Автоматизация учета основных средств в банке

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МОРСКОЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ФВЗО вечернее отделение КУРСОВАЯ РАБОТА АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ В БАНКЕ ВЫПОЛНИЛ СТУДЕНТ ГРУППЫ 6420 СУХАРЕВ Р.М. ПРОВЕРИЛА доц. НАУМОВА Е.А. САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2000 СОДЕРЖАНИЕ 1.Предпроектное обследование объекта автоматизации 1.Описание предметной области решаемой задачи2.Функции предметной области реализуемой задачи3.Организационно-экономическая сущность задачи 52.Разработка информационного обеспечения задачи 1.Описание входных документов2.Описание выходных документов3.Описание систем классификации и кодирования 93.Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация 1.Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи 2.Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами 3.Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация 17Литература 22Приложения1. Предпроектное обследование объекта автоматизации 1. Описание предметной области решаемой задачи На современном этапе развития экономики важнейшее место в системе управления хозяйственного субъекта занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением трудоемкости учетных процедур возрастает необходимость совершенствования методологии бухгалтерского учета и его автоматизации.

Неотъемлемой частью жизни современного общества является персональный компьютер с программным обеспечением, реализующим хранение, поиск, обработку и выдачу информации по запросам пользователя.

Экономическая деятельность любого предприятия всегда связана с такими функциями управления, как учет, контроль, планирование, анализ и регулирование, в процессе выполнения которых формируется информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений и корректировке результатов.

Информация от лат. informatio - разъяснение, изложение - это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и т.д. Под экономической информацией следует понимать все те сведения в сфере экономики, которые необходимо фиксировать, передавать, хранить и обрабатывать для использования в управлении как хозяйством страны в целом, так и отдельными его объектами.

Основные средства ОС представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, действующих в течение длительного периода времени и переносящих по мере износа свою стоимость на изготовленную продукцию.

ОС в процессе их учета и анализа могут быть классифицированы по различным признакам. В современной экономической литературе и на практике сложились следующие направления их классификации - по группам и по видам основных производственных фондов.

По группам они подразделяются на основные производственные фонды, производственные фонды других отраслей и непроизводственные фонды. Основные производственные фонды предназначены для изготовления промышленной продукции или обслуживания этого процесса и делятся на однородные по своему назначению виды. Это могут быть здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и т.д. К основным производственным фондам относятся предметы стоимостью на дату приобретения не менее 100-кратного для бюджетных учреждений 50-кратного установленного законодательством РФ минимального размера месячной оплаты труда за единицу вне зависимости от срока службы за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, оружия, а также рабочего и продуктивного скота, независимо от их стоимости.

Амортизационные отчисления на полное восстановление активной части основных фондов машин, оборудования, транспортных средств производятся только до полного перенесения их балансовой стоимости на себестоимость продукции и издержки обращения.

Для учета амортизационных отчислений и накопления суммы износа предназначен счет 02 Износ основных средств. Ежемесячные отчисления по кредиту счета 02 и дебету счетов по учету издержек производства и обращения отражают сумму амортизационных отчислений.

Основные средства и расчеты по капитальным вложениям коммерческих банков подлежат отражению на балансовых счетах первого и второго порядка, входящих в состав раздела 6 Плана счетов Средства и имущество, подраздела Имущество банков. Перечень наиболее важных счетов раздела 6, операции по которым носят наиболее массовый характер Таблица 1 Номер балансового счета Наименование счетаХарактеристика счета А - активный П - пассивный61202Основные средства банков Категория 1 здания и сооружения Категория 2 легковой автотранспорт и легкий грузовой автотранспорт, конторское оборудование и мебель, компьютерная техника, информационные системы и системы обработки данных Категория 3 Оборудование, транспортные средства и другие основные средства, не включенные в 1 и 2 категории Земля Долгосрочно арендуемые основные средства Основные средства, переданные в пользование организациям банков Износ амортизация основных средств Капитальные вложения Собственные капитальные вложения Капитальные вложения, осуществленные сверх имеющихся источников Лизинговые операции Нематериальные активы Нематериальные активы Износ нематериальных активов Хозяйственные материалы Канцелярские принадлежности Запасные части, включая шины для автотранспорта, а также средства вычислительной техники Оборудование, требующее монтажа Другие материалы Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов Реализация выбытие имущества банков Реализация выбытие имущества банков Реализация выбытие имущества банков А А А А А А П А А А А А П А А А А А П П А К основным средствам банка относится его материально-техническая база здания помещения, вычислительная и организационная техника, мебель, сейфовое оборудование и другой хозяйственный инвентарь, который согласно установленной в бухгалтерском учете классификации средств может относиться к основным средствам или к малоценным и быстроизнашивающимся предметам. Основные средства это материально-вещественные ценности, стоимостью равной или более, чем установленная Правительством РФ предельная сумма, и сроком службы более одного года. 1.2.

