Бюджетирование и контроль песронала

Оперативный контроллинг персонала должен основываться на системе бюджетов, представляющих собой систему финансовых планов и смет, охватывающую все стороны деятельности организации. Она позволяет оптимизировать распределение ресурсов между структурными составляющими организации, оценить эффективность управленческих решений, контролировать расходы организации и отдельных подразделений.

Бюджетпредприятия или организации – это финансовый план, т.е. запланированное на будущее финансовое состояние предприятия, выражающее его цели и результаты проведения запланированных мероприятий. Он является результатом разработки комплекса плановых финансовых смет и графиков расходов, прогнозируемых финансовых результатов исполнения программ и смет, затрат для их реализации. Следовательно, оптимизация того или иного бюджета вне связи со всей системой бюджетов организации не имеет смысла. Поэтому следует рассматривать не построение и исполнение отдельных бюджетов, а комплексный процесс бюджетирования как управленческую технологию, позволяющую обеспечить разработку, оптимизацию, исполнение, контроль и анализ финансового плана, охватывающего все стороны деятельности организации, позволяющего сопоставить все понесенные затраты и полученные результаты на любом уровне управления. Как процесс составления финансовых планов и смет бюджетирование применимо ко множеству внутрифирменных объектов – от отдельных видов деятельности компании до программы работы или исполнения отдельных функций управления, отдельного контракта или проекта.

Внутрифирменное бюджетирование требует разработки методов и процедур составления и консолидации (т.е. составления сводных бюджетов) исключительно для данной организации, поскольку не существует единообразного подхода к этим процессам для различных организаций. Кроме того, в России подход к бюджетированию как к управленческой технологии и основе процесса планирования на предприятии еще только начинает развиваться, В каждой организации такая управленческая технология может быть подчинена различным целям, однако в первую очередь это разработка концепции бизнеса. Любая организация должна четко представлять, как и каким образом использовать имеющиеся капитал и ресурсы для повышения общей эффективности своего развития. Исходя из этой предпосылки бюджетирование должно стать основой внутрифирменного планирования, главная функция которого – прогнозирование и оптимизация финансового состояния, ресурсов и затрат организации на всех уровнях управления с целью повышения общей эффективности деятельности и развития организации. Целями бюджетирования также являются:

• прогнозирование финансовых результатов;

• установление целевых показателей эффективности и лимитов наиболее важных (критических) расходов;

• обоснование финансовой состоятельности бизнеса (отдельного вида деятельности) или инвестиционных проектов.

Бюджетирование в любой организации должно решать следующие задачи:

1) оценка всех аспектов финансовой состоятельности органи ации;

2) укрепление финансовой дисциплины на всех уровнях управления на базе установления целевых финансовых показателей и лимитов расходов;

3) создание иерархии целей деятельности и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам организации в целом;

4) прогнозирование, планирование и принятие управленческих решений, в частности об уровне финансирования раз личных подразделений и программ;

5) проведение сравнительного анализа финансовой эффектив ности работы различных структурных подразделений;

6) обеспечение контроля не только за финансовым состоянием организации в целом, но и за отдельными подразделени ями и проектами, оперативная разработка мероприятий по корректировке их деятельности.

Именно прогнозирование всех аспектов деятельности организации является наиболее важной задачей. Отчетные данные далеко не всегда позволяют принимать оптимальные управленческие решения, поскольку они относятся к прошедшему периоду, поэтому не позволяют произвести анализ и оценку вариантов даже на ближайшую перспективу.

Бюджетирование позволяет устанавливать лимиты затрат ресурсов и нормативы эффективности деятельности как единую взаимосвязанную систему, обеспечивать перевод системы планирования с натуральных на финансовые показатели и тем^амым повышать финансовую обоснованность управленческих решений. Кроме того, система лимитов и нормативов повышает ответственность руководителей всех уровней за эффективность использования ресурсов, предоставленных в их распоряжение, делает более наглядной и обоснованной оценку их деятельности. В этой ситуации не ставится цель сиюминутной экономии, которая может вызвать достаточно серьезные потери в будущем, а ставится цель контроля за всеми видами затрат, который обеспечивают сами исполнители, поскольку их задача – не превысить установленные лимиты.

Еще один важный аспект бюджетирования – выбор наиболее перспективных с точки зрения организации сфер вложения дополнительных средств в различные локальные программы (повышение трудового потенциала, улучшение условий труда и т.п.)

При составлении бюджетов необходимо соблюдать основные принципы бюджетирования:

• непрерывность (составление, контроль, корректировка);

• самостоятельность;

• конфиденциальность;

• единство, т.е. унифицированность форматрв, процедур и регламентов;

• балансовый метод, на основе которого разрабатывают взаимосвязанную систему бюджетов различных уровней и назна чений;

• формулировка финансовых целей для всех подразделений в виде плановых показателей, нормативов и заданий.

Для достижения целей и задач бюджетирования необходимо составить систему бюджетов (рис. 6.1), которая позволяет оптимизировать любые управленческие решения с точки зрения повышения эффективности всей организации в целом, поскольку каждый из бюджетов оценивает только одну сторону деятельности организации. Поэтому бюджеты, связанные с расходами на персонал, необходимо разрабатывать только в рамках общей системы бюджетов,

Применяемые в финансовом планировании виды бюджетов можно разделить на четыре группы (см. рис. 6.1), взаимосвязанные между собой и служащие основой для составления сводного бюджета организации в целом или по отдельным видам деятельности.

Основные бюджеты используются для управления, оценки и контроля за финансовым состоянием предприятия.