Управленческая культура

Управленческая культура – совокупность интеллектуальных, социально-психологических, организа-ционно-технических условий, ценностей и традиций, а также профессионального, образовательного и нравственного облика руководителей

В более узком значении культура управленческого труда может рассматриваться как служебная этика и эстетика руководителя.

Сущность культуры управленческого труда состоит в том, что в ее основе лежат определенные нормы, которые должны соблюдаться руководителем. Нормы охватывают все стороны его деятельности и являются необходимым условием эффективной работы. Наиболее важные из них:

1) организационные – регламентируют структуру организации, ее цели и задачи, правила внутреннего распорядка, иерархичность, степень централизации и децентрализации, распределение полномочий и т. д.;

2) экономические – регулируют экономическую деятельность организации, конкретные показатели;

3) технические – определяют оснащенность управленческого труда современными техническими средствами и другими вспомогательными материалами;

4) морально-этические – регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали;

5) юридические – отражены в государственных правовых актах (конституция, законы, указы и т. д.).

Есть и другие нормы, которые определяют деятельность руководителей. Ими могут быть эстетические, национальные, религиозные, семейные и другие правила (институты).

Личная культура руководителя определяется уровнем квалификации, образования, этикой и эстетикой в поведении.

Элементы культуры управленческого труда. О культуре управленческого труда можно судить по разным направлениям работы руководителя.

1. Эффективное использование рабочего времени позволяет судить о внутренней мобилизации, организованности, целенаправленности и рациональном использовании временных ресурсов. Как правило, рабочее время руководителя используется на различного рода коммуникации, занимающие 80–90% времени.

Я просто убрал стулья из зала заседаний, и продолжительность совещаний сократилась с трех часов до 20–30 минут. С. Берлускони

 

2. Культура содержания рабочего места говорит об эстетике и рационализме управленца. На рабочем столе должно содержаться ровно столько документов, сколько необходимо в течение рабочего дня.

Освободите свой письменный стол от всех бумаг, кроме тех, что имеют непосредственное отношение к решаемой сейчас проблеме. Д. Карнеги

 

3. Культура проведения массовых мероприятий (совещания, переговоры, беседы) свидетельствует об уровне коммуникативности руководителя, умении излагать свои идеи, задачи публично и убедительно.

4. Культура приема посетителей – свидетельство его отношения к людям, понимания их проблем и конструктивных путей решения.

Точность – вежливость королей. Людовик XVIII

 

5. Культура в работе с документацией означает рациональное распределение информационных потоков на бумажных и электронных носителях, своевременную управленческую реакцию на их содержание и обеспечение соответствующего результата.

6. Культура речи – фактически его грамотность, умноженная на риторические способности.

Как и всякий труд, управленческий труд обладает эффективностью, которая зависит от многих факторов. К их числу можно отнести, во-первых, уровень развития перечисленных выше шести элементов управленческого труда; во-вторых, сложность решаемых задач; в-третьих, уровень компетентности и навыков руководителя; в-четвертых, влияние факторов внешней среды (политика, экономика, право).

Люди не умирают от чрезмерной работы. Люди умирают от бессмысленной траты сил и беспокойства. Ч. Хьюз

 

Задачи управленческой работы. Основными задачами управленческого труда являются следующие:

1) политические – предполагают понимание и компетентное решение задач государственной важности, обеспечивающих национальную безопасность;

2) экономические – сущность которых заключается в обеспечении развития организации при минимизации управленческих издержек;

3) социально-психологические – направлены на создание здорового климата в организации как условия достижения ее целей;

4) социально-экономические – смысл которых состоит в создании условий для всестороннего и гармоничного развития руководителя и организации, повышения его квалификации; использовании рациональных форм материального и морального стимулирования.

