Организация выступления

1. Никакие, однако, информационные технологии, компьютеры, факсы, мобильные телефоны, телеконференции не решают коммуникационных проблем. Это лишь средства коммуникационного процесса между людьми, которые были и остаются главными в любом организационном процессе.

2. Продумайте все методы аргументации. Учитывайте при этом жизненный опыт ваших слушателей, знание ими фактов, связанных с темой вашего выступления, особенности их мышления, уровень политической сознательности, их профессиональные и общественные обязанности и успехи.

3. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал на части. По­думайте, с чего вы начнете речь, какие важные вопросы раскроете в основной части изложения, что особо отметите в заключении.

4. Составьте тезисы речи со включением в них ключевой информации, цитат, определений. На основании тезисов четко обозначьте этапы достижения цели.

5. Если у вас нет навыка устных выступлений и вы чувствуете себя не совсем уверенно, произнесите свою речь вслух в качестве тренировки (только не перед зеркалом!). Можно записать речь на магнитофон с целью анализа манеры речи, особенно артикуляции, темпа и ритма изложения, использования междометий и ненужных слов.

6. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи; старайтесь зафиксировать в памяти материал выступления. Ни в ком случае не стоит выучивать речь наизусть, вы можете потерять нить повествования.

Задача выступающего состоит в том, чтобы воздействовать на мысли,
чувства и желания слушателей. Для удержания внимания на протяжении всего выступления можно использовать некоторые приемы. Какой из них применить в выступлении, зависит от конкретной ситуации,
повода, цели, обстоятельств и предмета речи, от вашего намерения
и аудитории.

1. Неожиданность. Используйте в речи неожиданную и не известную слушателям информацию.

2. Провокация. На короткое время вызовите у слушателей реакцию несогласия с излагаемой информацией с целью подготовки их к конструктивным выводам для уточнения мысли и более четкого определения собственной позиции.

3. Гипербола. Не бойтесь прибегать к преувеличению, чтобы заострить внимание аудитории к предмету. Но позже уже без преувеличения изложите четко свою позицию по проблеме.

4. Прогнозирование. Основываясь на реальных фактах, делайте прогнозы ожида­емых событий, чтобы подчеркнуть необходимые ценностные ориентации, определяющие интересы, требования, пожелания.

5. Сопоставление всех «за» и «против». В качестве обзора ознакомьте слушателей со всеми аргументами «за» и «против» какого-либо мнения, мероприятия, концепции и т. д. После сопоставления всех аргументов найдите правильное решение проблемы, используя при этом контрольную аргументацию типа: «однако на самом деле...»

6. Делегирование возможностей принимать решения. Широко используйте спо­собности партнеров (слушателей) принимать решения и их компетентность для выяснения предмета обсуждения; путем постановки соответствующих вопросов вовлекайте партнеров в процесс мышления.

7. Апелляция к авторитету. Для подтверждения правильности сообщенных мыслей ссылайтесь на авторитет слушателей и авторитет «опыта» (работы, жизненный, политический, исторический, а также авторитет науки).

8. Сопереживание. Увлеченно описывайте события, связывающие вас со слушателями, не упуская подробностей, важных для аудитории, и темы, заставляя слушателей сопереживать.

9. Внесение элемента неформальности. Учитывая предмет речи, расскажите аудитории о собственных заблуждениях, предрассудках, ошибках и их последствиях и покажите, каким образом вам удалось найти решение проблемы. Это позволит преодо­леть сдержанность и предвзятость слушателей и изменить их мнение в вашу пользу
(чтобы они не думали о вас как о «безнадежном теоретике» или «чистом практике», «чиновнике»).

10. Драматизация. Наглядно и увлекательно, сознательно драматизируя, изобра­жайте обогащающие тему выступления события, чтобы слушатели могли отождествлять себя с действующими лицами и жизненной ситуацией.

11. Прямое включение. Откажитесь от растянутого выступления и отступлений, если ваши слушатели знакомы с предметом вашей речи; говорите сразу же, начиная с самого главного.

12. Юмор. Не «засушивайте» свою речь, приводите смешные парадоксальные примеры, разбавляйте повествование веселыми шутками, забавными историями из жизни окружающих людей. Дайте слушателям возможность подумать и отдохнуть.

13. Экспрессия. Не отказывайтесь от средств усиления выразительности, конечно, в зависимости от конкретной речевой ситуации (официальная, неофициальная). Сознательно (особенно если вы выступаете без заранее подготовленного текста) выбирайте такие формулировки, которые заметно отличаются от привычного стиля (запоминающиеся, привлекающие внимание экспрессивные лексические средства).

