Організація та документальне оформлення оптових закупівель

 

Оптові закупівлі товарів є основою комерційної діяльності оптових торгових підприємств, мета яких полягає в забезпеченні планомірного і безперебійного за­безпечення товарами роздрібної торговельної мережі. Операції оптових закупівель товарів властиві не тільки оптовим підприємствам, їх здійс­нюють також і роздрібні торговельні підприємства (див. п. 6).

Оптові закупівлі— це придбання товарів великими партіями з метою їх подальшого перепродажу. Ухвалення комерційного рішення щодо оптових закупі­вель товарів констатує наявність ринкової потреби в певних товарах, передбачає відбір конкретних товарів і їх постачальників з числа наявних на ринку і забезпечує реальне просування товарів зі сфери виробництва до сфери обігу.

B умовах глибокого суспільного розподілу праці оптові закупівлі товарів забез­печують розміщення замовлень торгівлі виробництву на виготовлення і постачання товарів, необхідних для задоволення попиту населення на товари народного спожи­вання. Тому їх результатом визначається обсяг і структура споживання товарів та якість основних процесів суспільного відтворення. Адже оптові закупівлі опосере­дковують, з одного боку, вплив торгівлі на виробництво щодо визначення його об­сягів, удосконалення асортименту і підвищення якості товарів, а з другого — вплив на роздрібну торгівлю щодо формування нею торгового асортименту, розширення реалізації, поліпшення організації торговельного обслуговування і, нарешті, на під­вищення рівня задоволення матеріальних і культурних потреб населення.

Для виробників товарів та послуг оптові закупівлі є гарантією їх збуту і відпо­відно гарантією забезпечення безперервності виробництва, забезпечення ефектив­ного функціонування підприємств. Для підприємств торгівлі вони є гарантією своєчасного надходження товарів для досягнення власної мети, а для всіх учасників товаропросування — гарантією виживання в умовах ринкової конкуренції.

Організація оптових закупівель— це комплекс взаємозв'язаних управлінських і комерційних рішень та торгових операцій, виконанням яких забезпечується виявлення і вивчення попиту споживачів відповідно до потреб суспільства, надання й узгодження з постачальниками замовлень на виробництво і постачання товарів, укладання догово­рів постачання з метою визначення порядку і механізму виконання замовлень та конт­роль за надходженням товарів і додержанням сторонами умов договору (Апопій, 2005).

Оптовий продаж і закупівля товарів може здійснюватися в різних організаційних формах, їх можна умовно поді­лити на три основні групи:

1) купівля-продаж з укладанням договорів поставки здійснюється під час індивідуальних зустрічей (письмового, елект­ронного, по телефону обміну інформацією) представників постачальників (товаровиробника або оптового посеред­ника) і оптових покупців, зокрема, суб'єктів роздрібної торгівлі;

2) купівля-продаж здійснюється під час відвідування оптовим покупцем або його представником складу-магазину оптового посередника, що реалізує товари на принципах само­обслуговування, за готівку, без їх доставки («самовивіз»), отже і без укладання договорів поставки;

3) купівля-продаж здійснюється на спеціально організованих комерційних ринкових заходах – на оптових ярмарках, торгово-промислових виставках, товарних біржах і аук­ціонах, де господарські зв'язки, що встановлюються між продавцями і покупцями, документально оформлюються.

B організації оптових закупівель, як правило, виокремлюють шість етапів.

1) вивчення попиту споживачів;

2) розроблення оперативного плану оптових закупівель;

3) обґрунтування вибору постачальника;

4) ухвалення рішення щодо закупівлі і постачання товарів;

5) налагодження оперативного контролю за виконанням укладених договорів;

6) встановлення економічної ефективності оптових закупівель.

Охарактеризуємо кожен з етапів і визначимо зміст робіт, що виконуються.

1 Вихідним етапом оптових закупівель є вивчення попиту споживачів. При­дбання товарів без урахування попиту споживачів призводить до сповільнення то­варообігу, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, а в ре­зультаті – до погіршання фінансового стану підприємств. Тому на даному етапі підприємства здійснюють діагностику ринку з метою уточнення своєї маркетинго­вої стратегії та інформаційного забезпечення закупівельної діяльності. Вивчення ринку товарів передбачає систематичний збір, обробку, аналіз і оцінку інформації про розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції, можливості конкурентів тощо.