Функции предметной области реализуемой задачи

получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать... 1.3. АРМ учета основных средств бухгалтера УОСБ автоматизирует учет основны... Функции предметной области реализуемой задачи. .

Организационно-экономическая сущность задачи

Организационно-экономическая сущность задачи. 1. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориен... 2. 2.

Разработка информационного обеспечения задачи

Разработка информационного обеспечения задачи 2.1.

Описание входных документов

Описание входных документов. Носителями исходной информации по основным средствам являются первичны... ОС-1, а для оформления и учета внутреннего перемещения их из одного це... ОС-2. Входные документы ОС-1, ОС-3, ОС-4 и ОС-6 представлены в приложениях.

Описание выходных документов

тратить машинное время. Чтобы избежать этого, можно получать в АРМ УОС... Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рамк... В условиях использования персональных компьютеров инвентарная картотек... 2 и 3. .

Описание систем классификации и кодирования

При автоматизированной обработке учетной информации широко используютс... Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые при... Их используют в качестве справочников, носящих вспомогательный характе... Примером может служить необходимость корректировки норм амортизации в ... Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку ...

Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация

Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация 3.1. Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия, выписку первичных документов активов на ликвидацию ОС, накладных и др получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок включая и формы годового отчета, расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений.

Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.

Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специальные рис. 3. Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации различного рода поступлений, выбытия и перемещения.

При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.

При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов.

При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.

Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их наличии.

В этом режиме возможны два варианта продолжения первый - печать акта ф. ОС-1 или ОС-4 для его дальнейшего оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок второй - оформление заранее акта ф. ОС-1 или ОС-4 и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.

Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи. Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно выбытие печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта.

На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале. Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список поступивших выбывших ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить.

Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы. Вторая функция включает работу с классификаторами норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движения, которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей. Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов.

Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС инвентаризационная ведомость и журнале-ордере 13. Рис. 3. Схема диалога АРМ УОСБ Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.

Очень важен для бухгалтера режим Закрытие месяца года. Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным журнала бухгалтерских записей.

После этого надо сформировать и распечатать необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом Отчетность прошлого месяца. Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в соответствии с пунктами меню просмотр печать протокола бухгалтерских записей и итогов ввода просмотр печать оборотов по протоколу пересчет оборотов по протоколу проводок.

Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распечатке проверить

СОДЕРЖАНИЕ

СОДЕРЖАНИЕ бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме корреспонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.

Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляется просмотр или печать информации, предусмотренной следующими пунктами счет 01 обороты по субсчетам предприятие обороты по субсчетам подразделения ведомость синтетического учета обороты по подразделениям и МОЛ счет 02 обороты предприятие, подразделения корреспондирующие счета обороты по счетам предприятие обороты по счетам подразделения справка о движении ОС. Далее осуществляется закрытие счетов.

В этом режиме обороты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рассчитываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты обнуляются. Это последняя операция, после которой исправлять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу дата, с которой бухгалтер начинает работать, может не соответствовать реальному календарю - она отражает месяц, которому соответствует учитываемое движение ОС или расчет их амортизации.

Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС выполняются только после закрытия счетов и являются первой учетной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также последние пункты следующего меню расчет амортизации автотранспорта от пробега расчет амортизации ОС печать ведомости Счетстатьяподразделение печать ведомости Подразделениесубсчет печать ведомости Предприятиесубсчет печать ведомости Подразделениестатья печать справки АО по статьям затрат учет месячной амортизации в годовой. Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобства пользователя вынесен отдельным режимом.

Сначала выполняется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств можно просматривать и корректировать записи.

После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег, которые выводятся на экран с вопросом Все верно. В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа Расчет амортизации автотранспорта. Затем информация заносится в картотеку, по которой рассчитываются все итоговые показатели по амортизации ОС, имеющихся в наличии на начало расчетного месяца.

Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год. В режиме Закрытие месяца нужно последовательно выполнять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено Закрытие счетов, исправить амортизацию за месяц, если выполнен Учет месячной амортизации в годовой.

Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. 5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При закрытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало года, обнуляются все годовые обороты, накапливается амортизация, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах предполагается занести их список в архив, удаляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года, Режим Работа бухгалтера предусматривает получение различных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.