Технические приемы выступления.В общественной практике и производственной информационной деятельности важны и необходимы выступления по готовым текстам. При этом важно, чтобы выступающий не просто безучастно и монотонно считывал свою речь с листа, а стремился к тому, чтобы с помощью характерной манеры изложения превратить написанный текст в действенную и убедительную речь. Некоторые технические приемы помогут оратору изложить свои мысли более убедительно:

1. Выбор целесообразного (не слишком медленного и не
слишком быстрого), умеренного темпа. Это особенно важно, когда
восприятие и усвоение информации требует усилий. Варьируйте темп речи в зависимости от содержания, Замедляйте его при произнесении
важных и сложных для восприятия мыслей и быстро проговаривайте маловажные и не обладающие информационной значимостью
фразы.

2. Четкое произношение отдельных слов и предложений.
Говорите внятно, ясно и понятно для слушателей, литературным
языком.

3. Визуальный контакт со слушателями (но не с одним!).
Быстро пробегайте глазами фразу, во время ее произнесения на
мгновение отрывайтесь от «шпаргалки» и, обращаясь к слушателям, снова возвращайтесь к тексту.

4. Использование интонации для выделения отдельных положений (усиление и ослабление громкости звучания голоса).
Выделите существенные (подчеркнутые в тексте!) моменты в
содержании речи: слова, понятия, части предложений и предложения. Это поможет аудитории сконцентрировать внимание на самом важном. Не перенапрягайте голосовые связки.

Руководитель, сообщающий своему заместителю информацию по важной и сложной проблеме, может рассчитывать на понимание не более 60 % этой информации. То же справедливо для следующих уровней управления. Если система управления состоит из пяти уровней, самый младший из руководителей правильно поймет только 13 % содержания распоряжения. В случае письменной передачи информации результат существенно хуже

 

Хорошее владение речью и голосом - важная составляющая внутренней культу­ры человека, тем более руководителя. Его голос - составляющая арсенала управлен­ческих средств. Хорошо звучащий голос тонизирует нервную систему говорящего, придает уверенность, создает настроение, а плохо звучащий - наоборот.

Овладеть голосом - это значит добиться интонационной подвижности и вы­разительности речи, уметь пользоваться нюансами тембра. Готовясь к беседе, сове­щанию, другим встречам с людьми, руководителю следует позаботиться о том, как он будет говорить, т. е. о звуковом оформлении своей речи. «Размять» голос и органы речи помогают некоторые упраж­нения.

1.Теплый выдох. Представьте себе, что у вас замерзли руки, - отогрейте их дыханием. Выдох ровный, медленный. Вы ощущаете его тепло на ладонях. Отогревая одну из них, положите другую на живот. Это упражнение разогревает дыхание и голосовые связки без их напряжения.

2. Свеча. Это упражнение продолжает предыдущее. У вас в руках узкая ровная полоска бумаги - это пламя свечи. Попробуйте с помощью струи выдыхаемого воздуха положить пламя. При этом напрягаются межреберные мышцы брюшного пресса, что характерно для появления дыхательной опоры. На основе этого упражнения сделайте равномерный выдох со звуком «м-м-м». Освобождайтесь от излишнего мышечного напряжения. Дыхание свободно - на опоре. Голос звучит легко и плавно. Вы ощущаете вибрацию на губах. Напряжение голосовых связок невозможно при правильном выпол­нении упражнений. Добавьте гласные звуки «ма-мо-ме-му-мы». Попробуйте другие со­четания гласных и согласных звуков.

Для предупреждения сухости в горле слегка прикусите кончик языка и сделайте несколько глотательных движений. Для разнообразия интонаций и точности артику­ляции произнесите несколько скороговорок. При этом старайтесь, чтобы речь была спокойной, четче работайте губами. Поддерживайте дыханием каждый звук речи. Энергия дыханий переходит из звука в звук. Можно воспользоваться следующими скороговорками: «Сшит колпак не по-колпаковски, вылит колокол не по-колоколовски. Надо колпак переколпаковать, перевыколпаковать; надо колокол переколоколовать, перевыколоколовать». Не бойтесь делать паузы. Паузы тесно связаны со смысловым акцентом и помогают собеседнику верно понять вас. Это можно увидеть на следующем примере. Произнесите предложенную фразу, делая паузу после каждого слова: «На мели мы налима лениво ловили, и меняли налима мы вам на лини». В зависимости от того, в каком месте делается пауза, эта фраза приобретает до девяти различных зна­чений.

Паузами можно управлять через дыхание. При поставленном дыхании голос звучит мягко, свободно. Правильная организация и постоянная тренировка голоса позволяет добиться таких голосовых качеств, как «полетность», т. е. не просто красоты и силы, а еще и способности разноситься далеко, быть слышным и понятным в любой точке аудитории.

