Реферат Курсовая Конспект
Оформление реквизитов документов - раздел Менеджмент, Обеспечение управления Реквизиты Документа — Отдельные Надписи, Являющиеся Обязательными Элементами ...
|
Реквизиты документа — отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов
«Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на бланках органов государственной власти.
«Герб субъекта РФ» (02) согласно нормативным актам субъектов РФ (законам, уставам, конституциям и т.д.) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ.
«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. В уставе или положении об организации должно быть указано о размещении эмблемы на бланках. Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме того, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».
«Код организации» (04) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен на бланке документа типографским способом.
«Основной государственный номер юридического лица» (05) и «Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет» (06) являются идентифицирующими признаками организации-автора и позволяют установить, что организация — автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.
«Код формы документа» (07) проставляется на документах, составленных на общем бланке, по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД) и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок и является элементом идентификации документа.
«Наименование организации» (08) - реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяющий установить организационно-правовую форму и наименование организации — автора документа.
Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закреплены в учредительных документах. Их помещают ниже полного наименования в скобках.
При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, помещают выше наименования организации. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя организациями и более, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций располагают в соответствии с их рангом. При оформлении документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне.
«Справочные данные об организации» (09) — реквизит, указывающий средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней.
Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Реквизит включает сведения по усмотрению организации: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОК.ПО, код по ОКУД, телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в интернете и т.д.
Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:
¨ наименование адресата;
¨ название улицы, номер дома, номер квартиры;
¨ название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
¨ название области, края, автономного округа (области), республики;
¨ страна (для международных почтовых отправлений);
¨ почтовый индекс.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.
«Наименование вида документа» (10) оформляется в соответствии с ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных документах, кроме писем, и печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА).
На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место (резервируют) под наименованием организации, в бланк конкретного вида документа этот реквизит впечатывается типографским способом.
«Дата документа» и «Регистрационный номер документа » — реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа, устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа, обеспечивают ведение организацией-автором информационно-поисковой и справочной работы.
«Дата официального документа» (11) указывает на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Если авторами документа являются две организации и более, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется цифровым способом — арабскими цифрами в одну строку; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, например: 01.09.2008, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число, например: 2008.09.01.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». В этом случае необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры, например: 05 сентября 2008 г./года.
Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах), датой является дата принятия решения, а не подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных, финансовых документах предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
«Регистрационный номер документа» (12) свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (номером папки, в которую будет подшита копия исходящего документа), индексом должностного лица. Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен сокращением «л/с» (личный состав) или «к» (кадры), для того чтобы различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер, присваиваемый документу в пределах календарного года, а в учебных заведениях — в пределах учебного года.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Ниже представлены примеры регистрационных номеров исходящих писем, проставляемых в бланке для писем:
№ 05-07/84 05 - номер структурного подразделения,
07 — номер дела по номенклатуре,
84 - порядковый номер документа
№ 0М-07/84 ОМ - отдел маркетинга,
07 — номер дела по номенклатуре,
84 — порядковый номер документа
На документах, составленных совместно двумя организациями и более, регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе.
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит указывается только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-за- проса, например: На№ 14от 03.04.2008.
«Место составления или издания документа» (14) указывают только на общем бланке, так как на бланке для писем этот реквизит есть в почтовом адресе организации. Этот реквизит может быть опущен, если он включен в состав наименования организации, например: Московский университет сервиса и туризма, но указывается, если документ составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания является место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения, например:
Москва
или
г. Люберцы Московской обл.
Сокращение «г.» (город) в этом реквизите не ставится при обозначении столиц государств (Москва), а также при написании названий городов, в состав которых входят: «-град» (Зеленоград), «-город» (Новгород) и «-бург» (Петербург).
«Адресат» (Ц) обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Документы адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).
При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО «Строй сервис»
И.Н. Иванову
Адресовании документа руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:
3А0 «Радуга»
Начальнику отдела продаж
С. И. Петрову
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:
Президенту АКБ
«Инвесткредит»
г-ну Прохорову Г.А.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Указанный порядок адресовании распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Директорам общеобразовательных школ
ЮЗАО Москвы
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например:
Директору ОАО «Янтарь»
О.Н. Петрову Мира ул., д. 7,
г. Пермь, 413425
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в государственные учреждения, в вышестоящие организации, а также постоянным корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты с соответствующими адресами.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Беловой Ю.И.
Солдатская ул., д. 1, кв.
