Информатизация деятельности юридической фирмы

Оглавление Введение. С ростом размера компании перед руководством встает вопрос о систематизации и создании механизма распространения и архивации электронных документов.Учитывая современное техническое развитие, наиболее оптимальным, является разработка базы данных типа Электронный архив документов . Актуальность темы обусловлена тем, что в юридической деятельности, как и во многих других видах деятельности, огромную роль играет совершенствование методов передачи, получения, хранения и переработки информации.

Важным элементом в юридической деятельности является сбор и обработка статистической информации, создание и ведение баз данных, а также использование консультационных систем. Для этого используются современные компьютерные технологии, которые помогают автоматизировать обращение конечных пользователей к единой базе документов и повышают уровень управления как отдельными управлениями и отделами, так и организацией в целом.В дипломной работе представлена разработка базы данных электронного архива документов Юридическое управление . Объектом исследования в моей дипломной работе будет являться юридическое управление АО Народный Банк Казахстана . Предметом исследования станет оптимизация методов хранения электронных документов внутри юридического отдела банка.

Целью дипломной работы является разработка базы данных электронного архива документов - Юридическое управление для юридического управления банка. Данная система должна упростить процесс хранения и архивации электронных документов и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях.

Задачи дипломной работы ? Проанализировать основные методы построения электронных архивов документов ? Выполнить анализ компонентов электронных архивов документов, уточннить технические методы реализации электронных архивов документов ? Выбрать язык программирования для разработки базы данных электронного архива документов ? Спроектировать базу данных электронного архива документов ? Разработать базу данных электронного архива документов для юридического управления АО Народный Банк Казахстана Юридическое управление ? Обосновать экономическую эффективность внедрения электронного архива документов, внутри юридического управления банка.

Структура дипломной работы В первой главе исследованы понятия Электронный архив документов произведен анализ деятельности юридического управления Народного Банка Казахстана описан предмет исследования дипломной работы и, осуществлена постановка решаемой в дипломной работе задачи, с обязательным выводом по главе.

Во второй главе описана технология разработки программного продукта Юридическое управление , который является малой частью общего процесса информатизации деятельности АО Народный Банк Казахстана Описаны причины выбранного языка программирования, и методы проектирования систем типа Электронный архив документов , и программы Юридическое управление , позволяющей управлять массивами данных в этом архиве.Также во второй главе мною были описаны результаты тестирования разработанной программной части.

Сделаны итоговые выводы по главе.В четвертой главе дано экономическое обоснование эффективности реализации проекта. 1. Исследование методов построения базы данных электронного архива документов Компьютеризацию человеческой деятельности в целом можно считать наиболее значимой особенностью, характеризующей научно-технический прогресс всего человечества второй половины ХХ века. Под термином компьютеризация скрываются множество различных определений.

Но если взять из них из них самое основное, то можно сделать вывод, что под этим термином понимается широкое внедрение в нашу повседневную жизнь компьютерной техники, специального программного обеспечения и математических методов. Все это применяется для сбора, хранения и переработки информации, для наиболее эффективного процесса обучения, а так же для получения различного рода информационных и вычислительных услуг.Сегодня практически нет такого вида человеческой деятельности, где бы в той или иной мере не использовались компьютеры.

Если говорить непосредственно о юридической деятельности, то с приходом новых информационных технологий она значительно рационализировалась. В юридической деятельности, как и во многих других видах деятельности, огромную роль играет совершенствование методов передачи, получения, хранения и переработки информации.При этом исключительное многообразие задач, возникающих в юридической практике, позволяет задействовать весь спектр информационных технологий от обычных текстовых редакторов до автоматизированных информационных систем и систем-консультантов , которые могут синтезировать определенный ответ после введения некоторых параметров . Математические методы начали использоваться в юридической деятельности еще задолго до появления компьютеров.

Их использование было определено несколькими обстоятельствами во-первых, при использовании компьютеров повышается точность и объективность результатов исследований, на основании которых принимаются какие-либо важные решения, а, во-вторых, они обеспечивают полноту и всесторонность исследования. Важным элементом в юридической деятельности является сбор статистической информации.

Обработка этой информации связана с объединением данных, их группировкой, сортировкой и анализом полученных денных.Статистический анализ включает в себя определение средних значений, построение графиков и гистограмм, нахождение функциональных зависимостей и т.п. В качестве примеров можно привести расчеты, связанные с обработкой анкет при проведении социально-правовых исследований. Для достоверности решения задач такого типа большое значение имеют способ сбора статистических данных и способ их ввода в вычислительную систему.

Обычно ввод данных требует значительных затрат времени, но автоматизация обработки собранных данных приводит в конечном итоге не только к его компенсации, но и обеспечивает достоверность получаемых результатов.

Огромную роль в юридической деятельности играет создание баз данных. База данных представляет собой определенное количество сведений. Для того, чтобы этими сведениями воспользоваться необходима система управления базами данных СУБД. На сегодняшний день существует довольно много различных СУБД. Их использование определяется, прежде всего, наличием удобного интерфейса и легкого ориентирования в том или ином массиве данных.Поэтому предпочтение той или иной СУБД является довольно субъективным.

Большая часть СУБД предназначена для пользователей, не имеющих знаний в области программирования. Важно отметить, что СУБД обрабатывает однотипные данные, которые заранее структурированы и формализованы пользователем. Оригинальным примером информационных систем в юридической деятельности являются так называемые консультационные системы. Они предназначены для моделирования правовых рассуждений на основе введенных данных.Также наблюдается небывалый подъем комплексной компьютеризации корпораций и целых отраслей, причем первостепенная роль отводится построению автоматизированных систем документооборота и делопроизводства.

Однако с течением времени оказалось, что внедрив мощные системы управления электронными документами, многие корпорации не получили ожидаемого эффекта. В чем причина? Огромное количество - до 80 - оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях и складируется в пыльных библиотеках или архивах.Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций.

Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива КЭА , которая пока еще достаточно нова, а ее реализация требует определенной смелости заказчика и ставит непростые задачи перед системными интеграторами. 28 В настоящее время в Казахстане используются разные информационные системы в организациях.Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации документооборота и управления архивами документов, представлены в приложении 1. 1.1. Основные концепции построения электронных архивов документов Формально корпоративный электронный архив можно определить как комплекс аппаратно-программных средств и технологий создания архива масштаба отрасли или предприятия документов в электронном виде. Цель создания ЭАД электронного архива документов состоит в обеспечении оперативного и полноценного доступа ко всем хранящимся и поступающим документам.

Для этого требуется решить две основные задачи ввести массив имеющихся в архиве документов и обеспечить возможность оперативного полнотекстового доступа к электронным документам.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации.Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода и соответствующие русифицированные программные средства.

Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск неструктурированной информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов - в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной.Перечислим основные функции ЭАД ? Сканирование ? Распознавание и корректировка ошибок ? Индексирование документов ? Быстрый поиск и отображение документов ? Анализ документов ? Управление функционированием системы Для реализации данных функций в ЭАД должны быть подсистемы ввода, хранения, индексирования, поиска и отображения информации, анализа, управления потоками, администрирования и научно-технического сопровождения.

Определение ЭАД лежит на стыке понятий современных автоматизированных систем управления документооборотом СУД и информационных хранилищ данных - DataWarehouse ИХД . Специфика внедрения системы электронного архивирования состоит в том, что, прежде всего необходимо ввести в базу данных системы полный объем документов.

Так как это чрезвычайно длительный и трудоемкий процесс, то он требует максимальной автоматизации - отстранения оператора от любого участия в процессе ввода, распознавания, корректировки и индексирования документов. С этим связана вторая специфическая черта ЭАД - обеспечение полнотекстового поиска.Построение и поддержка системы атрибутивного поиска - характерного для систем управления документооборотом оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Приведем следующий расчет. Допустим, бумажный архив насчитывает 50 млн. документов. На проверку одного распознанного документа, классификацию-рубрикацию, ввод атрибутов оператор в среднем тратит две минуты.Следовательно, для ввода всех документов в режиме стандартной рабочей недели потребуется 1112 лет. С другой стороны, при автоматическом вводе документов, основным узким звеном системы будет производительность сканеров и мощность сервера, выполняющего распознавание и индексирование.

