Система управления социальной работой: функции, организационные структуры и методы

 

2.1. Понятие и виды функций управления

Функции управления - это разнообразные виды работ, которые необходимо выполнять в процессе управления каким-либо объектом.

Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделению (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, госкомитета и др.). Функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда как по горизонтали, так и по вертикали.

Соотношение понятий "цель", "задача", "функции управления". Цель и задачи, как правило, требуют для реализации целого ряда функций. То есть достижение цели, задачи складывается из определения (какие функции нужно выполнять) и практической реализации функций (кто и как их выполняет).

Виды функций. Функции классифицируют на два вида - общие (основные) и конкретные (специализированные, специальные).

Впервые общие функции выделены А. Файолем (1841-1925) - французским специалистом в области административного управления, прошедшим путь от рядового работника до руководителя крупной компании. Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль. А. Файоль писал: "Управлять - это значит предвидеть, организовать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть - значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовать - значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить - значит заставлять функционировать личный состав. Координировать - значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать - значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам."[5]

В настоящее время состав общих (основных) функций выглядит следующим образом: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.

Практический смысл общих функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.

Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.

Основные проблемы в области конкретных функций заключаются в следующем:

1) определение состава функций, которые необходимо выполнять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используются аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);

2) увязка функций и организационной структуры или определение оргформ, с помощью которых будут выполняться функции;

3) закрепление функций с помощью регламентов - положений о подразделениях и должностных инструкций.

Существует организационный механизм распределения и закрепления функций. Таким механизмом считается организационно-исполнительская система (или сокращенно - ОИС). Ее назначение - создание определенности в работе: кто, что и к какому времени должен делать. Элементами ОИС являются:

- цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);

- участники (кто выполняет работу);

- функции, обязанности (что нужно делать);

- права (что можно делать);

- ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);

- время (в какой срок выполняется работа).

ОИС используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности при организации выполнения тех или иных задач.

ОИС создается с помощью таких регламентирующих средств, как положения о подразделениях и должностные инструкции.

Положение - это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность различных подразделений. Как правило, они состоят из таких разделов: общая часть; основные задачи; функции (обязанности); права; организация управления; взаимосвязи с другими подразделениями; ответственность.

Общая часть включает определение статуса подразделения в системе управления; указания о том, кем оно возглавляется, кому подчиняется; степень самостоятельности; участие (при необходимости) в реализации целевой программы.

Основные задачи - в нем определены направления деятельности подразделения, задачи, за выполнение которых оно несет ответственность.

Функции (обязанности) - содержит перечень функций подразделения с определенной конкретизацией работ по каждой функции.

Права - указываются права подразделения, а также (имеется и такой вариант) и руководителя подразделения.

Организация управления - содержит описание организационной структуры подразделения.

Взаимосвязи с другими подразделениями - этот раздел разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей.

Ответственность - предусматривает установление ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь нужно указать применение санкций за невыполнение или за некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. При этом чаще делается запись: "Подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач".

При разработке положений о подразделениях могут использоваться типовые положения, в которые при необходимости вносятся изменения и уточнения.

Ниже, в левой части таблицы 1, приведены характерные ситуации относительно положений о подразделениях, а в правой отмечены применяемые руководителями меры. Это дает возможность сверить по ним ваши ситуации и меры.

Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции.

Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.

Таблица 1

Ситуации	Принимаемые меры
1. Положения о подразделениях давно не уточнялись и во многом устарели	Обновление положений, приведение их в соответствие со статусом подразделений, выполняемыми задачами и функциями
2. Положения существуют сами по себе, а фактически подразделения работают по "неписанным" регламентам	Вносятся изменения в существующие положения. Фактически выполняемые задачи и функции находят отражение в уточненных положениях
3. Отсутствуют положения о подразделениях из-за сложности их разработки	Использование типовых положений. Применение в качестве основы положений об аналогичных подразделениях в других системах
4. Подразделение выполняет свойственные ему задачи и функции, но не предусмотренные положением	Внесение в положение необходимых уточнений. Перераспределение задач и функций между подразделениями
5. Подразделение выполняет несвойственные ему задачи и функции, не предусмотренные положением	Закрепление задач и функций за подразделениями соответствующего профиля. Обеспечение работниками требуемой квалификации данного подразделения
6. Какие ситуации, сверх указанных, встречались в Вашей деятельности?	Какие меры Вы предлагаете?

 

Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников, имеют единую структуру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для составления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.

Индивидуальные должностные инструкции разрабатываются применительно к конкретной должности (и даже конкретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.

Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие или решением руководителя (утверждение инструкций подписью; приказ о введении инструкций), или решением органа управления.

В инструкции включают разделы, состав которых зависит от подробного или более общего изложения их содержания. Наиболее характерными разделами являются: введение; общая часть; должностные обязанности; основные условия взаимосвязи с другими работниками, подразделениями, организациями; права; ответственность; критерии оценки деятельности.

Во введении записывается наименование должности и подразделения. В разделе "Общая часть" указываются следующие данные: основные задачи работника; порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник; подчиненность по должности; порядок назначения и освобождения от должности; состав подчиненных (для руководителей).

Раздел "Обязанности" содержит перечисление основных и дополнительных обязанностей; требования к специальным знаниям; уровень специальной подготовки и указание о стаже практической работы.

"Основные условия взаимосвязи с другими работниками" - этот раздел отражает перечень, количество, сроки получения, подготовки и передачи документов; совместную подготовку информации и др.