Организация управленческой деятельности означает:

1) совершенствование форм разделения и кооперации труда, эффективное использование кадров: подбор и расстановка, распределение функций, кооперирование усилий, сплочение коллектива;

2) улучшение организации и обслуживания рабочих мест руководителей: рациональная планировка, оснащение современными техническими средствами, обслуживание;

3) рационализацию приемов и методов труда: планирование личной работы, изучение и подбор передовых приемов и методов, их освоение и применение;

4) улучшение условий труда: морального микроклимата, психофизиологических условий, санитарно-гигиенических условий, условий безопасности труда, эстетических условий;

5) совершенствование организации информации: оптимизация систем информации, компьютеризация информационной работы, совершенствование документооборота;

6) совершенствование нормирования и стимулирования труда: повышение качества и обоснованности норм, модернизация нормативных материалов, оптимальное сочетание материальных и моральных стимулов;

7) совершенствование подготовки и повышения квалификации кадров управления: отработка техники личной работы, совершенствование самообразования;

8) воспитание сознательного и творческого отношения к труду: укрепление дисциплины труда, повышение производительности труда, активное участие в жизни коллектива, творческий подход к делу.

Качество руководства должно повышаться не за счет удлинения рабочего дня руководителя, а вследствие улучшения организации его работы. Для этого необходимо сделать следующее:

1) освободить вышестоящего руководителя от работ, которые могут быть выполнены нижестоящими руководителями;

2) своевременно определять потребности развития участка управления и решать поставленные задачи;

3) совершенствовать личный труд;

4) создать целесообразные пропорции при распределении рабочего времени (увеличить время для собственной работы и уменьшить на проведение заседаний, совещаний и т. д.);

Совещание есть организованный способ откладывания решений. Из книги Э. Маккензи «14 000 фраз…»

 

5) совершенствовать отношения между участниками управления;

6) совершенствовать образ жизни, заниматься самовоспитанием, развитием личных способностей.

Правила культуры управления. Большое значение в организации управленческого труда имеют различные средства коммуникации. Важным из них является речь руководителя. Культура речи среди правил приличия, имеющих наибольшее практическое значение, играет особую роль. Она предполагает лингвистические умения и навыки (умение подобрать для выражения своих мыслей правильные и нужные слова и построить из них фразы, использование словесных формул вежливости (благодарю, извините и т. д.), оптимальный темп речи, эмоциональную окраску слов, жестов, мимики, стилистическую и орфоэпическую грамот­ность, богатый лексикон). Речь несвязная, невыразительная, заштампованная не способствует высокой эффективности общения, не убеждает и не оставляет впечатления у людей.

Недопустимым элементом речи руководителя является сквер­нословие.

Для того чтобы научиться хорошо говорить, необходимо научиться ясно мыслить, а для этого нужно быть эрудированным, образованным человеком, уметь убеждать, размышлять, анали­зировать. Нужно владеть техникой речи, постоянно пополнять свой лексикон и практиковаться в ораторском искусстве.

Правила общения с людьми – важнейшие управленческие правила

Ключевые правила поведения руководителя с подчиненными сводятся к следующим.

1. Проявляйте интерес к людям, к их потребностям, какой бы сложной ситуация не была.

Индивидуум, который не проявляет интереса к своим собратьям, переживает наибольшие трудности в жизни и причиняет наибольшие несправедливости другим. Из среды подобных личностей происходят неудачники и банкроты. При встречах с людьми нужно быть приветливыми, вежливыми, стремиться поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих, улыбаться людям. Улыбайтесь настоящей улыбкой, идущей из глубины души! Невеселый на работе редко добивается успеха. Вы должны встречать людей с радостью, если хотите, чтобы они радовались встрече с Вами. Если не хотите улыбаться–пойте песни. А. Адлер, австрийский психолог

 

2. Будьте корректны при выдаче распоряжений своим подчиненным. В основном указания выражаются в форме приказа или просьбы. Приказная форма необходима в экстремальных условиях (угроза
срыва задания, нарушение правил техники безопасности и т. д.).
Приказ необходим также при выдаче поручений, входящих в круг
прямых обязанностей подчиненного. Но тон приказа должен быть
вежливым, т. к. на угрожающий тон подчиненные со временем
перестают реагировать, и эффективность указаний снижается.
Подчиненные лучше воспринимают устное указание в форме просьбы, чем
приказа. Никто не любит приказного тона. Поручения, не входящие
в круг обязанностей подчиненного, следует давать только в форме просьбы.