2 Оперативний план оптових закупівель розробляється з ураху­ванням виявленої потреби в асортименті, кількості і якості товарів. При цьому вихо­дять з того, що обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлі, мають відповідати обсягу, асортиментові і динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів і бути орієнтованими на постійне оновлення асортименту з урахуван­ням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

У свою чергу розроблення плану оптових закупівель здійснюється в два етапи:

1 Визначається потреба в оптових закупівлях товарів, тобто складається план надходження товарів на підприємство. Надходження товарів на підприємство має забезпечити рівномірне і ритмічне виконання договорів поста­чання товарів оптовим покупцям в асортименті і нормалізацію товарних запасів, необхідних для забезпечення безперебійної торгівлі. План надходження товарів розробляється для кожної товарної групи на плановий період (рік, квартал). Результати оформляються у вигляді табл. 5.1.

 

Таблиця 5.1 – Форма плану надходження товарів на оптову базу

 

План надходження товарів нa оптову базу

нa квартал 200_p.

 

Найменування товарних груп	План товарообігу	Запаси	План надходження
початкові	кінцеві

 

Найбільш складним завданням під час розроблення плану надходження товарів на підприємство є визначення плану продажу товарів. Основою для його визна­чення на підприємствах оптової торгівлі є замовлення роздрібних підпри­ємств та інших споживачів зони діяльності бази, укладені з ними договори на постачання товарів ї специфікації до них, можливості підприємства щодо закупівлі товарів. Дуже часто при розробленні плану надходження товарів оптові підприємс­тва ще не мають портфеля замовлень, тому вони використовують для розрахунків прогнози розвитку попиту на певні товари.

2 Складається план оптових закупівель товарів. Якщо план над­ходження товарів покликаний визначити, які товари і в якій кількості треба закупи­ти, то план закупівель має містити вказівки щодо джерел цих закупівель, строки їх здійснення та відповідальних за проведення закупівель. Даний план складається за формою табл. 5.2.

 

Таблиця 5.2 – Форма плану оптових закупівель

 

План оптових закупівель базою нa 200_p.

 

Найменування товарних труп	Найменування джерел закупівель	Сума	Відповідаль-ний за закупівлю		Строки
подання замов-лення	укла-дання догово-ру	уточ-нення специ-фікації

 

При розробленні плану оптових закупівель товарів важливе значення має досяг­нення точки беззбитковості закупівель товарів за окремими товарними групами і від кожного постачальника.

Точка беззбитковості закупівель — такий обсяг закупівель товарів у і-го по­стачальника, при якому сума валового доходу від реалізації даних товарів по­криває суму поточних витрат.

План оптових закупівель затверджуються керівником підприємства або началь­ником комерційного відділу.

3 B умовах наявності на ринку значної кількості постачальників важливе значення має обґрунтування вибору конкретного, найбільш придатного постачальника. Раціонально закупити товари — значить придбати їх у необхідній кількості, потрібної якості, у необхідний час, у надійного постачальника і за прийн­ятною ціною.

При обґрунтуванні вибору конкретних постачальників велике значення має ін­формація про стан портфеля замовлень постачальника. Портфель замовлень, наяв­ний в окремій фірмі, визначається вартістю всіх замовлень на визначений час. Ін­формація про зниження портфеля замовлень у постачальника може бути використана покупцем для одержання пільгових умов постачання, розрахунків і одержання додаткових знижок.

Оптові підприємства можуть закуповувати товари із різних джерел, якими є:

– промислові і сільськогосподарські підприємства, місцева промисловість, індивідуальні виробництва;

– оптово-посередницькі структури;

– іноземні фірми і компанії.

Джерела товарного забезпечення визначаються виходячи зі структури конкрет­ного ринку товарів, контингенту покупців, обсягу й асортименту товарів, товаро­обігу і фінансових можливостей оптового торгового підприємства.

Вибір конкретних постачальників товарів здійснюється в тому разі, коли серед них немає монополії. 3 цією метою складається список можливих постачальників кожного виду товарів. Джерелом інформації для складання списку постачальників є вивчення ринку товарів.

