П 2.1.1. Определение целей, постановка задач, программирование. Дерево целей - задач–программ

Стратегическое моделирование начинают с определения целей. Очень важно, чтобы руководство фирмы чётко уяснило, чего оно добивается и чего оно может достичь. Уяснение целей даёт руководителю возможность оценить и улучшить исходное положение фирмы.

Достижение целей ставится возможным только после получения определённых ключевых результатов. Результат, являясь показателем достижения цели, - более конкретное, суженное, количественное и качественное измеряемое понятие итогов работы. Он может быть положительным, нулевым и отрицательным. Итоговый результат складывается из промежуточных, текущих, повседневных целенаправленных действий.

Задачи определяют расчленением на части объёма работы по достижению целей. Только преобразование долгосрочных целей в конкретные промежуточные задачи и ожидаемые (расчётные) ключевые результаты, расчленение задач (объёмов работы) на чёткие программы создаёт предпосылки для получения желаемых результатов. Такое преобразование осуществляется путём построения дерева целей–задач–программ.

Модель определения целей, постановки задач и разработки программ можно представить в виде последовательности действий, которые должен выполнять менеджер. Рассмотрим пример соответствующей инструкции.

1. На основе опыта работы, прогноза, анализа работы фирмы ответьте на вопрос: каких целей, каких количественных и качественных результатов вы хотите добиться? Ключевые результаты могут быть трёх видов [3]:

а - в коммерческой деятельности, например: прибыльность, оборот, покрытие расходов, инвестиции, оборотные средств и т.п.;

б - в функциональной деятельности: количество и качество производимой продукции, степень использования производственных мощностей, эффективность использования сырья, энергии и др.;

в - в менеджменте: мотивированность персонала, атмосфера в фирме, использование рабочего времени, качество и время прохождения информации и др.

Очевидно, что понятие «ожидаемый результат» работы фирмы является сложным и многомерным, количественным и качественным, измеряемым, ведущим к последующему определению целей, задач, результатов подразделений, групп и даже отдельных работников. Подпункты а–в дают количественную и качественную характеристики ожидаемого результата работ, отражающие их объём, качество как возможность измерения и оценки достижения цели.

В зависимости от ситуации, конъюнктуры (т.е. важного момента в серии событий по достижению целей) возможны следующие ожидаемые результаты:

- оптимистический - в предположении благоприятной ситуации и конъюнктуры,

- пессимистический - в предположении преобладания неблагоприятной ситуации,

- наиболее вероятный - когда удаётся нейтрализовать неблагоприятные факторы и полностью использовать благоприятные возможности.

Следовательно, работа «на результат» требует регулярного измерения текущих результатов в процессе движения к достижению целей, так как их может быть несколько, и поэтому их необходимо ранжировать по важности.

2. Учтите факторы приоритета (первостепенности, важности) целей, риска, воздействия на окружающих (потребителей, конкурентов). По важности цели разделяют на три вида:

* необходимые цели, от достижения которых зависит успех или неудача фирмы,

* желательные цели, обеспечивающие эффективный рост фирмы, но позволяющие отодвинуть их достижение по времени на второй план,

* возможные цели, улучшающие характеристики фирмы (без чего можно обойтись) и позволяющие перенести их достижение по времени на третий план.

Вероятность достижения целей, риск определяются с помощью вероятностных расчётов.

Воздействие на потребителей и конкурентов во многом зависит от качества продукции, спроса на неё и проясняется после маркетингового анализа.

3. Сформулируйте задачи по достижению целей, разбив объём предстоящей работы на части, определите лиц, ответственных за решение задач.

4. Дайте задания по разработке тематики и содержания программ. Разработчики программ должны представить руководству для обсуждения готовые к использование программы, акцентировав внимание, например, на такой информации:

а) методика, организация, график с привязкой промежуточных, текущих результатов к датам, сроки выполнения программы,

б) объёмы работ и критерии измерения текущих результатов хода выполнения программы ( время, темп работ, цифровые показатели затрат, текущих результатов хода работ и т.п.),

в) необходимые ресурсы (финансовые, материально-технические, людские и т.п.) и график их использования,

г) периодичность информации руководства, её содержание, анализ текущих результатов хода выполнения программы, порядок коррекции программы,

д) резерв времени и средств для выполнения программы при возможной неблагоприятной ситуации,

е) сроки обсуждения программ с исполнителями и руководством.

5. Учтите возможные неблагоприятные изменения ситуации и конъюнктуры, предусмотрите меры для снижения эффекта последствий на выполнение программ, решение задач, достижение целей (в первую очередь на финансирование и сроки достижения целей).

6. На основании программ определите финансовые затраты, сроки достижения целей, материально-технические и кадровые ресурсы, резерв финансирования и времени достижения целей и др. необходимые показатели.

