Анализ как функция управления

 

2.2.1 Общая характеристика анализа

2.2.2 Анализ внешней среды

2.2.3 Взаимодействие анализа с другими функциями управления

2.2.4 Специфика анализа в государственной службе

2.2.5 Методы анализа социально-экономических объектов управления

2.2.6 Анализ и эффективность управления

 

 

2.2.1 Общая характеристика анализа

 

Анализ - особый вид умственной, познавательной деятельности руководителей и специалистов-аналитиков, системное и постоянно обновляемое познание содержания, структуры взаимодействий между отдельными элементами управляемого объекта и его динамики.

Анализ - это функция управления, использующая средства и методы изучения обстановки, проблем, ситуаций путем выявления и сопоставления свойств и характеристик объектов исследования по установленным критериям и показателям для определения состояния этих объектов, их особенностей и тенденций изменения.

Анализ, как правило, критичен. Хотя он используется для выявления позитивных аспектов и стимулирования их создания, его главная цель - создание гносеологических предпосылок для развития, а это требует сосредоточения на угрозах внешней среды, недостатках и слабых сторонах управляемой системы, процессов управления, личностей руководителей и др.

В рыночных условиях возникает много трудностей, связанных с многочисленностью субъектов и факторов рынка, с большой степенью неопределенности и риска, поэтому неизбежно возрастает роль и значимость квалифицированного анализа. Причем от его достоверности и обоснованности в определяющей степени зависят направленность и результативность всех функций системы менеджмента.

Успех или, наоборот, неудача одной из конкурирующих сторон в современной рыночной обстановке предопределяется соотношением их коллективного интеллекта, качеством информации и эффективностью использования этих ресурсов для анализа конъюнктуры и принятия соответствующих решений. Чтобы победить в противоборстве умов, нужно правильно анализировать состояние и развитие социально-экономической обстановки, понимать интересы своей страны, региона, коллектива и конкретного человека. Конечные результаты работы органов власти и управления, эффективность их деятельности находятся в прямой зависимости от качества анализа.

 

2.2.2 Анализ внешней среды

 

При анализе внешней среды используют технологии SWOT-, SNW-, PEST- анализа и др. Популярны методы и технологии анализа рынка (конкурентов, поставщиков, посредников), поведения потребителей, соотношения спроса и предложения, позиций фирм на рынке и сравнительной конкурентоспособности товаров, качества и ассортимента выпускаемой продукции на предмет соответствия потребностям рынка, конкретных целевых групп потребителей.

Из других видов анализа наиболее популярны:

- GAP-анализ - анализ отклонений (разрывов);

- Портфолио-анализ - анализ распределения деятельности предприятия по отдельным стратегиям относительно продуктов и рынков;

- CVP-анализ - анализ соотношения «затраты-объем-прибыль» (Cost-Volume-Profit);

- ABC-анализ - анализ групп товаров и производственных подразделений в зависимости от их вклада в доход;

- анализ потребности в ресурсах;

- финансовый анализ показателей деятельности;

- функционально-стоимостный анализ.

 

2.2.3 Взаимодействие анализа с другими функциями управления

 

Анализ не только поставляет информацию той или иной степени переработки для других функций, но и используется для оценки их выполнения. При оценке любого средства воздействия менеджер анализирует процесс управления по всем и стадиям и основным функциям. Без анализа невозможно охарактеризовать проявления функций управления, а значит, управляемая система не может нормально функционировать.

Анализ функций управления обычно осуществляется для оценки:

- необходимости и достаточности реализуемых функций управления;

- исключения дублирования и параллелизма функций, совершенствова-ния распределения управленческого труда;

- определения узких мест и проблемных вопросов декомпозиции функций управления;

- полноты представления и рационального распределения по уровням функций планирования, маркетинга, контроллинга и др.;

- определения затрат на выполнение конкретных функций; анализа функций с точки зрения трудоемкости, сложности, эф­фективности.

Наиболее естественная в этой ситуации разновидность анализа - функционально-стоимостный анализ.

Функционально-стоимостный анализ (ФСА. В англоязычном транскрипции - Activity Based Costing, ABC) имел своим предшественником так называемый инженерно-стоимостный анализ и лишь постепенно распространил свое влияние на собственно сферу управления и его функции.

Функционально-стоимостный анализ обеспечивает сравнительно высокую точность в распределении суммарных фактических затрат на продукты и услуги, которые порождают эти затраты. С точки зрения стратегического управления он является финансовым инструментом.