Кількість постачальників, які братимуть участь у поставках кожного виду това­ру, залежить від необхідної кількості товарів та кон'юнктури ринку. Ці питання по­винні вирішуватися комерційною службою підприємств. Якщо підприємство заку­повує товари в одного постачальника, то можна налагодити тісні ділові контакти й установити взаємовигідні форми ділових відносин, пов'язаних з наданням спожи­вачам знижок з ціни і додатковими формами обслуговування. Однак при цьому значно зростає ймовірність зриву поставок товарів (навіть з незалежних від поста­чальника причин).

Коли постачальників багато, то вибір найбільш придатного з них здійснюється за найбільш суттєвими критеріями: ціна одиниці товару; якість товарів; віддаленість постачальника; періодичність постачання; комплексність поставки; форми доставки; фінансові умови; гарантії та ін.

Критерії вибору постачальників можуть бути доповнені й іншими специфіч­ними для конкретного покупця критеріями.

Можливість установлення контактів з постачальниками, як правило, визначається для кожної товарної групи (чи товару). Для цього попередньо за окремими групами розрахо­вують мінімальний товарообіг як добуток мінімальної норми відвантаження товару, який поставляється і-м підприємством-постачальником (N_i) та мінімально допустимої частоти завезення товару від і-го постачальника (t_i). Враховуючи те, що однойменні товари можуть надходити від кількох постача­льників, а обсяги поставок від різних постачальників завжди будуть різними, треба стежити, щоб зберігалися умови нерівності

 

(5.7)

 

де O_i - обсяг постачання товару від і-го постачальника.

4 Ухвалення рішення щодо закупівлі і постачання товарів передбачає розроблення проектів текстів договорів з по­стачальниками, укладення договорів і контрактів з ними, розроблення специфікацій до договорів, підготовку та подання постачальникам рознарядок на відвантаження то­варів. При розробці проектів текстів договорів і їх укладанні виходять з того, що оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання в оптимальному режимі.

Товари можуть по­ставлятися суб'єктами роздрібної торгівлі на умовах консиг­нації. Існує три види консигнації:

1) безповоротна;

2) частково поворотна;

3) поворотна.

Безповоротна консигнація означає, що якщо якусь час­тину товарів, поставлену на умовах консигнації, не буде реа­лізовано консигнатором (роздрібним торговцем), то він зобов'я­заний купити їх у консигнанта (постачальника – власника товару).

Частково поворотна консигнація має місце, коли консиг­натор бере на себе зобов'язання реалізувати товари на певну частину суми, а товари на решту суми, якщо він їх не зможе реалізувати, треба повернути консигнанту.

Поворотна консигнація означає, що всі нереалізовані товари підлягають поверненню консигнанту. За згодою партнерів мож­на продовжити строк консигнації, або консигнант зробить на ці товари знижку. При вирішенні цього питання порівнюються розміри знижки з витратами на повернення товарів. Як правило, витрати на повернення товарів партнери розподіляють порівну, оскільки обидві сторони певною мірою можуть бути винними: консигнант-виробник виготував неконкурентоспроможний товар або поставив більше, ніж обсяг попиту на нього, а консигнатор доклав недостатньо зусиль, щоб його реалізувати (Голошубова, 2004).

Рішення про налагодження зв'язків з постачальником і укладення дого­вору приймається, як правило, в три етапи.

Ha першому emani збирають і всебічно аналізують інформацію про передбачу­ваного партнера. При цьому з'ясовується: чи існує він реально, який обсяг має його статутна діяльність, яке його фінансове становище, основні риси його ділового ре­номе, здійснюється перевірка повноважень представника партнера, на якого покла­дено обов'язки вести переговори.

Особливі труднощі на першому етапі виникають під час збирання інформації про передбачуваного партнера. 3 цією метою слід звернутися до органів державної реєстрації підприємств, податкових адміністрацій, до конкурентів, спеціальних іно­земних фірм, які дають інформацію про суб'єктів.

На другому етапі розробляють (аналізують) проекти текстів договорів.