3. Постарайтесь помнить имена своих подчиненных. Проводите деловые и неформальные беседы с ними в непринужденной обстановке и ни в коем случае не делайте ошибок в произношении фамилии или имени. Даже самая лояльная беседа теряет свой смысл, если такая ошибка допущена.

В процессе общения между руководителем и подчиненными важную роль играют проявления эмоций, манеры партнеров, их жесты, мимика и т. д. Каждый жест подобен слову в языке. Слова объединяются в предложения, а согласованные жесты позволяют более точно видеть позицию того человека, с которым мы общаемся. «Читая» жесты, мы осуществляем обратную связь.

Например, психологи считают, что о подозрительности и скрытности говорят такие жесты:

1. Взгляд в сторону (если человек старается на вас не смотреть, то он, скорее всего, что-то скрывает).

2. Ноги (или все тело) обращены к выходу (говорит о том, что собеседнику очень хочется выйти, избежать дальнейшею контакта с вами).

3. Касание носа указательным пальцем (обычно означает сом­нение). Некоторые выражают жестами свое превосходство (например, при пожатии руки поворачивают свою ладонь так, чтобы она лежала поверх руки партнера). Уверен­ность и превосходство выражают засунутые в карманы руки; сжатый кулак при выступ­лениях выражает властность и т. д.

Очень важно наблюдать за мимикой и интонацией речи собеседника. Ничего не выражающее лицо говорит о равнодушии. Инто­нация говорит больше, чем слово. Если человек говорит чуть-чуть нерешительно, если он почти незаметно растягивает слова, то это служит знаком, что в его сознании живет сомнение. Неуверенность выражается и мимически (вопрошающий, ищущий взгляд, иногда полуоткрытый рот). Более полная картина личности выявляется при определении всевозможных реакций человека. Можно попросить его высказаться о собственном отношении к своему характеру, набросать свой психологический портрет; попросить изложить его взгляды на жизнь; спросить, как он справлялся с трудностями, и т. д.

Критерий определения личности – это особенности ее пове­дения в конкретных ситуациях.

В социальной психологии собрано очень много знаний о «языке тела», или так называемом невербальном общении, средствами которого являются положение тела, мимика, жесты, взгляды и другие внешние проявления. Исследования показывают, что 80–90% информации в беседах между людьми передается невербально. На основе наблюдений собеседника можно трактовать поведение и эмоциичеловека и делать выводы.

Организационные коммуникации в деятельности руководителя.Деловая беседа – это главный метод отбора информации, необходимый для подбора и расстановки кадров. Цель беседы – оценить деловые качества поступающего на работу. Перед началом беседы проводятся подготовительные мероприятия: знакомство с общими анкетными данными поступающего на работу; планирование и определение главного направления беседы, четкая постановка вопросов к собеседнику. Необходимо учитывать психологическое состояние собеседника, т. к. обычно интервьюируемые нахо­дятся в состоянии напряжения. Поэтому следует расположить к себе собеседника, начать непринужденный, откровенный разго­вор. Но свободная манера проведения беседы не должна отвлекать организатора от намеченного заранее плана беседы, что не позволит пропустить главных вопросов.

В беседе, как на войне, бывает достаточно продержаться всего на каких-нибудь четверть часа дольше противника. Упорство одерживает верх над разумом, красноречием, эрудицией, вынуждая собеседника замолчать, потому что ему стало скучно. А. Моруа

 

Процесс беседы обычно делят на три части.