В разделе "Права" перечисляются права применительно к данной должности.

В разделе "Ответственность" отмечаются задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность.

"Критерии оценки деятельности" - несмотря на сложность данного раздела, при его разработке желательно четко сформулировать, что и как оценивается применительно к данной должности.

Должностные инструкции, так же как и положения о подразделениях, вводятся в действие руководителем (утверждение подписью, издание соответствующего приказа).

В предлагаемой ниже таблице даются типичные ситуации относительно должностных инструкций и меры, предпринимаемые руководителями.

 

Таблица 2

Ситуации	Принимаемые меры
1. Обязанности, выполняемые работником, не зафиксированные в должностной инструкции	Уточнение должностной инструкции
2. Работники знают свои обязанности и права весьма приблизительно	Ознакомление работников (в том числе вновь поступающих на работу) с должностными инструкциями и положениями о подразделениях
3. В должностных инструкциях записано одно, а фактически приходится выполнять несколько другие обязанности	Уточнение (в том числе и периодическое) должностных инструкций

Продолжение

4. Некоторые виды работ "перебрасываются" или "блуждают" от одного работника к другому	Закрепление обязанностей относительно выполнения этих работ за определенными работниками
5. Должностные инструкции существуют сами по себе и поэтому обязанности работников не зависят от этих документов	Приведение в соответствие с выполняемыми обязанностями должностных инструкций. Разработка новых должностных инструкций

 

2.2. Автоматизация функций в социальной работе

Возник целый ряд объективных факторов, настоятельно требующих качественного изменения технологии обработки информации по социальной защите населения. Основные из этих факторов:

- обширность системы правовых норм;

- высокая интенсивность актуализации нормативно-правовой информации, как в части содержания отдельных норм, так и некоторых разделов и даже нормативных актов. Объем и сложность нормативно-правовой системы растут быстрее возможностей персонала органов социальной защиты населения овладеть правилами ее практического применения. Отслеживание распространения изменений правовой системы не удовлетворяет требованию единообразия применения ее в практике решения правоприменительных задач, что может вызывать нарушения гарантированных законом прав физических лиц;

- необходимость налаживания должного учета реальной нуждаемости всех социально незащищенных слоев населения (адресная защита);

- увеличение объемов обрабатываемой информации;

- потребность в мощной информационно-аналитической базе, позволяющей осуществлять контроль расходуемых средств, проводить анализ текущего состояния, разрабатывать программы-минимумы и целевые программы;

- постоянное изменение характера задач, стоящих перед органами социальной защиты, оперативное выполнение ими новых функций.

Существенным фактором прогресса информационных процессов является наметившийся как у нас в стране, так и за рубежом кризис громоздких управленческих структур. Модернизации, адаптации к современным рыночным условиям подвергаются практически все традиционно принятые типы управленческих структур. В настоящее время в организации управления наметился переход от командно-контрольной организации к "информационно-базирующейся" организации, к организации специалистов, глубоко владеющих знаниями.

Указанные факторы обусловливают необходимость автоматизации практически всех направлений деятельности и функций органов социальной защиты населения. Основные из них следующие:

 

I. Социально-бытовое обслуживание инвалидов

1. Учет и распределение специального автотранспорта, мотоколясок и кресел-колясок для инвалидов. 2. Организация санаторно-курортного лечения. 3. Обеспечение инвалидов протезно-ортопедическими изделиями и средствами, облегчающими жизнь инвалидов. 4. Формирование сметы затрат на социально-бытовое обеспечение инвалидов и ветеранов.

Продолжение

II. Пенсионное обеспечение населения	1. Назначение, перерасчет, выплата пенсий и пособий. 2. Контроль за правильностью назначения и выплаты пенсий и пособий. 3. Контроль за поступлением и распределением средств пенсионного фонда. 4. Обеспечение единообразия применения действующего пенсионного законодательства. 5. Учет и контроль исполнения пенсионного бюджета.
III. Социальная защита малоимущих слоев населения	1. Назначение и выплаты социальных пособий. 2. Обеспечение социальной защиты семьи, материнства и детства. 3. Организация социального обслуживания престарелых граждан и инвалидов. 4. Мониторинг контингента социально незащищенных групп населения. 5. Формирование программ социальной помощи малоимущим слоям населения. 6. Контроль за предоставлением льгот и преимуществ малообеспеченным семьям с детьми. 7. Распределение натуральных видов помощи.
IV. Медицинское освидетельствование и врачебно-трудовая экспертиза инвалидов	1. Освидетельствование. 2. Учет переосвидетельствования инвалидов по контролю. 3. Анализ медико-социальных причин временной и стойкой нетрудоспособности. 4. Ведение архива медико-социальной экспертизы.

Продолжение

V. Жизнеобеспечение проживания пенсионеров и инвалидов в домах-интернатах	1. Учет материальных ценностей. 2. Система стационарных учреждений. 3. Обеспечение реализации программ по содержанию и развитию сети стационарных учреждений. 4. Медицинское обслуживание.
VI Ветераны	1. Ведение картотеки ветеранов.
VII. Планово-финансовая служба	1. Ведение штатного расписания. 2. Формирование сводного фонда заработной платы. 3. Тарификация служащих органов социальной защиты населения. 4. Составление смет. 5. Контроль за исполнением бюджета.
VIII. Бухгалтерский учет и контроль	1. Бухгалтерский учет, контроль и отчетность по областному бюджету. 2. Учет и отчетность по аппарату управления.
IX. Нормативно-правовая служба	1. Регистрация, систематизация и тиражирование нормативно-правовой и методической документации. 2. Ведение методического кабинета.
X. Кадры	1. Учет личного состава структур статотчетности и учет учебы кадров. 2. Подготовка проектов приказов и тиражирование их по структурам.
XI. Делопроизводство	1. Обработка корреспонденции. 2. Контроль за сроками исполнения документов.