Під час розроблення (аналізу) проектів текстів договорів особлива увага повинна бути звернена:

– на законність кожного положення договору;

– урахування традицій ринку;

– уникнення повторення колишніх помилок;

– уникнення спроб вирішення власних проблем за рахунок партнерів;

– поєднання санкцій щодо партнерів із заходами стимулювання.

Здійснення ділового листування з метою врегулювання розбіжностей і підписан­ня текстів договорів проводиться на третьому етапі. Укладення договору відбу­вається за певними стадіями – пропозицією укласти договір (оферти) і прийняття цієї пропозиції (акцепту). Відповідно до сторони, яка зробила пропозицію, називається оферентом, а сторона, яка прийняла пропозицію, — акцептантом. Пропозиція має містити вказівки на суттєві умови майбутнього договору і бути звернена до певної особи. Оферта може бути зроблена усно чи письмово із зазначенням терміну для відповіді чи без зазначення терміну.

Розрізняють тверду та вільну оферти. Тверда оферта– це письмова пропозиція на укладання договору (контракту), що була надіслана оферентом одному потенційному покупцеві із зазначенням строку, протягом якого продавець є зв'язаним своєю пропозицією і не може зробити аналогічну пропозицію іншому покупцеві.

Вільна оферта– це письмова пропозиція на укладення договору (контракту), що була надіслана на адресу декількох потенційних покупців. Вільна оферта порівняно з твердою менш вигідна покупцеві, бо у нього немає впевненості у тому, що, коли він надішле контроферту, з ним буде укладено договір і він отримає товар, між тим як час для вигідної закупівлі товару в іншому місці може бути втрачено. При вільній оферті продавець акцептує контроферту того покупця, яку він раніше одержав, або покупця, з яким він воліє укласти договір (контракт).

Якщо оферта включає необхідний мінімум умов (найме­нування товару, його кількість, асортимент, якість, ціна), то при підтвердженні умов акцептантом (потенційним покупцем) договір (контракт) вважатиметься укладеним на цих умовах.

Додаткові умови, якщо це потрібно, узгоджуються окремо. У тих випадках, коли оферент має типовий договір (конт­ракт), розроблений акцептантом, і він з ним згоден, в оферті можна посилатися на типовий контракт, зокрема відносно тих умов, які відсутні в оферті.

Оферта може бути складена на типографському бланку ти­пового контракту оферента, в який вписано конкретні умови його виконання (Голошубова, 2004).

Коли пропозицію укласти договір зроблено із зазначенням терміну для відпові­ді, договір вважається укладеним, якщо особа, котра зробила пропозицію, отримала від іншої сторони відповідь про прийняття пропозиції протягом цього терміну.

При усній пропозиції укласти договір без зазначення терміну він вважається укладеним, якщо інша сторона негайно заявила про свою згоду. Коли ж така про­позиція зроблена в письмовій формі, договір вважається укладеним, якщо відповідь про прийняття пропозиції отримана протягом нормально необхідного для цього ча­су, наприклад періоду проходження листа «туди і назад».

При укладенні договорів між сторонами можуть виникнути розбіжності за окремими умовами договору. Існує спеціальний порядок розгляду заперечень по тексту договору, установлений ст. 10 „Досудове врегулювання розбіжностей, що виникають під час укладання господарських договорів” Господарського проце­суального кодексу України від 06.11.1991 р. №1798- XII.

Якщо розбіжності остаточно не вдалося вирішити, то договір вважається неукладеним.

Під час укладення договорів керуються такими основними правилами:

1) ухвалення комерційного рішення щодо укладення договору постачання пе­редбачає узгодження волі щонайменше двох (а інколи і більше) сторін, і не варто економити на папері. Договір – це обов'язкова програма господарської взаємодії не менше двох сторін, і в ній немає дрібниць, тому всі вони повинні знайти відображення в ньому;

2) комерція – це політика компромісів. Комерсанти мусять уміти вести переговори при укладанні договорів, ставити умови, від яких пізніше можна буде відступити, не втрачаючи основних вигод від передбачуваного співробіт­ництва;

3) договір – це правовий акт, що забезпечує правовий захист інтересів сторін, а значить, потребує творчого поєднання використання законодавчої бази і принципу: дозволено все, що не заборонено законом;

4) договір приречений на поразку, якщо він не орієнтований на перспективу, на закріплення ділового співробітництва з партнером на все життя; у комерції немає постійних партнерів, у ній є лише постійний інтерес.