Вступительная часть, которой отводится примерно 15 % времени, должна создать атмосферу взаимопонимания. Она начинается с темы, интересующей обе стороны. С самого начала нужно ободрить опрашиваемого, избегать отрицательных оценок и критических замечаний. Необходимо проявлять дружеское отношение и инте­рес к личности интервьюируемого, что является важным условием откровенной беседы. Необходимо остерегаться субъективных оценок. Например, вежливый человек приятной наружности, создающий хорошее впечатление, не всегда отражает степень его пригодности к данной профессии. И наоборот, нервный, неопрятный человек, обыч­но оставляющий неприятное впечатление, может быть хорошо подготовленным и опыт­ным работником.

Основная часть беседы имеет целью сбор и оценку качеств, которые нужны для данной должности (профессии). Желательно, чтобы кандидат говорил сам, а интервь­юер внимательно слушал. Кандидату можно сделать предложение: «Расскажите о себе», – это поможет уточнять имеющиеся данные, выдвигать и проверять гипотезы о тех или иных качествах кандидата. Умение вести беседу характеризуется не столько количест­вом задаваемых вопросов, сколько их содержанием, касающимся требований к данной профессии. Если беседа длится долго и вопросы ставятся чересчур прямо, то интервью превратится в допрос. Вопросы следует связывать с ответами, которые дает собеседник, это его ободряет и говорит о внимательности интервьюера. Рекомендуется в процессе беседы информировать кандидата о требованиях и условиях работы, о правах и льготах, установленных для данной должности, при этом нельзя умалчивать и об отрицательных сторонах будущей работы.

Заключительная часть беседы состоит в подведении итогов и разъяснении дальней­шего хода приема на работу. Нежелательно заканчивать интервью отрицательным решением; о нем кандидату нужно сообщить позже. Таким образом, умело построенная беседа позволит побудить интервьюируемого говорить, слушать его и делать из сказан­ного правильные выводы. При этом, какое бы внешнее впечатление ни произвели на вас некоторые черты характера кандидата, нужно исходить из должностных требований к нему. Самая грубая ошибка в интервьюировании – преждевременные выводы.

Проведение деловых бесед.Можно выделить пять основных задач проведения деловых бесед, которые по своей сути являются их этапами.

1. Привлечение внимания собеседника.

2. Пробуждение в собеседнике заинтересованности.

3. Аргументация своих идей и предложений для собеседника.

4. Выявление интересов и устранение сомнений собеседника в реализации Ваших идей.

5. Формулировка общей позиции исходя из интересов обеих сторон (принятие решения).

Наряду с этими этапами ведения деловой беседы нужно помнить о некоторых важных рекомендациях по ведению деловых бесед, которые также имеют универсальный характер:

• внимательно выслушайте собеседника до конца;

• избегайте недоразумений и неверных толкований при изло­жении своей позиции, говорите понятным, точным, доступным языком. Если что-то непонятно, тактично спросите у собеседника, что он имел в виду;

• уважайте своего собеседника, исключите неуважительные жесты, особенно если собеседник ниже вас по должности;

• будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны, но вежливость не должна перерастать в лесть.

Подготовка выступления.Руководитель организации в проектированиисвоих коммуникаций большое место отводит проведению совещаний, собраний, где его выступление – важный элемент.

Руководитель должен владеть деловым красноречием. Без этого нельзя оперативно и эффективно управлять коллективом. Слова руководителя должны характеризовать деловитость, лаконичность, взвешенность, емкость, полный отказ от штампа, умение предельно доходчиво, точно, ясно, увлекательно сказать о самых сложных и серьезных вещах. Вместе с этим необходимо отказаться от лишних выступлений, ничего не дающих слушающим, выступлений «по бумажке», подготовленной без участия руководителя.

