Практика применения информационных технологий в управлении организациями

В современных условиях одной из актуальных и сложных проблем остается автоматизация бухгалтерского учета в организациях. Это связано, прежде всего, с необходимостью сбора и переработки значительных объемов информации и своевременной выдачи результатов для их анализа и принятия управленческих решений [42], а также для отчета перед вышестоящей организацией, государственными и муниципальными органами, партнерами и т.п.

Информационная бухгалтерская технология управления характеризуется особенностями, которые необходимо учитывать:

1) единообразие выполнения операций в автоматизированной системе – использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета практически исключает появление случайных ошибок, обычно присущих ручной обработке, однако программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных или программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях;

2) разделение функций. Система может потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, к таким мерам может относиться, например, система паролей;

3) потенциальные возможности появления ошибок и неточностей – компьютерные системы открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль, для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода;

4) потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации благодаря аналитическим средствам, позволяющим оценивать и контролировать деятельность организации;

5) инициирование выполнения операций в компьютере.

Главная проблема при автоматизации бухгалтерского учета – сориентироваться в потоке предложений и выбрать пакет программ, наиболее полно отвечающий стоящим перед бухгалтерией задачам и соответствующий концепции организации работ по автоматизации всего бухгалтерского учета.

Важное значение для пакета бухгалтерских программ имеют такие характеристики, как открытость и гибкость. Желательно, чтобы пакет позволял изменять характеристики предприятия (наименование, банковские реквизиты, особенности учета и т.п.), алгоритм формирования кодов производственных затрат (КПЗ) и балансовых счетов, налоговые системы. Кроме того, пакет должен иметь удобную систему подсказок и подробную документацию, допускать возможность использования его в комплексе с другими бухгалтерскими пакетами, используемыми на фирме, обеспечивать логический контроль правильности вводимых данных, предоставлять средства защиты от несанкционированного доступа к информации в виде паролей, ключей защиты, средства копирования и восстановления базы данных.

Наиболее популярными системами бухгалтерского учета являются: 1С Бухгалтерия; Интеллект-Сервис; Инфо-Бухгалтер; Парус; Инфин; ДИЦ (Турбо-Бухгалтер); Инфософт и др.

Остановимся подробнее насистеме «1С:Предприятие 8.0», которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8.0 в самых разнообразных областях[66]:

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения.

Тиражные прикладные решения предназначены для информатизации типовых задач учета и управления в коммерческих организациях реального сектора и бюджетных организациях. В каждом программном продукте сочетается использование стандартных решений (общих для всех или нескольких программ) и максимальный учет специфики задачи конкретной отрасли или рода деятельности предприятия.

Отличительной особенностью тиражных решений фирмы «1С» является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма «1С» анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы «1С: Предприятие 8.0» и отслеживает изменение их потребностей. В типовые решения включаются те функции, которые реально нужны существенной части предприятий. Это позволяет:

· обеспечить соответствие типовых решений особенностям законодательства и специфике бизнеса, как в части методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия;

· сделать эти решения достаточно компактными и простыми в использовании;

· обеспечить их эффективную поддержку и развитие.

Практически все пакеты позволяют: вести синтетический и аналитический учет, формировать любые отчетные документы; начислять зарплату, вести учет товаров, материалов, основных средств; проводить оперативный анализ деятельности предприятия, отслеживать расчеты с поставщиками и клиентами, сотрудниками и подотчетными лицами; обеспечивать валютные операции; настраиваться самому бухгалтеру на изменения в правилах ведения учета; хранить и обрабатывать большие объемы информации; проводить аналитический учет и получать показатели в любом разрезе; осуществлять естественный способ ввода данных, подобно записи на листе бумаги; вести много журналов параллельно, что позволяет работать в локальной сети; поддерживать свернутые типовые операции с параметрами, что дает компактность и наглядность записей с возможностью пересчета всей бухгалтерии и многое другое.

Отдельно необходимо отметить интеграцию данных систем с системами управления персоналом и другими.

Информационные технологии управления персоналом.В современных условиях служба управления персоналам должна отвечать предъявляемым к ней высоким требованиям и выполнять широкий спектр задач по планированию персонала с учетом будущих изменений политики организации; формированию системы управления карьерным ростом (планирование карьеры) на основе объективных критериев и правил; составлению и пересмотру программ стимулирования и мотивации персонала; планированию обучения, взаимоувязанного со всеми производственными планами предприятия; тестированию персонала (на этапе найма, аттестации и пр.), по результатам которого должны приниматься решения о необходимости дополнительного обучения, изменения должностного оклада, продвижения по служебной лестнице; формированию благоприятного климата в коллективе. Важность этих задач определяет статус службы управления персоналом: директор по персоналу входит в совет директоров и отвечает за формирование политики по персоналу, согласованной с общей стратегией развития организации.

Наиболее популярными системами управления персоналом являются: АиТ:\Управление персоналом, БОСС-Кадровик, ОРАКуЛ-Кадры, Информационно-аналитическая система «Персонал-911», Фараон, 1C:Зарплата и Управление Персоналом 8.0, Oracle E-Business Suite. Управление персоналом, Модуль Персонал и Зарплата системы Microsoft Navision, Управление персоналом в Microsoft Business Solutions – Axapta, CM-Управление персоналом, ИНФОСОФТ. Зарплата и другие.

OracleApplications(модулиHumanResources (Человеческиересурсы), Payroll (Заработнаяплата), TimeManagement (Табельныйучет), TrainingAdministration). Первое внедрение данной кадровой подсистемы, состоящей из перечисленных модулей, было осуществлено на Магнитогорском металлургическом комбинате в 2000 г.