Метод ФСА разработан как «операционно-ориентированная» альтернатива традиционным финансовым подходам. В отличие от традиционных финансовых подходов, метод ФСА:

- предоставляет информацию в форме, понятной для персонала предприятия, непосредственно участвующего в бизнес-процессе;

- распределяет накладные расходы в соответствии с детальным просчетом использования ресурсов, подробным представлением о процессах и их влиянием на себестоимость, а не на основании прямых затрат или учета полного объема выпускаемой продукции.

ФСА позволяет выявить возможные пути улучшения стоимостных показателей. Цель создания ФСА-модели - достижение улучшений в работе предприятий по показателям стоимости, трудоемкости и производительности.

Специфика ФСА состоит в том, что он требует комбинированного применения процессного и структурного подходов к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 

2.2.4 Специфика анализа в государственной службе

 

Аналитическая деятельность руководителей и специалистов в хозяйственных структурах и в государственной службе имеет ряд особенностей по сравнению с другими сферами управления. В реальном секторе анализ направлен в первую очередь на повышение экономической и коммерческой эффективности. В государственных органах он сориентирован на создание наиболее благоприятных условий для жизнедеятельности населения данного региона или всей страны в целом. Поэтому главная задача аналитической деятельности работников государственной службы состоит в том, чтобы искать и находить дополнительные источники для удовлетворения растущих потребностей населения, а также следить за тем, чтобы имеющиеся ресурсы использовались с наибольшей социальном отдачей.

Поскольку достигнуть сколько-нибудь заметных социальных результатов без существенных финансовых и материальных затрат практически невозможно, органы государственной службы призваны также проводить долгосрочную политику, рассчитанную на повышение экономической и финансовой эффективности предприятий реального сектора и фирм, занятых в сфере услуг. Это те корни, которые питают и реально обеспечивают решение социальных проблем. Бесспорно, социальная эффективность для государственной службы является конечным показателем полезных результатов ее деятельности. В этом смысле ей следует отдать приоритет. Однако наличие финансовых и материальных ресурсов является необходимой предпосылкой для реализации большинства социальных программ. В такой логической цепочке экономическую эффективность работы производственного сектора следует считать исходным показателем для оценки деятельности государственной службы. Такой вывод в полной мере относится к региональным и местным органам власти. На них в последние годы возложили основную тяжесть ответственности за развитие народного образования, здравоохранения, культуры коммунального хозяйства и др., но достаточных для этого финансовых ресурсов не предоставили. Поэтому на местах постоянно возникают серьезные напряжения и конфликты из-за недостатка денежных средств. К сожалению, в обозримой перспективе (ближайшие 5-10 лет) не приходится рассчитывать на то, что помощь из центра заметно возрастет. Деньги нужно искать в собственном регионе с помощью хорошо поставленного учета и анализа финансовых и денежных потоков.

Особенность аналитической деятельности в органах государственной службы состоит также в том, что она исследует объект как целостную систему, состоящую из многих взаимодействующих друг с другом частей и подразделений. Все они объединены в общую систему прямыми и обратными связями, по которым постоянно проходят информационные и регулирующие сигналы.

Особенность аналитической деятельности государственной службы состоит и в том, что она отслеживает изменении конкретных форм взаимодействия достаточно противоречивых общегосударственных, местных, групповых и личных интересов, стремясь своевременно вскрыть назревающие конфликты и факторы, которые их вызывают. Это очень сложный и вместе с тем весьма важный аспект социального анализа. Он позволяет на ранней стадии предупредить о вспышке массового недовольства населения, вызванной конкретными причинами и ранее принять меры, чтобы развязать узел противоречий, и еще до того, как он затянется до предела и его придется разрубать с помощью непопулярных средств.

 

2.2.5 Методы анализа социально-экономических объектов управления

 

Особенности конкретной аналитической деятельности предопределяют специфику методов ее осуществления. Так, целостную характеристику состояния и изменения социальной и экономической обстановки в регионе можно получить относительно быстро и просто методом сопоставления его основных макроэкономических параметров:

- во времени, когда сравнивается сегодняшнее положение с прошлым периодом и прогнозом на будущее;

- с положением соседних регионов, находящихся примерно в равных условиях по ресурсам и природным условиям;

- со средними, выровненными показателями в масштабе всей страны;

- с показателями зарубежных государств;

- с лучшими показателями отдельных регионов и стран.