С учетом оптимизации потоков подсистемы ввода, можно ожидать, что аналогичный объем будет полностью введен за 5-15 лет - т. е. еще при жизни оператора.Что касается ИХД, то в ЭАД также обрабатываются объемы данных порядка нескольких терабайт, структура базы данных системы ориентирована на объекты, а не на процессы, архивные данные инвариантны - их истинность не зависит от времени - стабильны - не удаляются и не модифицируются.

Отличие состоит в том, что в ИХД данные имеют интегральный вид - получены из множества разнотипных СУБД и файловых систем. В ЭАД, как правило, утверждается единая технология ввода документов.Однако следует оговориться, на практике ряд архивов уже имеет определенные наработки либо в организации документооборота, либо в автоматизации каталогов, описей и специфичных картотек. Естественно, на первом этапе имеющиеся базы данных интегрируются в электронный архив.

Другой отличительной и важной особенностью ЭАД является то, что он включает как средства оперативного поиска информации On-line Time Processing - OLTP , так и средства оперативного анализа информации On-line Analyze Processing - OLAP , которые являются основой ИХД. Компоненты электронного архива документов Теперь, рассмотрев основные функции ЭАД, определим его ключевые программно-аппаратные компоненты.Сначала перечислим основные аппаратные средства потоковые сканеры, обеспечивающие надежный высокопроизводительный ввод бумажных материалов низкого качества 40 стр. мин и более высокопроизводительные масштабируемые серверы, обеспечивающие параллельную обработку запросов высокопроизводительная 100 Мбит c и более вычислительная сеть, ориентированная на много-потоковый ввод и обработку графических документов RAID-массивы, обеспечивающие высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы автоматические библиотеки компакт- или магнитооптических дисков, обеспечивающих долговременное хранение огромных массивов информации, средства переноса данных на компакт- или магнитооптические диски средства резервного копирования на магнитную ленту рабочие места - клиенты, ориентированные на обработку графической информации рабочие места разработчиков конкретных приложений системы обеспечения безаварийного питания принтеры и модемы.

Системные программные средства включают операционную сетевую среду обычно Unix-сервер, NT - клиент , ориентированную на мульти-потоковую обработку в сети и сертифицированную по безопасности СУБД, ориентированную на обработку сверхбольших массивов данных средства отображения и обработки данных.

И наконец, самое важное - специальные программные средства средства распознавания русскоязычных текстов средства разработки и оптимизации запросов средства полнотекстового индексирования и поиска информации средства анализа информации. 1.2. Методы построения электронных архивов документов В целом, технология полнотекстового электронного архива представлена двумя магистральными направлениями технология электронного архивирования, использующая возможности современных промышленных СУБД технология, основанная на специализированных системах индексирования и поиска.

Первый подход базируется на использовании средств известных SQL-СУБД, типа Oracle, Informix, Sybase и других, способных поддерживать сверхбольшие базы данных.

Обычно эти СУБД имеют средства полнотекстовой индексации типа инвертированной матрицы.

По этой причине, объем индекса может составлять 30-350 от общего объема базы. Процентный разброс зависит от степени нормализации индексируемых слов текста - приведения к начальной форме существительных, прилагательных и глаголов.К достоинству данного метода можно отнести следующее помимо функций индексирования в СУБД присутствует множество полезных и необходимых функциональных, сервисных и технологических функций поддержки качественной архивной деятельности и документооборота.

Эти средства существенно упрощают задачи интегрирования средств и функций, защиты информации и т.п. СУБД имеют широкое распространение, что исключает необходимость освоения новых продуктов данные средства прочили многолетнюю апробацию в рамках приложений СУБД, проверены на практике и, несомненно, будут поддерживаться и развиваться еще достаточно долго.К основным недостаткам следует отнести то, что СУБД, особенно реляционного типа, изначально не ориентированы на интенсивную обработку сверхбольшого объема информации.

Поэтому ряд функций по полнотекстовому поиску и построению запросов, скорости поиска реализуется менее эффектно и изящно, чем в специализированных пакетах. Например, большинство СУБД пока не имеют средств поддержки нечеткого поиска. В результате, необходим дополнительный этап верификации введенного текста с целью исправления возможных ошибок сканирования и распознавания.Однако сейчас возникла новая тенденция - выпускаются новые модули или версии программных продуктов, ориентированных на обработку сверхбольших объемов традиционных данных и данных мультимедиа.

Примерами реализации указанного направления являются программные средства индексирования и поиска русскоязычных текстов, разработанные фирмами LVS и cognitive Technologies.Сегодня соответствующие средства работают в рамках СУБД Oracle и OB2. Второй подход, включающий полнотекстовое индексирование и поиск, основан на использовании дополнительных специализированных пакетов полнотекстовой индексации, в частности на базе нейронных сетей.

Многие аналитики считают, что традиционные системы не годятся для решения задач ЭАД, где требуются исключительно мощные процессоры данных, оптимизированные по критерию скорости доступа. Такие системы используют бинарную индексацию и реализуют нечеткий поиск.Перечислим их достоинства системы имеют более качественные возможности по индексированию, поиску и по анализу, в частности, они реализуют нечеткий поиск, позволяющий отказаться от проблемы исправления ошибок после распознавания системы характеризуются исключительно высокой скоростью доступа объем индекса не превышает 30 объема текстовых данных системы, кроме не структурируемых данных, обычно поддерживают различные мультимедиа данные.

Какие здесь возникают сопутствующие проблемы? Во-первых, результаты нечеткого поиска напрямую зависят от качества задания запроса, и пользователи сталкиваются с проблемой шума - получения нерелевантных документов.

Во-вторых, указанные системы рассчитаны на мощные параллельные вычислительные системы и пока не очень распространены на платформе Intel. Но главный недостаток заключается в том, что это системы исключительно индексирования и поиска - в них существенно ограничены функции управления документами.На разработчиков возлагаются очень непростые задачи создания собственных технологических и сервисных функций, интегрирования технологий и программно-аппаратных средств и т. п. Основателем представленного направления является американская компания Excalibur Technologies, имеющая сегодня представительства по всему миру, включая и Россию.

Данное направление на российском, да и на европейском, рынке достаточно новое, например, разрешение на использование некоторых программных модулей на территории России было получено только в 1996 г. Фирма предлагает два программных продукта Excalibur EFS и RetrievalWare. Первый - это коробочный продукт, он позволяет выполнять полнотекстовую индексацию и поиск информации, хранимой в файловых системах или СУБД. Второй продукт - мощное инструментальное средство создания систем полнотекстового поиска на базе теории нейронных сетей.

RetrievalWare включает два компонента или программные библиотеки текстовый сервер и сервер изображений. Библиотеки могут быть подключены к базовому ядру информационной системы, например, к СУБД Sybase.Сервер изображений может эффективно использоваться для поиска трехмерных изображений, сигналов, фотографий, отпечатков пальцев, устной речи и т.п. Текстовый сервер здесь существенно перспективнее, чем Excalibur EFS - он включает не просто механизм поиска не структурируемой информации, но и семантический анализатор.

Данный продукт позволяет создавать семантическую сеть между понятиями языка, а значит существенно расширять возможности поиска.Например, английский вариант семантической сети включает более 0.5 млн. слов и 1.5 млн. связей между ними. Сегодня имеются также соответствующие разработки в области русификации семантического сервера.

RetrievalWare также включает компонент Web, позволяющий работать в среде Internet или intranet.Несмотря на различие в указанных подходах к индексированию и поиску, возможна их комбинация при реализации конкретного электронного архива. 1.3. Анализ деятельности юридического управления Народного Банка Казахстана Исходя из того, что Народный Банк Казахстана, достаточно крупная организация и включает в себя различные структурные подразделения, в нем обязательно должно присутствовать юридическое управление, которое будет координировать работу банка по всем аспектам юридической поддержки.