Ответы на вопросы

Ответы на вопросы считаются одним из наиболее трудных способов общения со слушателями. Задача руководителя, отвечающего на вопросы, доста­точно сложна, его ответы содержат элементы как диалогической речи с характерными для нее дефицитом времени и быстрой реакцией, так и монологической.

В настоящее время расширился диапазон понятия «острый вопрос». Сегодня типичный «острый вопрос» - это вопрос-критика, вопрос- выступление, вопрос-предложение. И чем больше таких вопросов, тем лучше, тем больше возможностей у руководителя на откровенный разговор, живую дискуссию с аудиторией.

При этом исключается позиция «конфронтации с аудиторией», «обороны» с переходом от острых вопросов в контратаку на присутствующих; не словесная баталия, а совместный поиск решения с учетом поставленных вопросов - такова эта раз­новидность публичного диалога.

Совершенно недопустимы раздражение, пренебрежительный тон, даже если выступающие явно пытаются «завести» аудиторию. Противопоказаны грубость и высокомерие, они неизменно вызы­вают отрицательную реакцию присутствующих. Кем бы ни был по своему положению выступающий, единственно возможная тональность ответов на вопросы - доброжелательный разговор на равных.

II.Эффективная работа на прием информации, т. е. Ваша способность слушать другого. В данном случае необходимо проводить разницу между словами и «слушать» и «слышать». В последнем случае – это лишь физическая реакция на сообщение. Слушать – значит уделять внимание тому, кто говорит, «входить» в его мысли, желания, т. е. проявлять эмпатию. Турецкая пословица гласит: «Для того, чтобы слушать, нужно больше ума, чем для того, чтобы говорить».

Чаще пользуйся ушами, чем языком. Сенека

 

Эффективное слушание – это серьезная аналитическая работа, которая означает следующее:

1. Наличие внутренней мотивации слушать, заинтересованности.

2. Настроенность на детальный прием получаемой информации, т. е. услышать точно то, что сообщил Ваш визави.

3. Интерпретация сообщения, т. е. его понимание в системе ценностей говорящего и в системе «координат» слушающего.

4. Оценка сообщения, т. е. его важности, полезности и в целом возможных последствий при придании ему управленческого характера.

5. Обеспечение адекватной реакции на получение сообщения или обратной связи как факта степени понимания, согласия или одобрения.

III.Ваши навыки писать. Письменная речь выполняет несколько иную функцию, чем устная. Письменная речь помогает общаться на расстоянии. Во-вторых, письменная форма речи – это сохранение знаний. Бумажная коммуникация – важная часть работы руководителя и специалиста. Следует отметить и отсутствие прямой связи между умением говорить и умением писать. Не каждый умеющий говорить точно так же убедительно может изложить это письменно.

Пять минут письма значат больше, чем пятнадцать минут телефонного разговора. Ф. Торберг

Любое письменное сообщение включает три основных элемента, совершенствование которых означает развитие Ваших коммуникативных способностей писать. Это:

· структура и схема сообщения;

· содержание письма;

· стиль изложения и его эмоциональная окраска.

Некоторые советы для эффективного делового письма.

1. Четко определите цель письма, которая должна быть ясной и понятной получателю, как и то, какой ответ вы хотите получить.

2. Исходя из цели определите порядок и соотношение основных частей сообщения.

3. Основываясь на принципах краткости и ясности, проверьте длину предложений. Не допускайте менторского тона, жаргона, высокомерия.

4. Избегайте пышности и витиеватости, штампов и клише.

5. Проверьте, тот ли тон в письме, который для Вас необходим.

6. Обратите особое внимание на недопущение грамматических и орфографических ошибок.

IV.Искусство презентации состоит в умении целенаправленно использовать коллективно необходимое, а часто и подготовленное сообщение на основе современного аудио- и видеосопровождения. В современном управлении презентация - это не просто представление, реклама, а более широкий термин, постепенно заменяющий понятие публичного выступления. искусство презентации основано на следующих основных элементах.

1. Анализ и учет внутренних и внешних факторов организации презентации. Это, по сути, получение ответов на вопросы о целях и задачах мероприятия, материально-техническом обеспечении, регламенте, составе и численности аудитории, ее подготовленности и дружелюбия.

2. Планирование и обоснование структуры презентации, что определяется информацией из п. 1. Презентация обычно включает введение, основную часть и конструктивную часть. Основная часть должна быть иллюстрирована примерами, иметь промежуточные выводы. Конструктивная часть заканчивается оптимистично.