г. Химки, Московская обл.,
Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Перечень управленческих документов, на которых гриф утверждения проставляется, приводится ниже: о акты проверок и ревизий, списания оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций; о инструкции-правила: должностные, по документационному обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.; о нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.п.; о отчеты о производственной деятельности, командировках и др.;
о перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения материалов и проч.; о планы производственные, развития, внедрения новой техники; работы выборных коллегиальных органов; о положения об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.; 0 программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.п.;
о расценки на производство работ, оказание услуг и т.д.;
сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использование средств организации, на капитальное строительство и др.;
¨ стандарты государственные, отраслевые, технические условия;
¨ структура и штатная численность организации;
¨ тарифные ставки;
¨ устав организации;
¨ формы унифицированных документов;
¨ штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации.
Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.
При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Заря»
(подпись) А.В. Борисов
06.05.2008
Документ не имеет юридической силы, если дата проставлена не рукой человека, утвердившего документ. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель директора
Завода «Металлист»
(подпись) A.M. Егоров
20.05.2008
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель научного центра «Прогресс»
(подпись) П.Н. Антонов
20.05.2008
В реквизите «Гриф утверждения документа» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Документ может утверждаться посредством издания другого документа (как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (или УТВЕРЖДЕНА, или УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕН инструкция - правила - порядок), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО приказом директора
от 20.06.2008 № 12
«Резолюция» (17) — это поручение руководителя по исполнению документа. Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом повелительного наклонения или неопределенной формы и адресуются подчиненным (инициалы рекомендуется ставить после фамилии). В резолюции указывается, кто будет решать поставленные задачи, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан в документе), подпись руководителя и дата, например:
Панову 0. П.
Прошу рассмотреть и подготовить
ответ до 14.04.2008
(личная подпись, дата)
Поручение по исполнению документа может быть дано одному работнику или нескольким. Ответственным за исполнение документа является специалист, указанный в резолюции первым, например:
Маркову С.Н.
Медведеву Г. Т.
Бокову В. К.
(подпись, дата)
После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии дел. Такие ремарки ориентируют подчиненное лицо на то или иное решение, например:
Артемьевой Е.Ю.
Мы не можем осуществить дополнительные
поставки. Свяжитесь с партнерами
(личная подпись, дата)
Резолюцию на документе пишет руководитель рукописным способом под реквизитом «Адресат». Чтобы выделить резолюцию, ее располагают под углом к линии строки. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.
Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять фамилию чертой исполнителя (исполнителей) от подписи и даты.
Не требуют расшифровки через резолюцию письма-под- тверждения, сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой подписания резолюции, например:
Прохорову В. А
(подпись, дата)
«Заголовок к тексту» (18) позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа).
Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или издания» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках для писем.
На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа и отвечающее на вопросы:
¨ «О чем?» (для писем, приказов);
¨ «Чего?» (для протоколов, актов);
¨ «Кого?» (для должностных инструкций).
Заголовок к тексту содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О создании аттестационной комиссии; О проведении ремонтных работ. Заголовок составляет тот, кто пишет текст документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, в целях экономии места реквизит не указывают.
Заголовок к тексту должен содержать не более пяти строк.
«Отметка о контроле» (19). Реквизит означает, что процесс исполнения документа поставлен на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существуют два вида сроков исполнения документов:
¨ типовой - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
¨ индивидуальный — срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Типовые сроки исполнения документов приводятся ниже:
¨ к указанным в поручении срокам;
¨ при наличии в поручении пометки «срочно» — 3 дня;
¨ при необходимости подготовки по ним приказов — 5—7 дней;
¨ если в поручении есть пометка «оперативно» - 10 дней;
¨ если срок не указан — месяц;
¨ материалы к заседаниям генерального директора — 3 дня или
¨ согласно установленному в них сроку;
¨ письма-поручения и письма-запросы вышестоящих органов, министерств (ведомств), предприятий, учреждений и других организаций — к указанному в них сроку, в течение 10 дней или до 1 месяца, если необходимо согласование с другими организациями или дополнительная проверка;
¨ акт о наличии недостатков — не позднее 10 дней по получении продукции;
¨ ответ на предложение
¨ заключении договора — 10 дней после
¨ получения предложения;
¨ заявка покупателя — не позднее 3 дней после ее получения;
¨ факс граммы, телеграммы, требующие срочного решения, — 2 дня, остальные — в течение 10 дней;
¨ ответ на критические замечания и предложения, содержащиеся в средствах массовой информации, — до 1 месяца; предложения, заявления и жалобы граждан — 1 месяц, не требующие дополнительной проверки и изучения — не позднее 15 дней.
Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит может наноситься ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем поле документа должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.