Как самостоятельное подразделение компании, юридическое управление было создано в 1998 году. Основные задачи юридического управления ? Обеспечение юридической защищенности компании и ее клиентов ? Разрешение возникающих проблемных вопросов ? Экспертиза документов для лицензирования ? Взыскание задолженности с недобросовестных клиентов ? Разработка юридических документов всех форм ? Юридическая поддержка при взаимодействии с организациями, государственными и муниципальными органами ? Оформление операций с недвижимостью ? Анализнововведений в нормативно-правовых актах и внедрение необходимых изменений. Организационно-правовая форма и вид деятельности Народный сберегательный банк Казахстана По организационно-правовой форме Народный Банк Казахстана является акционерным обществом.

Акционерное общество По гражданскому законодательству РК общество 43 Основные направления деятельности юридического управления ? Обеспечение соблюдения законности в баке и подразделениях ? Юридическая защита интересов банка ? Договорная, претензионная и исковая работа ? Консультирование клиентов банка по юридическим вопросам по всем направлениям деятельности банка ? Консультирование руководителей структурных подразделений и работников банка по юридическим вопросам.

Организационная структура Создание структуры управления банка это сложный долговременный процесс, в котором могут быть задействованы как отдельные специалисты, так и целые консалтинговые компании. Правильно выбранная структура банка, своевременная ее трансформация в соответствии с меняющимися внутренними и внешними факторами - важные условия реализации банковской стратегии, эффективной деятельности банка.

В работе юридического управления задействовано около 20-25 человек.В зависимости от количества и объема выполняемых работ, также может меняться и общее число сотрудников.

На Рисунок 1 и 1.2 представлена организационная структура АО Народный Банк Казахстана , а также организационная структура Юридического управления Во главе, находится юридического управления находится начальник управления. Непосредственно начальнику юридического управления подчиняются два отдела ? Отдел Юридической службы ? Отдел Юридической Эксперизы.Функции начальника управления ? Самостоятельно и оперативно принимает и реализовывает управленческие решения ? Контролировать, анализировать и прогнозировать последствия принимаемых решений ? Планирует работу отделов ? Обучает работников отделов ? Ставить перед подчиненными задачи ? Обеспечивать взаимодействие отделов с другими структурными подразделениями ? проводить совещания, семинары по правовым вопросам ? Другие функции выполняемые начальником.

На текущий момент количество сотрудников в обоих отделах не превышает 20 человек. 76 Рисунок 1. Организационная структура АО Народный Банк Казахстана 76 Рисунок 1.2. Организационная схема юридического управления Основными направлениями деятельности отдела юридической службы являются ? Поиск, сбор, приобретение нормативно-правовых документов, необходимых для осуществления деятельности предприятием ? Организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных правовых актов ? Приобретение и эксплуатация электронных баз данных правовой информации ? Проверка соответствия закону представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера по следующим направлениям 1. определение правомочности руководителя предприятия издавать приказ другой акт правового характера по данному вопросу 2. определение специалиста предприятия или руководителя подразделения, который компетентен подписывать, правовой акт по конкретному правовому вопросу 3. определение степени необходимости согласования с подразделениями предприятия 4. определение правильности ссылок на законы и другие нормативные правовые акты 5. проверка этапов согласований с заинтересованными подразделениями предприятия Оформление операций с недвижимостью ? Функции в сфере трудового права ? Ведение дел в судах общей юрисдикции, арбитражных и третейских судах ? Представительство в органах уголовной юрисдикции ? Инкассовые распоряжения арест и снятие ареста со счетов И другие направления в сфере юридической деятельности.

Основными направлениями деятельности отдела юридической экспертизы являются ? Лицензирование ? Юридическое оформление корпоративных отношений и оформление типовых договоров для физических лиц ? Разработка и юридическая экспертиза договоров, проектов и займов в том числе международных ? Иные функции в сфере цивильного права ? Финансирование и обеспечение залоговых займов включая проблемные займы , составление дополнительных соглашений к ним ? осуществление правового анализа поступивших проектов нормативных правовых актов с подготовкой заключения отдела ? осуществляет проверку на предмет соответствия законодательству проектов и договоров, заключаемых банком ? организует пополнение информационного фонда Банка посредством подписки на периодическую печать, приобретения научной, справочной и другой литературы осуществляет подготовку аналитических материалов по поручениям начальника управления ? И другие направления юридической деятельности в областях юридической экспертизы. 1.4. Обоснование необходимости информатизации на предприятии, АО Народный Банк Казахстана Под информатизацией мы будем понимать систематическое использование информации и информационных технологий в бизнесе.

При этом к информационным технологиям мы можем относить все средства обработки, передачи и использования информации, включая, в том числе, и компьютерные технологии.

Такое разделение понятий принципиально, так как информатизация или использование информации в бизнесе вполне могут происходить с минимальным участием каких-либо технологий и совсем без компьютерных технологий.

Какой же должна быть новая роль информатизации именно так в широком смысле, а не только в смысле информационных технологий при изменении принципов организации бизнеса? Понятно, что чем выше уровень неопределенности внешней бизнес-среды, тем больше значения для бизнеса приобретает информация.

При движении по колее конечный результат мало зависит от информации.

Все в основном определяется тем, куда проложена эта колея.

Информация позволяет рейсу лишь двигаться по расписанию с минимальными затратами. 13 Предметом нашего исследования станет определение уровня и глубины информатизации юридического управления АО Народного банка Казахстана Задачи и уровень информатизации Если говорить об информатизации работы по банку в целом, то этот процесс будет включать в себя все виды деятельности банка основные из которых ? Информатизация работы отдела кадров ? Информатизация деятельности подразделений ? Информатизация работы руководящего состава В целом по Банку уровень информатизации достаточно высок.

Используются системы SAP - для автоматизации учета и управления рабочим процессом, Landocs - платформа для управления делопроизводством и Параграф информационно-поисковая система. см. приложение 1 По этой причине мы будем рассматривать только малую часть из общего процесса, а именно информатизацию юридического управления банка.

Непосредственно внутри юридического управления используются все три описанные выше системы, но при этом, нет централизованного архива документов для специфических управлению типовых форм и договоров.

В основу данной информатизации ляжет разработка электронного архива документов для юридического управления Банка. Функции ведения делопроизводства внутри Народного Банка Казахстана состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри банка, его отделов и между его подразделениями, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д. К данному описанию подходит и рассматриваемое нами Юридическое Управление.

Необходимость создания электронного архива документов в юридическом управлении банка продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны потеря документа, либо его долгий поиск большой объем документации поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации задержки прохождения и исполнения документов сложные схемы согласования документов и человеческий фактор фактическая бесконтрольность исполнения отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени проблемы контроля исполнения документа отсутствие или плохая организация упреждающего контроля неисполнение документов или задержка их исполнения избыточность документооборота в т.ч. дублирование документов большой штат сотрудников, работающих с документами рутинные технологические операции и др. В результате вышеописанного положения дел управление отделами, входящими в юридическое управление не может осуществляться в полном объеме.

И выражается это в том, что начальник управления самостоятельно без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы какие документы и по каким проблема находятся в работе какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п. а следовательно, оперативно среагировать на изменившееся положение дел и принять верное решение.

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос о создании электронного архива документов и внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения о создании электронного архива документов перед руководителем неизбежно встанут вопросы Какие цели преследуются при информатизации и какие задачи должны быть решены? Где проходит граница документооборота управления и какие типы документов следует добавлять в архив? Цели информатизации всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным документационным ресурсам организации снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта и увеличение производительности труда Обеспечение защиты документов от потери и повреждения, от несанкционированного доступа Более эффективное и качественное обслуживание клиентов Особенности выбора электронного архива документов Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс.

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Успешность информатизации организации во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации информационной системы.

При этом выбор программного продукта для создания архива документов становится насущной задачей для многих организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм. Потребности в архивации электронных документов и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке ПО. В настоящее время различными фирмами разрабатываются, внедряются и проходят опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления, характеризующихся специфическими подходами и компьютерно- коммуникационными средствами реализации.