У загальному розумінні договором вважають домовленість двох або більше сторін, спрямовану на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Договір виконує такі функції:

1) закріплює юридичні відносини між партнерами;

2) установлює порядок і способи виконання зобов'язань;

3) передбачає способи захисту забезпечення зобов'язань.

Під час поставок товарів відносини сторін, як правило, ре­гулюються договором поставки товарів.

Договір поставки передбачаєзобо­в'язання однієї сторони – продавця (постачальника), що здійснює підприєм­ницьку діяльність, передати (поставити) в установлені строки (строк) у власність іншій стороні – покупцеві товар (товари), а покупець зобов'язується прийняти зазначений товар (товари) і сплатити за нього певну грошову суму.

Договір поставки укладається на розсуд сторін або від­повідно до державного замовлення (див. п. 7). У разі, якщо законодавством не врегульовано умови здійснен­ня поставки товарів, застосовуються правила цивільного законодавства про договір купівлі-продажу.

Сторонами договору пос­тавки можуть бути:

– юридичні особи, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані у встановленому законом порядку;

– громадяни України, іноземці та особи без громадянства, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані відповідно до закону як підприємці;

– філії, представництва, інші відокремлені підрозділи господарських організацій (структурні одиниці), утворені ними для здійснення господарської діяльності.

У зміст договору поставки повинні входити такі основні розділи:

1) преамбула;

2) предмет договору (найменування товару, кількість, асор­тимент, номери та індекси стандартів, технічних умов або іншої документації про якість товарів, їх комплектність);

3) ціни на товари і загальна сума договору;

4) загальний строк дії договору і строки поставки товарів;

5) вимоги до тари й упаковки;

6) порядок відвантаження, доставки і здавання товарів;

7) порядок розрахунків;

8) умови страхування;

9) відповідальність сторін (санкції) за невиконання своїх зобов'язань;

10) порядок вирішення спірних питань (арбітраж) та ін.

При поставці товарів різноманітного асортименту (за видами, марками, типами та ін.) до договору додається специфікація, вякій обумовлюється кількість товарів у розгорнутому асорти­менті з визначенням термінів їх поставки. Відповідно до Гос­подарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV договір поставки може бути укладений на один рік, на строк більше одного року (довго­строковий договір) або на інший строк, визначений угодою сторін. Якщо в договорі строк його дії не визначено, він вва­жається укладеним на один рік.

Строки поставки встановлюються в договорі з урахуванням необхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів споживачам. Якщо в довгостроковому договорі обсяг поставки визначено лише на рік або на менший строк, у договорі повинен бути передбачений порядок погодження сторонами строків поставки на наступні періоди до закінчення строку дії дого­вору. Якщо такий порядок не передбачено, договір вважається укладеним на один рік.

У разі, якщо сторонами передбачено поставку товарів окре­мими партіями, строком (періодом) поставки споживчих товарів є, як правило, місяць. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо).

У договорі поставки за згодою сторін може бути передбачено порядок відвантаження товарів будь-яким видом транспорту, а також відбір товарів покупцем; відвантаження товарів вантажовідправником (виготовлювачем), що не є постачаль­ником, та одержання товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплату товарів платником, що не є покупцем; порядок поставки недо­одержаної покупцем у встановлений строк кількості товарів.

Договір вважається укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї зі сторін має бути досягнуто згоди (Апопій, 2005).

5 Важливе значення в організації оптових закупівель відіграє налагодження оперативного контролю за виконанням укладених договорів, який передбачає одержання товарів, їх приймання та оплату, організацію складської пе­реробки товарів. Особливу увагу при цьому звертають на виконання постачальни­ками своїх зобов'язань за договорами в повному обсязі, застосування заходів впли­ву до недбайливих постачальників.

6 Економічна ефективність оптових закупівель є підставою для удосконалення організації закупівель товарів у май­бутньому. Вона визначається зіставленням доходів від реалізації товарів і витрат обігу. Детальний аналіз витрат обігу, пов'язаних із закупівлями товарів, дозволяє підвищити рівень прибутковості торговельної діяльності.