«Текст документа» (20) — основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.
Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй — излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа составляется на государственном языке РФ, государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов пишутся только на русском языке, если их направляют:
¨ в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
¨ в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
При изготовлении документов на двух страницах и более вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
«Отметка о наличии приложения» (21)тег возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов. Реквизит располагают после текста от границы левого поля.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, его оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, например:
Приложение: Акт сдачи-приемки выполненных работ от 15.09.2008 № 21 на 3 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово «Приложение» независимо от числа прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если приложения сброшюрованы, число листов не указывают, например:
Приложение: 1. Перечень объектов для внедрения системы «Электронная канцелярия» на 2 л. в 2 экз.
2. Техническое пособие на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, указывают:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
При большом числе приложений их, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:
Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается:
Приложение: Письмо ЗАО «Континенталь» от 19.06.2008
№ 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-прило- хения и включает слово «Приложение», его номер (при необходимости), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение 3
к письму ЗАО «Маяк»
от 09.06.2008 №87/03-15
Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу директора ЗАО «Маяк»
от 12.03.2008 №4
Нумерация страниц основного документа и приложения - общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).
*Подпись» (22) - реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяет определить, подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т.е. полномочным принимать решения.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Директор 000 «Агат» (подпись) Н.И.Попов
или
Вице-президент Ассоциации предпринимателей (подпись) Л.П. Скоков
или на бланке
Директор (подпись) Н.И. Попов
При оформлении документа на бланке должностного лиц должность лица, подписавшего документ, не указывают.
Если документ подписывает несколько должностных ли1 одной организации, их подписи располагают одну под другой последовательности, соответствующей занимаемой должно сти, например:
Директор (подпись) К.Т.Морозов
Главный бухгалтер (подпись) Г.И. Фролова
Документ, подготовленный двумя организациями, состав ляется не на бланке, и его подписывают руководители обей организаций. При подписании документа несколькими лица ми равных должностей реквизит «Подпись» располагают н одном уровне, например:
Директор ЗАО «Орион» Директор ООО «Звезда»
(подпись) И.И. Иванов (подпись) П.П. Петров
Документы коллегиального органа подписывают председа тель этого органа и секретарь, например:
Председатель собрания (подпись) К.Т.Лапшин
Секретарь собрания (подпись) О.Д.Соколова
В документах, составленных комиссией, указывают и должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности составе комиссии в соответствии с установленным распредели нием обязанностей. При этом фамилии членов комиссии ра< полагают в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии (подпись) Ю.В.Гришин
Члены комиссии (подпись) Р.Г. Карпове
(подпись) А.П. Сидоров
Подпись располагается после текста документа (на посте: ней странице) или после отметки о наличии приложения. В не обходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично и после текста.
Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально его подписывает другой работник (например, заместитель руководителя), запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности, так как документ может потерять юридическую силу. В таком случае следует обязательно внести изменение в реквизит «подпись»: напечатать фактическую должность и фамилию лица, подписывающего документ.
Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. В инструкции должно быть точно установлено, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя организации или его заместителей при необходимости разрешается использовать, например, для подписания приглашений, извещений, справок, на копиях подписанных в установленном порядке документов. Запрещается использовать факсимиле при оформлении подлинников документов.
Разрешение на изготовление факсимиле — штампа с факсимильным воспроизведением подписи - дает только руководитель организации в приказе, где указывается, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись.
Согласование проекта документа со специалистами соответствующего профиля — процедура, сопровождающая подготовку почти каждого документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.
Согласование может быть внутренним или внешним. При внутреннем согласовании (визировании) оценку содержания проекта документа дают специалисты (работники) организации-автора. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру предприятия.
«Гриф согласования» (23) служит для оформления внешнего согласования проекта документа в виде единичного грифа, листа согласования, содержащего несколько грифов, справки согласования или протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
НИИ статистики
(подпись) А.Б. Ветров
05.05.2008
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Совета директоров ЗАО «Маяк»
от 05.05.2008 № 10
При оформлении листа согласования на документе делают отметку: «Лист согласования прилагается».
Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписи руководителя.
«Визирование» (24) является основой для принятия управленческого решения и проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Можно сказать, что виза — это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Процедура визирования осуществляется в такой последовательности:
¨ исполнитель (автор текста) визирует первым — в подтверждение того, что он несет ответственность за качество документа;
¨ его руководитель (непосредственный начальник); ру
¨ ководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа; заместитель руководителя организации, в подчинении которого находится структурное подразделение исполнителя;
¨ другие заместители руководителя организации.
