ВЕДЕНИЕ - раздел Менеджмент, Обеспечение управления В Настоящее Время Функционируют Организации Разных Форм Собственности — Госу...
В настоящее время функционируют организации разных форм собственности — государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйственным производством, торговлей, образованием, посредническими услугами и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в результате делового общения. Кроме того, они могут решаться письменным путем, т.е. посредством документов.
При этом возникает множество документов, так как без документов не обходится ни одна организация, ни одно ее подразделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, экономист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают специфику их работы. Поэтому обычно их называют специальными документами (финансовые, первичные учетные, расчет- но-денежные, отчетно-статистические и т.п.).
Еще одна большая группа документов возникает независимо от специфики деятельности организации. С их помощью оформляется распорядительная и исполнительная деятельность аппарата предприятия, т.е. решаются вопросы управления предприятием. Это организационно-распорядительные документы.
Итак, управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.
Именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации.
Многие виды управленческих документов организация обязана предъявлять при проверках государственной налоговой службой, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организации, отражающие производственно- хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность; они относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы поличному составу, отражающие трудовую деятельность работника.
Более половины рабочего времени управленческий персонал затрачивает на занятия с документами, причем в делопроизводстве сложно механизировать труд и здесь преобладают ручные операции. Во многих странах предпринимаются попытки переложить делопроизводство на «плечи» машин, однако они, как правило, ограничиваются технологией прохождения и контроля документов, что, разумеется, очень важно, но вникнуть в суть документа, использовать его в своей работе помогают только интеллект и высокий уровень профессиональной подготовки.
Руководитель организации несет персональную ответственность за документальный фонд организации и должен быть знаком с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архивах. Так, правительство Москвы в июне 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а в октябре 1993 г. Мэром Москвы было издано распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив", за нарушение действующего законодательства по архивному делу».
Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен за утрату (гибель или незаконное уничтожение) документов постоянного и долговременного хранения (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов — за несвоевременную передачу документов в государственный архив; до 28 минимальных окладов — за несоблюдение сроков упорядочения документов и т.д.
Таким образом, знание вопросов документационного обеспечения управления поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития организации.
Система документирования предполагает следование требованиям и нормам создания документа, закрепленным законодательными актами, Государственной системой документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Организация документационного обеспечения управления в каждой отрасли имеет некоторые особенности, связанные с конкретными процедурами реализации требований и норм, определенных законодательными актами.
В туризме вся документация может быть разделена на три группы:
о документация, связанная с управлением предприятием туристской индустрии;
о документация, связанная с технологическими процессами деятельности предприятия;
О документация, связанная с туристами, гостями средств размещения и т.п.
В настоящем учебном пособии рассмотрены только основные вопросы, относящиеся к первой группе документации, т.е. связанные с организацией документооборота по управлению предприятиями социально-культурного сервиса и туризма, приведены примеры деятельности по документационному обеспечению управления турфирмами и гостиницами. Вопросы туропе- рейтинга в данном пособии не рассматривались, поскольку они заслуживают отдельного глубокого и всестороннего исследования в рамках дисциплины «Документационное обеспечение туристской деятельности».
В приложениях представлены образцы документов и другой документации, используемой в социально-культурном сервисе и туризме.
Все темы данного раздела:
Гущина И.А., Зайцева Н.А.
Г98 Документационное обеспечение управления в социально- культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. –
М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. - 240 с.
ISBN 978-5-98281-152-3 («Альфа-М»)
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
Делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) сегодня определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документам
Общие понятия
Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством
Делопроизводство
Документирование — совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Система документации — совокупность докумен
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Понятие и состав реквизитов
Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип но
Требования к бланкам документов
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресант
Оформление реквизитов документов
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в с
Составление и оформление организационно-распорядительных документов; деловая переписка
Главное назначение организационно-распорядительных документов — регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности
Организационные документы
Организационные документы — комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и ра
Информационно-справочные документы
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в ра
Кадровые документы
Автобиография составляется соискателем на должность в соответствии с предоставленным в его распоряжение образцом. При этом допускается использование имеющихся в распоряжении соискателя документов
Общие правила служебной переписки
Выход на внешний рынок связан с необходимостью соблюдения определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят правила ведения деловой переписки, выполнение которы
Организация документооборота
Организация работы с документами организации предполагает:
· обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;
· обе
Формирование и оформление дел
Дело — совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел — систематизированный
Оперативное хранение дел
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на хранение. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений, работники службы делоп
Общие положения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.
Локальные нормативные акты (Л НА) — это акты, соде
Специфические особенности ЛНА
Локальным нормативным актам присущ ряд специфических особенностей.
Во - первых, Л НА предназначены только для внутреннего использования у конкретного работодателя. Локальные акты, регулиру
Основы документационного менеджмента
Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повышения эффективности деятельности организации.
Организация управления документацией на предприятиях туризма и гостиничного бизнеса
Основные подходы к организации деятельности службы документационного обеспечения управления в турфирмах и гостиницах. Многие предприятия социально-культурного сервиса и туризма приходят к выводу о
И гостиницах
Масштаб деятельности турфирмы или гостиницы непосредственно связан с числом структурных подразделений, численным составом персонала отдельных организационных звеньев. В крупных гостиницах и туроп
Положение о коммерческой тайне
4. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, регламентирующим отношения в области обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, устанавливает общие нормы
Понятия, используемые в настоящем Положении
2.1. Под информацией, составляющей коммерческую тайну, понимается научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная или иная используемая вдеятельности Общества информаци
Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне
4.1. Отнесение сведений к коммерческой тайне осуществляется путем введения в предусмотренном настоящим Положением порядке ограничений на разглашение и доступ к ее носителям.
