Учет численности персонала и отработанного им времени

 

9.1.1. Что такое трудовые отношения и чем они регулируются?

Трудовые отношения всех работников и работодателей регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), введенным в действие с 01.02.2002 г. Федеральным законом от 30.12.2001 г. № 197‑ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Трудовой кодекс заменил действовавший в течение тридцати лет основной акт российского трудового законодательства – Кодекс законов о труде РФ. ТК РФ регулирует отношения по организации труда, трудоустройству, профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации, социальному партнерству, материальной ответственности работодателей и работников, надзору и контролю за соблюдением трудового законодательства, а также разрешению трудовых споров.

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом.

9.1.2. Назовите первичные документы, используемые для учета численности и отработанного времени

Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты и указания по их применению и заполнению.

Прием на работу оформляется двумя приказами (распоряжениями) руководителя предприятия по формам Т‑1 и Т‑1а. Приказы (распоряжения) подписываются руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом. Формы Т‑1 и Т‑1а служат основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку, заполнения личной карточки (форма Т‑2) и открытия лицевого счета работника (форма Т‑54 или Т‑54а).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется (ст. 61 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Приказ (распоряжение) издается на основании письменного трудового договора.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; обеспечить условия труда, предусмотренные

Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права; своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник (ст. 56 ТК РФ).

Согласно ст. 66 ТК РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Учет численности на предприятиях ведется в отделе кадров на личных карточках работника (форма № Т‑2) по подразделениям и категориям работающих на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия о приеме на работу. Одновременно работнику присваивается табельный номер. На предприятиях, где численность работающих невелика, учет численности организуется лицом, специально назначаемым руководителем. Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома об окончании образовательного учреждения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.

Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты и указания по их применению и заполнению.

В бухгалтерии предприятия на основании личной карточки открывается лицевой счет работника (формы № Т‑54 иТ‑54а). На малых и средних предприятиях заполнение этого первичного документа не является обязательным.

Отработанное время отражается в табеле учета рабочего времени (форма № Т‑13), при этом в разрезе каждого работающего указывается:

♦ время работы – урочное, сверхурочное;

♦ время работы в ночные часы (с 22 часов до 6 часов утра);

♦ время работы в выходные и праздничные дни;

♦ неотработанное время в связи с нахождением работника в очередном или учебном отпуске, в связи с выполнением государственных обязанностей;

♦ отсутствие с разрешения администрации, по болезни, прогулы и др.

Табель учета использования рабочего времени сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы работника.

9.1.3. Какие существуют формы и системы оплаты труда?

В соответствии с действующим законодательством предприятие самостоятельно устанавливает формы и системы оплаты труда, включая натуральную форму, которые являются наиболее целесообразными в конкретных условиях работы. Вид, система оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, система премирования фиксируются в коллективном договоре и других актах, издаваемых на предприятии (ст. 135 ТК РФ).

Предприятие должно обеспечивать гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, условия труда и меры социальной защиты работников независимо от видов собственности и организационно‑правовых форм предприятия и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека. В размер минимальной оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, а также выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты. Порядок расчета прожиточного минимума и его величина устанавливаются федеральным законом (ст. 133 ТК РФ). Заработная плата каждого работника складывается:

♦ из оплаты фактически проработанного времени;

♦ из оплаты неотработанного времени;

♦ из поощрительных выплат.

9.1.4. Как осуществляется расчет отдельных видов оплат?

При повременной форме оплаты труда заработная плата повременщика определяется как произведение отработанного времени на тарифную ставку. Тарифная ставка представляет собой выраженный в денежной форме абсолютный размер оплаты труда различных категорий работников в единицу времени. В соответствии с порядком, установленным действующим законодательством, расчет размеров определенных выплат производится на основе часовых тарифных ставок, например:

♦ оплата часов ночной работы (ст. 154 ТК РФ);

♦ оплата часов сверхурочной работы (ст. 152 ТК РФ);

♦ оплата работы в праздничные дни (ст. 153 ТК РФ).