Должностные ранги лиц, визирующих проект документа, зсегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.
Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые должны оценивать (визировать) проект того или •!Н0Г0 документа. Для этой цели применяют Табель форм документов, поскольку он содержит сведения об основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную форму.
Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап визирования, после чего проект документа передается в секретариат (службу ДОУ) — на третий этап.
Виза согласования включает в себя должность визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования, например:
Руководитель службы снабжения
(подпись) С.С. Серов
10.05.2008
Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник транспортного отдела
(подпись) J1.B. Белов
10.05.2008
Процесс принятия решения — «внутреннее дело» организации. Получателя документа (адресата), как правило, не ознакомляют с технологией принятия решения, поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например, в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если письмо будет отправлено по факсу, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т.е. на той стороне л иста, которую факсимильный аппарат «не считывает». На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования).
По усмотрению руководителя и в соответствии с инструкцией по делопроизводству (положением о документационном обеспечении управления) допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения.
Реквизит «Визирование» используется также при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, должностной инструкцией, протоколом) ознакомлен».
Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:
С актом ознакомлен.
(подпись) В.Н. Белое
12.05.2008
Виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:
С приказом ознакомлен. Начальник отдела кадров (подпись) А.С. Тихонов
01.04.2008
«Оттиск печати» (25) — реквизит, придающий документу юридическую силу.
Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы.
Оттиск печати обязателен не на всех документах. Оттиск заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Список документов, на которых проставляется печать, приводится ниже:
¨ акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.;
¨ архивные справки; о архивные копии;
¨ доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.п.;
¨ договоры о материальной ответственности, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, оказании услуг и др.;
¨ задания на капитальное строительство, технические работы и т.п.;
¨ заключения и отзывы;
¨ заявления на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.; о исполнительные листы; о командировочные удостоверения;
¨ нормы расхода;
¨ образцы подписей работников, имеющих право совершения
¨ финансово-хозяйственных операций;
¨ письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.п.;
¨ поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные, в банк, на получение и перевод валюты и проч.; о положения об организациях;
¨ представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, знаками, грамотами, премиями и т.д.);
¨ реестры чеков, бюджетных поручений, предоставляемые в банк;
¨ о сметы расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.;
¨ соглашения;
¨ справки лимитные, справки о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на заработную плату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.п.;
¨ титульные списки; о удостоверения;
¨ уставы организаций; о штатные расписания.
В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях— печать организации. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация, руководствуясь действующим законодательством и другими нормативными актами, должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать. Если в организации используются две печати, необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).
Генеральный директор
(подпись)
И.О. Фамилия
На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности на специально отведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.».
«Отметка о заверении копии» (26) проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику. Этот реквизит ставится ниже реквизита «Подпись» и включает в себя: за- верительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись) А.П. Кедрова
20.05.2008
При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче ее на руки завершительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.).
В упрощенном виде, т.е. без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
«Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с целью получения дополнительной информации, указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем, и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
О.Г. Романова
123 4567
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:
¨ ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;
¨ номер дела, в котором будет храниться документ;
¨ личную подпись;
¨ дату подписания.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
Отправлен факс от 10.06.2008
В дело № 01-05
Подпись
11.06.2008
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнении документа фиксируется как в электронной, регистрационной, так и контрольной карточках.
«Отметка о поступлении документа в организацию» (29) проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или резинового штемпеля. Содержит наименование организации-получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по журналу входящих документов, например:
000 «Турист»
«______»________________ 20___г.
Вх. №
В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
«Идентификатор электронной копии документа» (30) предназначен для автоматического поиска и контроля информации.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:
LETTER 31.DOC
(Letter - вид документа, 31 - порядковый номер письма)
По непонятным причинам в последней редакции ГОСТа (в 2003 г.) исчез реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу.
В соответствии с Законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация ограниченного доступа подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию. Последние помечались грифом «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «КТ» (коммерческая тайна) и т.п. Гриф ограничения доступа к документу при необходимости мог дополняться номером экземпляра документа. Реквизит наносился без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, например:
Конфиденциально. Экз. 2
Постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 №35 был введен Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия». Данный перечень вводится специальным приказом директора в виде приложения к приказу. Работники предприятия должны под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Допущенные к конфиденциальным сведениям и документам работники, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.
Документы по организации защиты коммерческой тайны даны в приложении 1.
– Конец работы –
Эта тема принадлежит разделу:
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ... Обеспечение управления... В социально культурном...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Оформление реквизитов документов
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Твитнуть |
Новости и инфо для студентов