Подсистема полностью ориентирована на современный подход к управлению персоналом. Она имеет развитые средства тестирования (при найме и при аттестации), в ней используются различные критерии для оценки компетенции сотрудников, предусмотрена возможность формировать и собственные критерии.

Планирование персонала увязано с общим планированием деятельности предприятия через организационную структуру, штатное расписание и различные бюджеты. Потребность в человеческих ресурсах для конкретного производства определяется автоматически из производственного модуля.

Система предусматривает возможность моделирования организационной структуры, реализует функцию «что, если». Существует возможность проектировать и анализировать организационную структуру с точки зрения различных подходов – по административному подчинению, по технологической привязке или на основе принадлежности к центрам затрат.

В подсистеме автоматизировано составление планов по подбору и найму персонала, по обучению, по карьерному росту, увязанных с общим бюджетом организации; автоматически предлагается замена отсутствующему или уволенному человеку. Интересной функцией является возможность автоматически производить массовые перемещения штатных единиц.

Модуль начисления зарплаты предусматривает разные варианты оплаты труда (в том числе котловой, бригадный подряд и др.); учитывает тонкости начисления стажа для разных категорий работников.

Модуль «Табельный учет» позволяет оперировать с разными графиками работы, в том числе в 3 и 4 смены, что характерно для непрерывного производства.

Новой для автоматизированных функцией является возможность настроить кадровый документооборот таким образом, чтобы приказы автоматически проходили утверждение у соответствующих руководителей.

Кадровую подсистему Oracle Applications целесообразно использовать на средних и крупных предприятиях, численность которых превышает тысячу человек.

Профессиональный программный комплекс «АиТ:\ Управление персоналом» для автоматизации управления персоналом, предназначенный для предприятий с любой численностью сотрудников и для автоматизации учета высокой степени сложности. Система позволяет автоматизировать деятельность: Руководства предприятия, Бухгалтерии, ОТИЗа, Отдела кадров, Планово-экономического отдела, Службы режима, Секретариата, обеспечивает ведение единой базы данных, полученных на различных участках учета и анализа.

Системасостоит из семи модулей:

Ø «Планирование организации»– модуль предназначен для анализа существующего и разработки перспективного штатного расписания;

Ø «Кадры»– в модуле хранятся данные о сотрудниках предприятия, дается описание структуры организации (по принципу входимости и подчиненности), формируется штатное расписание и штатная расстановка сотрудников;

Ø «Табельный учет»– модуль предназначен для детального учета рабочего времени на предприятии. Полученные итоговые данные передаются в «АиТ:\Зарплата»;

Ø «Наряды»– модуль обеспечивает расчет комплексных работ на основе системы расценок элементарных операций, нормативов времени и количества продукции, а такжепозволяет итерационно распределять коллективный заработок между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты (КТУ), объем выполненной работы и величину отработанного времени;

Ø «Планирование графиков работ»– модуль предназначен для построения оптимального расписания работы сотрудников; позволяет задать сложный посменный график с пересекающимися обязанностями сотрудников;

Ø «Планирование оплаты труда и расчет заработной платы». Модуль «Заработная плата» может быть интегрирован с ERP-системойSyteLine, с ERP-системой МАХ, а также с рядом финансовых и бухгалтерских программ («1С», ИНЭК, «Инфо-бухгалтер» и др.);

Ø «Персонифицированный пенсионный учет».

Система полностью соответствует требованиям российского законодательства.

Система «БОСС-Кадровик»–система используется более чем на 400 российских предприятиях. Опыт компании в разработке и внедрении программных продуктов по управлению персоналом составляет более 9 лет и охватывает организации любого профиля и специализации. Система БОСС-Кадровик отмечена высшими наградами самых престижных российских конкурсов, в том числе независимым конкурсом Бизнес-Софт2001 как лучший продукт в номинации «Системы автоматизации управления персоналом».

В составэтогопрограммного продукта входят следующие модули: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Табельный учет рабочего времени», «Расчет заработной платы», «Учет для Пенсионного фонда РФ», «Модуль администратора», «Модуль руководителя», «Модуль настройки распределенной работы». Система включает в себя базу данных и комплект настраиваемых приложений. С системой «БОСС-Кадровик» работают организации с численностью до 20 тыс. работников.

Организационная структура управления задается в модуле «Штатное расписание» в виде иерархического «дерева», причем на этапе планирования можно создать несколько версий структур. На основе организационной структуры строится штатное расписание. В режиме функционирования могут существовать две его версии — действующая и планируемая — и производится анализ имеющихся несоответствий между ними.

Модуль «Учет кадров» позволяет сопровождать все кадровые действия, регистрируемые в системе, автоматическим формированием соответствующих документов (приказов). При этом можно пользоваться как стандартными шаблонами, так и самостоятельно настраивать формы приказов. Модуль также позволяет вести учет стажа сотрудников, работающих на вредном производстве, планирование отпусков, планирование кадрового резерва.

Модуль «Расчет заработной платы» позволяет автоматически разносить выплаты по статьям затрат и балансовым счетам и формировать соответствующие проводки. В базовом варианте системы заложено 120 видов начислений и удержаний. Предусмотрен контроль данных на противоречивость (в критических полях), а также разграничение прав доступа к хранимой информации.

Модуль «Руководитель» предназначен для консолидации информации по персоналу в рамках территориально-распределенных структур. В нем можно создавать иерархическую структуру холдингов и получать доступ к кадровым данным требуемого подразделения.

Модуль «Структура предприятия» позволяет графически отображать организационную структуру управления.

Система полностью соответствует требованиям российского законодательства и предназначена для управления персоналом в средних и крупных организациях.