3. Подготовка и использование наглядных пособий, т. к. свыше половины информации человек получает и усваивает зрительно. «Один рисунок стоит тысячи слов» - говорит китайская пословица. «Лучше один раз увидеть, чем пять раз услышать» - русская пословица. Наиболее общие рекомендации по использованию наглядных пособий в ходе презентации:

· используйте серию слайдов исходя из структуры презентаций; смотрите на аудиторию, а не на слайды;

· на слайдах – только очень важная информация;

· содержание слайда должно быть ограничено двадцатью пятью словами или эквивалентным числом цифр, в противном случае они не воспринимаются;

· слайды должны показываться в строгом порядке, синхронно сути ваших комментариев;

· используйте картинки, рисунки и цвет;

· не задерживайтесь слишком долго на одном пособии.

4. Подготовка речи – это не многочасовая репетиция, хотя в исключительных случаях возможно и это. Речь строится по установленной строгой схеме, ведущей к пониманию аудитории. Это означает допустимость элементов яркости. Такая схема может быть положена перед Вами таким образом, чтобы ее не видела аудитория.

5. Выступление на презентации – это результат всей Вашей подготовительной работы. Его эффективность – это критерий степени достижения цели презентации. Все теперь определяется мастерством изложения. Волнение перед презентацией – нормальный и физиологически объяснимый процесс, даже полезный, т. к. с помощью адреналина активизируется мозговая деятельность и настроенность на соперничество: реальное и виртуальное. При этом важное значение имеет восприятие. Не нужно воспринимать аудиторию как враждебную Вам и Вашим мыслям. Совсем не обязательно стоять на месте, хотя наиболее удобная поза – неподвижная. Это избавляет вас от суетливости. Исключите лишние движения руками, но не держите их все время в одном и том же положении. Ведите себя уверенно, этому способствуют следующие приемы:

· следите за дыханием, оно должно быть равномерным и глубоким;

· улыбайтесь, общаясь зрительно со всеми участниками аудитории;

· жестикуляция не должна опережать речь и нести больше информации, чем это нужно. В некоторых случаях забудьте о руках;

· двигайтесь неторопливо, уверенно, сообразно темпу презентации и ее содержанию;

· старайтесь, чтобы скорость речи совпадала со скоростью Ваших мыслей. Думайте об идеях, а не о словах;

· умейте сосредоточиться и расслабиться, причем делать это нужно вместе с аудиторией. В этом Ваше мастерство.

V.Вырабатывайте и используйте приемы эффективной критики. Критиковать сложнее, чем хвалить. Критика выступает в разных формах. Традиционная форма – сверху вниз, т. е. от руководства к подчиненным. «Снизу вверх» - эта форма непризнания действий вышестоящего уровня, не соответствующих представлениям подчиненных или же общепринятым нормам, традициям, договоренностям.

Критика «со стороны» - клиентов, покупателей - это, по сути, жалобы, которые могут быть как официальными, так и не официальными. В любом случае критика должна быть предметной и направленной на результат, т. е. конструктивной. Для этого существует ряд правил эффективной критики.

1. При возможности высказывать критические замечания в адрес объекта критики необходимо только в его присутствии без свидетелей. Однако в некоторых случаях (особенности характера критикуемого, ситуации) критику необходимо высказывать в присутствии третьего лица, желательно, должностного.

2. Не нужно запутывать критикуемого длинными предисловиями, стараясь отвести его внимание от главного – замечания. Более эффективно предварить критику заслуженной и общепризнанной похвалой.

3. Критика не должна накапливаться, особенно из мелких и незначительных претензий. Это затрудняет восприятие и не является эффективным. Недопустимы и преувеличения.

4. Критика должна преследовать цель изменения ситуации. Бесполезно критиковать те качества людей и их действия, которые они не могут изменить.

5. Не сравнивайте поведение критикуемого с поведением других людей.

6. В ходе критики нельзя путать намерение с результатом.

7. Нельзя извиняться за конструктивную и честную критику.

Эффективные коммуникации предполагают не только умение высказывать критические замечания, но и умение правильно их воспринимать в свой адрес, какими бы они Вам не казались: справедливыми, несправедливыми или бессмысленными. Адекватное восприятие, точнее, оценка критики свидетельствуют и об уровне Вашей культуры, в том числе и управленческой. Правила реакции на критику следующие:

1) будьте благодарны за критику, в любом случае из нее можно извлечь полезные выводы: для себя и для других;

2) молчите, слушая критику, дайте понять, что Вы внимательны к ней, смотрите прямо в глаза критикующему;

3) «остыньте» после критики, не обвиняйте человека, который только что вас критиковал;

4) не показывайте искусственного несчастного вида, не играйте обиженного, воспринимайте критику достойно, с благодарностью;

5) не кажитесь несерьезным, воспринимая критику, не превращайте критику в юмор, это может усилить конфликт и снизить эффективность коммуникации;

6) реально оценивайте критику: не преуменьшайте значение услышанного, но и не преувеличивайте. Не ищите враждебных мотивов критикующего;

7) правильно воспринимать критику и реагировать на нее – это признак хорошего слушателя.