Шансы на успех достижения целей возрастают, если избежать следующих типичных недостатков:

Сомнительный реализм достижения целей. Цели должны быть достижимы при допустимом напряжении финансовых, материально-технических и кадровых ресурсов. Ожидаемые результаты выполнения программ, решения задач и достижения целей должны быть реальными.

Ненадёжный источник финансирования, нереальные сроки выполнения программ, решения задач и достижения целей. Необоснованный, маловероятный резерв времени и финансирования.

Неясные критерии и невозможность измерения текущих результатов выполнения программ, решения задач в ходе их реализации.

Слабая информированность руководства по линии подчинения о текущих результатах работ. Недостаточное взаимодействие и взаимная информированность между руководителями и исполнителями разных программ.

Недостаточный анализ текущих результатов хода выполнения программ, слабая, запоздалая коррекция выполнения программ.

Низкая эффективность выполнения программ, т.е. снижение качества и объёма работ и отсутствие возможностей достижения их нормального уровня, отсутствие анализа причин и мер для повышения эффективности.

Недостаточная совместная заинтересованность персонала, выполняющего программы, противоречивость и конфликтность в ходе достижения целей.

Неучёт изменений ситуации, ведущий к срыву финансирования, темпа работ, нарушения графика, сроков. Бездействие вместо принятия мер.

Программирование целей

Программа является серией действий или событий, которые должны быть спланированы и выполнены для решения задач и достижения целей.

Один из методов разработки программ предлагает следующую модель (в дополнение к пунктам 4 а–е модели определения целей).

1. Установите последовательность работ, их методику, организацию, учитывая, что часто начало последующего этапа зависит от успешного окончания предыдущего.

2. Определите совместимые по времени работы, которые могут выполняться одновременно, будучи независимыми.

3. Рассчитайте затраты, так как они определяют возможность достижения цели.

4. Рассчитайте сроки выполнения программы.

5. Определите оптимальный состав оборудования, необходимого для выполнения программы с учётом достижений науки и техники.

6. Определите список персонала, который наилучшим образом выполнит программу в заданные сроки при условии оптимальной загрузки работников.

7. Учтите взаимодействие с другими программами, направленными на решение иного аспекта той же задачи, на достижение той же цели, а также взаимосвязанных целей.

8. Рассчитайте вероятность успешного выполнения программы.

9. Составьте план и график выполнения программы.

Ответы на п.п. 1-4, 8 можно получить, используя опыт работ, сетевое планирование, бюджетные и вероятностные расчёты.

10. Обсудите программу с персоналом, участвующим в её выполнении и учтите обоснованную конструктивную критику.

11. Представьте руководству план, график и сведения, характеризующие выполнение программы (см. п.4 модели постановки целей).

Модель разработки программы может отличаться от предлагаемой при необходимости сужения или расширения масштаба работ и перечня характеристик программы.

Приведём пример построения дерева целей–задач–программ для предприятия сервиса.

Главными целями предприятия являются: 1) получение прибыли, 2) производство продукции высокого качества; 3) высокое качество обслуживания при предоставлении услуг по сбыту продукции.

Далее детализируют каждую из целей, определяя задачи (т.е. части всего объёма работ), для их достижения, не упуская ни одного вопроса, затрудняющего достижение цели. Тогда для достижения цели 1 необходимо решить следующие задачи.

1.1.Изучить потенциал рынка, возможности его расширения, спрос и предложение.

1.2.Составить прогноз ассортимента, объёма, доходности и прибыльности продаж.

1.3.Изучить силу и слабость конкурентов, составить прогноз конкурентоспособности и план ответа на реакцию конкурентов.

1.4.Определить затраты на содействие продаже и рекламу.

1.5.Определить затраты на юридическую защиту фирмы от конкурентов и других правовых последствий.

1.6.Определить затраты на уплату налогов и таможенных процедур.

Для достижения цели 2 необходимо выполнить работы, определяемые следующими задачами.

2.1. Обеспечить приобретение качественного сырья по оптимальным ценам на основании изучения рынка сырья.

2.2. Обеспечить доставку сырья на предприятие и его хранение.

2.3. Обеспечить качественную технологию производства продукции.

2.4. Обеспечить профессионализм персонала, обслуживающего технологическую линию производства продукции.

2.5. Обеспечить хранение произведённой продукции.

Для реализации цели 3 необходимо следующее.

3.1. Обеспечить помещение для предприятия, отвечающее условиям:

а) расположение в месте города, дающем высокий спрос; найти готовое помещение либо место для стройки;

б) составить проект размещения предприятия (цехов, складов, торговых залов и т.п.), отвечающий целям 2 и 3;

в) выполнить проект, построить (отремонтировать) помещение.

3.2. Обеспечить технологическое оборудование для обслуживания клиентов.

3.3. Обеспечить предприятие профессиональным персоналом.

3.4. Обеспечить противопожарное, охранное и т.п. оборудование, отвечающее требованиям безопасности клиентов и персонала.

3.5. Обеспечить гигиеническую и экологическую безопасность предприятия и клиентов.