Обязательства работника
6.1. Не разглашать коммерческую тайну Общества, за исключением случаев, когда есть письменное согласие руководителя Общества, копи действующее законодательство РФ или локальные акты Обществ
Работник, который в силу своих служебных обязанностей имеет доступ к коммерческой тайне, а также работник, которому будет доверена
коммерческая тайна для исполнения определенного задания, обязан в момент приема на работу либо по первому требованию Общества ознакомиться с настоящим Положением и дать Обществу обязательс
Заключительные положения
24. Учет, хранение, движение, размножение, уничтожение документации (носителей информации) с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от обычной и секретной документации
Партнеры
6.1. Систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах, заказчиках, подрядчиках, поставщиках, клиентах, потребителях, компаньонах, спонсорах, посредниках, о других деловых о
Общие положения
32. Настоящая инструкция определяет порядок оборота документов, содержащих коммерческую тайну.
33. Под документами, содержащими коммерческую тайну, п
Учет документов
3.26. Уполномоченный сотрудник регистрирует документы по количеству листов, а издания по числу экземпляров.
3.27. Регистрация производится по соответствующей форм
Общие положения
43. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением общества с ограниченной ответственностью «Система-XXI», о
Функции
Функциями службы ДОУ являются:
49. Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы по документационному обеспечению управлени
Инструкции
3.1. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации.
При составлении должностной инструкции за основу берут типовую
Осуществлять контроль за деятельностью секретариата.
3.76. Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования.
3.77. Вести работу по переходу компании на б
Образец 2
И.О. Фамилия
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 00.00.0000
Общество с ограниченной ответственностью «Орион» (ООО «Орион»)
90. Стандарты делопрои
З) организаций или физических лиц, оказывающих услуги гидов-пе- реводчиков, сопровождающих;
и) организаций, оказывающих иные услуги, используемые при производстве туристского продукта;
к) туроператоров по приему туристов, обеспечивающих предоставление в
Должностные обязанности
Агент по туризму:
2.1. Предлагает клиенту имеющийся выбор вариантов проведения отдыха, дает рекомендации и советы по выбору мест отдыха, консультируетклиента об о
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
3. Должностные обязанности
Секретарь турфирмы должен:
6.41.Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельно
Нарушение сроков выполнения работы, нарушение требований по оформлению документов, установленных нормативными актами.
132. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
133. Утрату документов, несоблюдение сроков и условий хранения документов.
Взаимоотношения по службе
Секретарь ресепшн в процессе работы взаимодействует:
С кем
По поводу чего
Периодичность
Должностные обязанности
Директор гостиницы:
6.66.Организует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности гостиницы.
6.67. Осуществляет контрол
Во время отсутствия заведующего жилым корпусом пансионата его обязанности исполняет заместитель.
2. Должностные обязанности
Заведующий жилым корпусом пансионата:
189. Организует работу по обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в жил
Настоящей должностной инструкцией.
195. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителю (владельцу) предприятия.
196. На время отсутствия директора ресторана (отпуск, болезнь
Контролирует прием заказов официантами от посетителей.
225. Осуществляет проверку выписанных счетов и расчетов с посетителями.
226. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Предмет трудового договора
1. Работник принимается в Организацию для выполнения работы по должности руководителя службы рекламы и маркетинга с окладом (_ ) рублей в месяц.
2. Р
Устанавливать и развивать связи с рекламными фирмами, агентствами и т.п.;
0 представлять Организацию и обеспечивать реализацию связанных с рекламой идей, тематики, дизайна, планирования, выбора средств массовой информации и разбивки по времени рекламной продукци
Ноября - День народного единства.
254. Труд Работника по должности, указанной в п. 1.1 договора, осуществляется в нормальных условиях.
255. Работнику ежегодно предоставляется отпуск
Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
б. Гарантии и компенсации
3.267. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым за
Сведения о работнике в трудовой книжке
№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с
указанием причин и со ссылкой на статью, пункт зак
Об аттестации работников
1. Общие положения
261. Аттестация работников ООО (далее Общество) имеет целью улучшение подбора и расстановки кадров, стимулирование работников к повышению квалификации,
О ознакомление аттестуемого работника с результатами аттестации.
267. Непосредственный руководитель (помимо представленной письменной характеристики) в устной форме характеризует аттестуемого работника, в том числе всесторонне оценивает соответс
Аттестационные документы хранятся в деле согласно номенклатуре дел Общества.
273. Результат аттестации доводится до работника непосредственно после голосования, о чем он расписывается в аттестационном листе (приложение). Аттестационная комиссия фиксирует сво
О иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
282. Продолжительность испытательного срока указывается в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ).
283. В испытательный срок
Определяет задачи работника на период испытательного срока, степень его ответственности, определяет рабочее место;
0 знакомит работника под роспись с его индивидуальным планом на период испытательного срока.
3. Процедура назначения наставника
287. Наставник наз
О работник успешно прошел испытательный срок — наставник получает вознаграждение в размере 2000 руб.;
О работник не прошел испытательный срок, но не по причине неудовлетворительной работы наставника — наставник получает компенсацию за проделанную работу в размере 1000 руб.;
Общие положения
288. Настоящее Положение разработано на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.1992 и оп
Порядок учета и регистрации писем граждан
292. Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (РК
Контроль за исполнением
299. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой пер
Новости и инфо для студентов