Метод сопоставления позволяет с небольшими затратами труда и времени получить довольно объективную количественную и качественную характеристику данного региона, определить, насколько близко он держится к среднему уровню или ниже (выше) его; по каким показателям отстает от соседних и наиболее развитых регионов. Временные ряды позволяют судить о динамике развития, структурных сдвигах и др. Например, резкое падение продолжительности жизни, рост смертности (в том числе детской и лиц трудоспособного возраста) в обобщающем виде свидетельствуют о снижении качества жизни в стране, а значит, и социальной эффективности.

Сравнительный метод анализа, безусловно, имеет ряд преимуществ благодаря своей простоте и наглядности. Однако обобщающие оценки достигнутого уровня и скорости (темпов) развития недостаточны, чтобы ответить на вопрос: почему тот или иной регион имеет более высокие или, наоборот, низкие микроэкономические параметры по сравнению, скажем со средними показателями? Для управления важно также выявить причинно-следственные связи, т.е. определить, каким образом складывается именно такая, а не иная ситуация, какие обстоятельства повлияли на конкретные итоги за определенный период времени, когда один регион вырывается вперед, а другой, находящийся примерно в таких же условиях, отстает.

Для того чтобы наиболее точно ответить на подобные вопросы, используется факторный анализ, в ходе которого выявляются, классифицируются по качеству и оцениваются количественно причины, повлиявшие на тот или иной конечный результат в течение определенного времени. Структуру таких факторов сначала обосновывают теоретически, а конкретные параметры просчитывают с помощью экономико-математических моделей.

 

2.2.6 Анализ и эффективность управления

 

При рассмотрении сущности и содержания эффективности управления организациями надо исходить из общего и частного понимания эффективности человеческой деятельности в разных сферах. «Эффективное» означает действенное, результативное, производительное и происходит от слова «эффект», то есть действие. Эффектом обладает любое взаимодействие, имеющее какой-то результат, и в этом смысле эффект можно рассматривать как абсолютное свойство любого взаимодействия или процесса, характеризующее их результат.

Эффективность характерна не для всякого взаимодействия, а лишь для целенаправленного; поэтому данная категория носит управленческий характер и отражает прежде всего степень достижения преследуемых целей. В отличие от эффекта эффективность – это всегда определенное соотношение (результата с целями или результата с затратами на его получение) то есть величина относительная.

Суть критериев и показателей оценки эффективности выражается в соотношении полученных результатов к объему используемых ресурсов, в том числе финансовых. Общая формула эффективности:

 

Полезные результаты

Э= -------------------------------. (1)

Использованные ресурсы

 

Социальная эффективность отличается от экономической прежде всего спецификой числителя: здесь используются показатели, с разных сторон характеризующие изменения качества жизни людей: показатели смертности, рождаемости, реальных доходов населения, количества студентов и т.д. Для оценки экономической эффективности в числителе используются показатели ВВП, т.е. добавленной стоимости во всех отраслях народного хозяйства, включая стоимость амортизации основных фондов, прибыли (чистого дохода) на уровне предприятия, фирмы, региона.

Повысить эффективность можно двумя способами: увеличивая полезные результаты опережающими темпами по сравнению с ростом затрат и экономя ресурсы (снижая издержки).

Конкретные формулы оценки экономической эффективности могут иметь различный вид, в частности, следующий:

 

(2)

 

 

где Э1, Э2, Э3 – экономическая эффективность;

ВВП – внутренний валовый продукт региона или страны, т.е. сумма добавленной стоимости, включая амортизацию, во всех отраслях народного хозяйства;

Пр – прибыль;

ЧД – чистый доход;

С – себестоимость;

Ен - норматив эффективности основных фондов (капитала), увязанный со ставкой банковского кредита в твердой валюте;

Ф – основные фонды.

Числитель первой формулы выражает в денежной форме сумму валовой прибыли и других валовых доходов, полученных в процессе производства и реализации материальных благ и услуг.

Числитель второй и третьей формул – это прибыль или чистый доход. Третья формула отличается от второй тем, что часть денежных доходов реализуется или поступает со стороны, минуя форму прибыли.

 

 

Вопросы для самоконтроля

 

1 Какое место занимает анализ в управленческой деятельности?

2 Как взаимодействует анализ с другими функциями управления?

3 Каково содержание функционально-стоимостного анализа в управлении?

4 Какие средства анализа Вы знаете?

5 В чем состоят главные особенности аналитической деятельности в коммерческих организациях и органах государственной власти?

6 Перечислите основные методы и формы анализа, применяемые руководителями и специалистами.