Научно-технический прогресс связан с внедрением в управленческую деятельность АИС СЗ (автоматизированная информационная система социальной защиты). Она предназначена для создания и ведения на объектах обоих уровней информационно совместимых баз данных (БД), содержащих информацию по всем аспектам социальной защиты населения и представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), ориентированных на пользователей-непрограммистов, работающих на своих рабочих местах непосредственно на персональной ЭВМ в диалоговом режиме.

АИС СЗ должна обеспечивать автоматизацию процесса сбора, накопления, расчета, хранения, обновления, передачи и отображения информации; высокий уровень информационного взаимодействия всех структур органов социальной защиты как по вертикали, так и по горизонтали, что позволит освободить пользователей от выполнения вручную больших объемов работ по вводу и обработке информации, увеличить оперативность формирования текстовых, выплатных, отчетно-аналитических документов и справок.

В информационном плане система представляет собой совокупность баз данных, создаваемых и ведущихся на объектах различных уровней системы с возможностью взаимообмена и взаимоактуализации данных. Заполнение и актуализация баз данных на каждом объекте системы осуществляется пользователями баз.

В наиболее загруженных обработкой информации структурных подразделениях целесообразно разворачивать локальные вычислительные сети (ЛВС), в файл-серверах которых формируются базы данных, общие для сотрудников различных структур. Должна предусматриваться возможность обмена информацией между АРМами различных ЛВС в режиме "электронной почты".

При создании информационного обеспечения системы предусматривается обязательное использование общероссийских классификаторов и унифицированной системы документации, не исключая, тем не менее, возможности использования в отдельных случаях локальных классификаторов и словарей.

В единую социальную информационную городскую сеть должна поступать информация от следующих городских структур:

 

1. Органы здравоохранения	- медицинская статистика (количество абортов, рождений несовершеннолетними, заболеваний, мертворожденные).
2. Комитет по образованию	- социальная поддержка детей, оставшихся без попечения родителей; - летний оздоровительный отдых детей из малообеспеченных семей; - ход выполнения программ «Дети-инвалиды» и «Дети-сироты»; - организация нестационарных учреждений в помощь семье и детству; - работа внешкольных учреждений.
3. Городской ЗАГС	- статистика (данные о смерти, браках и рождении).
4. Комитет по труду и занятости	- трудоустройство инвалидов, беженцев, бомжей; - расчет прожиточного минимума; - статистические данные по бюджету различных типов семей; - профориентация и трудовая реабилитация детей-инвалидов.
5. Комитет по делам молодежи и спорта	- работа с подростками и молодежью по организации досуга; - работа подростковых клубов; - организация центров реабилитации и адаптации подростков.
6. Комитет по делам несовершеннолетних	- статистические данные о трудоустройстве подростков до 16 лет; - информация по итогам решений комиссий.
7. Горстатистика	- статистические данные.
8. Управление внутренних дел	- статистика о выписанных, прописанных, осужденных, освобожденных из мест заключения.

Система классификации нормативно-справочной информации должна стремиться к единству по всей информационной системе органов социальной защиты населения и возможности включения новых классификационных группировок без нарушения структуры классификации.

Кроме работы с базами данных, являющихся, по существу, работой с информационно-справочными системами, пользователи на базе этой системы будут решать задачи расчетного и расчетно-аналитического характера.

В функционально-предметном плане система представляет собой совокупность функциональных подсистем, реализуемых на единой информационно-программной и технической базе.

В связи с тем что в сфере социальной защиты появляются все новые и новые функции, а количество учреждений, работающих с различными категориями населения постоянно растет, было бы целесообразно создать более или менее унифицированную (в рамках региона) программу, позволяющую вести единый учет граждан, являющихся объектом этой работы в каждом учреждении соцзащиты. Для этого придется стандартизировать описание человека, пользующегося социальной защитой. Это описание должно включать в себя общие данные, позволяющие идентифицировать человека с достаточно высокой степенью точности при обращении его в любое городское учреждение и при обмене данными с базами, не входящими в Единую информационную систему (ЕИС) города.

На всех уровнях описания человека должно существовать понятие конфиденциальной информации, которое в равной степени присуще каждому объекту социальной сферы и охраняется законом. В каждой задаче степень закрытости информации должна определяться уровнем доступа пользователя и жестко регламентироваться при организации работы.

При разделении функций соцзащиты на подсистемы следует считать принцип этого деления весьма условным, задачи, входящие в подсистему, в равной степени связаны и с ресурсными задачами.

К первой подсистеме относятся задачи:

1. Назначение и выплата пенсий и пособий.

2. Освидетельствование ВТЭК.

3. Учет малоимущих и клиентов в центрах соцзащиты.

4. Учет пациентов центров реабилитации.

5. Учет проживающих в домах-интернатах.

6. Учет проживающих в приютах и социальных гостиницах.

7. Прикладные задачи медицинского обслуживания и психологической помощи, реабилитации детей с отклонениями в развитии и обучающие программы и т. п.