Замечено, что на современную публику особенно благоприятно
действует импровизированная речь, когда выступающий, отталкиваясь от
текста или тезисов, свободно, на глазах собеседников развивает
мысль, аргументирует, спорит, проявляя при этом глубокую
убежденность, эрудицию, проникновение в существо дела, увлеченность. Импровизированная речь пригодна не только для неформальных выступлений, но и для производственных совещаний.

При обдумывании плана речи необходимо учитывать следую­щее: с избытком подбирайте материал для выступления, это позволит вам уверенно обращаться с ним. Уверенности в речи способствуют глубокие профессиональные знания в соответствующей области и соответствующие приемы.

Работа руководителя с новыми членами коллективаявляется очень важным этапом в системе подбора, расстановки кадров и ликвидации текучести. Она начинается с приема на работу, значение которого иногда недооценивается. Например, процесс приема на работу молодого рабочего можно разделить на следующие этапы:

Поступающий приглашается на предприятие хотя бы за час
до начала смены. Его встречает работник отдела кадров (юрист, психолог,
социолог предприятия), объясняет, как заполнить анкету, и
оставляет одного.

Работник отдела кадров проверяет правильность заполнения
анкеты, в дружеской беседе узнает о прежней работе, интересах,
трудностях семьи, личных и трудовых планах и т. д.

3. Далее работник отдела кадров (юрист, психолог, социолог)
знакомит поступающего с традициями коллектива, правами, обязанностями. Особое значение имеет раскрытие перспектив развития предприятия.

4. В течение второй недели сотрудник отдела кадров проводит
вторую беседу о плане повышения квалификации новичка,
выясняет проблемы, возникшие в ходе первой недели работы,
принимает необходимые меры для их решения.

6. В течение месяца после поступления рабочего может
принять вышестоящий руководитель, который наряду с квалифицированной беседой должен выслушать практические замечания
об общем руководстве, которые обычно высказывают новички, не
успевшие привыкнуть к недостаткам в организации работы.

 

 

Что есть мудрость? Знание порядка. Если желаешь быть мудрым в течение твоей жизни, все оставь на своем месте. Преходящая временная слава не стоит тихого и безмятежного порядка, видимого в ежедневных делах мудрого. Пифагор

Не следует забывать о вопросах производственной адаптации, которую можно разделить на профессиональную и социально-психологическую.

Не будь навязчив, чтобы не оттолкнули тебя, и не слишком удаляйся, чтобы не забыли о тебе. Библия

 

Профессиональная адаптация выражается в овладении профессиональными навыками, появлении чувства удовлетворен­ности данным видом деятельности. Это, как правило, выражается в стабильном выполнении заданий при высоком качестве и нормальной трудоспособности.

Социально-психологическая адаптация выражается в благополучном вживании новичка в подразделение, т. е. в достижении такого состояния, когда он становится его полноправным членом, имеет друзей, достиг зоны эмоционального комфорта, в основном удовлетворен взаимоотношениями с коллегами.

Важными источниками информации в работе с новыми членами коллектива могут быть следующие.

Наблюдение – это изучение личности в привычных для нее условиях. Дает воз­можность собрать более достоверный материал для нужд профотбора и расстановки кадров, чем при беседе, с условием, что наблюдающий обладает опытом, тактом и правильно истолковывает особенности поведения наблюдаемого. Исходными данными для наблюдения являются материалы личного дела и результаты беседы. Часто процесс отбора и оценки потенциала кандидата на должность проводится на основе тестов.

Тестирование – целенаправленное исследование психофизических функций, личностных и интеллектуальных характеристик человека в специально организованных условиях. Задачи тестирования заключаются в выявлении и оценке развития психологических познава­тельных процессов, лежащих в основе формирования чувственных и интеллектуальных навыков и умений. В настоящее время известно более 400 различных тестов, которые могут быть классифицированы на следующие 12 групп.

1. Тесты способностей для исследования интеллектуальных функций, знаний и способностей.

2. Тесты умений и навыков для изучения зрительно-моторной координации, движения рук и т. д.