Их можно увидеть в приложении 1. Потребителями являются компании всех организационно-правовых форм, которые могут быть классифицированы на основе различных принципов сферам деятельности, форме собственности, правовому положению и др. Тем не менее, несмотря на внешние различия в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

Подготовка и принятие управленческого решения по вопросу создания электронного архива документов является достаточно сложным процессом, требующим от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития.

Вместе с этим, информатизация требует определенных финансовых вложений, ввиду чего руководству организации необходимо определится насколько это мероприятие финансово обосновано и в каком объеме необходимо.Поэтому для юридического управления и его отделов был сделан выбор в сторону разработки собственного ПО. Говоря о необходимости определения уровня информатизации применительно к каждой конкретной организации следует определиться с тем, что должен охватить сам процесс ? всю ли организацию, включая ее территориально-удаленный подразделения ? головной офис организации целиком ? ряд структур, активно задействованных в документообороте ? организации например, служба кадров, служба управления, бухгалтерия и др структуры отвечающие за организацию документоборота управление делами, серкретариат, канцелярия и т.п специальные структуры бухгалтерия, каталог и т.п При разработке моей ИС для юридического управления банка, я учел и тот факт что некоторые из коммерческих систем уже внедрены и успешно работают в других структурных подразделениях банка.

Таким образом, при определении необходимого уровня информатизации было решено, что будет достаточно небольшой программы уровня одного управления, а именно электронный архив документов. Система предназначена для автоматизации комплекса работ с документами и объединяет в себе все составляющие этой работы ? Обеспечение регистрации поступающей информации заполнение необходимых атрибутов документа, движение, поиск, оперативное хранение и использование документов ? Хранение документов хранение информации документов, при необходимости ее поиск для использование в работе Автоматические операции с документами копирование, восстановление, уничтожение ? Организация индексирования документов для дальнейшего их быстрого поиска поиск по типу документа, дате создания, исполнителю Аудит и обеспечение безопасности документов контроль доступа к документу и протоколирование всех событий с документом разделение прав пользователей Интеграция с приложениями обработки документа возможность редактирования документов в других приложениях Организация коллективной работы с документами Электронный архив документов должен создать в юридическом управлении единое документированное информационное пространство, дающее сотрудникам средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами на любом рабочем месте в рамках их компетенции , в режиме реального времени. 1.5. Постановка задачи для разработки базы данных электронного архива документов Юридическое управление Задачей дипломной работы является разработка электронного архива документов для юридического управления АО Народный Банк Казахстана . Несмотря на широкое разнообразие готовых продуктов данной области на рынке приложение 1 необходимо сделать универсальную, недорогую систему для хранения и быстрого поиска типовых договоров и форм, характерных юридическому управлению.

К тому же, некоторые из перечисленных выше компаний уже успешно внедрили свои продукты в рабочую структуру банка.

Система должна быть предназначена для быстрого поиска прохождения документов в организации и предоставлять следующие возможности ? регистрацию документов ? распределение электронных документов между сотрудниками ? контроль прохождения документов ? контроль исполнения поручений и документов ? создание отчетов и журналов Разрабатываемая система будет являться многопользовательской, обеспечивать координированную совместную работу коллектива сотрудников.

Этим должно быть обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.

Система будет иметь клиент-серверную архитектуру и должна эксплуатироваться в локальной сети организации.

Такое устройство системы позволит обеспечить следующие ключевые характеристики ? организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников ? эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа ? обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления ? обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней. Учет документов и отслеживание их прохождения в организации должны базироваться на следующих основных понятиях ? регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов регистратором ? регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение ? контроль исполнения документа - отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем - контролером.

Выводы по главе 1 В ходе исследования методов построения базы данных типа электронный архив документов, была рассмотрена концепция построения электронного архива документов.

Исследованы методы построения базы данных хранилищ электронных документов, рассмотрены два основных метода хранения электронных документов информационное хранилище данных и электроный архив документов.

Ввиду специфических особенностей предявляемых к поиску информации, выбран электронный архив документов.

Произведен анализ деятельности юридического управления АО Народный Банк Казахстана . Существующие программные решения, внедренные банке частично или полностью не соответствуют поставленной задаче.

Нет централизованного архива документов для специфических управлению типовых форм и договоров.По этой причине принято решение разработать собственный продукт Юридическое Управление . Поставлена задача для разработки базы данных электронного архива документов. 2. Разработка программного продукта базы данных Юридическое управление 2.1. Методы построения базы данных Юридическое управление Описание программного продукта Функционирование системы документооборота юридического управления банка должно быть основано на использовании специальной программы сервера электронного архива документов.

Сервер электронного архива документов будет осуществлять основные функции, обеспечивающие работу пользователей получение запросов, обращение к базе данных, обработку информации, выдачу результатов.

До тех пор, пока основная программа не будет запущена, взаимодействие пользователей с системой электронного архива документов и работа с документами невозможна. На рисунке 2.1 и 2.2 показаны проектируемые окна серверной части программы Юридическое управление при ее первом запуске, а в частности будущее тестирование соединения с базой данных, которая расположена на том же сервере при разных режимах аутентификации.

Также показан пример некорректной аутентификации. Рисунок 2.1. Тестирование соединения программы с базой данных без ввода пароля администратора Рисунок 2.2. Тестирование соединения программы с базой данных в режиме ввода пароля администратора. Сообщение об ошибке при некорректной аутентификации.Соединение серверной части программы с базой данных в разных режимах аутентификации объясняется тем, что при уже имеющемся доступе на главный сервер, нет необходимости устанавливать дополнительные пароли для входа в базу данных.

Во всех организациях фактически , за это отвечает группа компетентных людей, и кроме них доступ к серверу не имеет никто другой. В тех случаях, когда в роли сервера будет использоваться обычная рабочая станция, на которой рядовой пользователь будет выполнять свою повседневную работу, для разграничения прав доступа необходимо устанавливать пароль для связи с базой данных.В случае недоступности сервера или не корректного ввода логина и или пароля, система должна выдавать сообщение об ошибке и продолжение работы с программной в дальнейшем будет не возможно.

Продолжить работу можно будет только после корректной авторизации, либо восстановления работы основного сервера электронного архива документов. Сама программа-сервер Юридическое управление будет выполняться на компьютере, подключенном к сети организации, который также называют сервером.Для сервера электронного архива документов, возможно, выделить отдельный компьютер или использовать одну из рабочих станций сети, выбор зависит от объема работ с документами. В качестве приблизительной оценки можно сказать, что при малых, до сотни в день, потоках документов вполне допустимо запускать сервер электронного архива документов на, среднего класса рабочей станции, при этом она одновременно может использоваться для обычной офисной работы без серьезного снижения скорости.

Необходимо отметить, однако, что регистрация вновь поступающих документов и создание связанных с документами заданий и сообщений приводят к росту размера базы данных и увеличению занимаемого ею дискового пространства, поэтому следует обеспечить достаточную емкость жестких дисков с учетом перспектив роста потока документов.

Административная часть программы Система, с которой работает много пользователей, должна иметь централизованное управление.Эту функцию выполняет специально выделенный сотрудник или сотрудники, осуществляющие единую согласованную политику настройки и управления системой, которых называют администраторами системы.

В обязанности администратора системы входит, в частности, следующее ? отражение в системе текущей структуры организации ? регистрация пользователей ? просмотр системных сообщений и сообщений об ошибках ? актуализация таблиц базы данных.Кроме указанных функций, администратор системы также обеспечивает запуск и остановку сервера электронного архива документов, настройку и обслуживание системы, создание резервных копий баз данных системы и восстановление работоспособности системы в случае сбоев.

На рисунке 2.3 показан проектируемый вариант окошка административной части программы. Рис 2.3. Административная часть программы Юридическое управление Клиентская часть электронного архива документов Сотрудники организации, зарегистрированные в системе и использующие ее для обработки документов, определяемой их служебными обязанностями, называются пользователями системы.В зависимости от рода деятельности пользователю системы администратором, присваиваются права на выполнение определенных действий и доступ к определенным документам. Пользователям системы можно присвоить следующие права ? Ввод в систему новых документов.

Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции регистратора документов, а также просматривать в режиме отчета список всех файлов зарегистрированных на сервере ? Обновление справочников.Пользователь, наделенный такими правами, может вносить в справочные таблицы программы новые данные, а также корректировать старые администрирование системы. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции администратора системы, в частности, создавать учетные записи пользователей, назначать пользователям права, изменять настройки системы.

При создании новых документов пользователи, включенные в один из списков, по умолчанию получают соответствующие права - просмотра или редактирования документа.Пользователям, не включенным в списки, право доступа может быть назначено только администратором системы, который имеет доступ к настройкам приложения. Все остальные пользователи не имеют доступа к документам.

К документам при регистрации добавляется несколько смысловых частей, которые в свою очередь, занимают соответствующие места в различных таблицах базы данных.Концептуальная модель построения электронного архива документов отражена на рисунке 2.4. 76 Рисунок 2.4. Концептуальная модель построения электронного архива документов ЭАД 76 2.2. Выбор языка программирования Delphi 7 для создания баазы данных электронного архива документов Юридическое управление Создание проекта будет проходить на языке программирования Delphi7 в среде Windows XP , использующей .Net Framework второй версии.

На мой взгляд, он мало чем уступает языку С для создания небольших программ, поэтому и был выбран в качестве среды разработки. Сам язык Delphi7 является гибким и удобным, позволяет создавать в кратчайшие сроки приличные программные продукты.Встроенные в язык средства работы с памятью также облегчают труд программиста 20 Преимущества Delphi по сравнению с другими программными продуктами ? Быстрота разработки приложения ? Высокая производительность разработанного приложения ? Низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера ? Hаращиваемость, за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi ? Возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами Delphi существующие компоненты и инструменты доступны в исходниках среды разработки ? Удачная проработка иерархии объектов.

Программа будет состоять из двух основных частей клиента и сервера.

Сервер соединяется с базой данных, а клиенты, в свою очередь, подключаются к данному серверу для обмена информацией, произведением централизованных расчетов, получением и записью данных. В качестве базы данных выбрана система MySQL. Соединение клиентов с сервером будет осуществляться по протоколу TCP IP, чтобы избежать потерь важных данных.

К тому же нынешние сетевые технологии позволяют использовать высокоскоростные каналы связи за относительно небольшие финансовые вложения. При данной схеме база данных и серверная часть программы электронного архива документов могут находиться физически на разных серверах. Это позволит снизить требования к оборудованию и снизить нагрузку на отдельные узлы сетевой инфраструктуры.База данных должна состоять из ряда необходимых таблиц, таких как таблица пользователей системы A Users , таблиц текстовых сообщений A VhodDocs, A IshodDocs и другими , таблицы структуры документа ZH DOCS TYPE и других таблиц, не говоря уже о более детальном разделении указанной структуры. Структура таблиц базы данных представлена на рисунке 2.5. Самим документам при регистрации присваивается несколько реквизитов, позволяющих быстро найти их с помощью поиска в базе данных.

Также при регистрации отделяется сам текст от документа, и это дает возможность производить поиск по содержимому документа. 2.3. Проектирование системы базы данных Юридическое управление Так как система представляет собой клиент-серверный вариант, то проектирование программы велось параллельно в двух формах, клиентской и серверной.

Проектирование программы-сервера Юридическое управление Программа-сервер электронного архива документов будет выполнять несколько функций ? обработку запросов клиентов ? вывод служебной информации логов ? служить посредником между клиентом и базой данных ? осуществлять процедуру регистрации пользователей.

Функциональная схема работы сервера электронного архива документов представлена на рисунке 2.6. Рисунок 2.5. Схема построения таблиц базы данных в программе Юридическое управление Запросы к серверной программе должны поступать по протоколу TCP IP, так как данные не должны теряться по пути следования.В качестве программных средств передачи данных было решено использовать набор низкоуровневых классов Net Sockets, позволяющих работать с управляемыми соединениями. Описание части, конфигурационного файла программы, отвечающего за обработку классов Net Sockets описано ниже Socket s new Socket AddressFamily.InterNetwork, SocketType.Stream, ProtocolType.Tcp configuration system.diagnostics sources source name System.Net.Sockets listeners add name Sockets listeners source sources switches add name System.Net.Sockets value 31 switches sharedListeners add name Sockets type System.Diagnostics.TextWriterTraceListen er initializeData Sockets.log sharedListeners trace autoflush true system.diagnostics configuration Так как клиентов в данной системе может быть несколько программно не должно быть ограничений в количестве клиентов их число ограничивается пропускной способностью сети и производительностью оборудования , то программа-сервер должна работать с ними по отдельности. Таким образом, планируется выделять клиентов в самостоятельные потоки, которые будут рождаться при получении сигнала о новом подключении и закрываться при отсоединении пользователя.

Рисунок 2.6. Схема функционирования сервера электронного архива документов Для соблюдения принципов объектно-ориентированного программирования требуется разделить код по смысловым признакам в отдельные классы.

Исходя из функций, выполняемых программой-сервером, можно выделить три основных класса ? класс интерфейса для взаимодействия с пользователем файл MainUnit.pas, приложение 2 ? класс сетевого взаимодействия с клиентами файл UUchet.pas, приложение 2 ? класс связи с базой данных - UConfig.pas, приложение 2. Все эти классы взаимосвязаны и служат для обработки команд клиентов.

Сначала инициализируется сама программа, затем включаются указанные основные классы. Сетевой класс получает команды от клиента, для их выполнения использует вспомогательный класс взаимодействия с базой данных, при необходимости отправляет ответ клиенту и отражает результаты своей работы на пользовательский интерфейс.

Также могут использоваться дополнительные структурные звенья.

С помощью такого деления на классы реализуется инкапсуляция - это механизм программирования, объединяющий данные и код в одном блоке, предохраняющий их от вмешательства извне и неправильного использования. Инкапсуляция позволяет объединить данные и код в объект и скрыть реализацию объекта от пользователя. При этом пользователю предоставляется только спецификация объекта.Пользователь может взаимодействовать с объектом только через этот интерфейс 38 . Чтобы определить состояние сервера и правильность выполнения запросов клиентов необходимо использовать компонент для записи служебной информации в реальном времени. Этот пополняемы список, так называемый журнал событий или лог, должен располагаться в основном окне программы-сервера, чтобы наиболее удобным образом отразить информацию для администратора системы.

Сюда должны попадать, главным образом, результаты обработки запросов к базе данных, так как это является очень уязвимым местом в системе, особенно если программа-сервер и хранилище данных находятся физически на разных компьютерах.

Для сокращения числа дополнительных программ в интерфейс сервера необходимо встроить средство регистрации пользователей системы. В качестве основных идентификационных данных должно быть внесено имя пользователя логин или псевдоним , настоящее имя, фамилия и отчество, а также пароль.Также необходимо учесть и дополнительные идентификаторы пользователя в организации номер телефона, адрес нахождения и e-mail. Чтобы повысить уровень безопасности системы пароль нужно хранить в базе данных в зашифрованном виде. Последний, но немаловажный элемент в сервере это настроечные параметры соединения с базой данных и ее стартовое развертывание.

Чтобы сервер мог использовать в качестве источника данных произвольный доступный узел сети, необходимо дать возможность администратору задавать параметры подключения к серверу базы данных.В параметры подключения входит IP-адрес компьютера, содержащего базу данных, имя самой базы, логин и пароль пользователя, имеющего доступ к совершению процедур чтения, записи и обновления таблиц базы данных. Также к серверу должна быть присоединена утилита для начального создания таблиц в базе и их заполнения необходимыми значениями.