Далее переходим к составлению программ работы, являющихся ответом на поставленные задачи и цели.

По задачам 1.1-1.6 определим тематику программ работы.

1.1.1. Определить потенциал рынка, спрос на продукцию предприятия.

1.2.1. Составить прогноз ассортимента, объёма продаж, доходов и прибылей за месяц, год.

1.3.1 Определить возможности конкурентов, их силу и слабости, ассортимент конкурентоспособной продукции и её цены.

1.4.1 Подготовить и провести договоры на рекламу и содействие продаже, рассчитать затраты по этой программе.

1.5.1. Провести предварительные договоры с юридической фирмой о правовой защите при составлении контрактов, определит затраты по этой программе.

1.6.1. Подготовить и провести переговоры с налоговыми, таможенными органами, установить перечень, суммы предстоящих налогов и пошлин, необходимую документацию, организацию работы.

Тематика программ по задачам 2.1-2.5 включает следующие пункты.

2.1.1. Изучить предложения поставщиков сырья (альтернативы), отобрать оптимальные, подготовить и заключить договоры по поставке сырья. Разработать организацию приёма поставок, расписание работы, взаимодействие с поставщиками, определить затраты.

2.2.1. Изучить предложения по доставке сырья (альтернативы), отобрать оптимальные предложения, подготовить и заключить договоры на доставку сырья. Оборудовать помещение для хранения и выдачи сырья. Разработать организацию работы склада. Отработать взаимодействие с доставщиками, затраты по этой программе.

2.3.1. Изучить рынок технологий по профилю предприятия (рассматривая альтернативы), отобрать оптимальную технологию, подготовить и заключить договор на поставку, транспортировку, монтаж и приёмку оборудования «под ключ», сервисное обслуживание. Определить организацию работ, взаимодействие с поставщиками, с фирмой сервисного обслуживания, расписание работ, затраты.

2.4.1. Определить численность персонала для обслуживания технологического оборудования по функциям, сформировать структурные подразделения и команды для обслуживания технологического оборудования по профессиям, квалификации, стажу работы. Разработать методику отбора персонала при найме, подготовить тексты контрактов найма. Определить затраты.

2.4.2. Изучить возможности профессиональной сертифицированной подготовки кадров для работы на новом технологическом оборудовании, подготовить и заключить договоры о подготовке кадров.

2.5.1. Спроектировать и оборудовать помещения для хранения готовой продукции, разработать организацию хранения, обеспечить пожарную и другую безопасность, сохранность продукции. Определить затраты.

Тематика программ по задачам 3.1-3.5 включает в себя следующее.

3.1.1. Подыскать (приобрести, арендовать) помещение для предприятия в месте, гарантирующем высокий спрос (центральные улицы и т.п.), подготовить и заключить договор на размещение предприятия. Определить затраты.

3.1.2. Составить задание на проект. Рассмотреть альтернативы проектировщиков, отобрать оптимальную фирму, подготовить и заключить договор на разработку проекта, на ремонт помещений. Определить затраты.

3.2.1. Изучить рынок технологического оборудования по обслуживанию клиентов, отобрать оптимальное технологическое оборудование, подготовить и заключить договор на поставку, транспортировку, монтаж оборудования «под ключ», сервисное обслуживание. Определить организацию работ, взаимодействие с поставщиками, монтажниками, фирмой сервисного обслуживания.

3.3.1. То же, что и п. 2.4.1, но для персонала, непосредственно обслуживающего клиентов в торговых залах.

3.3.2. То же, что и п. 2.4.2, но для персонала, непосредственно обслуживающего клиентов в торговых залах.

3.4.1. Отобрать оптимальное противопожарное, охранное и т.п. оборудование, подготовить и заключить договор на поставку, транспортировку, монтаж «под ключ», сервисное обслуживание этого оборудования.

3.4.2. Отобрать персонал для обслуживания противопожарного, охранного оборудования (с учётом п. 2.4.1). Определить затраты.

3.4.3. Обучить персонал, обслуживающий противопожарное, охранное оборудование (с учётом п. 2.4.2). Определить затраты.

По темам 1.1.-1.6.1, 2.1.1-2.5.1, 3.1.1-3.4.3 исполнители разрабатывают детальные программы, предусматривающие содержание и последовательность работ, их методику и организацию, сроки, необходимую документацию, перечни организаций и фирм, должностных лиц для взаимодействия, их координаты и средства связи, индикаторы для контроля за ходом выполнения программ и задач по достижению цели, показатели и периодичность анализа для оценки эффективности выполнения программ, порядок информации руководства от исполнителей о ходе работ. На основании разработанных программ руководители предприятия утверждают ответственных исполнителей и их компетенцию, материально-техническое обеспечение по выполнению программы, методику и организацию работы, сроки выполнения программы, порядок информации руководства от исполнителей и периодичность анализа, индикаторы хода выполнения программ, показатели эффективности работы исполнителей.