3. Тесты на восприятие. Эта группа охватывает широкий диапазон тестов: от зрительного восприятия (завершение незаконченных воображений) до обонятельного (предпочтение запахов).

4. Опросники – группа тестов в виде анкетного опроса о поведении, вкусах, привычках и т. п. Например, анкеты для опроса о состоянии здоровья, выполнении гигиенических требований и т. д.

5. Мнения – это тесты на выявление отношения испытуемого к другим людям, нормам поведения и морали, политическим взглядам и т. д.

6. Эстетические – группа тестов на предпочтение музыкальных, художественных и литературных произведений, их жанров, представителей; видов прикладного искусства и т. д.

7. Проективные тесты, т. е. тесты на ошибки восприятия.

8. Ситуационные тесты – тесты на создание определенной социальной (производ­ственной) ситуации.

9. Игры (деловые, проигрывание ролей) позволяют обнаружить индивидуаль­ные особенности личности испытуемого.

10. Физиологические тесты, в которых регистрируются показатели (электро­кардиограмма, давление и т. д.).

11. Физические тесты, позволяющие установить антропологические данные (раз­мер грудной клетки, удельный вес тела, объем мышц и т. д.), а также силу, ловкость, выносливость.

12. Случайное наблюдение, т. е., например, число неопределенных ответов, количество пометок на текстовых бланках, аккуратность письма, неусидчивость, ерзание при обследованиях и т. д.

Все эти тесты позволяют избежать субъективных оценок испытуемых.

В практике управленческой деятельности многих организаций в настоящее время чаще всего используются «многопрофильные» тесты, поскольку считается, что руководитель или специалист должны обладать целым набором качеств и достаточно развитыми управленческими навыками.

Одной из первых «многопрофильный» тест применила компания «Локхид». В ходе практических экспериментов был проверен ряд признаков для предсказания успеха в отборе управляющих нижнего звена: опыт работы, имеющий прямое отношение к должности (объем и продолжительность); подготовка (качество и продолжительность обучения); стаж работы в компании; стаж работы на управленческих должностях; оценка начальником административных способностей работника и его способностей к лидерству и развитию отношений с подчиненными и др. Задача отбора лучших работников решалась путем отсева работников, не удовлетворя­ющих профилю минимальных требований. По каждому фактору определялись минимально допустимые значения в баллах. Вместе эти стандарты зада­вали критический профиль, в который должны укладываться оценки работника. Соот­ветствие работника определялось суммой баллов отклонения (по всем признакам) от «критического профиля». Высокая сумма баллов отклонения рассматривалась как ука­зание на непригодность работника

 

Здоровье руководителя.Ускорение темпа жизни современного человека, информационные перегрузки, физические факторы (повышение уровня радиации и электро­магнитных излучений, возрастающий шум, загрязнение окружа­ющей среды) имеют прямое отношение к здоровью людей и руководителей в частности.

Систематические перегрузки и вытекающие из них состояния напряжения становятся для руководителя все более обычными. Современная трудовая жизнь – это пример слишком напряжен­ного ритма жизни. Руководитель в своей повседневной работе сосредоточен на решении многих задач. Все это вызывает активную нервную деятельность, что, в свою очередь, требует больших усилий и напряжений.

Если человеку не удастся вырваться из состояния сверхвоз­будимости и перенапряжения в течение длительного времени, то у него может появиться опасность развития какого-либо психиче­ского или физического заболевания. Поэтому каждый руководитель должен соответствовать занимаемой должности и по признаку здоровья. Такой работник использует свои способности в меру их развития, легко приспосабливается к имеющимся условиям. Для него характерны увлеченность и высокая продуктивность, он лучше защищен от профессиональных заболеваний, которым подвержены, прежде всего, люди, не способные к данному виду трудовой деятельности. Поэтому четкое знание требований к конкретной руководящей должности и умение отбирать претендентов на нее – это пути ограждения людей от профессиональных болезней.