Это позволит без помощи сторонних программ возможно даже платных и знания языка SQL подготовить данную систему электронного архива документов к работе. Параметры подключения также отображены в конфигурационном файле программы.Далее представлена еще одна часть конфигурационного файла, отвечающая за соединение с базой данных. Полный текст настроечного файла находится в приложении 2 begin try Dm.Connect.Close if Fun.ReadRegistry Windows True then Dm.Connect.ConnectionString Provider SQLOLEDB.1 Integrated Security SSPI Persist Security Info False Initial Catalog Edit4.text Data Source Edit1.Text else Dm.Connect.ConnectionString Provider SQLOLEDB.1 Password edit3.text Persist Security Info True User ID edit2.Text Initial Catalog edit4.Text Data Source edit1.Text Dm.Connect.Open Button2.Enabled true ShowMessage Cоединения с базой даннных прошло успешно! except Button2.Enabled false ShowMessage Ошибка соединения end Клиентская часть программы Юридическое управление Общая схема работы программы клиента электронного архива документов Юридическое управление представлена на рисунке 2.7 Так как на сервере происходит регистрация пользователей, то клиент должен, в первую очередь, пройти процедуру авторизации.

После отправки введенных данных на север клиент получает либо положительный ответ, в случае правильного ввода имени пользователя и пароля, либо сообщение об отказе доступа. С программой смогут работать только пользователи, успешно прошедшие процедуру авторизации.

Окно процедуры авторизации показано на рисунке 2.8. После успешного подключения к серверу пользователю предоставляется главное окно для работы с программой.

По своей сути это должно быть SDI одно документное окно с главным меню и панелью инструментов.

Рисунок 2.7. Схема функционирования клиента электронного архива документов Ниже описана часть кода программного кода, отвечающая за авторизацию пользователя в программе клиенте Юридического управления . Полный текст исходного кода доступен в приложении 2 begin i TfrmEditUchet.Create nil i.Edit2.Text Dm.ADOUSer.FieldByName Password .AsString i.Edit1.Text Dm.ADOUSer.FieldByName LoginUser .AsString i.idsotr Dm.ADOUSer.FieldByName idSotr . AsInteger if Dm.ADOUSer.FieldByName NameUser .AsString Юрист then i.RadioButton1.Checked false else i.RadioButton1.Checked true i.ShowModal if i.ModalResult mrOk then begin if i.RadioButton1.Checked then begin r Администратор ri 1 end else begin r Юрист ri 2 end Dm.Command.CommandText UPDATE A Users SET NameUser QuotedStr r , LoginUser QuotedStr i.Edit1.Text , Password QuotedStr i.Edit2.Text , Role inttostr ri , Blok 0 where idUser Dm.ADOUSer.FieldByName idUser .AsString dm.Command.Execute BtnRefreshClick nil end end Рисунок 2.8. Окошко для авторизации пользователей при входе в клиентскую часть программы После прохождения процедуры авторизации, пользователь попадает в основное меню программы, которое представлено в виде трех разделов ? Регистрация основное подменю программы Юридическое управление ? Справочники меню для справочной информации ? Сервис меню для сервисного обслуживания программы доступно только для администратора программы и просмотра списка файлов в виде отчета ? Выход обозначает выход из программы клиента Юридическое управление . На рисунке 2.9. отображено главное окно программы Юридическое управление Рисунок 2.9. Главное окно программы Юридическое управление Первое и основное из подменю программы меню Регистрация . В этом диалоговом окне для пользователя в эргономичном виде предоставляется весь основной функционал программы-клиента, а именно ? Канцелярия - предназначена для ввода и регистрации входящих почтовых и других сообщений ? Доверенности предназначена, для ввода и регистрации нотариальных и других типов доверенностей, выдаваемых получаемых юридическим управлением и банком в целом ? Исковые заявления - предназначена для ввода и регистрации исковых заявлений, предъявляемых получаемых юридическим управлением и банком в целом ? Поручения предназначена, для ввода и регистрации всех видов поручений выдаваемых получаемых юридическим управлением и банком в целом ? Претензии - предназначена для ввода и регистрации претензий, предъявляемых получаемых юридическим управлением и банком в целом ? Жалобы - предназначена для ввода и регистрации жалоб, предъявляемых получаемых юридическим управлением и банком в целом ? Слушания предназначена для ввода информаций о текущих, бывших и будущих слушаниях в суде Вкладки подменю Регистрация разработанной программы показаны на рисунке 2.10. Описание данного функционала отражено в коде основного окна программы, который представлен в приложении 2, файл MainUnit.pas. Рисунок 2.10. Разделы меню основного окна программы. Рассмотрим поподробнее каждое из этих подменю ? Канцелярия - включает в себя разделы Входящие документы - любые типы юридических документов, которые попадают в канцелярию и регистрируются в журнале учета документов рисунок 2.11. Рисунок 2.11. Подменю Входящие документы Исходящие документы - любые типы юридических документов, которые исходят из канцелярии и регистрируются в журнале учета документов рисунок 2.12. Рисунок 2.12. Подменю Исходящие документы Внутренние документы - юридические документы, которые обращаются внутри юридического управления и не регистрируются в журнале учета документов.

Данный раздел находится в стадии разработки ввиду того, что еще не определен перечень внутренних, документов подлежащих внесению в электронный архив документов, рисунок 2.13. Рисунок 2.13. Подменю Внутренние документы ? Поручения - включает в себя поручения клиентов и поручения которые, составляют сотрудники юридического управления рисунок 2.14. Рисунок 2.14. Подменю Поручения ? Доверенности - включает в себя все выписанные доверенности, составленные юридическим управлением и другими управлениями банка , рисунок 2.15. Рисунок 2.15. Подменю Доверенности ? Исковые заявления - включает в себя исковые заявления, которые составляет сам банк и исковые заявления клиентов банка, которые обрабатывают сотрудники юридического управления, рисунок 2.16. На верхнем рисунке показана форма, которая обязательна к заполнению при регистрации новых редактирования существующих исковых заявлений.

На нижнем рисунке отображена форма, в которой отражаются все, когда-либо введенные исковые заявления Претензии - включает в себя претензионные заявления клиентов банка и отдельных управлений банка внешним структурам, которые обрабатывают сотрудники юридического управления, рисунок 2.17. На верхнем рисунке показана форма, которая обязательна к заполнению при регистрации новых редактирования существующих претензионных заявлений.

На нижнем рисунке отображена форма, в которой отражаются все, когда-либо введенные претензионные заявления.

Рисунок 2.16. Подменю Исковые заявления . Рисунок 2.17. Подменю Претензии ? Жалобы - включает в себя заявления с жалобами, клиентов банка и отдельных управлений банка в внешним структурам, которые обрабатывают сотрудники юридического управления, рисунок 2.18. На верхнем рисунке показана форма, которая обязательна к заполнению при регистрации новых редактирования существующих заявлений с жалобами.

На нижнем рисунке отображена форма, в которой отражаются все, когда-либо введенные заявления с жалобами.

Рисунок 2.18. Подменю Жалобы ? Слушания - в данном меню отображены все прошлые, текущие, а также планируемые слушания рассмотрения дел в судах, рисунок 2.19. На верхнем рисунке показана форма, которая обязательна к заполнению при регистрации новых редактирования существующих ячеек информации о слушаниях в судах.

На нижнем рисунке отображена форма, в которой отражаются все, когда-либо введенные слушания в судах.

Рисунок 2.19. Подменю Слушания Следующим, элементом меню программы является меню Справочники , которое также делится на несколько более мелких подменю, рисунок 2.20 ? Контрагенты в этом справочнике отображена информация обо всех контрагентах в прошлом, настоящем времени.

Также в данное меню можно редактировать и заносить новых контрагентов ? Суды список всех судов города и области, в которых рассматриваются, или могут рассматриваться дела касающиеся деятельности банка ? Сотрудники - в данном подменю представлен список сотрудников, которые когда-либо работали, работают в настоящий момент сотрудников. Также доступна корректировка уже имеющихся записей и внесение новых записей.

На рисунке 2.21. показан вид основных подменю раздела Справочники с окнами для внесения новых данных.