Необходимо развивать также автоматизированные информационные системы по проблемам социально-бытового обслуживания. Прежде всего это создание единого городского информационного банка данных оценочно-диагностических карт семей, что позволит определять потребности в различных видах социальной помощи и вести учет ее предоставления; анализировать тенденции в социальной сфере и прогнозировать потребности города; обоснованно разрабатывать комплексные адресные программы. Требуется внедрять автоматизированные комплексы задач, реализующих функции учета и организации ресурсов учреждений социальной защиты (трудовых, материально-технических, финансовых, временных, информационных).

Наивысшая эффективность от автоматизации информационных технологий достигается при создании единой городской информационной системы, поддерживающей все аспекты социальной работы. При этом возможны два подхода.

Первый подход заключается во внедрении единого программного обеспечения для решения функциональных задач социальной работы на всех уровнях. Необходимо сформулировать основополагающие принципы построения единой информационной системы, назначение которой заключалось бы в создании глобальных персонифицированных систем учета, банков данных, в сборе и обработке требуемой статистической информации. Наличие таких принципов определило бы глубину интеграции.

Второй подход заключается в создании единого информационного пространства с унифицированными входными и выходными реквизитами, достаточными для информационного обмена между городскими подразделениями.

Этот подход видится более перспективным. В дальнейшем необходимо решить:

- единство подходов и стандартизировать описание основного объекта социальной работы - человека;

- обязательный перечень параметров оценочно-диагностической карты семьи и человека как ее члена (разработать единые классификаторы социальных категорий человека, семьи, видов социальной помощи, социальных учреждений и т.п. Их применение обеспечит однозначность и единообразие понятийного аппарата, устранит имеющуюся сейчас разноречивость этих понятий. Эти унифицированные параметры должны быть достаточными для информационной реализации всех функций социальной работы);

- вести библиотеки выходных отчетных форм на базе разработанных унифицированных реквизитов и показателей, что позволит снять проблемы ручного ввода и доработки выходной отчетной информации на всех уровнях.

Информационное обеспечение включает большой объем статистической информации, которая формируется в результате обобщенного анализа персональных данных. Кроме того, известно, что статистическая информация является важным стратегическим ресурсом управления, поэтому она должна быть защищена.

 

2.3. Îñíîâíûå ïîíÿòèÿ è âèäû
îðãàíèçàöèîííûõ ñòðóêòóð óïðàâëåíèÿ

 

Понятие "структура" выражает внутреннее строение процесса, явления, системы.

Применительно к системам понятием "организационная структура" обозначают внутреннее строение субъекта и объекта деятельности.
Тогда различают такие более частные понятия:

· Оргструктура обслуживания - состав, соподчиненность и взаимосвязи подразделений, звеньев, которые выполняют функции социальной работы в непосредственном контакте с клиентами (подопечными, пациентами).

· Оргструктура подразделений, звеньев или общая структура учреждения социальной защиты (помощи) - состав, соподчиненность и взаимосвязи всех оргединиц, фактически ее образующих.

· Оргструктура аппарата управления - состав, соподчиненность и взаимосвязи управленческих подразделений, звеньев.

Наряду с организационной структурой в учреждениях, организациях имеются также социальная и техническая структуры.

С понятием "организационная структура" непосредственно соотносятся такие понятия, как "подразделение", "звено", "ступень", "орган", "формальная", "неформальная" структура, "диапазон управления".

Подразделение - это организационная единица, имеющая определенные задачи, выполняющая функции (обязанности) и наделенная для этого необходимыми правами и ответственностью.

Типичные названия подразделений - департамент, главное управление, управление, отдел, отделение.

Звено. Данное понятие имеет два значения: 1) звено как синоним понятия "подразделение"; 2) звено - это отдельный работник (должность).

Количество подразделений и звеньев - один из показателей структурной сложности или простоты той или иной системы. Поэтому совершенствование системы, в частности, связано с изменением количества подразделений, звеньев, их соподчиненности, взаимосвязей, взаимодействия.

Ступень - это совокупность ряда подразделений и звеньев (должностей), находящихся на определенном уровне системы (первичном, среднем, высшем). Образно говоря, по ступеням, как по лестнице, можно идти в оргструктуре снизу вверх или, наоборот, сверху вниз. Чем больше ступеней, тем, при прочих равных условиях, больше система и сложнее ее организационное построение.

Орган. В первом своем значении данное понятие является синонимом понятия "подразделение". Во втором оно обозначает организационную единицу управления отраслевого, межотраслевого или территориального уровней. Органами, например, управления считаются министерства, комитеты, администрации. Орган - это более или менее крупная организационная единица.

Формальная структура - понятие, обозначающее состав, соподчиненность в должностные взаимосвязи подразделений, звеньев без учета конкретных работников, их психологических особенностей, возраста, опыта и др.

Неформальная структура - это та система человеческих отношений, взаимосвязей, взаимовлияний, взаимодействий, которая свойственна данной оргструктуре.

При совершенствовании оргструктур необходимо считаться не только с наличием формальной, но и неформальной структуры.

Диапазон управления - рекомендуемое или фактическое количество работников или подразделений (или то и другое вместе), находящихся в подчинении у одного руководителя.

Смысл данного понятия заключается в количественной характеристике формальной организационной структуры в сопоставлении (по формальным признакам) подсистем, которые возглавляются соответствующими руководителями.

Диапазон управления имеет (приобретает) качественные оценки в том случае, если начинают приниматься во внимание показатели неформальной оргструктуры, факторы качественного порядка - квалификация и опыт подчиненных, их профессиональное мастерство, техническая вооруженность труда, простота или сложность связей в системе и т.д.

Понятие "диапазон управления" связано с понятиями "управляемость" и "неуправляемость".

