.

Запись о несоответствии должна быть краткой, но понятной, чтобы:

- было разработано эффективное корректирующее действие;

- была полная ясность для аудитора, проверяющего устранение несоответствия (это может быть и не тот аудитор, который выявил несоответствие).

Рисунок 5.7 ‑ Форма акта о несоответствии/замечании

Несоответствие должно быть адресовано к одному пункту стандарта, наиболее применимому. При внутреннем аудите несоответствие может быть отнесено к пункту внутреннего нормативного документа.

Если у аудитора имеются сомнения, к какому пункту документа оно относится, он должен определить, какие корректирующие действия по выявленному несоответствию он ожидает от проверяемого подразделения. Если ожидаемые корректирующие действия совпадают с требованиями стандарта или другого нормативного документа, то именно эти требования не выполнены проверяемыми. От правильности определения пункта стандарта (процедуры), к которому относится несоответствие, будет зависеть результативность предпринятых корректирующих действий.

В том случае, когда аудитор обнаружит ситуацию, которая, с его точки зрения, свидетельствует о неправильной практике действий и должна быть доложена руководству, но для которой не имеется требований в применяемых процедурах, он может сделать заметки в листе-вопроснике и оформить «Замечание», зачеркнув в акте слово «Несоответствие» и написав «Замечание».

Замечание может быть оформлено в следующих случаях:

- когда аудитор считает, что выявленная ситуация может в дальнейшем привести к несоответствию,

- когда аудитор считает, что проверяемая деятельность нуждается в улучшении или имеет такую возможность.

Для «Замечаний» не является необходимым вырабатывать корректирующие действия. Они являются предметом для анализа со стороны руководителей процессов с целью выработки предупреждающих действий и планирования развития системы менеджмента.

До введения в действие международного стандарта ISO 19011:2002 вместо термина «Замечание» применялся термин «Наблюдение». Многие организации, в том числе и некоторые органы по сертификации систем менеджмента, применяют данную терминологию до настоящего времени, но при этом следует учитывать, что в ISO 19011:2002 термин «Наблюдение» используется в другом значении.

В ходе аудита целесообразно фиксировать не только несоответствия, замечания, но и свидетельства соответствия (например, путём отметки в листе-вопроснике). Эти данные в дальнейшем будут полезны для распространения положительного опыта в организации.

5.7 Градация несоответствий

При внешнем аудите осуществляется градация несоответствий на «Незначительные» и «Значительные» рис. 5.8. Иногда применяется категория «Критические» несоответствия. В зависимости от количества несоответствий того или иного уровня принимается решение об общем соответствии системы менеджмента требованиям стандарта.

Примерами значительногонесоответствия являются следующие факты:

- не проводится анализ системы менеджмента со стороны руководства организации;

- процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;

- не выполняется анализ результативности корректирующих воздействий;

- не ведутся записи о результатах поверки значительной части измерительного оборудования;

Рисунок 5.8 ‑ Градация несоответствий

- отсутствует обязательная документированная процедура;

- отсутствуют контролируемые условия производственного процесса.

Примерами незначительныхнесоответствий являются следующие факты:

- некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;

- обнаружено измерительное оборудование, которое не подвергалось поверке (как единичный случай);

- обнаружен случай отсутствия обязательных записей.

Существует практика, когда несколько незначительных несоответствия, относящихся к одному пункту стандарта, рассматриваются как одно значительное несоответствие.

При аудите систем менеджмента, связанных с рисками (OHSAS 18001:99, HACCP, ISM Code…), применяются более жесткие критерии при градации несоответствий. Если при аудите системы менеджмента качества (МС ISO 9001:2000) значительные несоответствия обычно классифицируются при выявлении проблем, связанных с невыполнением требований стандарта, то при аудите системы менеджмента, связанной с рисками, значительные несоответствия классифицируются уже при выявлении потенциальных проблем.

При внутренних проверках градация несоответствий необязательна, но она может быть полезна организации в оценке важности проблем.