7 Расскажите, как с помощью анализа оценить эффективность?

8 Что такое факторный анализ?

9 Охарактеризуйте сравнительный метод анализа.

10 Охарактеризуйте метод сопоставления в анализе.

 

 

2.3 Прогнозирование и планирование в управлении

 

2.3.1 Сущность прозгнозирования, виды прогнозов и подходы к прогнозированию

2.3.2 Планирование в системе управления

2.3.3 Виды планирования

2.3.4 Процесс планирования

2.3.5 Становление и законодательное регулирование системы прогнозирования и планирования в современной России.

 

2.3.1 Сущность прозгнозирования, виды прогнозов и подходы к прогнозированию

 

Прогнозирование- это составление прогноза становления, развития, распространения чего-либо (науки, процесса, отношений и др.), на основании изучения тщательно отобранных данных.

Прогнозирование- это предвидение, предсказание будущего. Оно должно предшествовать планированию. Его результат - прогнозы развития. Одна из разновидностей прогнозов - сценарии развития, которые представляют собой прогнозы с учетом тех или иных предполагаемых действий конкретных субъектов прогнозируемой ситуации.

Прогнозы различаются по способам:

- описания тенденций изменения объекта или процесса;

- формирования параметров, характеризующих объект или процесс.

В рамках первого из подходов принято выделять трендовый и факторный подходы.

Трендовый подход в прогнозировании предполагает экстраполяцию выровненных значений динамического временного ряда прогнозируемого показателя. Прогноз-тренд - это прогноз, основанный на использовании линейной экстраполяции, сложившихся в прошлом тенденций.

Факторный подход в прогнозировании предусматривает определение круга воздействующих на прогнозируемый показа­тель (индикатор), процесс факторов (регуляторов) и формы их взаимосвязи. Этот подход основан на оценке влияния различных факторов и их комбинации на развитие возможного будущего состояния объекта управления. Выделяется прогноз с управляющим фактором - включение в факторный прогноз количественных оценок возможных последствий использования различных вариантов социальной (мотивационной) политики, политики регулирования взаимодействия субъектов рынка, финансовой, инвестиционной, кадровой, нормативно-правовой, внешнеэкономической таможенной политики

По второму подходу принято выделять генетический (ресурсный) и нормативный (целевой) подходы. Оба они основаны на выявлении параметров, характеризующих прогнозируемый объект или процесс.

Генетический подход позволяет прогнозировать устойчивые
тенденции и представляет собой перенесение на будущее зависимостей, характерных для прошлого и настоящего.

Нормативный подход состоит в определении параметров воспроизводства для достижения заданных целей экономического роста.

Генетический и нормативный подходы выступают в прогнозировании альтернативными способами. Главной задачей прогнозирования становится согласование результатов прогнозных расчетов, получаемых на основе генетического и нормативного подходов.

Прогнозы различаются по срокам, на которые они рассчитаны. Любой прогноз имеет целью учесть перемены в обществе, а они протекают с разной скоростью и неодинаковой длительностью.

Рыночная конъюнктура - цены, курс акций, валютные курсы и т.п. - может существенно измениться в течение дня, недели или месяца. Предвидеть эти изменения, чтобы быстро реагировать на них, - предмет текущего, краткосрочного прогнозирования как важнейшей составной части оперативного управления.

Другие перемены требуют более длительного времени занимают несколько лет (создание и освоение новых видов продукции, реализация инвестиционных и инновационных проектов и программ и т.п.). Это объект среднесрочного прогнозирования и основанных на нем среднесрочных (на 3-5 и более лет) программ социально-экономического развития.

Глубинные изменения в структуре экономики и общества, страны и мира складываются и проявляются в течение длительного периода и требуют долгосрочного прогнозирования возможных альтернативных тенденций на протяжении 10-20 и более лет, что служит базой для определения перспективной стратегии.

Наконец, можно выделить сверхдолгосрочное предвидение возможных вековых тенденций на основе кондратьевских и цивилизационных циклов, что особенно важно в переходные периоды этих циклов, чреватые глубокими кризисами и потрясениями. Это преимущественно предмет научных изысканий, но они необходимы и полезны для государственных и хозяй­ственных органов, помогая правильно ориентироваться при выборе долгосрочной и среднесрочной стратегии.