Управляемость - владение руководителем основными, ключевыми параметрами объекта, ситуации, деятельности.

Неуправляемость означает подчинение руководителя тем силам, факторам, обстоятельствам, с которыми он не справляется или не хочет справиться. Появляется стихийность, неподконтрольность, неподчиненность, что ведет к слабости или отсутствию управления (руководства).

Управляемость и неуправляемость наряду с количественными характеристиками объекта (системы) связаны и с качественными процессами, показателями.

Основными разновидностями организационных структур управления (ОСУ) являются линейная, линейно-функциональная, структура по продукту (изделию) и матричная.

Линейная ОСУ.

Фрагмент линейной ОСУ:

 

Обозначения:

(—) - линейная связь, т.е. осуществление управления с помощью устных и письменных команд (в зависимости от предоставленных прав).

 

Схема 1.Линейная ОСУ в виде пирамиды

 

Потенциальные достоинства: каждое нижестоящее звено имеет только одного руководителя; команды нижестоящим звеньям отдаются последовательно - от вышестоящих к нижестоящим. "Перескок" через нижестоящие звенья означает нарушение линейной связи.

Потенциальные недостатки: руководитель должен быть компетентен во всех вопросах управляемого объекта; при увеличении количества звеньев по вертикали снижаются возможности обеспечения управляемости; при количественных и качественных изменениях в объекте повышаются требования к компетенции руководителя, "застывание" компетенции означает "застывание" и объекта.

Функциональная ОСУ. Она отражает разделение и специализацию в системе управления. Наряду с линейными звеньями в ней имеются функциональные подразделения, звенья.

Фрагмент линейно-функциональной ОСУ:

 

Обозначения:

(-) - линейная связь;

(---) - функциональная связь, т.е. осуществление управления с помощью методических советов, рекомендаций, взаимодействия при решении задач.

Потенциальные достоинства: подготовка проектов решений специалистами по тому или иному вопросу; создание или ликвидация функциональных подразделений (звеньев) как отражение потребностей при реализации функций; ответственность за реализацию определенных функций; использование знаний специалистов как своеобразного "информационного капитала".

Потенциальные недостатки: указания (команды) могут поступать "с разных сторон"; образование "функционалки" (чрезмерная специализация труда); тенденции к "раздуванию", "разбуханию" аппарата управления.

ОСУ по отделениям (или дивизиональная), которая отражает специализацию в обслуживании, предоставляемых услугах.

Фрагмент ОСУ по отделениям:

 

 

Потенциальные достоинства: специализация в деятельности, что позволяет, в принципе, качественно и квалифицированно выполнять работу, функции; "улавливание" различных потребностей по предоставлению услуг; возможность создания новых специализированных отделений сообразно выявленным потребностям; увеличение количества отделений в зависимости от увеличения количества обслуживаемых; использование квалифицированных специалистов по направлениям деятельности отделений.

Потенциальные недостатки: "привязка" аппарата управления к каждому отделению, что может привести к его искусственному раздуванию; потеря управляемости за счет увеличения количества отделений.

2.4. Организационная структура и функции
Центра социального обслуживания[6]

 

ЦСО "Кузьминки" открыт в соответствии с решением Волгоградского райисполкома от 7 февраля 1990 г. № 222 и является медико-социальным, культурно-бытовым учреждением (некоммерческой организацией), предназначенным для оказания различных видов социальной помощи престарелым гражданам, инвалидам, одиноким и одиноко проживающим лицам, а также другим группам населения, нуждающимся в социальной поддержке.

Центр представляет собой юридическое лицо, имеет самостоятельный баланс, круглую печать и угловой штамп с его наименованием, счета (в том числе благотворительный), бланки, юридический адрес и удостоверения для сотрудников.

Основные задачи и функции ЦСО:

- выявление престарелых, инвалидов и других лиц, нуждающихся в социальной поддержке;

- контакты с государственными и общественными организациями для совместной работы;

- определение конкретных видов и форм помощи лицам, нуждающимся в социальной поддержке;

- предоставление различных социально-бытовых услуг разового или постоянного характера лицам, нуждающимся в такой помощи;

- обеспечение постоянного и комплексного социально-бытового обслуживания нетрудоспособных пенсионеров и инвалидов;

- предоставление бесплатного культурно-бытового, юридического и медицинского обслуживания; организация питания для лиц, находящихся на обслуживании Центра;

- оказание бесплатной помощи на дому нетрудоспособным пенсионерам и инвалидам, организация их обслуживания предприятиями торговли, общественного питания, здравоохранения, коммунального и бытового хозяйства, а также другими организациями;

- организация натуральной гуманитарной и срочной помощи натурального характера;

- оказание дополнительных услуг, не входящих в круг должностных обязанностей сотрудников Центра.

Деятельность Центра строится на сотрудничестве с различными государственными, общественными организациями и учреждениями, благотворительными фондами и отдельными гражданами. В том числе: обществом инвалидов; Советом ветеранов Великой Отечественной войны и труда; Советом ветеранов-афганцев; Советом многодетных матерей; муниципальными управлениями социальной защиты населения (МУСЗН) "Кузьминки" и "Рязанский", социальными отделами муниципального округа "Кузьминки" и "Рязанский".

Центр широко использует средства массовой информации для ознакомления населения со своей деятельностью. Контингент обслуживаемых ЦСО очень неоднороден, в основном это пожилые люди, одинокие инвалиды. В последнее время участились случаи обращения за помощью не только одиноких, но и одиноко проживающих, имеющих родственников в других районах города. Это побудило к поиску новых форм обслуживания, развитию работы Центра в разных направлениях.