При сдельной оплате труда заработная плата рассчитывается как произведение объема выполненной работы и сдельных расценок.

Заработная плата работника на твердом окладе определяется как произведение числа отработанных дней на величину дневного заработка.

9.1.5. Как производится расчет доплат и надбавок к оплате труда работников?

Доплата за работу в сверхурочное время производится исходя из следующего расчета:

♦ за первые два часа работы производится доплата в размере 50 % тарифной ставки повременщика;

♦ за следующие часы – полная ставка.

Сверхурочная работа ограничена 4 часами работы в день.

Размер доплат за ночные часы работы определяется самим предприятием, но не ниже установленного законодательством уровня (ст. 154 ТК РФ). При работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на один час.

Время работы в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере.

Простои и брак не по вине работника оплачиваются в размере не менее 2/3 тарифной ставки повременщика. При длительном простое работника переводят на другую работу и оплата его труда производится исходя из среднего заработка прежней работы при условии выполнения норм на новой работе.

Системы премирования вводятся на предприятии для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении договорных обязательств, повышения качества работы и производительности труда.

 

9.1.6. Какие виды неотработанного времени подлежат оплате?

Неотработанное время оплачивается исходя из среднего заработка. Особенности порядка расчета среднего заработка определены Положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 г. № 213.

К оплате неотработанного времени относятся:

♦ оплата ежегодных отпусков: основного и дополнительных;

♦ оплата учебных отпусков;

♦ выплата компенсации за отпуск при увольнении;

♦ выплата выходного пособия при увольнении, а также выплаты в размере среднего заработка в период трудоустройства;

♦ оплата простоев не по вине работника;

♦ оплата времени вынужденного прогула;

♦ оплата льготных часов кормящих матерей, учащихся;

♦ оплата дополнительных выходных дней, предоставленных для ухода за детьми‑инвалидами и инвалидами с детства.

9.1.7. Какой порядок исчисления среднего заработка существует в настоящее время?

Особенности порядка расчета среднего заработка определены Положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922.

Согласно порядку исчисления средней заработной платы, действующему с 06.01.2008 г.:

♦ Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации независимо от источников этих выплат.

♦ Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).

♦ При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется заработная плата.

♦ Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев.

♦ Особенности порядка исчисления средней заработной платы, установленного ст. 139 ТК РФ, определяются Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально‑трудовых отношений.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми‑инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период времени, равный расчетному.

В случае если работник за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

В случае если работник за расчетной период, до расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней в организации, средний заработок определяется исходя из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Во всех случаях, кроме применения суммированного учета рабочего времени, для определения среднего заработка используется средний дневной заработок.

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (рабочих, календарных) в периоде, подлежащем оплате.

Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

9.1.8. Как правильно оформить отпуск работникам?

Всем лицам, работающим по трудовому договору на предприятиях любых форм собственности, независимо от степени занятости, занимаемой должности, выполняемой работы, срока трудового договора и формы оплаты труда предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Согласно ст. 116 ТК РФ, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами, предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Предоставление отпуска оформляется двумя приказами (распоряжениями) (формы Т‑6 и Т‑6а), которые составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом и подписываются руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. На основании указанных приказов (распоряжений) оформляется записка‑расчет (типовая форма Т‑60), в которой производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск (подписывается работником кадровой службы и бухгалтером), и делаются соответствующие записи в личной карточке (форма Т‑2), лицевом счете (форма Т‑54 или Т‑54а).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем, с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). График отпусков (форма Т‑7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам.

Для оплаты отпусков исчисляется среднедневной заработок.

9.1.9. Каков порядок расчета среднего заработка работника для исчисления отпускных?

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы фактически начисленной за расчетный период заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК).

При определении продолжительности оплачиваемых отпусков нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней не включаются.