Рисунок 2.20. Подменю Справочники Рисунок 2.21. Вид основных подменю раздела Справочники Следующим, элементом меню программы является меню Сервис , которое также делится на несколько более мелких подменю, рисунок 2.22 Просмотр файлов просмотр списка файлов, которые хранятся в базе данных архива ? Настройка данное меню предназначается для управления настройками программы-клиента и, не доступно рядовому пользователю Учетные записи - данное меню предназначается для управления учетными записями пользователей программы-клиента и, не доступно рядовому пользователю. На рисунке 2.23 показан вид основных подменю раздела Сервис . Рисунок 2.22. Подменю Сервис Рисунок 2.23. Вид основных подменю раздела Сервис Перейдем к описанию функциональной части программы Юридическое управление . Функциональные клавиши расположены в верхней части пользовательского интерфейса, рисунок 2.24 в каждом основном окне программы Юридическое управление Рисунок 2.24. Вид вспомогательного функционала в панели быстрого доступа программы Юридическое управление Данный функционал, содержит в себе основные функции для работы с электронными документами на рисунке слева - направо ? Отмена последней совершенной операции в программе ? Создание нового документа - рисунок 1, приложения 3 ? Редактирование уже созданных документов - рисунок 2, приложения 3 ? Удаление документов если документ был зарегистрирован на сервере электронного архива, его удаление будет возможно только с помощью администратора системы ? Включение выключение фильтра поиска по ключевым словам - рисунок 3, приложения 3 ? Включение выключение фильтра группировки по столбцам - рисунок 4, приложения 3 ? Просмотр списка всех файлов данного подменю, во временном отчете в формате Exсel - рисунок 5, приложения 3 ? Кнопка регистрации введенного документа на сервере электронного архива - рисунок 6, приложения 3 ? Выход из меню в меню уровнем выше, либо выход из программы Юридическое управление . В зависимости от глубины открываемых вкладок, состав функциональных кнопок может изменяться в большую или меньшую сторону.

Не зависимо от того, сколько функциональных клавиш имеется в отличие от корневой вкладки, в любом меню программы назначение этих клавиш остается неизменным. Все документы добавленные пользователями через программу- клиента, должны быть в обязательном порядке зарегистрированы на сервере электронного архива документов.

Если какой-то документ не был зарегистрирован, то информация о нем не будет доступна всем пользователям.

При вводе данных о документе в программу-клиент, необходимо обязательно заполнить все поля чтобы в дальнейшем облегчить другим пользователям и себе, поиск по ключевым словам и датам . Регистрация файлов на сервере производится пользователями вручную.

После того, как была произведена регистрация документа на сервере электронного документооборота, этот документ становится доступным для пользования всем сотрудникам, которые работают с программой Юридическое управление . 2.4. Результаты разработки базы данных Юридическое управление Тестирование проводилось группой сотрудников Юридического отдела Народного Банка Казахстана , а также специалистами в области компьютерных технологий, также являющихся сотрудниками Банка. Было проведено несколько типовых задач для тестирования работы программы.

К проверке работоспособности программы-сервера относится ее запуск на различных операционных система семейства MS Windows XP Windows Vista с предустановленной средой Framework версии 2. Успешно опробованы различные варианты работы основных компонентов системы программы- сервера, программы - клиента и базы данных на одном компьютере, а также на разных машинах во всех возможных комбинациях.

Для проверки корректности процесса работы электронного архива документов, было разработано несколько тестов ? множественное подключение клиентов к серверу подключалось 50 клиентов в разных узлах сети, при этом серьезного замедления обмена запросами не замечалось ? поиск по всем возможным реквизитам выдавались все требуемые документы, отвечающие критериям запроса ? очистка временных файлов на компьютере- клиенте, встроенными в программу-клиент средствами файлы удалялись в штатном режиме, удаление занятых системой файлов откладывалось ? печать документов все требуемые документы печатались в соответствии с требованиями на всех установленных принтерах в системе В процессе тестирования серьезных ошибок выявлено не было. Замечены возможные внутренние сбои программы MS Word в процессе регистрации документа, не зависящие от программы-клиента, основанные на недостатках COM-интерфейса.

Выводы по главе 2 Разработанная программа Юридическое управление предназначена для быстрого поиска прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности ? регистрацию документов ? распределение электронных документов между сотрудниками ? контроль прохождения документов ? контроль исполнения поручений и документов ? создание отчетов и журналов Разработанная система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников.

Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.

Система имеет клиент-серверную архитектуру и должна эксплуатироваться в локальной сети организации.

Использованы программные средства Delphi 7 и бесплатной базы данных MySQL. В процессе тестирования серьезных ошибок выявлено не было. 3. Обоснование экономической эффективности проекта Оценка экономической эффективности проекта является неотъемлемой частью процесса разработки программного средства.

Развитие средств автоматизации должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией.

При этом их никогда не следует определять только необходимостью внедрения технологических новшеств.

Разработчику нужно понять реальные потребности бизнес-подразделений, а заказчики должны трезво оценивать возможности разработчиков.

Для принятия окончательного решения о разработке новой системы также необходимо сравнить существующий метод обработки данных и внедряемый.

Но также экономическая эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера. 3.1. Затраты на разработку и использование электронного архива документов При определении экономической эффективности данного проекта будут использоваться следующие показатели Абсолютные показатели ? показатели трудоемкости обработки по базовому Т0 и предлагаемому Тp варианту, оцениваемые по году эксплуатации ЭИС ? показатели эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому Сэ и предлагаемому варианту Сp ? показатель снижения трудовых затрат за год ?T Т0 Тp ? показатель снижения стоимостных затрат за год ?С С0 Сp. Относительные показатели ? коэффициент снижения трудовых затрат Km ?T T0 ? коэффициент снижения стоимостных затрат Kc ?C Co 17 . Показатели трудоемкости по базовому и предлагаемому методам обработки информации рассчитывались из статистических наблюдений над наиболее трудоемкими операциями.

Далее в таблице показаны основные операции и их время выполнения.

Таблица 3 Время выполнения основных бизнес-процессов ? Процесс ? Время выполнения по базовому варианту, мин Время выполнения по предлагаемому варианту, мин Ввод готового документа ? 6 ? 3 ? Обмен сообщениями ? 3 ? 2 ? Подписывание документа ? 8 ? 1 ? Согласование документа ? 10 ? 2 ? Поиск документа ? 15 ? 2 ? Добавление новых пользователей ? 5 ? 2 ? Итого ? 47 ? 12 Таким образом, трудозатраты Т0 47 60 чел час а Тp 12 60 чел час. Уже здесь налицо существенное снижение трудозатрат, так как показатель снижения трудовых затрат ?T 35 60. Далее рассчитаем средние эксплуатационные стоимостные затраты по формуле , где Сз пл затраты на заработную плату оператора, рассчитанные из трудоемкости конкретной операции технологического процесса и тарифа данного оператора для упрощения расчетов тариф положим равным 1 Снр затраты на накладные расходы, рассчитанные как величина, производная от затрат на зарплату Снр Сз пл Кнр, где Кнр примем равным 0,7. Са величина амортизационных отчислений на используемую технику, рассчитываемая по формуле Са t a,где a норма амортизационных отчислений tпримем равным 1 . Сначала вычислим затраты по базовому варианту Сз пл 47 60, Снр 47 0,7 60 0,55, Са 0,15. Со 47 60 0,55 0,15 1,48. Затраты по предлагаемому варианту будут следующими Сз пл 12 60, Снр 12 0,7 60 0,14, Са 0,15. Ср 12 60 0,14 0,15 0,49. Исходя из полученных результатов вычисляется показатель снижения стоимостных затрат за год ?С 1,48 0,49 0,99. Также можно рассчитать и относительные показатели Km 35 47 0,75 Kc 0,99 1,48 0,67. Таким образом, наблюдается явное снижение трудовых затрат на 75 и стоимостных затрат на 67 при использовании предлагаемой информационной системы.

Далее необходимо определить затраты на разработку информационной системы. К ним относится ? заработная плата разработчика ? затраты на расходные материалы ? затраты на оборудование ? затраты на программное обеспечение ? затраты на полное или частичное восстановление персонального компьютера при отладке программы.

Далее нужно рассчитать базовые показатели для вычисления затрат на разработку и отладку программы.