ЦСО "Кузьминки" имеет определенную структуру, которая представлена на схеме 2, из которой видно, что основными подразделениями являются:

- отделения социальной помощи на дому (всего 26);

- отделение дневного пребывания;

- отделение срочной социальной помощи.

Каждое из них специализируется на выполнении определенных функций.

Центр возглавляет директор, осуществляющий руководство его деятельностью на основе единоначалия.

Директор Центра назначается и увольняется руководством Комитета социальной защиты населения г. Москвы в соответствии с действующим законодательством.

В должностные обязанности директора входит:

- обеспечение хозяйственной деятельности и целенаправленное расходование ассигнований на содержание учреждения;

- организация мероприятий по привлечению внебюджетных средств на укрепление материально-технической базы, улучшение обслуживания граждан и условий труда работников.

Деятельность ЦСО включает два важнейших направления:

Первое - укрепление материально-технической базы самого Центра, улучшение условий труда работников, заработная плата;

Второе - деятельность по обслуживанию граждан.

Вся финансово-экономическая документация Центра хранится в бухгалтерии. Главный бухгалтер составляет смету расходов, контролирует использование средств и готовит отчеты согласно требованиям
инструкций.

У ЦСО "Кузьминки" в банке имеется два счета: бюджетный и внебюджетный. Бюджетный счет - это финансирование плановой деятельности Центра, а именно: содержание самого учреждения, заработная плата, текущие и капитальные ремонты, проведение праздничных мероприятий и т. д. Внебюджетный счет существует для спонсорской помощи и деятельности Центра, предусмотренной муниципалитетом или префектурой.

Заместитель директора по социальной работе отвечает за организацию деятельности по обслуживанию граждан определенными структурными подразделениями Центра. Деятельность каждой из структур будет рассмотрена отдельно.

Функции заместителя директора по хозяйственным вопросам заключаются в обеспечении Центра всем необходимым для производственной деятельности.

Отдел кадров играет важную роль при составлении штатного расписания и тарификационных списков, в которых зафиксирована заработная плата служащих в соответствии с их квалификацией. Общее руководство персоналом осуществляет директор Центра.

Специалист по социальной работе (по бесплатному питанию) несет ответственность за организацию бесплатного питания, выдачу путевок на бесплатное питание, за правильную и своевременную отчетность.

В ЦСО "Кузьминки" существует два вида бесплатного питания. Один из них финансируется из бюджетных средств и осуществляется через сеть магазинов в виде продуктовых наборов. Другой финансируется префектурой Юго-Восточного административного округа и осуществляется через столовые в виде горячих обедов.

Деятельность отделений социальной помощи на дому (ОСП)

Каждое отделение социальной помощи на дому обслуживает 120 подопечных. Возглавляет отделение заведующая, в чьи обязанности входит организация различных видов социальной помощи, в том числе гуманитарной, вещевой, продовольственной и прочей.

На надомное обслуживание принимаются одинокие и одиноко проживающие престарелые граждане, инвалиды I и II групп, супружеские пары из числа престарелых и инвалидов, нуждающихся в посторонней помощи.

В соответствии с существующим законом "О социальном обслуживании граждан РФ" помимо бесплатного обслуживания предусмотрен и ряд платных услуг. Но механизм по их предоставлению не определен и поэтому такие услуги Центром не оказываются.

Граждане, которые состоят на социальном обслуживании на дому, должны соблюдать определенные правила (утверждены Приказом Комитета социальной защиты населения г. Москвы от 6 декабря 1995 г. № 262).

1. Граждане, принятые на социальное обслуживание на дому, имеют право на:

- согласие на социальное обслуживание;

- получение достаточных для удовлетворения их основных жизненных потребностей социальных услуг в соответствии с утвержденным перечнем гарантированных социальных услуг в г. Москве;

- уважительное и гуманное отношение со стороны работников учреждений социального обслуживания;

- информацию о своих правах, обязанностях и условиях оказания социальных услуг;

- получение расписки от социального работника в получении денежных сумм на приобретение продуктов, оплату коммунальных услуг;

- отказ от социального обслуживания;

- конфиденциальность информации личного характера, ставшей известной работнику соц. обслуживания при оказании социальных услуг;

- защиту своих прав и законных интересов, в т.ч. в судебном порядке;

обязаны:

- уважительно относиться к лицам, осуществляющим социальное обслуживание на дому, не допускать грубости, оскорблений в адрес социальных работников;

- находиться дома в дни планового посещения соц. работником. В случае выезда, госпитализации, посещения поликлиники и др. заранее сообщать об этом соц. работнику, дежурному ЦСО или заведующему ОСП;

- сообщать социальному работнику или руководству ЦСО об оформлении над ними опеки или попечительства, заключении договора с другими организациями или совершении действий, связанных с отчуждением жилой площади (обмене, дарении, наследовании и т.д.);

не вправе:

- отказываться от продуктов, заказанных ими ранее;

- требовать от социального работника обслуживания третьих лиц, соседей, родственников и т.д.;

- совершение социальных услуг (приобретение продуктов, заказов, оплату коммунальных услуг и т.д.) в долг;

- требовать обслуживания, находясь в нетрезвом состоянии, а также выполнения работ, которые не входят в круг обязанностей социального работника и унижают его человеческое достоинство.

2. Настоящие Правила вручаются каждому лицу, принимаемому на обслуживание.