Долгосрочное прогнозирование (20 и более лет), в отличие от среднесрочного и особенно краткосрочного, меньше связано с инерцией социально-экономического развития, сложивши­ми тенденциями, свободнее в выборе вариантов будущей динамики. За 20 лет происходит смена двух поколений техники и одного поколения работников. Оно дает возможность более обоснованно определить альтернативные сценарии структурных сдвигов в экономике и обществе, изменения ряда качественных характеристик. В то же время долгосрочный прогноз менее детализирован, опирается на сравнительно небольшой круг обобщающих показателей. Он служит основой для определения концепции социально-экономического развития на долгосрочный период, выбора долгосрочной стратегии.

Для долгосрочного (как и сверхдолгосрочного) прогнозирования недопустимо и опасно применение методов линейной экстраполяции, продление на будущее сложившихся в прошлом тенденций, поскольку за два-три десятилетия неизбежно происходят переломы в сложившейся траектории динамики страны и мира, бифуркации, периоды усиления хаотичности движения, когда повышается степень неопределенности движения, усиливается его альтернативность.

 

2.3.2 Планирование в системе управления

 

Планирование– непрерывный процесс установления или уточнения и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения (выявления) ресурсов/22/.

Планирование активно осуществляется в условиях рыночной экономики. Эффективная деятельность любого хозяйствующего субъекта, коммерческих и некоммерческих организаций, государства и всех его структур невозможна без разработки прогнозов и базирующихся на них бизнес-планов и программ, а на уровне государства, его субъектов и исполнительных органов –без концепции социально-экономического, научно-технического, образовательного и экологического развития, без долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов и программ. Объектом прогнозной и плановой работы могут быть любые виды деятельности, нацеленные на достижение каких-либо целей особенно целей по обеспечению интересов и потребностей субъектов рынка и хозяйствования.

Плановая деятельность представляет собой естественную функцию собственника (как частного, так и общественного), если он не перепоручает целиком другим лицам управление объектом собственности. Особое место занимает плановая и предшествующая ей прогнозно-аналитическая функция в деятельности государства: в управлении социальной сферой, финансовыми и трудовыми ресурсами страны, в целом в управлении общественными благами. Государственные предприятия, работающие на коммерческих началах, должны действовать по законам рыночной экономики, но и не могут быть в стороне от планов государства по обеспечению реализации общенациональных интересов.

Более того, государство берет на себя целый ряд нормативно-правовых функций, устанавливающих правила взаимодействий между субъектами рынка, органами власти, гражданами. С этой точки зрения такая деятельность государства носит характер директивы со стороны общества, закрепленной правовыми актами. Директивный характер носят и задачи - цели, поставленные государством перед госпредприятиями и учреждениями, действующими в условиях конкретной рыночной среды.

В планировании выделяются следующие задачи:

- обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;

- перспективная ориентация и ранее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных;

- координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

- создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт – план»;

- стимул (мотивация) трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников;

- информационное обеспечение работников организации. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

Принципы планирования, представлены в таблице 10.

 

Таблица 10 - Принципы планирования

 

Принципы	Краткая характеристика
Единство научно-технических, социальных и экономических задач развития организации	Находит выражение в составе целевых параметров планирования деятельности организации, видах разрабатываемых планов, в критериях оценки плановых решений.
Научная обоснованность и оптимальность решений	Обеспечивается применением современных информационных технологий, прогрессивных процедур и методов осуществления производственных процессов, использованием методов оптимального планирования экспериментов, оптимизации плановых решений, построения интегрированных систем подготовки и обработки данных.
Доминирование стратегических аспектов в планировании	Требует обязательного использования специфических форм стратегического планирования на предприятии и подчинения ему всех других видов оперативного планирования
Комплексность планирования	Означает системную увязку всех разрабатываемых на предприятии планов
Ресурсная сбалансированность планов	Реализуется составлением во всех сферах и на всех уровнях предприятия материальных. Трудовых, финансовых, энергетических и прочих видов балансов

 

Продолжение таблицы 10

Гибкость и эластичность планирования	Требует динамичной реакции планов на отклонения в ходе работ или изменения внутренних и внешних факторов, а также способности сохранять необходимые резервы и предусматривать плановые альтернативы
Непрерывность планирования	Находит свое наиболее полное выражение в концепции скользящего планирования, в которой благодаря периодическому продлению планов долгосрочные укрупненные расчеты сочетаются с краткосрочным детальным планированием.

 

В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствия плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что приводит в настоящее время нередко к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях и утверждению концепции динамической импровизации.

В зарубежной практике в эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он, в частности, реализацией перечисленных принципов в плановой деятельности менеджмента.

 

2.3.3 Виды планирования