Таблица 4 Основные показатели для вычисления затрат на разработку и отладку программы стоимость указана в национальной валюте, рядом указана стоимость долларах США Показатель Значение показателя в тенге Казахстана Значение показателя в пересчете на доллары США Время разработки и отладки программы, ч. 100 100 Месячная заработная плата программиста за месяц, тенге с учетом отчислений государству 100 000 679,58 Рабочих часов в месяц 160 160 Стоимость ПК, тенге. 120 000 815,5 Установленное время работы ПК, час. 17500 17500 Размер отчислений на частичное восстановление компьютера от амортизационных отчислений, 14 14 Основываясь на этих базовых показателях мы можем рассчитать стоимость работы разработчика.

Она определяется как время разработки, умноженное на зарплату в месяц и деленное на число рабочих часов в месяц тенге или 424,75 USD Аналогично вычисляется стоимость работы компьютера тенге или 8,5 USD Затраты на расходные материалы, можно вычислить как сумму затрат на материалы, умноженную на процент затрат к расходным материалам относится бумага, тонер, CD-диски тенге или 50,97 USD Так как для разработки данного проекта использовалось бесплатное программное обеспечение с открытым кодом, то стоимость программного обеспечения следует включить в стоимость оборудования.

Подразумевается, что персональный компьютер поставляется с предустановленной операционной системой.

Итак, общие затраты на разработку автоматизированной системы документооборота составляют тенге или 485,9 USD Программу предполагается использовать юридическом управлении, где число сотрудников не превышает 25 человек.

По рыночным ценам аналогичное программное средство без адаптации под конкретное предприятие и лицензией на 30 пользователей будет стоить в среднем 300 000 тенге или 2038, 75 USD Теперь сравним затраты при использовании нового программного средства с текущими издержками.

Для этого нам понадобится размер трудозатрат, вычисленный ранее, средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота положим ее равную 80 000 тенге или 543,66 USD , число рабочих часов в месяц также 160 часов , ту же стоимость ПК, его установленное время работы и размер отчислений на частичное восстановление компьютера.

Всех этих показателей достаточно, чтобы рассчитать затраты на проведение наиболее трудоемких операций с использованием существующих программных средств и разрабатываемой информационной системы , где Ti трудозатраты по базовому или предполагаемому варианту в человеко-часах, W - средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота, D число рабочих дней, S стоимость ПК, R - размер отчислений на восстановление компьютера, Pt - установленное время работы ПК. Затраты на совершение операций в существующей системе составляют тенге или 3,2 USD Затраты на выполнение операций в разрабатываемой системе составят тенге или 0,82 USD 3.2. Технико-экономическое обоснование Экономический эффект можно рассчитать как разность Ep и Eo. Он составит 472 121 351 тенге или 2,39 USD. Один пользователь в день может совершить до 40 таких операций.

Таким образом, внедрение данной системы окупится минимум за дней, ее максимального использования одним сотрудником.

Соответственно годовой экономический эффект при 240 рабочих днях будет равен тенге или 4408,76 USD. Экономическая эффективность за год составит Исходя из полученных результатов видно, что экономическая эффективность и эффект внедрения электронного архива документов Юридическое управление довольно высоки, позволяя организации значительно снизить затраты на систему электронного документооборота.В третьей главе был произведён расчёт экономической эффективности от внедрения электронного архива документов Юридическое управление , для юридического управления АО Народный Банк Казахстана . В результате внедрения программы значения показателей качества обработки и хранения электронных документов увеличились ? Ввод готовых документов 50 ? Согласование электронных документов 60 ? Поиск электронных документов - 60 ? Сокращение затрат на документооборот 30 . Экономическая эффективность от внедрения электронного архива документов Юридическое управление составит примерно 9 от затрат на обслуживание и покупку стороннего программного обеспечения.

Заключение В результате проведения анализа и разработки системы информационного обеспечения электронного документооборота была создана программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов.

Реализован эргономичный пользовательский интерфейс.Эта система может успешно применяться как на малых предприятиях для централизованного хранения всего комплекса документов, так и в средних компаниях, используя весь функционал программы, необходимый для быстрого и качественного использования электронного архива документов.

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему электронного архива документов, а также быстрая окупаемость.Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.

При создании программы использовались новейшие средства разработки и современные технологии. Использована последняя, пятая версия бесплатной базы данных MySQL. Разработка проводилась с соблюдением принципов объектно-ориентированного программирования.А новый язык Delphi 7 , выбранный для написания, базы данных Юридическое управление реализует механизмы оптимизации использования памяти, стандартные подходы к решению многих задач.

Сама программа состоит из двух частей программы-клиента и программы-сервера, что позволяет использовать единое хранилище данных несколькими пользователями системы.К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести внедрение в созданную систему информатизации рабочих процессов юридического управления АО Народный Банк Казахстана . Экономическая эффективность от внедрения электронного архива документов Юридическое управление составит примерно 9 от затрат на обслуживание и покупку стороннего программного обеспечения.

Существующий вариант программы Юридическое управление , прошедший тестирование, можно назвать завершенным продуктом и использовать в качестве электронного архива документов.Список используемой литературы 1. Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes Компьютерра. 2002. 27. 2. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту Мир связи. 2002 12. 3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления М. Документация в информационном обществе, 2003 с.96. 4. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес.

СПб Питер, 2001. 128 с. 5. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации Делопроизводство. 2003. 2. с. 14 18. 6. Бобылева М.П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями Делопроизводство. 2003. 3. с. 36 40. 7. Грабер М. SQL. Справочное руководство.

М. Лори, 2007. 644 с. 8. Доронина Л.А Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения документов организации К постановке проблемы Делопроизводство. 2002. 1. с. 33 39. 9. Емельянов Н.Е. Где и когда оправдан электронный архив? Директор ИС. 1999. 23. 10. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации Секретарское дело. 2000. 4. с. 37 42. 11. Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации Секретарское дело. 2000. 4 с. 41. 12. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива Секретарское дело. 2001. 3 13. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М 2002. с.191. 14. Методические указания по подготовке ВКР для специальности Прикладная информатика в экономике . И.А. Меркулина, Е.Н. Каширская, Л.Б. Никандров, А.П. Никитин.

М. ВГНА, 2007. 78 с. 15. Милославская Н.Г Толстой А. И. Интрасети доступ в Internet, защита Учеб. пособие для вузов.

М. ЮНИТИ ДАНА, 2000. 527 с. 16. Максимович В.И Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства Секретарское дело 2003. 4. с. 24-26. 17. Нейгел К Ивьен Б. DELPHI7 для профессионалов.Пер. с англ. М. Издательский дом Вильямс , 2006. 1376 с. 18. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота Директор информационной службы. 2001. 2. 19. Сакун Ю. Документы в оборот CIO. 2003. 1. 20. Совершенствование организационного, нормативно-методического и информационного обеспечения электронного документооборота МНС России.

Н.Н. Куняев, М.В. Ларин, В.С. Мингалев, О.К. Риттер.М. Документация в информационном обществе, 2003. c. 268 283. 21. Чернов В.Н. О методе анализа автоматизированных информационных систем документооборота управления Вестник архивиста. 2003. 2. с.210 217. 22. Чернов В.Н. Проблемы перевода на новые информационные технологии автоматизированной информационной системы документооборота управления аппарата Правительства РФ Делопроизводство. 2002. 2. с. 16 20. 23. Якушин С.Б. Корпоративная система документооборота на примере Банка России Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. 2. с. 58 63. 24. Организация документооборота. 25. www.galactic.org.ua Biblio 3kibernet.htm Временные ряды, информация и связь. 26. www.jetinfo.ru 2002 8 1 article1.8.2002.html Мировой рынок систем электронного документооборота К.Т. Глинских. 27. 28. www.ru.wikipedia.org wiki IPO Первое публичное предложение. 29. uchcom.botik.ru educ clerk index.ru.html ИТ в делопроизводстве Г.В. Гузилова. 30. 31. 32. 33. http www.smoney.ru glossary lower Акционерное Общество - акционерное общество- понятие акционерного общества 34. 35. Приложения.