3. Неоднократное нарушение настоящих Правил является основанием для рассмотрения на комиссии вопроса об отказе в обслуживании.

Подопечным вручается также памятка, образец которой приводится ниже.

ПАМЯТКА

УВАЖАЕМЫЙ(ая)

 

 

Вас обслуживает социальный работник ____

Центра социального обслуживания "Западное Дегунино"

Ее (его) телефон ____________

Заведующий отделением социальной помощи № ____

Его телефон Адрес Центра: ________________________

Директор

СОЦИАЛЬНЫЙ РАБОТНИК

ОКАЗЫВАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ УСЛУГИ:

1. Доставка продуктов 2 раза в неделю (кроме субботы и воскресенья) не более 4 кг из данного микрорайона и из стола заказов.

2. Доставка промтоваров.

3. Доставка медикаментов из аптеки.

4. Оплата коммунальных услуг.

5. Содействие в организации питания на дому через общепит.

6. Доставка вещей в химчистку, ремонт, прачечную.

7. Содействие в оказании медицинской помощи (транспортные услуги за счет пенсионеров, вызов врача на дом, вызов "Скорой помощи").

8. Выполнение разовых поручений:

а) выполнение просьб, связанных с перепиской с родными;

б) содействие в уборке квартиры через фирму "Заря";

в) установление связи с ДЭЗ, РЭУ по оказанию услуг одиноким по ремонту сантехнического оборудования и квартир;

г) установление и поддержание связи с трудовыми коллективами, где ранее работали ветераны войны и труда, другими общественными организациями с целью оказания шефской помощи одиноким пенсионерам;

д) посещение в больнице (не менее 2 раз в месяц).

9. Домашний телефон соц. работник дает только по собственному желанию.

ПОДОПЕЧНЫЙ ОБЯЗАН:

1. Давать аванс на покупку продуктов.

2. В дни посещений находиться дома.

3. Не допускать грубостей и некорректного поведения по отношению к социальному работнику.

 

(Линия отреза)

 

С перечнем услуг ознакомлена(ен) и согласен(на)

Фамилия, имя, отчество

Адрес, телефон

Дата Подпись

Деятельность отделения срочной социальной помощи (ОССП)

Основными задачами ОССП являются:

- принятие безотлагательных мер, направленных на временное поддержание граждан, остро нуждающихся в социальной поддержке, путем предоставления различных видов помощи, включающих обеспечение бесплатным питанием, медикаментами, одеждой, обувью, материальной помощью;

- обеспечение необходимой информацией и консультирование обратившихся граждан; в необходимых случаях направление их в иные службы и организации.

Служба предназначена для оказания срочной помощи одиноким гражданам, утратившим средства к существованию, гражданам без определенного места жительства и лицам, попавшим в экстремальные
ситуации.

Префектура округа ежеквартально перечисляет на счет ЦСО для ОССП определенную сумму денег, на которые закупается одежда, обувь, постельные принадлежности, продукты, которые затем выдаются в течение квартала нуждающимся, обратившимся за помощью.

К праздникам префектура перечисляет дополнительные суммы для проведения мероприятий - День города, День пожилого человека,
День инвалида и пр.

Помимо Пенсионного фонда на срочную помощь поступают средства от благотворительных организаций, например Армии спасения, Фонда милосердия и др.

Деятельность отделения дневного пребывания (ОДП)

Отделение дневного пребывания работает как реабилитационный центр. Здесь оказывают психологическую, юридическую и медицинскую помощь; работает библиотека. Финансирует ОДП Комитет социальной защиты населения г. Москвы. Он выделяет средства на бесплатное питание, культурную программу, приобретение подарков и сувениров именинникам. Задача заведующей ОДП состоит в том, чтобы как можно эффективнее использовать деньги.

2.5. Îðãàíèçàöèîííûå ìåòîäû óïðàâëåíèÿ

Ïîíÿòèå "ìåòîäû óïðàâëåíèÿ"

В переводе с греческого слово "метод" буквально означает "путь к чему-либо". В русском языке данный термин имеет два значения:

1) способ, прием познания, исследования, анализа, диагностики явлений, процессов, систем;

2) способ, прием выполнения какой-либо деятельности, образ действия. В первом случае речь идет о методах той или иной науки, в частности социального управления или менеджмента - исторический и системный подход, эксперимент, моделирование, ситуационный анализ, организационная диагностика и другие. То есть в данном значении метод дает ответ на вопрос: "Как это узнать, проанализировать, исследовать?"

Во втором случае методы рассматриваются применительно к управленческой деятельности, процессу управления, работе руководителя. Следовательно, ищется ответ на вопрос: "Как практически это сделать, выполнить?"

Общим для первого и второго значений выступает слово "как" - сначала узнать, а потом действовать или начинать действовать, а в процессе работы что-то познавать. Поэтому в методах управления взаимосвязаны эти две важнейшие стороны - познавательная и деятельностная. Методы управления имеют определенные особенности, а именно:

- они направлены на достижение целей и задач. Как только "возникает" целевой элемент, так сразу же появляется потребность в методах. Методы - это инструмент целенаправленной деятельности;

- практическим действиям предшествует в той или иной степени анализ, оценка конкретных условий, обстановки, ситуации. Чем глубже их познание, тем обоснованнее выбор нужных способов. В этой связи методы сбора, обработки и анализа информации относят к методам управления;

- методы, как правило, выбираются из возможных способов, поскольку имеет место (в явной или скрытой форме) оценка по критерию "какой метод или образ действия результативнее, эффективнее, целесообразнее?"