Премии и другие выплаты стимулирующего характера, предусмотренные системами оплаты труда, положениями о премировании, включаются при подсчете среднего заработка по времени начисления:

♦ ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

♦ за периоды работы, превышающий один месяц – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает расчетный;

♦ вознаграждение по итогам работы за год и единовременные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются при подсчете среднего заработка независимо от времени начисления.

В случаях, когда время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, премии и вознаграждения учитываются при подсчете среднего заработка пропорционально отработанному времени в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде.

При повышении тарифных ставок в организации, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в следующем порядке:

♦ если повышение произошло в расчетный период, – выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки (оклада), установленных в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (оклады), установленные в каждом из месяцев расчетного периода;

♦ если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, – повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

♦ если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, – часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки (оклада) до окончания указанного периода.

При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки (оклады) и выплаты, установленные к тарифным ставкам (окладам) в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам (окладам) в диапазоне значений (проценты, кратность).

При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

9.1.10. В каких случаях за работником сохраняется рабочее место и предусматриваются выплаты за фактически не проработанное время?

Трудовым законодательством предусмотрены сохранение рабочего места (должности) и выплата среднего заработка за фактически не проработанное время для следующих категорий работников:

♦ при выполнении работником государственных или общественных обязанностей, если по действующему законодательству эти обязанности могут осуществляться в рабочее время (ст. 171 ТК РФ);

♦ при направлении работника для повышения квалификации с отрывом от производства (ст. 187 ТК РФ);

♦ при нахождении работника, обязанного проходить медицинское обследование, в медицинском учреждении на обследовании (ст. 185 ТК РФ);

♦ при направлении работников в служебные командировки (за время командировки) или при переводе их на работу в другую местность (за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более шести дней; за время нахождения в пути) (ст. 167 ТК РФ);

♦ при оплате вынужденного прогула.

Кроме того, сохранение среднего заработка за фактически не проработанное время предусмотрено для следующих категорий работников:

♦ для доноров – за день обследования, день сдачи крови и день отдыха, предоставляемый непосредственно после каждого дня сдачи крови (ст. 186 ТК РФ);

♦ для женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет, – за дополнительные перерывы для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ);

♦ для беременных женщин – за время прохождения обязательного диспансерного обследования в медицинских учреждениях (ст. 254 ТК РФ).

9.1.11. Какие регистры бухгалтерского учета предназначены для расчета и выплаты заработной платы работникам?

Для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работников может использоваться расчетно‑платежная ведомость (форма № Т‑49). Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, листков на доплату и других документов.

На выданную сумму заработной платы (формы № Т‑49 и Т‑53) составляется расходный кассовый ордер (типовая форма № КО‑2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

9.1.12. Какими документами оформляется увольнение работника?

Увольнение работников оформляется двумя приказами (распоряжениями) руководителя предприятия: по форме Т‑8 – «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» и по форме Т‑8а – «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками» (вместо одной формы Т‑8, применяемой ранее). Приказы (распоряжения) подписываются руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом и согласовываются с профсоюзным органом предприятия (если таковой имеется). В новых формах не требуется подписи руководителя структурного подразделения, из которого увольняется работник.

Формы № Т‑8 и Т‑8а служат основанием для внесения записи об увольнении в трудовую книжку, личную карточку, лицевой счет работника. Производится расчет с работником по форме № 61‑Т – «Записка‑расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

9.1.13. Какой документ служит основанием для оформления и учета поощрения работника?

Для приказа (распоряжения) о поощрении работника установлены типовые формы № Т‑11 и Т‑11а (для оформления и учета поощрений за успехи в работе). Эти формы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник. Подписываются руководителем предприятия или уполномоченным лицом. На основании этих форм вносится запись в трудовую книжку работника, в том числе при поощрении неденежными средствами.

9.1.14. Как произвести расчет выплаты пособия по временной нетрудоспособности?

Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается на основании листка нетрудоспособности лечебного (медицинского) учреждения.

С 1 января 2007 г. размер пособия в каждом конкретном случае зависит от причины наступления временной нетрудоспособности и продолжительности страхового стажа работника. В страховой стаж включаются периоды работы по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.