Режим Учет ОС предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 при учете выбытия, передачи, продажи, акт ф. ОС-4 при учете выбытия-ликвидации, справку о наличии в объекте драгоценных металлов при учете выбытия, инвентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты. При реализации режима Закрытие месяца, года печатается вся отчетная документация за месяц журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему ведомость амортизации автотранспорта ведомость амортизационных отчислений по предприятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям обороты по учету 01 по видам ОС по предприятию, подразделениям ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию обороты по счету 02 по предприятию и подразделениям обороты по другим счетам ф. 5 годового отчета в январе журнал-ордер 13 ведомость учета движения драгоценных металлов табл. 6 - 12. Журнал бухгалтерских проводок Таблица 6 ДокументДата записиИнвентарный номерКод подразделенияСчетСуммаТипНомерДебе-товый Креди-товый Расчет амортизации основных средств по предприятию Таблица 7 СубсчетОтчисления прошлого месяца Поступление ВыбытиеОтчисление текущего месяца Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат Таблица 8 ПодразделениеСчетСчетИтого Расчет изменений отчислений Таблица 9 Код норм амортиза-ционных отчислений Норма отчислений Поступило Выбыло Изменения отчислений Расчет амортизации автотранспорта Таблица 10 Инвен-тарный номерВид транс-портного средства Балансовая стоимость ПробегКод нормы амортиза-ционных отчисленийНормы отчислений Стои-мость Опись объектов основных средств по подразделению Таблица 11 Дата поступления Инвентарный номер Наименование объекта Первоначальная стоимость Код норм амортизации АмортизацияКод затрат для отнесения амортизации Износ Количество ДКМ Отметка о наличии ДКМ Итоговый журнал Таблица 12 позиции Наименование С кредита счетов ИтогоВ дебет счетов 3.2. Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расчетов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те или иные сводные показатели.

Таким образом, под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и механически автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов.

Первый способ является громоздким.

На практике применяется преимущественно символическая запись алгоритмов в виде блок-схем и реже - операторных схем. Информационная модель решения задач, входящих в АРМ УОСБ, представлена на рис. 4. При решении задач используются файлы внутренних перемещений KPR, состава и количества ДКМ в ОС DRAGM, расчета амортизации автотранспорта TRANSP, данные для ф. 10 табл. 13 - 17. Внутренние перемещения Таблица 13 ПозицииТипДлина знакаДата Документ Номер документа Инвентарный номер Код операции Счет дебетуемый Счет кредитуемый Сумма Код подразделения потребителя Субсчет Код подразделения источника Количество наименований ДКМC C C N C C C N C C C N8 6 4 5 2 6 6 12,2 4 5 4 2 Рис.4. Информационная модель реализации задач АРМ УОСБ Состав и количество ДКМ в ОС Таблица 14 ПозицииТипДлина знакаИнвентарный номер Код подразделения Субсчет Наименование ДКМ Количество Единицы измеренияN C C C N C5 4 5 8 13,7 3 Расчет амортизации автотранспорта Таблица 15 ПозицииТипДлина знакаСубсчет Код подразделения Инвентарный номер Код затрат для отнесения амортизации Код нормы амортизации Наименование объекта Сумма амортизации на период внедрения Первоначальная стоимость Норма амортизации от времени эксплуатации Норма амортизации от пробега Пробег по месяцам Пробег за прошлый месяц ИзносC C N C C C N N N N N N N5 4 5 5 3 30 8,2 12,2 5,2 5,2 8 8 12,2Данные для ф.10 Таблица 16 ПозицииТипДлина знакаКод подразделения Год выбытия Год поступления Номер строки ф. 10 Раздел ф. 10 Субсчет Сальдо на начало года Обороты по видам ОС Амортизация за год Положение в ф. 10 ИзносC C N C C C N N N C N4 2 2 3 3 5 13,2 11,2 11,2 3 12,2 Список внутренних перемещений Таблица 17 ПозицииТипДлина знакаИнвентарный номер Код МОЛ источника Код МОЛ потребителя Код подразделения источника Код подразделения потребителя Субсчет Код аналитического учета Первоначальная стоимость Инвентарный номер исходный Инвентарный номер новый Код затрат для отнесения амортизации исходный Код затрат для отнесения амортизации новый Норма амортизации Год поступления Месяц поступления Амортизация ИзносN C C C C C C N N N C C N N N N N5 2 2 4 4 5 3 12,2 5 5 6 6 5,2 2 2 12,2 12,2 3.3.

Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация

Режим предусматривает инструментарий для обмена данными в сети, а при ... 21. Ведомость корректировок Таблица 21 Старые данныеНовые данныеКоды нормы... Информационная модель реализации задач АРМ УОСК Головное меню АРМ УОСК... Режим формирования файла счетов создает в памяти рабочий файл, из кото...

Литература

Литература 1. Подольский В.И Дик В.В Уринцев А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. М. Аудит, ЮНИТИ, 1998. 2. Ширинская Э.Г Нестерова Т.Н Соколинская Н.Э. Бухгалтерский учет и операционная техника в банках. М. Перспектива, ИНФРА-М, 1997. 3. Альбом унифицированных форм первичной документации.

Учет основных средств и нематериальных активов. М. НИПИ статинформ Госкомстата России, 1999. ПРИЛОЖЕНИЯ.