Таким образом, методы управления - это способы, приемы практических действий, направленные на достижение целей, задач; основанные на анализе информации; выбранные из возможных вариантов.

Классификация методов управления

По своему содержанию, назначению и возможностям методы управления классифицируются на следующие группы:

1. Административные.

2. Организационные (если объединяются эти две группы в одну, то тогда их называют организационно-административными или организационно-распорядительными).

3. Экономические.

4. Социальные.

5. Социально-психологические.

6. Психологические.

Применительно к классификации существуют следующие подходы.

Первый состоит именно в делении методов управления на отдельные группы с целью более глубокого познания их содержания, "инвентаризации" и, в конечном итоге, создания арсенала.

Второй подход называется аспектным. Его представители считают (и не без оснований), что любой метод, взятый конкретно, имеет самые разные стороны или грани - организационную, административную, социальную, экономическую и психологическую. Важно сочетание этих граней, их соотношение для усиления или, наоборот, ослабления какой-то из них в соответствии с конкретными условиями, целями, задачами.

Третий подход - эмпирический. Его сторонники считают бессмысленной любую классификацию методов управления, так как, по их мнению, она не нужна на практике. В конкретной ситуации руководитель решает проблему, какой метод использовать, а не ищет ответ на вопрос: "К какой группе этот метод принадлежит?"

Поэтому каждый для себя может определить "за" и "против" в каждом подходе и собственную позицию.

В процессе управления социальной работой используются разнообразные методы - организационно-административные, экономические, социально-психологические, психологические. Поскольку авторы данного учебного пособия ограничены рамками образовательного стандарта и объемом, то рассмотрим организационные методы, в которые входят и административные.

Ключевым словом в данной группе методов выступает "организация", которое имеет три значения.

Первое значение отражает различные государственные, негосударственные, общественные, коммерческие, некоммерческие, международные, производственные, непроизводственные и другие образования, учреждения, предприятия или организации. Организация, с одной стороны, проявляется в определенных организационных формах (министерство, департамент, комитет, управление, служба, отдел и др.), а с другой - в характере специализированной деятельности (профсоюзная, финансовая, строительная, торговая, международная
организации и т.д.).

Организация проявляется как в выборе той или иной организационной формы, так и в обосновании организационной структуры, которая должна соответствовать данной организационной форме, характеру данной организации. Организационная форма и организационная структура являются "зримыми предметами организации", имеющей определенную степень стабильности, статичности. Поэтому рассматриваемое значение понятия "организация" называется предметным или статичным и обусловливает предметное значение целого ряда организационных методов, с помощью которых создаются или расформировываются определенная организация и соответствующая организационная структура.

Второе значение используется в смысле совокупности действий, позволяющих что-либо сделать, решить, упорядочить, систематизировать, подготовить, объединить, разъединить и т.п. для достижения целей, выполнения задач. Оно отражает одну из главных функций управления руководителя, администратора и потому называется функциональным. Можно встретить и другое определение этого значения - динамическое. В нем подчеркивается подвижность организационных действий под влиянием условий, обстановки, ситуации, целей, задач.

Третье значение понятия "организация" отражает уровень (качество) взаимосвязи, взаимодействия, упорядоченности элементов и частей системы, который должен быть достигнут или уже достигнут. Иначе говоря, в этом смысле "организация" - это, с одной стороны, желательное состояние элемента, части или системы в целом, а с другой - результат их упорядочения. Именно такой смысл часто придается понятиям "организация управления", "организация финансов", "организация социальной работы", "организация труда персонала", "организация документов", "организация совещания" и т.д.

Любой элемент, подсистема и система немыслимы без организации. Она выступает как свойство, атрибут элементов, частей, систем, их функционирования, развития, совершенствования. Поэтому данное значение понятия "организация" называется атрибутивным.

Состав организационных методов

Первая концепция организационных методов была разработана в 20‑х годах видным деятелем НОТ П.М. Керженцевым1 . Для нее характерны следующие особенности: учет опыта использования оргметодов в военной, государственной, партийной сферах и в зарубежной практике; эти методы применяют в своей деятельности руководители разных уровней и сфер трудовой занятости; они представляют такую совокупность мер, способов и приемов, с помощью которых создается, направляется и разрушается организация (в последнем случае - с помощью методов дезорганизации). В состав оргметодов он включал:

1) организационный план (организационное планирование);

2) инструктирование;

3) формы инструктирования: директива (лозунг); постановление (декрет), инструкция, приказ;

4) распределение сил;

5) организация заново и реорганизация;

6) ориентация;

7) переговоры;

8) методы дезорганизации;

9) организационные приемы.

В современной практике управления используются значительно более разнообразные оргметоды, которые можно объединить в определенные группы по преобладающему направлению (назначению) их
использования.

Первая группа. Оргметоды, с помощью которых создается та или иная система (предприятие, организация, учреждение) - типовые оргструктуры, методы проектирования структур (целевой, нормативно-расчетный, функциональный, информационно-операционный), регламентирование (уставы, положения, должностные инструкции).

Вторая группа. Оргметоды, используемые в процессе управления (руководства) созданной системой - организационно-распорядительные или административные.

Третья группа. Оргметоды, применяемые для улучшения, совершенствования системы - методы органализа, реорганизации, организационного развития.

Четвертая группа. Оргметоды, направленные на дезорганизацию систем, их расформирование, ликвидацию - методы дезорганизации, расформирования.

Пятая группа состоит из оргметодов, рассматриваемых по основным элементам процесса управления (см. табл. 3).

 

Таблица 3