Принципы планирования

Под принципами понимают руководящие положения, установ­ки в какой-нибудь деятельности. Принципы планирования опре­деляют характер и содержание плановой деятельности в экономи­ческой организации. Еще А. Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их общими чертами хорошей про­граммы действия. Это единство, непрерывность, гибкость, точ­ность. Гораздо позже Р.Акофф обосновал еще один ключевой принцип планирования — принцип участия.

Принцип единства (холизма) предполагает, что плани­рование в экономической организации должно иметь системный характер. Любая система характеризуется наличием элементов, вза­имосвязью этих элементов и сонаправленностью действий по до­стижению общих целей.

Процесс планирования является системой, так как выполня­ются следующие условия:

существуют специальные подразделения в рамках организаци­онной структуры предприятия, которые выполняют функции пла­нирования деятельности. Кроме того, для осуществления процес­са планирования эти подразделения связываются с остальными функциональными подразделениями, находящимися на всех уров­нях иерархии власти в рамках предприятия (существуют верти­кальные и горизонтальные связи);

этапы процесса планирования также являются элементами си­стемы планирования;

все подразделения, участвующие в процессе планирования на всех его этапах, устремлены к достижению единой цели — созда­нию плана организации, контролю его выполнения и коррекции последующих планов по результатам контроля и анализа выпол­нения плана;

на предприятии существует разнообразие относительно обо­собленных процессов планирования и частных планов подразде­лений, т. е. разнообразие подсистем планирования, но каждая из подсистем действует, исходя из общей стратегии фирмы, а каждый отдельный план является частью плана подразделения более высокого звена и организации в целом. Все планы, созданные в организации, представляют собой не просто совокупность, набор документов, но их взаимосвязанную систему.

Смысл принципа непрерывности заключен в следу­ющем:

процесс планирования на предприятиях должен осуществлять­ся постоянно, в рамках установленного цикла;

разработанные планы должны непрерывно приходить на смену друг другу (второй — на смену первому, третий — на смену вто­рому и т.д.). Это условие компании, как правило, соблюдают. В то же время нередки случаи прерывания компаниями процесса пла­нирования. Фирмы разрабатывают план в течение определенной части года, утверждают его и прекращают планирование до нача­ла следующего периода.

Процесс планирования должен быть непрерывным, исходя из следующих важных предпосылок:

неопределенность внешней среды и наличие непредусмотрен­ных изменений делают необходимой постоянную корректировку ожиданий фирмы относительно внешних условий и соответству­ющее исправление и уточнение планов;

изменяются не только фактические предпосылки, но и пред­ставления фирмы о своих внутренних ценностях и возможностях. Если фирма не будет учитывать такие изменения, запланирован­ный и полученный результат может оказаться никому не нужным. Непрерывный процесс планирования позволяет обеспечивать по­стоянную вовлеченность работников фирмы в плановую деятель­ность со всеми вытекающими из этого выгодами.

Принцип гибкости взаимосвязан с принципом непре­рывности и заключается в придании планам и процессу планиро­вания способности менять свою направленность в связи с возник­новением непредвиденных обстоятельств. Для осуществления прин­ципа гибкости планы должны составляться так, чтобы в них можно было вносить изменения, увязывая их с изменяющимися внутрен­ними и внешними условиями. Поэтому планы обычно содержат резервы, иначе называемые «надбавками безопасности» или «по­душками».

Существуют, однако, определенные пределы резервов плани­рования:

резервы, заложенные в показателях, не должны быть слишком большими, иначе планы окажутся неточными;

слишком низкие пределы влекут за собой частые изменения в планах, что размывает ориентиры деятельности фирмы.

С финансовой точки зрения обеспечение принципа гибкости нуждается в дополнительных затратах, причем уровень затрат дол­жен соотноситься с вероятным будущим риском. Например, фир ма должна быть готова выделить дополнительные затраты на при­обретение оборудования, если по ее прогнозам выпуск новых ви­дов изделий потребует переналадки такого оборудования. Прида­ние гибкости планам при помощи дополнительных затрат также имеет свои ограничения. Затраты могут оказаться настолько высо­кими, что гибкость плана и связанные с ней преимущества не окупят их.

В соответствии с принципом точности всякий план дол­жен составляться с такой степенью точности, какая только со­вместима с нависшей над судьбой фирмы неизвестностью. Други­ми словами, планы должны быть конкретизированы и детализи­рованы в той степени, в какой позволяют внешние и внутренние условия деятельности фирмы.

Принцип участия тесно связан с принципом единства. Принцип участия означает, что каждый член экономической орга­низации становится участником плановой деятельности, незави­симо от должности и выполняемой им функции. Процесс планиро­вания должен привлекать к себе всех тех, кого он непосредственно затрагивает. Планирование, основанное на принципе участия, на­зывают партисипативным.

Реализация принципа участия имеет следующие выгоды.

1. Каждый из участников организации получает более глубокое
понимание сути своей организации, знание различных сторон ее жизни, более обширную и объективную информацию о ее де­ятельности, чем раньше. В результате процесс обмена внутрифирменной информацией облегчается.

2. Личное участие членов организации (в том числе рядовых работников) в процессе планирования приводит к тому, что пла­ны организации становятся личными планами работающих, а участие в достижении целей организации удовлетворяет собствен­ные потребности работников. У каждого работника появляются новые, ярко выраженные мотивы к эффективному труду, укреп­ляется командный дух в организации.

3. Применение принципа участия способствует тому, что работники организации, занимаясь планированием, развивают себя как личность. У них появляются новые навыки, знания, расширя­ется горизонт их личных возможностей, а значит, организация приобретает дополнительные ресурсы для решения своих буду­щих задач.

4. Партисипативное планирование объединяет две функции
менеджмента, которые часто вступают в противоречие друг с другом, — оперативное руководство и планирование. Планы переста­ют быть чем-то внешним для руководителей. Руководители сами привлекаются к их составлению.

В качестве принципов планирования можно указать также:

принцип рациональности — прежде чем разрабатывать план, следует помнить о том, что процесс планирования требует ресурс­ных затрат (времени, сил, финансов), сопоставить затраты с тем, что предположительно может дать наличие данного плана в орга­низации. Планирование необходимо осуществлять в том случае, когда эффект от создания плана превышает затраты на его разработку;

принцип выполнимости — нельзя планировать те цели и задачи, достижение которых не подкреплено ресурсами в рамках организации.